Управление и Контроль выполнения задач проекта по своей команде

ü Управление командой консультантов

· Обеспечение контроля качественной работы консультантов в период проведения информационного мероприятия

· Контроль изменения в графике работы персонала (ведут табель)

· Проведение дополнительных тренингов, а также корректировка работы консультантов в случае отклонения от механики или в случае некорректного донесения консультантом основных сообщений о качественных характеристиках и потребительских свойствах фокусного продукта

 

ü Контроль и отчетность

· Ежедневно контролируют правильность заполнения отчетов консультантами и обеспечивают достоверность указанных в отчете данных

 

· Ежедневно предоставляют отчет Локальному менеджеру проекта о процессе проведения / результатах мероприятия (по электронной почте либо в телефонном режиме)

· Ежедневно ведут отчет по каждому Консультанту согласно установленным форматам

· Составляют фотоотчет о работе Консультантов на еженедельной основе (минимум – 1 фото на 1-го консультанта в период проведения мероприятий).

 

ü Распределение и контроль материалов в команде

· Распределение, выдача и контроль наличия у консультанта продукта KENT HD для обмена (5 пачек каждого SKU в день + 5 пачек запаса. В случае отсутствия продукта для обмена у консультанта, Координатор обязан незамедлительно пополнить запас подукта для обмена)

· Распределяют материалы проекта на торговые точки каждый день за 15 минут до начала рабочего дня.

· Контролируют ежедневную сохранность и чистоту униформы, целостность материалов.

· По окончании мероприятия в городе организовывают возврат материалов по адресу, заранее согласованному с Клиентом.

· Координатор по контролю обязан проверять наличие продукта KENT HD в торговой точке дважды в течение рабочего дня – в начале рабочего дня и за час до его окончания – с сотрудником тт, который отвечает за ассортимент и заказ товаров.

· В случае, если в торговой точке остаётся менее блока сигарет KENT HD, координатор должен донести эту информацию до торгового представителя БАТ, ответственного за данную тт.

· Если запас сигарет не восстановлен в течение 1 часа, проведение мероприятия в данной тт должно немедленно прекратиться и точка должна быть немедленно заменена по согласованию с торговым представителем БАТ. Все действия должны быть заранее согласованы с торговым представителем БАТ и заранее предусмотрен вариант незамедлительной замены на другую точку (в согласованной АП – 1 запасная тт на территорию 1 торг. представителя), в которой сток сигарет KENT HD проверен и достаточен для проведения мероприятия.

· Собрать остатки продукта у Консультантов по итогам рабочего дня

 

ü Решение форс-мажорных ситуаций

· Информируют менеджера проекта/представителей БАТ в соответствии с инструкцией «Действия консультанта в ходе визита» обо всех проблемах, возникающих при общении с местной Администрацией и правоохранительными органами, для подтверждения правильности принимаемых решений

· Координатор должен держать постоянную связь с представителем БАТ и сообщать обо всех возможных проблемах с точкой. Все оповещения должны быть сделаны заблаговременно и обязательно должны быть предуссмотрены варианты ротации точек на случай отказа или отсутствия стока.

 

 

8.3. Консультант:

Проведение 1-2-1 контатов с потребителями

ü Подготовка к работе

· Быть на утвержденном объекте не менее, чем за 15 минут до начала мероприятия / не покидать объект до окончания мероприятия.

· Получить продукт для обмена у координатора и указать в отчете кол-во полученного продукта для обмена

· Проверить опрятность униформы и внешнего вида

· Проверить планшетное устройсво

· В случае неполадок планшетного устройства – сообщить супервайзеру

· Всегда иметь с собой бумажную форму отчета о работе на случай неполадок в работе планшетного устройства

 

ü Рабочее время

· Полностью доносить информацию о фокусном продукте, соблюдать утвержденную механику проведения мероприятия

· Избегать личных отношений с коллегами по проекту в течение рабочего дня

· Обеспечить хранение выданного продукта для обмена

· Контролировать количество выданного продукта для обмена, в случае когда на руках остается менее 2х пачек каждого SKU KENT HD, обязан сообщить координатору, который обязан пополнить наличесе продукта для обмена.

· В случае проведения проверочного визита, консультант обязан передать проверяющему бланк отчета на котором проверяющий обязан поставить оценку по итогам проверки.

 

ü Контроль и отчетность

Отчет консультанта генерируется автоматически в течение контакта с потребителем

В случае неполадок в работе планшетного устройства, порядок действий следующий:

· Заполнять отчетность после проведения каждого контакта (исключение, несколько контактов подряд при высоком трафике потребителей)

· Ежедневно отчитываться о проведенной работе координатору по контролю / аккуратно заполнять формы отчетности

· Ежедневно передавать остаток продукта KENT HD координатору

 

ü Решение форс-мажорных ситуаций

· Незамедлительно информировать координатора в случае отсутствия сигарет KENT HD или наличия менее 1 блока этого продукта в тт. В случае если в торговой точке остается менее блока сигарет KENT HD консультант обязан проинформировать координатора о сложившейся ситуации

· Консультант не имеет права покидать торговую точку до выяснения координатором Агентства с торговым представителем БАТ, будет ли пополнен сток сигарет KENT HDв данной торговой точке в течение часа

· В случае неисправности/утери/ выхода из строя планшетного устройства консультант обязан сообщить об этом координатору и продолжить работу с бумажным носителем

Консультанту строго не рекомендуется:

· Наносить ущерб демонстрационным материалам (планшет, стенд)

· Опаздывать

· Курить, жевать жвачку, есть в течение рабочего времени на рабочем месте

· Разговаривать с коллегами и посторонними лицами во время работы

· Брать с собой на работу личные вещи (в т.ч. деньги, драгоценности)

· Покидать рабочее место без разрешения координатора

· Пользоваться мобильным телефоном по личным вопросам в рабочее время

· Носить униформу в нерабочее время

· Отвечать на вопросы, касающиеся:

- принципов и политики работы компании БАТ;

- стратегии развития марки, за исключением четких формулировок, предложенных в тексте;

- условий найма и оплаты труда;

· Комментировать действия компании-производителя,

· Давать интервью представителям сми

· Вступать в конфликт с проверяющими лицами и органами

· Давать свою персональную оценку проблеме курения, данного мероприятия, сувенирам и т.д.

· Позировать фото и телекамерам и т.д.

· Использовать оборудование и униформу в личных целях.

В случае выявления действий перечисленных выше, консультант незамедлительно отстраняется от работы, а координатор обязан обеспечить замену.

Вся информация, предложенная на тренинге – конфиденциальна.

За нарушение данного положения - немедленное отстранение от участия в мероприятии!!

 

ШТРАФНЫЕ САНКЦИИ.

9.1 В течение рабочего дня координаторы контролируют работу консультантов в соответствии с заранее утвержденной механикой мероприятия по следующим позициям:

· Выполнение установленного количества контактов, согласно Исполнительному плану

· Качество донесения сообщения (свободное владение механикой и информацией о качественных характеристиках и потребительских свойствах фокусного продукта)

· Правильность выбора потенциального потребителя в соответствии с критериями целевой аудитории, см. «Целевая аудитория»

· Знание конкурентных марок сигарет и информации об их качественных характеристиках и потребительских свойствах

· Активность

· Дисциплина

· Ответственное отношение к работе

· Аккуратный внешний вид

· Наличие оригинала удостоверения личности для подтверждения возраста

9.2 Координатор налагает на Консультанта взыскание (штраф 2 оклада за час работы), если она/он однократно допускает нарушение следующих правил работы Консультанта:

· Опоздал(а) на рабочее место более чем на 10 минут

· Покинул(а) рабочее место без разрешения координатора более чем на 10 мин.;

· Внешний вид не соответствует требованиям, согласно Прил.2 «Инструкции для консультантов»;

· Во время работы разговаривал(а) с коллегами или посторонними людьми;

· Несвоевременно или не по форме предоставил (а) отчет координатору

· Несвоевременно оповестил(а) координатора об отсутствии продукта или наличии менее 1 блока KENT HD

· Небрежно относится к униформе,

· За день (24 часа до времени начала мероприятия на следующий день) не предупредил(а) координатора об отсутствии на рабочем месте на следующий день,

· За наличие на рабочем месте личных вещей, кроме предметов первой необходимости

9.3 Координатор немедленно отстраняет Консультанта от работы и обеспечивает замену в случае, если во время работы девушка/юноша игнорирует нормы требуемого поведения, а именно:

· Нарушает механику мероприятия, отклоняется от речи консультанта и не старается выполнять нормы контактов, не владеет информацией о качественных характеристиках и потребительских свойствах фокусного продукта

· Более одного раза оставляет рабочее место без разрешения координатора более чем на 10 минут,

· Более одного раза опаздывает на работу более, чем на 10 минут,

· Отсутствует на работе без уважительной причины

· Не имеет с собой удостоверения личности для подтверждения возраста