В случае нарушений, координатор обязан предоставить отчет о количестве штрафов и список замен менеджеру агентства в конце рабочего дня

В случае нарушений, Менеджер агентства обязан предоставить отчет о количестве штрафов и список замен менеджеру BAT на еженедельной основе

КОНТРОЛЬ ЗА ПРОВЕДЕНИЕМ ИНФОРМАЦИОННОГО МЕРОПРИЯТИЯ

Контроль и поддержание необходимого запаса продукта KENT HD в точке и работы Консультанта со стороны Агентства.

ü Агентству передается адресная программа, которая согласована с торговыми точками

ü Любой представитель БAT может проверить Агентство на наличие и качество работы персонала в согласованные часы работы персонала. При нарушении Агентством графика работы, Торговый Представитель заполняет акт и сообщает о нарушениях контактному лицу по данному мероприятию со стороны БАТ.

ü Все случаи нарушения Агентством графика работы, факты сообщаются ответственному представителю BAT (Cons Exec/ AM) для последующего наложения санкций на организаторов мероприятия.

 

 

Контроль качества работы персонала.

ü Независимые проверяющие посетят каждую торговую точку не менее 1 раза в неделю.

ü Во время контрольного визита, проверяющий проводит оценку качества работы консультантов, привлеченных к участию в проведении информационного мероприятия по основным критериям: внешний вид, знание основного информационного сообщения, знание качественных характеристик и потребительских свойств продукта KENT HD и фиксирует результаты в форме оценки, которую подписывает консультант и координатор (в случае его присутствия в тт на момент проверки). Если консультант отсутствует на рабочем месте, данный факт фиксируется в форме оценки и визируется подписью продавца тт. Приложение 4. Форма оценки персонала

10.3 В ходе проверочного визита, проверяются следующие параметры, которым присваивается оценка:

 

ü Визуальная оценка

· Присутствие консультанта на рабочем месте (находится на рабочем месте)

· Аккуратный вид и форма консультанта в соответствии с ИП (1. чистые, ухоженные волосы и ногти (не яркий цвет волос, без экстремальных оттенков, классическая прическа), 2. аккуратный макияж, 3. чистая, глаженная униформа, 4. модельные туфли черного, темного, серого цвета на каблуке). Форма соответствует заявленной в ИП.

· Возраст 18+ (обязательно наличие паспорта/его копии для подтверждения возраста).

· Консультант улыбается, осанка прямая, выглядит позитивно (не прячется за планшет - держит его в одной руке)

· Корректно, вежливо общается с потребителями

· Чистое и аккуратное (Отсутствует грязь и мусор, бумага или остатки материалов)

· Наличие демонстрационных материалов согласно ИП

· Отсутствие личных вещей

· Консультант не занимается посторонними делами

· Указано корректное время старта работы

ü Активность персонала

· Консультант обращается только к ЦА (согласно ИП). Первичное обращение к ЦА визуально соответствующей описанию в ИП

· Действия консультанта соответствуют ИП

ü Знание информационного сообщения

· Владеет информацией по продуктовой линейке (название версии, год выпуска, основная хар-ка), а также по другим маркам БАТ

· Знание основных информационных сообщений о продукте

· Аргументированная работа с предпочтениями - знает и использует корректные аргументы по фокусной марке. Отвечает на вопросы, интересуется предпочтениями аудитории,

· Работа с возражениями

ü Знание ответов на провокационные вопросы

· Корректные ответы на вопросы о работе консультанта

· Корректные ответы на вопросы о продукте

· Корректные ответы на провокационные вопросы

· Знание телефона горячей линии, сайта и пресс-офиса ВАТ

· Отсутствие в речи "запрещенных" слов и действий

ü Качественное ведение отчетности

· Своевременная утренняя и вечерняя синхронизация

· Начало рабочего дня в четко установленное время

В случае неисправности планшетного устройства

· Заполнение отчетности после каждого контакта (исключение - если несколько контактов последовательно друг за другом).

· Все позиции отчета заполнены (исключение - если несколько контактов последовательно друг за другом). Соответствие данных отчета, наличие нулевых чеков или печати, подписи т.т. (продавца) на момент проверки

Регулярная отчетность со стороны Агентства

ü Агентство отвечает за своевременное предоставление еженедельной отчетности по своему городу / городам ответственному лицу (Cons Exec) БАТ в соответствующем бизнес-подразделении за предыдущую неделю – каждый понедельник недели, следующей, за отчетной, до 18:00 по местному времени. По запросу Клиента отчет должен предоставляться вне графика.

ü Агентство несет ответственность за достоверность информации, указанной в еженедельных отчетах, которые предоставляются ответственному лицу (Cons Exec) БАТ в соответствующем бизнес-подразделении

ü По окончании мероприятия Агентство составляет отчет о неиспользованных материалах, который необходимо передать на склады БАТ или на склады партнеров БАТ (по адресу, предоставленному Клиентом). Также после окончания мероприятия агентство предоставляет фотоотчет и передает его региональным представителям БАТ.

ОТЧЕТНОСТЬ

 

Ежедневный отчет Консультанта

Отчет генерируется авоматически в течение контакта с потребителем

В случае неисправности планшетного устройства:

ü Консультант заполняет отчетную форму после проведения каждого информационного или эффективного контакта. Исключение – несколько контактов подряд при высоком трафике потребителей

ü Обязательно контролирует количество полученного от Координатора и обмененного продукта KENT HD

ü Количество обмененного продукта KENT HD должно быть равным количеству полученных пачек конкурентов (в рамках указанной выше целевой аудитории) и количеству подписанных потребителем согласий на обмен, которые Консультант передает Координатору по итогам рабочего дня.

ü Плановый показатель – 4 шт. в час

Ежедневный отчет Координатора по работе команды

ü Координатор ежедневно формирует отчет по результатам работы своей команды, с учетом указания замен и штрафных санкций на основе сгенерированного отчета системой по каждому консультанту ежедневно. Сводит в единый файл в Excel формате

ü Координатор ежедневно контролирует количество полученного, выданного консультантам и обмененного продукта KENT HD

ü Количество обмененного продукта KENT HD по команде должно быть равным количеству полученных от консультантов пачек продукта конкурентов (в рамках указанной выше целевой аудитории), а также количеству запоненных электронных согласий на обмен

В случае неисправности планшетного устройства – на основе собранных у консультантов Согласий на обмен на бумажных носителях, подписанных потребителями.

Еженедельный отчет агентства

ü Менеджер агентства еженедельно формирует отчет по результатам работы своих команд, с учетом указания замен и штрафных санкций и направляет его менеджеру BAT на основании отчетов, сгенерированных системой и форс-мажорных бумажных отчетов, а также замен тт и консультантов

ü Менеджер агентства контролирует количество закупленного, выданного координаторам и обмененного консультантами продукта KENT HD

ü Количество обмененного продукта KENT HD по итогам работы за неделю должно быть равным количеству полученных от координаторов пачек продукта конкурентов (в рамках указанной выше целевой аудитории), а также количеству собранных у координаторов Согласий на обмен, подписанных потребителями.

Финальный отчет агентства

ü По итогам проведения мероприятия, менеджер агентства формирует финальный отчет по программе

ü По завершению мероприятия представители БАТ заполняют форму оценки работы Агентства в целом и по результатам проведения мероприятия.

ü К отчету о проведении мероприятия прикладывается копия Акта утилизации с указанием количества утилизированных пачек конкурентов (в раках указанной выше целевой аудитории), а также заполенные электронные формы + подписанные потребителем Согласия на обмен на бумажных носителях

11.5 Контроль количества контактов:

ü После окончания мероприятия (в течение 5 дней) или во время проведения (по запросу) ответственному сотруднику группы компаний БАТ передаётся сводный отчет (см. приложение к исполнительному плану), в котором отражено количество результативных контактов, которое должно быть равным количеству полученных от потребителей пачек конкурентов (в рамках указанной выше целевой аудитории), а также количеству подписанных потребителями и сгенерированных системойСогласий на обмен.

ВАЖНО!!! В РАМКАХ МЕРОПРИЯТИЯ СОТРУДНИКАМИ ЦЕНТРАЛЬНОГО ОФИСА, БУДУТ ПРОВОДИТЬСЯ ПРОВЕРКИ РАБОТЫ ПЕРСОНАЛА НА МЕСТАХ. ПО РЕЗУЛЬТАТАМ ЭТИХ ПРОВЕРОК БУДЕТ ПРИНИМАТЬСЯ РЕШЕНИЕ О ЦЕЛЕСООБРАЗНОСТИ ДАЛЬНЕЙШЕГО СОТРУДНИЧЕСТВА С РЕГИОНАЛЬНЫМИ АГЕНТСТВАМИ.

 

ПРИЛОЖЕНИЯ

Название приложения	Файл	Ответственный за составление документа
Приложение 01. Текст для Консультантов Gr/Co/RKA		Бренд группа
Приложение 02 Инструкция для персонала (подписывается каждым консультантом)		Координатор по планированию
Приложение 03. Форма адресной программы		Координатор по планированию
Приложение 04. Форма оценки персонала		Координатор по планированию
Приложение 05. Форма акта об OOS		Координатор по планированию
Приложение 06. Вопросы-ответы (+ памятка консультанта)		Бренд группа
Приложение 07. Форма отчетности Gr/Co&RKA		Координатор по планированию и бренд группа
Приложение 08. Тестирование для Консультантов и Координаторов по контролю		Бренд группа
Приложение 09. Презентация для персонала Gr/Co&RKA		Бренд группа
Приложение 10 Соглашение о конфиденциальности		Подписывается промоутером
Приложение 11 Тайминг отбора персонала
Приложение 12 Неполадки и их устранение/действия при чрезвычайных ситуациях