Тема IV Системный подход в менеджменте

Понятие организации в менеджменте. Характеристика организации как системы

Организация представляет собой совокупность взаимосвязанных элементов, которые взаимодействуют между собой для достижения определенной цели.

Организация появляется тогда, когда поставленная цель превосходит возможности одного отдельно взятого человека. Как правило, каждая организация имеет несколько целей, для достижения которых требуется достижение промежуточных целей, поэтому в организации можно выделить множество систем.

Любая система характеризуется тремя основными элементами (см. рис. 4.1):

1. Вход в систему (поступающие ресурсы).

2. Процесс преобразования ресурсов в продукт.

3. Выход из системы (продукт).

Рис. 4.1 Основные элементы системы

 

В системе управления кроме вышеперечисленных элементов обязательно присутствует субъект управления, соединённый с элементами системы информационными связями как это показано на рис. 4.2.

Рис. 4.2 Система управления

 

 

Обобщая вышеизложенное, можно сформулировать основные характеристики системы управления:

1. Большое число элементов.

2. Между элементами циркулируют не только вещество и энергия, но и информационные сигналы.

3. Наличие нескольких целей.

4. Несколько уровней и способов достижения этих целей.

5. Несовпадение интересов различных групп субъектов.

Внутренняя и внешняя среда организации

Сферу деятельности любой организации можно разделить на две основные среды: внутреннюю и внешнюю.

Внутреннюю среду организации составляет все её элементы, а также связи и отношения между этими элементами в процессе управления организацией.

Внешнюю среду организации можно разделить на среды прямого и косвенного воздействия.

В среде прямого воздействия главное – это рынок и законы, его регулирующие.

К среде прямого воздействия относятся:

- поставщики;

- профсоюзы;

- потребители;

- конкуренты;

- законы и государственные органы.

К среде косвенного воздействия относятся:

- международные события;

- НТП;

- политические факторы;

- состояние экономики страны;

- социокультурные факторы.

Важно помнить, что предприятие и рынок представляют собой две различные формы координации экономической деятельности. Внутри предприятия отсутствуют рыночные отношения. Их можно лишь имитировать для повышения эффективности производства.

Понятие системного подхода

Системный подход требует, чтобы руководители рассматривали организацию как совокупность взаимозависимых элементов, таких как: люди, структура; задачи и технологии, которые ориентированы на достижение определенной цели.

Главное в системном подходе – это разработка и использование представлений о целостности систем.

Познать целое, значит, раскрыть его:

- сущность и специфику;

- состав количественные и качественные характеристики элементов;

- структуру;

- функции элементов и их влияние на функцию целого;

- интеграционные факторы, обеспечивающие целостность системы;

- историю данного целого.

 

Системный анализ и синтез

Важными элементами системного подхода являются системный анализ и синтез.

Анализ представляет собой изучение качеств, свойств и характеристик исследуемого объекта посредством его условного разделения на отдельные составные части.

В свою очередь, синтез состоит в обобщении информации об отдельных составляющих и формировании совокупности информационных данных об объекте исследования в целом. Механизм действия анализа и синтеза представлен на рис. 4.3.

Основу системы управленческого анализа и синтеза составляет метод постепенного приближения, подробно описанный Э.А. Смирновым[11][11]. Этот метод включает в себя четыре уровня.

Первый уровень: предварительный анализ с позиций стороннего наблюдателя. Подобный анализ обычно осуществляется консультантами или представителями родственных организаций.

К документам, необходимым для проведения анализа на данном уровне относятся:

 учредительный договор или решение единственного учредителя;

 учетная политика предприятия;

 бухгалтерский баланс;

 документы налоговой отчетности;

 бизнес-план

 организационная структура управления.

В результате проведения анализа разрабатываются общие рекомендации системного характера.

Второй уровень предполагает проведение так называемой «мозговой атаки» на совещании ведущих специалистов организации.

Для этого необходимы следующие документы:

 перечень основных нерешенных вопросов;

 предварительные рекомендации каждого из специалистов относительно способа решения вышеупомянутых вопросов.

 

Рис. 4.3 Механизмы действия анализа и синтеза

а) механизм действия анализа

 

 

б) механизм действия синтеза

 

 

Результирующим документом является перечень согласованных с консультантом ответов на поставленные вопросы.

На третьем уровне осуществляется создание группы развития предприятия и формирование стратегии.

Необходимые документы:

 распоряжение руководителя о создании группы развития организации;

 план обучения группы развития;

 основные отчеты организации.

Основным результатом деятельности группы развития является разработка и реализация мероприятий по совершенствованию экономической, финансовой и технологической политики предприятия.

Четвертый уровень управленческого анализа и синтеза предполагает постоянную работу группы развития в качестве нового структурного подразделения организации.

Требуемые документы:

 текущие отчетные документы о деятельности организации;

 бизнес-план;

 результаты маркетинговых исследований.

Результирующими документами являются скорректированный бизнес-план, а также рекомендации по совершенствованию системы производства и управления.

Выводы

 С точки зрения системного подхода организация представляет собой совокупность взаимосвязанных элементов, которые взаимодействуют между собой для достижения определенной цели.

 Как правило, каждая организация имеет несколько целей, для достижения которых требуется достижение промежуточных целей, поэтому в организации можно выделить множество систем.

 Любая система характеризуется тремя основными элементами: вход в систему (поступающие ресурсы), процесс преобразования ресурсов в продукт, выход из системы (продукт). В системе управления кроме вышеперечисленных элементов обязательно присутствует субъект управления, соединённый с элементами системы информационными связями.

 Сферу деятельности любой организации можно разделить на две основные среды: внутреннюю и внешнюю.

 Внутреннюю среду организации составляет все её элементы, а также связи и отношения между этими элементами в процессе управления организацией.

 Внешнюю среду организации образуют все элементы, находящиеся за пределами организации и оказывающие прямое или косвенное влияние на эффективность ее деятельности.

 Предприятие и рынок представляют собой две различные формы координации экономической деятельности. Внутри предприятия отсутствуют рыночные отношения. Их можно лишь имитировать для повышения эффективности производства.

 Важными элементами системного подходя являются системный анализ и синтез. Анализ представляет собой изучение качеств, свойств и характеристик исследуемого объекта посредством его условного разделения на отдельные составные части. В свою очередь, синтез состоит в обобщении информации об отдельных составляющих и формировании совокупности информационных данных об объекте исследования в целом.

Вопросы и задания для самоконтроля

1. Дайте определение организации.

2. Какова основная предпосылка возникновения организации?

3. Какие основные элементы должна включать в себя любая система?

4. Чем выделяются системы управления из общего числа систем?

5. Перечислите основные отличительные черты систем управления.

6. Чем отличаются друг от друга внешняя и внутренняя среда организации?

7. Какие элементы включает в себя среда прямого воздействия?

8. Перечислите основные элементы, образующие среду косвенного воздействия.

9. Какое требование предъявляет системный подход к руководителям организаций?

10. В чем состоит сущность представления о целостности систем?

11. Раскройте механизм действия системного анализа и синтеза.

12. На чем основан метод постепенного приближения?