Система целей управления в организации

 

Каждая организация преследует большое количество различных целей, которые играют важную роль в процессе ее жизнедеятельности. Одна из приоритетных задач менеджера любого звена состоит в том, чтобы главные цели разделить на несколько менее масштабных и адекватно распределить их среди структурных подразделений и отдельных работников. Для всестороннего описания целей применяется их классификация. Цели классифицируются по множеству признаков.

1. По степени важности различают стратегические, самые главные цели организации, определяющие смысл ее существования, и тактические, представляющие собой шаги в реализации целей стратегических.

2. По периоду охвата различают краткосрочные (до 1 года), среднесрочные (как правило, от 1 до 5 лет) и долгосрочные (со сроком исполнения более 5 лет) цели.

3. По содержанию, определяющему сферу деятельности и структурные подразделения, ответственные за достижение поставленных целей. По этому критерию выделяют технологические, финансовые, маркетинговые, административные и другие виды целей.

4. По форме выражения различают качественные и количественные цели.

5. По роли в жизни организации выделяют необходимые цели, желаемые и возможные. Необходимые - это такие цели, достижение которых существенно влияет на положение организации, подразделения, работников. Достижение желаемых целей улучшает существующее положение. Достижение желаемых целей в данный момент принципиально ничего не меняет, но имеет значение для будущего развития.

6. По уровню иерархии, который определяет круг исполнителей и круг ответственности исполнения, выделяют общие и специфические цели.

Общие цели отражают концепцию развития организации в целом и по важнейшим комплексным направлениям ее деятельности. В состав общих целей, прежде всего, входит генеральная цель, называемая миссией и до шести общеорганизационных целей, раскрывающих и конкретизирующих генеральную цель. В качестве миссии организации в большинстве случаев рассматривается удовлетворение тех либо иных общественных потребностей. В ней обычно детализируется статус организации, декларируются принципы его работы, заявления и действительные намерения руководства, дается определение самых важных характеристик организации.

Наукой не выработаны универсальные правила, применяемые при формулировании миссии. Поэтому существует множество разнообразных подходов к определению миссии и к ее содержанию, отражающие оценку роли и значения организации, в первую очередь, со стороны руководителей, принимающих решения.

Центральным моментом миссии является ответ на вопрос: «Какова главная цель организации?» В формулировке миссии на первом месте должны стоять интересы, ожидания и ценности потребителей - покупателей производимой продукции, причём не только в настоящее время, но и в перспективе. Например, миссия компании «Форд» сформулирована следующим образом: «Предоставление людям дешевого транспорта». В ней четко обозначена область деятельности компании – транспорт, потребители продукции – люди, а также ориентация на широкий круг потребителей. Такая формулировка миссии способна оказать решающее влияние на стратегию и тактику всей деятельности компании.

При формулировке мисси следует иметь в виду, что она не должна зависеть от текущего состояния организации, форм и методов ее работы, так как в целом она выражает устремленность в будущее, показывая, на что будут направляться усилия и какие ценности будут при этом приоритетными. Поэтому в миссии не принято указывать в качестве главной цели получение прибыли, несмотря на то, что прибыльная работа является важнейшим фактором жизнедеятельности организации. Но прибыль как миссия может существенно ограничить спектр рассматриваемых организацией путей и направлений развития и, в конечном счете, приведет к неэффективной работе. Именно эти рекомендации учтены в формулировках миссии некоторых отечественных организаций (табл. 6.1).[8]

 

Таблица 6.1 - Примеры формулировок миссии

Организация	Миссия
Коммерческий банк	Содействие становлению и развитию среднего и малого бизнеса в России путем предоставления широкого спектра банковских услуг, высокого качества, обслуживания клиентов и эффективного развития с учетом интересов акционеров, клиентов и сотрудников
Ювелирно-художественная фирма	Производство и реализация изделий из драгоценных металлов и камней, доступных широкому кругу потребителей с различным достатком
Опытно-конст-рукторское бюро	Сохранение и развитие научно-технического потенциала отрасли, поддержание высокого уровня разработок, создание новых рабочих мест и культуры производства, сохраняющей и защищающей окружающую среду

Специфические цели разрабатываются для каждого подразделения и определяют основные направления его деятельности. Обычно они охватывают средне- и краткосрочный периоды и обязательно выражаются в количественных показателях. Специфические цели подразделяются на две группы: оперативные и операционные. Первые ставятся перед подразделениями, а вторые – перед отдельными работниками (табл. 6.2).

 

Таблица 6.2 – Примеры оперативных целей промышленного предприятия

Отделы организации	Предварительная формулировка оперативной цели отдела
Отдел маркетинга	Выйти на первое место по продаже определённого вида продукции на рынке.
Производственный отдел	Достичь наивысшей производительности труда при производстве всех (или определённых) видов продукции
Отдел НИОКР	Завоевать лидерские позиции по вводу новых видов продукции (услуг), используя на исследования и разработки определённый процент доходов от объёма реализации
Финансовая служба	Сохранять и поддерживать на необходимом уровне все виды финансовых ресурсов
Отдел кадров	Обеспечить условия, необходимые для развития потенциала персонала и повышения уровня удовлетворённости и заинтересованности в труде.
Административный отдел	Определить критические области управленческого воздействия и приоритетные задачи, обеспечивающие получение запланированных результатов.

 

Таким образом, цели в организации находятся по отношению друг к другу в состоянии иерархической соподчиненности, когда цели высшего уровня являются более широкими по охвату времени существования, чем цели низшего уровня. В то же время на последовательность их реализации это обстоятельство влияния не оказывает. Цели реализуются по следующим критериям: вклад в реализацию миссии организации; возможность достижения в заданный срок в условиях ограниченности ресурсов; величина выгоды, которая может быть получена в процессе их реализации; число решаемых проблем или возникающих неблагоприятных последствий.

На основе целей в организации формируются задачи. Задачи более конкретны и обладают не только качественными, но и количественными, временными и пространственными характеристиками. Кроме того, задачи также должны содержать ограничения и перечисления действий, от которых необходимо воздержаться или последствий, которые не могут быть допущены. Задачи должны быть персонифицированы и включать элементы, позволяющие им быть привлекательными для исполнителей.

Количество и разнообразие целей и задач менеджмента настолько велико, что без комплексного, системного подхода к определению их состава не может обойтись ни одна организация, независимо от ее размеров, специализации, вида, формы собственности. В качестве удобного и апробированного на практике инструмента можно использовать построение целевой модели в виде дерева целей. Посредством дерева целей описывается их упорядоченная иерархия, для чего осуществляется последовательная декомпозиция главной цели на подцели по следующим правилам.[9]

1. Общая цель, находящаяся в вершине графа, должна содержать описание конечного результата.

2. При развертывании общей цели в иерархическую структуру целей исходят из того, что реализация подцелей каждого последующего уровня является необходимым и достаточным условием достижения цели предыдущего уровня.

3. При формулировке целей разных уровней необходимо описывать желаемые результаты, но не способы их получения.

4. Подцели каждого уровня должны быть независимы друг от друга и не выводимыми друг из друга.

5. Фундамент дерева целей должны составлять задачи, представляющие собой формулировку работ, которые могут быть выполнены определенным способом и в заранее установленные сроки.

Количество уровней декомпозиции зависит от масштабов и сложности поставленных целей, от принятой в организации структуры, от иерархичности построения ее менеджмента.

Важным моментом целеполагания является моделирование не только иерархии целей, но и их динамики в аспекте развития за определенный период времени. Динамическая модель особенно полезна при разработке перспективных планов предприятия, реализующих его стратегию.

Эффективность достижения целей характеризуется такими признаками, как высокая результативность, простота и рациональность технологии и организации, точность, надежность всех элементов (оборудования, материалов, работников), высокое качество процессов и их результата, соответствие целям организации, предприимчивость, высокая активность, усердие, трудолюбие, настойчивость персонала.

 

Управление по целям

 

Постановка целей в процессе управления настолько важна, что были созданы несколько методов, чтобы стимулировать менеджеров заниматься этой деятельностью. Один из таких методов, очень широко использующийся для обозначения роли постановки целей в процессе управления, получил название «управление по целям».

«Управление до целям» (УПЦ) - это популярный в настоящее время метод, который организации используют для того, чтобы сделать цели инструментом управленческой деятельности. УПЦ - это формальная процедура, которая начинается с постановки целей и заканчивается вместе с оценкой исполнения, обычно в годичном цикле.

Существенными чертами любой УПЦ - программы являются: участие подчиненных в постановке целей; интеграция целей во все организационные уровни; связь целей с оценкой их исполнения. В УПЦ менеджеры и их подчиненные работают вместе и вместе ставят операционные цели. С помощью этих целей затем оценивается работа подчиненных.

При разработке УПЦ - программы необходимо ознакомить менеджеров и подчиненных с концепцией УПЦ, в чём будет заключаться их роль в УПЦ и насколько серьезны их обязательства. Для менеджеров УПЦ - это инструмент для повышения участия подчиненных в постановке целей и принятия решении. Для подчиненных - это программа для создания лучшей связи между организационными и индивидуальными целями и улучшения общения, а также для лучшего понимания подчиненными того, чего от них ожидают и насколько хорошо они это делают.

Поддержка высшим менеджментом УПЦ - программы и принятие в ней участия - это основной показатель успеха или неудачи программы. Высшее руководство задает тон, который вдохновляет людей на всех ступенях иерархической лестницы. Процесс УПЦ начинается вместе с постановкой высшим руководством предварительных общеорганизационных целей после консультаций с другими членами организации. Цели предварительны и могут изменяться в процессе обсуждения до принятия законченного вида. Совместная постановка целей - сущность УПЦ, она включает сотрудничество менеджеров и подчиненных в процессе совместной постановки целей для подчиненных на планируемый период. Такое сотрудничество дает возможность менеджерам поощрять эффективное достижение целей и способствовать его дальнейшему улучшению.

Процесс сотрудничества базируется на использовании следующих правил.

1. Менеджеры и их подчиненные устраивают первоначальное собрание, на котором менеджеры обрисовывают предварительные общеорганизационные, оперативные и операционные цели. Подчиненным предоставляется время для оформления собственного представления о целях организации.

2. Менеджеры вновь встречаются со своими подчиненными, чтобы сформулировать цели, которые будут приемлемы и для менеджеров, и для подчиненных.

3. Основное внимание УПЦ - программ должно уделяться количественной определённости целей и указанию сроков их выполнения. Цели оформляют в виде определённого документа (как правило, декларации) и менеджеры с подчиненными подписывают этот документ или ставит под ним инициалы.

4. Декларация должна быть широкой по содержанию, охватывать все основные аспекты деятельности персонала, подразделений и организации в целом, а также действовать достаточно продолжительное время. Декларация должна определять: конкретных лиц, ответственных за то или иное дело и обязанности каждого из них в процессе реализации целей; ответственность за выполнение обязательств; связь между официальными и личными целями; основу для персонифицированного морального и материального поощрения. В декларации следует определять основные ресурсы, которые подчиненный может использовать при достижении поставленной цели. Это условие должно быть формально оговорено как часть цели.

4. Менеджеры в УПЦ должны проявлять себя в роли консультанта и советчика. Менеджеров должны использовать для обучения встречи с подчинёнными во время них ставить в известность своих подчиненных о решающих вопросах, предлагать пути, чтобы сделать их работу более эффективной, определять роль подчиненных в контексте всей организации или её каждого подразделения.

Согласованные списки индивидуальных и групповых целей организации утверждаются руководителем организации. Их экземпляры хранятся как у исполнителей, так и у менеджеров, а также у специально назначенных лиц до очередной корректировки или подведения итогов.

В процессе реализации УПЦ-программ м енеджеры и подчиненные должны регулярно встречаться для проверки успехов (неудач) подчиненных в достижении цели в течение всего временного периода, на который была поставлена цель. Обычно это бывают ежеквартальные собрания, где обсуждают ход реализации годовой цели. Во время такой проверки менеджеры определяют, какие проблемы тормозят достижение цели и что можно сделать, чтобы решить эти проблемы. По итогам проверки осуществляется корректировка цели. Эти проверки служат основой эффективного управления в организации.

Как показывает практика, система управления по целям: позволяет отдельным рабочим знать, каких действий от них ждут; помогает в планировании, требуя от менеджеров постановки целей и сроков их выполнения; улучшает взаимопонимание между менеджерами и подчиненными; ставит в известность отдельных рабочих о целях организации; делает процесс проверки и оценки исполнения более справедливым и беспристрастным, т.к. фокусирует внимание на получаемых результатах; улучшает процесс контроля, обеспечивая систематическую обратную связь в течение времени, когда результаты еще только ожидаются.

 

Контрольные вопросы и задания.

1. Что такое цель и какова роль постановки целей в управлении организацией?

2. Какие требования предъявляются к поставленной цели и почему?

3. Раскройте содержание основных видов целей.

4. Перечислите правила декомпозиции главной цели в дерево целей.

5. Раскройте содержание концепции управления по целяи.