Понятие документа. Классификация документов.

Докуме́нт (от лат. documentum — «образец, свидетельство, доказательство») — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.

В узком смысле документ — облеченный в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определенного значения. В широком смысле и книга, и скульптура - документы.

 

Официальная формулировка в законодательстве России:

Документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документа́цией.

Совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации в них движения документов характеризует термин " Делопроизводство ".

Документы различают:

§ По назначению

§ организационные документы (Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность);

§ распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение);

§ информационно-справочные документы (Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка);

§ учетно-расчетные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счет-фактура, Накладная, Акт и т.п.);

§ нормативные документы (с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как Стандарты, Нормы, Правила, Своды правил, Регламенты и другие подобные документы);

§ и др.

§ По времени создания — первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д.)

§ По способу изготовления — черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал)

§ По типу содержания — текстовые, иконические (графические), идиографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные

§ По способу представления — электронный, на бумажных носителях

§ По месту издания — внутренние, внешние

§ По направлению отправки — входящие, исходящие

§ По распространению — опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные

§ По необходимости технических средств — человекочитаемые, машиночитаемые

§ По уровню секретности - не секретные, секретные, с разным уровнем секретности.

 

Виды обработки документов делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, передача, преобразование в другую форму представления).

Для автоматизации обработки документов с XX века широко используются компьютеры.

На протяжении истории носители информации менялись.

Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, компакт-диск, дискета, магнитная лента, глиняные таблички и т. п. Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению, создаваемому на предприятии документами, позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности, а также обеспечить подотчетность всех заинтересованных лиц. По содержанию документы делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы) и др.

Типология источников информации

Понятие типологии источников – результат функциональной определенности.

Типология — классификация по существенным признакам. Основывается на понятии типа как единицы расчленения изучаемой реальности, конкретной идеальной модели исторически развивающихся объектов.

 

Типологию источников исторического исследования можно определить как метод источниковедческого характера для изучения и организации источниковой базы. Параметры такого метода определяются метаинформационно в зависимости от целей конкретного исторического исследования.

Каждый исследовательский объект обусловливает типологическую специфику источников для него. И насколько исторический источник воплощает в себе неразрывное единство истории как процесса и научного исторического познания, настолько типология исторических источников отражает это единство в его конкретной исторической и хронологической форме.

Типология журналистики весьма условна, так как опирается на социальное объективно-истинное знание, подвергнутое влиянию ценностных общественных установок. В то же время такие установки могут отличаться в различных социумах. Для системного анализа необходимо выявление исторически сложившихся разделов журналистики, их периодизация и взаимовлияние. «Отнесение конкретного журнала или газеты, программы ТВ или РВ к одному из исторических типов — результат высокого обобщения на основе „ядра“ позиции и играемой в обществе роли, главной социальной направленности»

 

Базы данных: классификация и способ организации информации

 

База данных — организованная в соответствии с определёнными правилами и поддерживаемая в памяти компьютера совокупность данных, характеризующая актуальное состояние некоторой предметной области и используемая для удовлетворения информационных потребностей пользователей.

 

Центральным компонентом банка данных является база данных, и большинство классификационных признаков относятся именно к ней. По форме представления информации различают визуальные и аудиосистемы, а также системы мультимедиа. Эта классификация показывает, в каком виде информация хранится в БД и выдается из баз данных пользователям - в виде изображения, звука или имеется возможность использования разных форм отображения информации. Понятие «изображение» здесь используется в широком смысле. Это может быть символьный текст, неподвижное графическое изображение (рисунки, чертежи и т.п.), фотографии, географические карты, движущиеся изображения. Классификация способов представления информации являет собой самостоятельную проблему и здесь не рассматривается.

По характеру организации данных БД могут быть разделены на неструктурированные, частично структурированные и структурированные. Этот классификационный признак относится к информации, представленной в символьном виде. К неструктурированным БД могут быть отнесены базы, организованные в виде семантических сетей. Частично структурированными можно считать базы данных в виде обычного текста или гипертекстовые системы. Структурированные БД требуют предварительного проектирования и описания структуры БД. Только после этого базы данных такого типа могут быть заполнены данными.

Структурированные БД, в свою очередь, по типу используемой модели делятся на иерархические, сетевые, реляционные, смешанные и мультимодельные.

Классификация по типу модели распространяется не только на базы данных, но и на СУБД.

В структурированных БД обычно различают несколько уровней информационных единиц (ИЕ), входящих одна в другую. Число этих уровней может быть различным даже для систем, относящихся к одному и тому же классу. Большинство структурированных систем поддерживают уровень поля, записи и файла. Эти информационные единицы могут называться в разных системах по-разному, но суть остается одной и той же, а именно: полю соответствует наименьшая семантическая единица информации; совокупность полей или иных, более сложных информационных единиц, если они допустимы в конкретной СУБД, образует запись, а множество однотипных записей представляет файл базы данных. В последнее время большинство СУБД в явном виде поддерживают и уровень базы данных как совокупности взаимосвязанных файлов БД.