Независимый контроль управленческой деятельности существенно повышает ее эффективность.

 

Основные принципы формирования процесса организационного аудита

 

Структурная сторона процесса проведения организационного аудита, включающего семь этапов, достаточно хорошо реализуется на практике. Процессорная сторона организационного аудита базируется на пяти принципах:

• процесс должен быть направлен на достижение целей, а не на устранение возмущающих воздействий;

• при формировании стандартов и норм необходимо учитывать как можно больше управляемых и неуправляемых факторов, существенно влияющих на процесс;

• следует максимально сокращать влияние субъективного фактора на процесс;

• процесс должен обеспечиваться оптимальной информационной средой;

• процедуры и операции каждого этапа процесса должны быть обоснованы (согласованы, утверждены и т.д.).

 

Резюме

 

• С учетом специфики терминологии аудита его этапам можно дать следующие наименования: цели аудита, формирование набора рабочих стандартов, выбор и заполнение учетных форм, выявление отклонений, оценка отклонений, принятие решения о дальнейших действиях, составление аудиторского заключения. Набор процедур для всех этапов одинаков и включает: разработку, согласование, утверждение, организацию и принятие решения. Каждая процедура содержит следующий набор операций: определение, формулировку, расчет вариантов и средств реализации, накопление, хранение, обработку, анализ и оценку.

• Структурная сторона процесса проведения организационного аудита, включающего семь этапов, достаточно хорошо реализуется на практике. Процессорная сторона организационного аудита базируется на пяти принципах.

 

Вопросы для самоконтроля

 

1. В чем смысл разбиения этапов процесса на новый набор процессов?

2. Как именуются этапы процесса аудита?

3. В чем суть функционирования схемы этапов процесса аудита?

4. Какое решение из набора решений могут принять аудиторы в процессе аудита?

5. Каково содержание этапа “цели аудита”?

6. Какие виды деятельности входят в содержание этапа “формирование набора рабочих стандартов”?

7. Каково содержание этапа “выбор набора форм и их заполнение”?

8. Что входит в содержание этапа “выявление отклонений”?

9. В чем суть содержания этапа “оценка результатов аудита”?

10. Какова структура аудиторского заключения?

11. Напишите аудиторское заключение на деятельность конкретного студента при подготовке к занятию.

12. Перечислите принципы формирования процесса организационного аудита.

Заключение

 

Освоение премудростей управления организацией занимает у иных руководителей всю их жизнь. Многие осваивают их на практике методом проб и ошибок, растрачивая свои силы и теряя время на постижение того, что уже разработано учеными в виде объективных законов или закономерностей, обобщений опыта.

Развитие общественных отношений часто снижает эффект накопленного опыта, поэтому многие выдающиеся в прошлые времена организаторы оказываются невостребованными в современном мире. Всякий опыт хорош там, где он накоплен. Когда человек, руководивший одной организацией, переходит на работу в другую, он сталкивается с большими трудностями в области управления новым коллективом, организацией.

Научная основа организационных отношений, представляющая знания в области общего и особенного, является фундаментальной базой для разработки и реализации управленческих решений. Знания по теории организации — это хороший капитал, а затраты на изучение теории организации — хорошее вложение капитала.

Возможны два пути для человека стать хорошим руководителем организации.

• Первый путь предполагает сначала практическую работу менеджером в небольшой фирме, а затем изучение комплекса управленческих наук, в том числе и теории организации.

• Второй путь основан на первоначальном изучении комплекса управленческих наук, проведении аудиторных тренингов с последующим накоплением опыта.

В любом случае только теория или только практика не дает возможности руководителю чувствовать себя комфортно в организации. Решение выбора пути остается за конкретным человеком.

Изучение теории организации — увлекательное занятие, так как каждый из нас всегда может использовать во благо себе даже часть изученного материала и получить при этом быстрый положительный эффект, например, использовать материалы по закону синергии. Объектов для применения теории организации много — семья, коллектив друзей, производственный коллектив, работа в чрезвычайных ситуациях и др.

 

Темы для размышления

 

1. Критерии системности компании и ее подразделений.

2. Классификация социальных организаций.

3. Влияние технической системы на социальную.

4. Развитие виртуальных структур построения компаний.

5. Структуры производственных кооперативов.

6. Частные случаи жизненного цикла развития организации.

7. Особенности управленческой деятельности в Европе, Америке и Азии.

8. Формирование наборов функций для малых предприятий.

9. Противоречия и конфликты в деятельности венчурных компаний.

10. Условия перерастания самоорганизации в управляемую организацию.

11. Типовые управленческие зависимости в деятельности малых предприятий.

12. Механизм формирование эффекта синергии в организации.

13. Технология практического проведения организационного аудита системы управления компании.

14. Управленческое консультирование компаний.

15. Структура и содержание диагностики организаций.

16. Эффективность системного аудита: экономическая, социальная и организационная.

17. Субъекты организаторской деятельности.

18. Предметные области для организаторской и управленческой деятельности.

19. История стандартизации организационной деятельности.

20. Защита конфиденциальной информации в компаниях.

21. Управление самосохранением в организации.

22. Факторы, влияющие на скорость проведения преобразований в компании.

23. Соотношение искусственности и естественности в гармонии.

24. Социальная мотивация законов организации.

25. Соотношение организационной, технической и этической культур.

26. Характеристики организации, исследуемые в статическом режиме.

27. Иррационализм и сенсуализм как факторы совершенствования организации.

28. Информационные источники об отечественных и зарубежных партнерах.

29. Организация оффшорных компаний.

30. Механизм формирования организационной культуры компании.

Основные термины и понятия

 

Аудит элементов системы управления — это контроль

фактических данных о деятельности или состоянии элементов системы управления организации в соответствии с утвержденными в установленном порядке нормами или стандартами и определение степени этого соответствия. По результатам этого аудита составляется аудиторское заключение. Аудит позволяет типизировать устоявшиеся процессы и явления в управленческой деятельности и повысить ее качество и эффективность.

Биологическая самоорганизация основана на генетической профамме сохранения вида (как процесс), призванной обеспечить соматическое (телесное) построение объекта (как явление).

Виды аудита элементов системы управления —.разделение процесса аудита по специализациям. Выделяют пять видов аудита: технологический, организационный, экономический, социальный и правовой. Каждый из них самостоятелен при аудите элементов системы управления организации, так как каждый имеет свои набор учетных форм, систему утвержденных норм или стандартов, а также аудиторов. Тем не менее объективность аудита может быть достигнута только при проведении всех видов аудита и разработке общего заключения.

Гармония (от греч. “harmonia” — стройность, соразмерность) — соразмерность частей, слияние различных компонентов объекта в единое органичное целое

Дедукция — метод исследования, основанный на переходе от общего к частному.

Закон единства анализа и синтеза: каждая материальная система — живой организм, социальная организация (предприятие, учебное заведение и др.) — стремится настроиться на наиболее экономный режим функционирования за счет постоянного изменения своей структуры или функций.

Закон информированности—упорядоченности: чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем большую она имеет вероятность устойчивого функционирования (самосохранения).

Закон композиции—пропорциональности: каждая материальная система стремится сохранить в своей структуре все необходимые элементы (композицию), находящиеся в заданной соотносительности или заданном подчинении (пропорции).

Закон развития: каждая материальная система стремится достичь наибольшего суммарного потенциала при прохождении всех этапов жизненного цикла.

Закон самосохранения: каждая материальная система (организация, коллектив, семья) стремится сохранить себя (выжить) и использует для достижения этого весь свой потенциал (ресурс).

Закон синергии: для любой организации существует такой набор элементов, при котором ее потенциал всегда будет либо существенно больше простой суммы потенциалов входящих в нее элементов (людей, компьютеров и т.д.), либо существенно меньше.

Закон теории организации — зависимость, которая либо зафиксирована в законодательных документах (конституции, законодательных актах, уставах и т.д.), либо является общепринятой нормой для большой группы людей и организаций, либо получила признание и поддержку авторитетных ученых (синергия, пропорциональность и композиция и т.д.).

Индукция — метод исследования, основанный на переходе от частного к общему.

Информация управленческая — это данные, несущие в себе новизну и полезность для работника, принимающего решение.

Контроллинг — совокупность всех форм контрольной деятельности, призванная объективно и качественно проанализировать и оценить деятельность организации для ее развития или совершенствования исходя из поставленных целей.

Конфликт — временное эмоциональное изменение настроения человека или группы людей в связи с получением новых данных (возмущающих воздействий), существенно меняющих старое представление об интересующем объекте или процессе.

Неформальные организации — незарегистрированные в государственном органе организации, объединяющие людей, связанных личными интересами в области культуры, быта, спорта и др., имеющие лидера и не ведущие финансово-хозяйственную деятельность, направленную на получение материальной прибыли.

Организационная культура — система общественно прогрессивных формальных и неформальных правил и норм деятельности, обычаев и традиций, индивидуальных и групповых интересов, особенностей поведения персонала данной организационной структуры, стиля руководства, показателей удовлетворенности работников условиями труда, уровня взаимного сотрудничества и совместимости работников между собой и с организацией, перспектив развития.

Организационные отношения — взаимодействие или противодействие между элементами организации внутри и вне ее при создании, функционировании, развитии и разрушении организации.

Организационный аудит — контроль на базе норм и стандартов процессов создания, функционирования, реорганизации и ликвидации организации. Включает сбор и оценку информации об организационной сфере деятельности системы управления. Например, аудит соответствия управленческой технологии организационной структуре управления организации; аудит распределения и выполнения сотрудниками функций управления.

Важная сторона организационного аудита — контроль соответствия норм и стандартов современному развитию управленческой науки и практики.

Организация (от лат. organize — сообща, стройный вид, устраиваю) как процесс — это совокупность действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого; как явление — это объединение элементов для реализации программы или цели и действующих на основании определенных правил и процедур. Организация — это социальная система, которая реализует себя в производстве товаров, услуг, информации и знаний.

Полнота аудита элементов системы управления — это мотивированный уровень проведения аудита, определяемый количеством ключевых элементов системы управления, для которых собираются учетные данные и определяется их соответствие заданным критериям, нормам и стандартам. По полноте аудит может быть функциональный, комплексный и системный аудит элементов системы управления..

Противоречие — результат взаимодействия сторон с различной степенью восприятия и оценкой одного и того же явления или объекта, которые вместе с тем находятся во внутреннем единстве (в рамках одной системы) и являются источником развития и познания. Имеется четыре ступени противоречия: различие, поляризация, столкновение и антагонизм.

Рационализм (от лат. ratio — разум) — усовершенствование, формирование более целесообразной организации чего-либо, например, производства, принятие решений по ранее разработанным алгоритмам, правилам, законам.

Система — это целое, созданное из частей и элементов для целенаправленной деятельности.

Система управления представляет совокупность всех элементов, подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное функционирование организации.

Системный аудит элементов системы управления — процесс получения данных учета деятельности объекта контроля или его состояния по всем (ключевым) элементам системы управления и установление уровня соответствия данных учета заданным критериям, нормам и стандартам. Это более глубокий аудит по сравнению с комплексным аудитом контроля организации за счет учета влияния каждого ключевого элемента системы управления друг на друга. Системный аудит предполагает наличие внутреннего и внешнего аудита, кроме того, сама организация как элемент бизнеса должна быть одним из объектов аудита этой инфраструктуры,

Социальная самоорганизация (как процесс) основана на общественной социальной программе гармонизации общественных отношений. Реализуется за счет самообучения, самовоспитания и самоконтроля.

Социальный аудит — это контроль соблюдения социальных норм, правил и расчетов, связанных с деятельностью коллективов в организации. Объекты его — коллективные договоры между администрацией и коллективом организации, психофизиологические условия работы персонала, эргономика, экология, методы формирования социальных групп, методы оценки персонала, коммуникации в коллективе и организации в целом, методы обучения персонала. В качестве стандартов для проведения социального аудита используются утвержденные в организации методики и договоры, а также законодательные акты РФ по социальным вопросам.

Теория организации — наука, которая изучает принципы, законы и закономерности для создания, функционирования, развития и ликвидации организации. Это научная организация организаций.

Техническая самоорганизация как процесс — это программа автоматической смены алгоритма действия при изменении свойств управляемого объекта, цели управления или параметров окружающей среды. Как явление — это набор альтернативных интеллектуальных адаптивных систем, обеспечивающих заданную работоспособность вне зависимости от условий функционирования.

Технологический аудит — это контроль на базе норм и стандартов профессионального уровня и текущего состояния техники и технологии, используемых аппаратом управления организации. С его помощью выявляются соответствие или несоответствие уровня техники и технологии характеру производства или управления. Особенно эффективно технологический аудит используется при аудите управленческих информационных технологий.

Формальные организации — зарегистрированные в установленном порядке общества, товарищества и т.д., которые выступают как юридические или неюридические лица.

Функция управления — совокупность действий, относительно однородных по некоторому признаку, направленных на достижение частной цели и подчиненных общей цели управления.

Библиографический список

 

1. Горбунов А. Кредитно-финансовые “оффшоры” и схемы формирования инвестиций в России// Консультант директора. — 1995. — №10 - С.25-30.

2. Доблаев В.Л. Теория организаций. — М.: Институт молоде-жи.1995. - 174с.

3. Зволев П.Н. Технология “Прорыв” или как управлять организационным развитием предприятия// Консультант директора. 1996. — №5. - С.б-18.

4. Олицкич А.А. Методологические проблемы теории организации и диалектика// Материалистическая диалектика и пути развития естествознания. — М.: Наука, 1982.

5. Предприятие: стратегия, структура, положения об отделах и службах, должностные инструкции/ Казакова К.А. и др. — М.: Экономика, НОРМА, 1997. - 526 с.

6. Пригожий А.И. Организации: системы и люди. — М.: Политиздат, 1983.

7. Радченко Я.В. Теория организации. Ч. 1 (конспект лекций) — М.: Изд-во ГАУ, 1998.

8. Хойер В. Как делать бизнес в Европе? — М.: Прогресс, 1990.

9. Синк Д. С. Управление производительностью: планирование, измерение и оценка, контроль и повышение/ Пер. с англ. — М.: Прогресс, 1989. — 528с.

10. Словорь-справочник менеджера. Под. ред. М.Г. Лапусты, — М.: ИНФРА-М, 1996. - 608с.

11. Справочник директора предприятия./Под ред. М.ГЛапусты, — М.: ИНФРА-М, 1998. 2-е изд. 784с.

12. Страссман Поль А. Информация в век электроники// Проблемы управления. — М.: Экономика, 1987.

13. Ховен фон У. Стратегия развития организационных структур фирм// Проблемы теории и практики управления. —1990. — №2.

14. Франчук B.И.. Основы построения организационных систем. — М.: Экономика, 1991.

15. Хизрич Р. и др. Предпринимательство. Вып.2: Создание и развитие нового предприятия. — М.: Прогресс, 1992.

16.. The organisation in its environment. Great Britain, “Pitman”, 1990.