Основные правила составления документов

При составлении документов необходимо акцентировать внимание на:

1) эмоциональном воздействии на пользователя;

2) краткости изложения;

3) сочетании текстов, графики, таблиц и формул;

4) указании срока жизненного цикла документа;

5) идентификации документа;

6) соответствии документа организационной структуре, в которой он обрабатывается;

7) соответствии уровня изложения уровню потребителя документа;

8) наличии механизма обработки и ответа.

В качестве примера рассмотрим Типовой отчет брокера товарной биржи (искомый документ) и вариант его изменения с учетом приведенных правил (результирующий документ).

Искомый документ

Брокерская контора № _____________________

Наименование __________________________________________________________

Почтовый адрес__________________________________________________________

КОД КЛИЕНТА		Наименование Клиента: _________________________ _________________________ Почтовый адрес: _________________________

 

ОТЧЕТ БРОКЕРА

 

Настоящим сообщаем, что по договору________________________________

(поручения, комиссии) № ________ от "_________" ________________199 г.

заключён договор _________________________________ на товарной бирже

1. Регистрационный номер договора__________________________________

2. Дата регистрации "____" _________________199___г.

3. На основании биржевых торгов установлена цена товара за единицу
_____________________________________________________________руб.

4. Количество товара_______________________________________________

5. Стоимость товара ________________________________________________

НДС ___________________________________________________________

Общая сумма договора____________________________________________

6. Гарантии контрагента_____________________________________________

7. Пороговая цена ______________________________________________ руб.

объявленная в договоре, ___________________________________________

_______Брокером на __________________________________________ руб.

за единицу товара.

Общая сумма (экономии/превышения) ______________________________

8. На основании договора на оказание брокерских услуг

№ ________ "____" __________ 199___г. прошу уплатить основное
вознаграждение за исполненное поручение в сумме _____________________

______________________________________________________________руб.

9. Дополнительное вознаграждение за_________________________________

______________________________(экономию/превышение) цены составляет

______________________________________________________________руб.

10. Сумма основного и дополнительного вознаграждения, причитающаяся брокеру ______________________________________________________ руб.

Налог____________________________________________________________

Общая сумма, подлежащая уплате Брокеру ____________________________

11. Стоимость регистрации сделки на бирже _______________________ руб.

Налог____________________________________________________________

Общая сумма, подлежащая уплате в пользу биржи ______________________

__________________________________________________________________

12. Примечания:

Предлагаю исполнить Ваши обязанности, вытекающие из заключенной сделки. А также получить документы, полученные от контрагента. ______________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Руководитель

_________________________________________________ (ФИО, подпись)

М.П. "__" _________199_г.

(конец документа)

__________________________________________________________________

 

Согласно первому правилу в исходный документ необходимо ввести активизирующие клиента рекламные или другие добавления. Например, “Брокерская контора имеет высокую репутацию со дня основания. Работая с нами, Вы повышаете свой имидж”.

Второе правило (краткость изложения) требует сократить дублирование информации и освободиться от пустой (бесполезной). В документе дублирования нет, однако в п. 12 желательно исключить первое предложение как пустое.

Третье правило необходимо для лучшего восприятия информации. Следуя ему, пп. 3, 4, 5, 7, 8, 9, 10 и 11 документа лучше представить в виде таблицы.

Четвертое правило направлено на соблюдение важнейших характеристик информации — ее достоверности и ценности. Поэтому в документ необходимо ввести сведения об интервале времени для его выполнения (оплаты), так как при инфляции, нестабильности цен задержка в выполнении обязательств может нанести брокерской конторе финансовый ущерб.

Пятое правило требует, чтобы документ идентифицировался с его составителем. В документе нет подписи брокера, поэтому вместо или наряду с ФИО и подписью руководителя следует внести ФИО и подпись брокера. Документ требует корректировки по шестому правилу (соответствие документа организационной структуре, в которой он будет обрабатываться). Так, брокерская контора соответствует отделу МТС предприятия (клиента), поэтому в реквизитах клиента следует указать реквизиты соответствующего структурного подразделения, а не вышестоящих органов управления. В этом случае документ сразу попадает в место назначения, а не будет “ходить” по кабинетам чиновников.

Седьмое правило в документе соблюдается.

По восьмому правилу требуется корректировка документа. Так, п. 12 можно дать в следующей редакции: “По заключенной сделке мы просим Вас до "__" ______199_г. в брокерской конторе получить документы конрагента”.

В результате проведенной работы окончательный вариант документа будет иметь следующий вид.

Результирующий документ

Брокерская контора № __________________________

Наименование ____________________________________________________

Почтовый адрес ___________________________________________________

Брокерская контора имеет высокую репутацию со дня основания.

Работая с нами, Вы повышаете свой имидж.

КОД КЛИЕНТА		Наименование Клиента: _______________________ _______________________ Подразделение __________ Почтовый адрес: _______________________

 

 

ОТЧЕТ БРОКЕРА

 

Настоящим сообщаем, что по договору _______________________________

(поручения, комиссии) № ______________от "____" ______________199__г.

заключен договор _________________________________ на товарной бирже

1. Регистрационный номер договора __________________________________

2. Дата регистрации "____"____________199___ г.

3. Цена товара на основании биржевых торгов за единицу, руб.
4. Количество товара
5. Стоимость товара
НДС Общая сумма договора
6. Гарантии контрагента
7а. Пороговая цена, объявленная в договоре за ед. товара, руб.

 

7б. Цена, объявленная Брокером за ед. товара, руб.
Общая сумма (экономии/превышения), руб.
8. Сумма основного вознаграждения, руб.
9. Сумма вознаграждения за экономию/ превышение цены, руб.
10. Сумма основного и дополнительного вознаграждения брокера, руб.
НДС, руб.
Общая сумма к выплате брокеру, руб.
11. Стоимость регистрации сделки на бирже, руб.
НДС, руб.
Сумма к выплате бирже, руб.

 

12. Примечания:

По заключенной сделке мы просим Вас до "__" ________199_г.

в нашей брокерской конторе получить документы контрагента.

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Руководитель________________________________________(ФИО, подпись)

Брокер _____________________________________________(ФИО, подпись)

М.П. "____" _________199_г.

(конец документа)

Какой вариант построения документа Вас больше устраивает?

• Приложение 2.

Тест “От информированности к компетентности”

1. Наиболее важную информацию о прошедшем собрании вы обычно пытаетесь получить из:

A) разговора с приятелем, участником собрания;

Б) разговоров по поводу собрания между отдельными участниками в курилке, в спонтанной беседе;

B) протокола собрания.

2. Информацию до своих подчиненных вы обычно доводите путем:

A) обращения по громкоговорящей связи (радио, селектору и т.д.);

Б) непосредственного общения;

B) письменного распоряжения (приказа).

3. В своей работе вы предпочитаете:

А) избыток информации, чтобы ее можно было проверить и не ошибиться;

Б) недостаток информации, чтобы в этих условиях показать свои способности и опыт;

В) средний уровень информации, чтобы принимать решения согласно установленным правилам и шаблонам.

4. Имея несекретную информацию высокой ценности, вы попытаетесь:

A) скрыть ее и ждать “своего часа”;

Б) сразу использовать ее в производстве или продать;

B) засекретить ее и начать оформление рацпредложения или заявки на изобретение.

5. Использование компьютеров для обработки информации в народном хозяйстве экономически развитых стран приводит к:

A) уменьшению числа информационных работников;

Б) увеличению числа информационных работников;

B) существенно не изменяет состав работников.

6. Наилучшим подходом для создания автоматизированной системы управления организацией является:

A) распределенная система автоматизированных рабочих мест на базе персональных компьютеров;

Б) индивидуальное обеспечение сферы производства и управления персональными компьютерами;

B) централизованная система обработки информации в структуре ИВЦ.

7. Для получения полной информации о работе подчиненных вы предпочитаете:

A) поставить свой стол в комнате подчиненных;

Б) попросить кого-либо из сотрудников постоянно сообщать о наиболее важных делах в коллективе;

B) проводить собрания с обсуждением вопросов, требующих коллективных решений.

8. Ваши распоряжения обычно носят характер:

A) 2—3 страниц машинописного текста;

Б) индивидуальных разъяснений каждому подчиненному;

B) устных объявлений в течение рабочего дня.

9. Ваш подчиненный плохо выполняет распоряжения:

A) ему определяется соответствующее наказание;

Б) такие дела ему больше не поручаются;

B) руководитель ищет причины.

10. На совещаниях по экономике или упражнению вы обычно используете:

A) плакаты, чертежи, графику;

Б) словесное описание принципов и методов;

B) краткую аннотацию и призыв к самостоятельному ознакомлению.

11. Недостаток информации при принятии решения позволяет вам:

А) показать свой уровень;

Б) отказаться от принятия решения;

В) привлечь специалистов для выработки коллективного решения.

12. К вам постоянно ходят за какими-либо данными, вы можете:

A) размножить их с подробными комментариями;

Б) увеличить свой рабочий день, чтобы удовлетворить всех желающих;

B) расширить состав сотрудников, имеющих эти данные.

13. Для связи с подчиненными вы обычно используете:

A) телефон;

Б) секретаря;

B) вызов дм беседы.

14. Для ориентировки вы обычно получаете информацию:

A) в курилке;

Б) в приемной руководителя;

B) на вечеринках и собраниях.

15. В отношениях с подчиненными вы считаете себя:

A) сухарем;

Б) балагуром;

B) середнячком.

16. Если вы заболели, то в коллективе работа пойдет

A) хуже;

Б) лучше;

B) не изменится.

17. При решении любых вопросов вы:

A) исходите из своего опыта и знаний;

Б) советуетесь с кем-либо;

B) используете картотеку типовых ситуаций и решений.

18. Вы считаете, что создание в компьютера телефонных справочников и еженедельников для руководителей это:

A) дань моде;

Б) нерациональное использование компьютера и удорожание процесса управления;

B) реальное повышение отдачи руководителя.

19. Компьютер дома — это:

A) игрушка для детей;

Б) источник интеллектуального развития;

B) помощник, секретарь для всей семьи.

20. Сможете ли вы в изолированных условиях работать с компьютером:

A) в течение недели;

Б) в течение месяца;

B) в течение года.

21. Людей, которые в дороге или на работе через наушники слушают плейер, вы относите к:

A) чудакам;

Б) бездельникам;

B) вундеркиндам.

22. Трата рабочего времени на компьютерные развлекательные игры — это:

A) нарушение трудового режима;

Б) периодический отдых;

B) повышение квалификации.

23. Чтобы дела шли хорошо, необходимо:

A) как можно больше делать самому;

Б) больше доверять другим;

B) делать только то, что срывается.

24. Ваше критическое выступление в адрес руководства замечено не было. Это можно объяснить тем, что

A) все об этом давно знают;

Б) не было достаточной аргументации;

B) на собрании не было руководителей.

По приведенной таблице подсчитайте сумму баллов за ответ на каждый вопрос.

Ответ

Вопрос

А

Б

В

Продолжение

Ответ

Вопрос

А

Б

В

Если вы в сумме набрали не больше 38, то мы советуем еще раз проработать данную тему, а также замечательную книгу Страссмана Поля А. Информация в век электроники (проблемы управления). — М.: экономика, 1987.

Если вы набрали от 39 до 60, то мы рекомендуем просмотреть материал данной темы.

При наборе свыше 60 баллов вы — профессионал в области организации информационного обеспечения управления.

 

Резюме

 

• Все коммуникации в организации основаны на получении, обработке, передаче и хранении данных. Данные — это сообщения, результаты мыслительной деятельности, сведения любого происхождения, вида и назначения. Управленческая информация — это данные, несущие в себе новизну и полезность для работника, принимающего решение..Информация — это часть данных.

• Информацию разделяют на два больших класса: объективную, овеществленную в товаре, и субъективную, отраженную, организованную людьми. Категория “информация” имеет смысл лишь тогда, когда есть источник (информатор) и ее получатель (информант).

• Обычно в управлении выделяют следующие характеристики информации: объем, достоверность, ценность, насыщенность и открытость.

• Информатизация управления вносит коррективы в существующие формы управленческого труда и расширяет их состав. Она способствует усилению позитивного действия законов и принципов управления, в первую очередь законов, свойственных управлению в целом. К ним относятся законы единства систем управления, соотносительности управляющей и управляемой систем, пропорциональности производства и управления, экономии времени, экономии интеллектуальной энергии (труда), перехода от административных к организационным методам управления.

• Существуют различные способы получения информации, а также способы ее защиты.

• Закон информированности-упорядоченности исходит из известного соотношения неопределенности информации, определяющей качество разработки решения.

• Рекламная деятельность — это самое важное приложение закона информированности-упорядоченности.

 

Вопросы для самоконтроля

 

1. Какое различие между терминами “информация” и “данные”?

2. Какие важнейшие элементы включает информационная среда управления?

3. Какая информация относится к классу объективной, а какая — к классу субъективной?

4. Тождественны ли два понятия: “субъективная информация” и “ошибочная информация”?

5. Какова методика работы со слухами?

6. Перечислите основные характеристики управленческой информации.

7. Какие уровни имеет объем воспринимаемой информации?

8. В чем проявляется монополизация информации?

9. Какими способами можно повысить достоверность информации?

10. Какое значение в управлении имеет ценность информации?

11. Какие существуют основные способы защиты информации?

12. Какая информация в компании относится к конфиденциальной?

13. Как оценивается эффективность управленческой информации?

14. Какие особенности в управленческий труд внесли современные информационные технологии?

15. Какие особенности реализации законов управления проявляются в условиях информатизации общества?

16. Перечислите способы защиты информации в компаниях.

17. Какие технические средства используются для получения и защиты информации в организациях?

18. Объясните суть закона информированности-упорядоченности?

19. Какие существуют варианты действия закона информированности-упорядоченности?

20. Каков механизм действия закона информированности-упорядоченности в рекламной деятельности?