Тема 8. Обмен данных между MS Excel и другими приложениями MS Office

Теоретические сведения

На оглавление

Связанные и внедренные объекты

Основное различие между связыванием и внедрением объектов сводится к месту хранения данных и способу их обновления после вставки в конечный файл (файл, в который вставлен связанный или внедренный объект). Файл, содержащий данные, на основе которых создается объект, называется исходным. При обновлении данных в конечном файле данные в исходном файле не изменяются.

В случае связанного объекта данные обновляются только при изменении исходного файла. Связанные данные хранятся в исходном файле. Конечный файл содержит только ссылку на исходный файл и отображает представление связанных данных. Связанные объекты рекомендуется использовать, если очень важен размер файлов.

В случае внедренногообъекта содержимое конечного файла не изменяется при изменении исходного файла. После вставки в конечный файл внедренныйобъект становится его частью и больше не принадлежит исходному. Чтобы открыть внедренныйобъект в исходном приложении, дважды щелкните объект.

Создав связанный объект или внедренный объект, можно включить файл, созданный в приложении Office (или в любом другом приложении, поддерживающем связывание и внедрение объектов), или фрагмент файла в другой файл. Если файл, содержащий требуемые данные, создан в приложении, не поддерживающем связывание и внедрение объектов, данные из него можно просто скопировать и вставить в другой файл.

Создание и редактирование связанных и внедренных объектов.

Откройте документ, в который требуется внедрить объект. Выберите вкладка Вставка – Текст – Вставить объект. Вы можете создать новый объект или внедрить существующий. Для связывания установите соответствующий флажок.

В список Тип объекта включены только приложения, установленные на вашем компьютере и поддерживающие связывание и внедрение объектов.

Если в списке Тип объекта выбран Лист Microsoft Excel, в документ будет вставлена электронная таблица полностью. В каждый момент времени в документе отображается только один лист таблицы. Для показа другого листа дважды щелкните объект Microsoft Excel, затем щелкните нужный лист.

Если требуется вставить фрагмент имеющегося файла, сначала скопируйте этот фрагмент, а затем выполните Специальную вставку (вкладка ГЛАВНАЯ – БУФЕР ОБМЕНА – ВСТАВИТЬ – СПЕЦИАЛЬНАЯ ВСТАВКА).

Для редактирование связанного объекта щелкните дважды внедренный объект и редактируйте его.

Практические задания

На оглавление

Лабораторная работа № 8

Цель работы: освоить принципы обмена данных между MS Excel и другими приложениями MS Office.

Задания:

I. Создайте документ «Отчет компании Атом плюс» для оформления используйте текстовый редактор Word, а для автоматизации вычислений – возможности электронной таблицы Excel:

1. В Word создайте документ «Отчет компании Атом плюс» следующего вида

 

 

1. Сохраните документ в своей папке под именем Отчет Атом плюс.
2. В Excel создайте документ для расчета нормы прибыли от реализации продукции следующего вида:

 

Справочные формулы

Доход от оборота = Цена единицы продукции * Объем сбыта
Себестоимость = Себестоимость единицы продукции * Объем сбыта
Затраты на рекламу = Доход от оборота * % Рекламы
Накладные расходы = Доход от оборота * % Накладных расходов
Прибыль = Доход от оборота – (Себестоимость + Затраты на рекламу + Накладные расходы)

1. Удалите все лишние листы книги.
2. Сохраните таблицу в своей папке под именем Расчет.
3. Создай те диаграмму типа гистограмма на отдельном листе, используя данные из ячеек А2:Е7.

1. Скопируйте лист диаграммы в новую книгу (вызвать контекстное меню на ярлыке листа с диаграммой команда Переместить/Скопировать лист, в диалоговом окне в поле В книгу выбрать Новая книга).
2. Сохраните новую книгу под именем График.
3. Откройте в Word документ ОтчетАтом плюс.
4. Вставьте в документ объект из файла Расчет (вкладка Вставка – Текст – Вставить объект -Создание из файла -кнопка Обзор и выбрать файл Расчет, установить флажок Связь с файлом).
5. Аналогичным способом вставьте в документ объект из файла График.
6. Измените размеры объектов для лучшего восприятия.
7. Произведите просмотр документа перед печатью (см. рисунок ниже).