Шляхи доступу до програми MS Excel.

Тема 1 Введення в ЕТ

Призначення та функції ЕТ

Табличний процесор – це інтерактивна програма обробки даних, яка призначена для обробки документів табличної форми, і являє собою прямокутну електронну таблицю, комірки якої містять числа, рядки і формульні вирази.

Основне призначення Excel – робота з таблицями для обробки даних. Ця обробка містить у собі: 1.проведення різноманітних обчислень з використанням функцій і формул; 2. дослідження впливу різноманітних факторів на дані; 3. розв’язання задач оптимізації; 4. одержання вибірки даних, які задовольняють визначенню критеріям; 5. побудова графіків і діаграм; статистичний аналіз даних

ЕТ – це програма яка моделює на екрані двовимірну таблицю яка складається із рядків та стовпців.

Основним завданням ЕТ є введення даних в комірки та їх обробка за формулами або якимось іншим чином (систематизування).

Комірка ЕТ утворюється на перетині рядка та стовпця і відповідно кожна комірка має свою адресу. В одні комірки вводяться дані (число, текст, логічні, змінні), а в інші комірки можуть записуватися формули, функції.

Основні функції MS Excel

- Введення та редагування даних, автоматизація введення (автозаповнення, автозаміна)

- Форматування табличних даних використовуючи стандартні засоби, стилі, шаблони

- Виконання обчислень за формулами

- Використання функцій

- Аналіз табличних даних (введення проміжних та загальних підсумків, створення ЗТ, вибір параметрів, прогнозування рішень)

- Графічне представлення даних (побудова графіків, діаграм, включення малюнків, відеоматеріалів, карт, мап)

- Робота зі списками (впорядкування та фільтрація записів, пошук даних)

- Колективна робота з таблицями (обмін файлами в локальній мережі, загальне користування та захист даних)

- Розробка програмних додатків, основою яких є вбудована мова VBA

Шляхи доступу до програми MS Excel.

1. Головне меню Пуск

2. Через панель MS Office

3. На роб. столі

4. Контекстне меню у вільній зоні

Для запуску програми Excel слід виконати команду Пуск/програми/ Excel, після чого на екрані з’явиться вікно процесора Excel. Вікно містить ряд типових елементів. Рядок заголовка містить назву програми. Рядок Меню розміщується під вікном заголовка і включає такі пункти: «Файл» - робота з файлами книг (створення, збереження, відкриття файлів, друкування файлів книг); «Правка» - редагування книг; «Вид» - перегляд книг; «Вставка» - вставка у аркуші книг малюнків, діаграм та інших типів даних; «Формат» - форматування книг (встановлення параметрів, форматів таблиць); «Сервис» - сервісні функції (встановлення параметрів настройки Excel); «Данные» - робота з базами даних; «Окно» - робота з вікнами книг; «?» - виклик довідкової інформації.

Кожний пункт меню містить вертикальне підменю. В підменю потрібний пункт може бути вибраний за допомогою миші та клавіатури.

Елементи інтерфейсу ЕТ.

Структура вікна потрібно змінювати у відповідності з вподобанням користувачів.

Excel дозволяє переглядати одночасно тільки частину робочого листа, для цього лист розбивається на обл. Після розділення листа обл. можна зафіксувати за допомогою команди: закрипить обл.

Структура прикладного вікна: рядок основного меню, Панель інструментів форматування, рядок заголовка, стандартна панель інструментів, рядок формул, робоче поле електронної таблиці, рядок стану, смуги прокрутки зображення таблиці, кнопки прокруток закладок листів, закладки робочих листів, поле імені.

Типові елементи книги MS Excel:

- Рядок заголовку (кнопка системного меню, кнопки управління вікном)

- Рядок меню (файл, вид, правка, справка)

- Панель інструментів (меню – вид – панель інструментів)

- Рядок стану (розміщення курсору)

- Полоси прокрутки

- Обрамлення вікна

Спеціальні елементи книги MS Excel

- Рядок формул (панель у верхній частині вікна книги, яка використовується для введення та редагування змісту комірки. Змістом комірки можу бути як постійне значення так і формула. Постійне значення – число, текст, об’єкт)

- Поле імені (текстове поле зліва від рядка формул в якому відображається ім’я виділеної комірки або елемента діаграми. В цьому полі можна перевизначити ім’я комірки)

- Робоча область листа (графічне представлення ЕТ складається з рядків, стовпців, заголовки рядків)

- Вкладки листів (розміщені у нижній частині вікна спец ярличків)

- Границі вкладок листів (вертикальна риска правіше вкладок листів, яка визначає їх розмір)

Структура робочої книги.

Книга – документ у MS Excel, вона являє собою файл що призначений для зберігання та обробки даних. Книга складається з листів. Листи можна: добавить, удалить, переименовать, переместить, скопировать, выделить все листы, исходный текст.

Імена листів відображаються на вкладках.

Комірка – мінімальний елемент ЕТ.

Діапазон – сукупність комірок.

Вид відповідає за зовнішній вигляд вікна.

Колонтитули – це напис однаковий на всіх листах розділу або книги (є верхній та нижній колонтитули. Вони можуть бути змінні та постійні)

Тема 2 Робота з формулами

Формула робочого листа.

Формула робочого листа – це елемент що робить ЕТ популярними

З файлами можна працювати як з елементарними даними: копіювати, переміщати, видаляти, редагувати.

При створенні формул використовують:

- Арифметичні операції – числа

- Операції порівняння – строкові константи

- Операції конкатенації рядків - &

- Адреси комірок або діапазони комірок

- Вбудовані функції

- Функції користувача

Будь яка формула починається з =

Допустимі операції в формулах.

У формулах розрізняються ариф­метичні операції і операції відношень. Excel допускає: арифметичні операції + - додавання, - — віднімання, * - множення, / - ділення, ~ — піднесення до степеня; операції відношень > - більше, < - менше, = - дорівнює, <= — менше або дорівнює, >= - більше або дорівнює, <> — не дорівнює.

Арифметичні операції і операції відношень виконуються над числовими операндами. Над текстовими операндами виконується єдина операція &, яка до тексту першого операнда приєднує текст другого операнда. Текстові конс­танти у формулі обмежуються подвійними лапками. При обчисленні формули спочатку виконуються операції у круглих дужках, потім арифметичні опера­ції, за ними — операції відношень.

Якщо при обчисленні формули сталася помилка, то в клітинку виводиться повідомлення про помилку, яке починається із символу '' #''. Excel виводить такі повідомлення про помилки: # дел 0 — спроба поділити на нуль або на порожню клітинку; # имя? — формула використовує неіснуюче ім'я; # н/д — формула посилається на клітинку з невизначеними даними; # число! — помилка у числі, число неможливо подати в Excel; # ссыл! — формула посилається на неіснуючу клітинку; # знач! — помилка при обчисленні функції.

Поняття відносної та абсолютної адресації.

При копіюванні формул із однієї комірки в іншу посилання на комірки змінюється відповідно їх новому розташуванню.

У ході автозаповнення до уваги приймається характер посилань у формулі: відносні посилання змінюються відповідно до відносним розташуванням копії і оригіналу, абсолютні залишаються без змін.

Відносне посилання відповідно змінюється при копіюванні.Інколи при копіюванні формул потрібно, щоб посилання на комірки не змінювалося. Такі посилання мають назву абсолютні.

Тема 3 Робота з функціями в табличному процесорі MS Excel

Тема 4 Засоби обробки

Тема 5 Аналіз даних у середовищі MS Excel з використанням зведених таблиць.

Технологія створення ЗТ.

При створенні зведеної таблиці можна використовувати один з чотирьох типів джерел даних:

список Excel;

зовнішнє джерело даних, доступний через Microsoft Query;

кілька діапазонів консолідації (окремих списків Excel);

іншу зведену таблицю.

Запуск майстра зведених таблиць

Щоб приступити до створення зведеної таблиці, виберіть у меню Дані команду Зведена таблиця. Excel запустить майстер зведених таблиць, який буде супроводжувати нас в процесі створення таблиці, що включає в себе наступні кроки:

Завдання типу джерела даних.

Зазначення місцезнаходження вихідних даних або отримання їх із зовнішнього джерела за допомогою Microsoft Query.

Завдання макета таблиці та вибір підсумкової функції.

Вказівка ​​місця для розміщення таблиці.

Крок 1: завдання типу джерела даних

При установці перемикача У зовнішньому джерелі даних першого вікна діалогу майстра зведених таблиць з'явиться зображення ЕОМ, що передає дані на термінал.

Крок 2: вказівка ​​місцезнаходження вихідних даних

Після завдання типу джерела даних потрібно натиснути кнопку Далі. Майстер зведених таблиць відкриє своє друге вікно діалогу, що пропонує вказати місце, де знаходяться вихідні дані. Якщо джерелом даних є список Excel і перед вибором команди Зведена таблиця виділена лише одна клітинка в цьому списку, то майстер зведених таблиць правильно заповнить це вікно діалогу. Якщо вихідний список знаходиться в невідкритою книзі Excel, потрібно натиснути кнопку Огляд у цьому вікні діалогу. Після знаходження потрібного файла треба ввести ім'я або посилання на діапазон, де знаходиться список.

Крок 3: завдання макета таблиці

Після завдання вихідних даних потрібно натиснути кнопку Далі, щоб перейти у вікно діалогу.

У цьому вікні діалогу ми можемо сформувати макет (структуру) зведеної таблиці і вказати, яка інформація повинна відображатися в тілі таблиці. Точніше кажучи, мова йде тільки про початковий макеті зведеної таблиці, оскільки після створення таблиці її можна реорганізувати в будь-який час.

Крок 4: вказівка ​​місця для розміщення таблиці

У вікні діалогу, вкажемо місце, де буде розташовуватися зведена таблиця.

Щоб помістити таблицю на новому робочому аркуші, встановимо перемикач Новий аркуш. В іншому випадку встановимо перемикач Існуючий лист і введемо ім'я діапазону на посилання.

Після натискання кнопки Готово Excel майже без зволікання створює зведену таблицю. Якщо таблиця заснована на зовнішніх даних, Excel спочатку виконає запит, а потім побудує зведену таблицю.

Коли виділення знаходиться в межах зведеної таблиці, то за замовчуванням Excel виводить на екран панель інструментів Сводниетабліци. Якщо ми не бачимо цієї панелі інструментів, у меню Сервіс вибираємо команду Настройка та потім встановлюємо прапорець Зведені таблиці.

Excel також дозволяє нам скористатися деякими спеціалізованими засобами які перебувають на панелі інструментів зведеної таблиці.

Технологія редагування ЗТ.

1. Зміна розміщення поля.

2. Додавання полів та елементів полів.

3. Видалення полів та їх елементів.

4. Перейменування полів та їх елементів.

5. Включення обчислювальних полів.

6. Редагування загальних параметрів ЗТ.

Виконання кожної з цих операцій можна здійснити:

- ЗТ пункт меню Дание;

- Контекстне меню ЗТ;

- Панель інструментів ЗТ;

- Використання кнопок заголовків, рядків і стовпців ЗТ за технологією Drag & Drog.

Типи моделей БД.

База даних – це сукупність різноманітних даних організованими за певними правилами.

В залежності від виду логічної структури даних розрізняють декілька типів моделей б.д.:

1. Ієрархічний (дані подані у вигляді дерева, дуже великого)

2. Мережна (опис у вигляді графа, структура даних будь-якої складності)

3. Реляційна (застосовується для представлення структур даних у вигляді сукупності таблиць, пов’язаних з відношенням. Кожна таблиця відображає один об’єкт і повинна мати первинний ключовий елемент – це атрибут чи група атрибутів, що єдиним способом ідентифікує кожний рядок у таблиці.

4. Постреляційна (відрізняється від реляційної наявністю можливостей відслідковувати зміни даних у часі.

5. Об’єктно-орієнтована (містить у собі особливості реляційної моделі і об’єктних технологій)

6. Концептуальна модель предметної області (відображає предметну область у вигляді взаємозалежних об’єктів без визначення засобу їх фізичного збереження.

7. Логічна модель (утворюється з концептуальної моделі, при заміні всіх об’єктів відповідними таблицями

8. фізична модель (містить всю необхідну інформацію для реалізації б.д. і залежить від конкретної сис-ми управління б.д.

Термінологія БД.

Предметна область - частина реального світу, для якої потрібно побудувати інформаційну модель.

Об’єктом - назив. Елемент інформаційної системи.

Класом об’єктів - назив. Сукупність об’єктів, які мають однаковий набір властивостей.

Атрибут - інформаційне відображення властивостей об’єкта.

Таблиця - це перелік, зведення однотипних даних або інших відомостей, розташованих у певному порядку й за графами. Вона складається з стовпчиків(полів) і рядків(записів). Рядок містить інформацію про окремі об’єкти. У стовпчиках знаходяться окремі атрибути об’єкта.

Значення даних – це дійсні дані,що містяться в кожному елементі даних, вони бувають: кількісними, якісними або описовими.

Ключовим елементом даних- назив елемент по якому можна визначити значення інших елементів даних.

Первинний ключ – це атрибут, чи їх група, що однозначно ідентифікує кожний рядок в таблиці. Його використання є засобом запобігання дублювання у таблиці.

Складний ключ – первинний ключ, що складається з двох полів.

Альтернативний ключ – це атрибут, чи їх група,що не співпадають з первинним ключем.

Зовнішній ключ - це поле, значення якого відповідає значенням первинного ключа, чи частині складеного первинного ключа іншої таблиці,пов’язаної з розглянутою.

Індекс – це об’єкт,що містить інформацію про розташування записів у таблиці. Він прискорює пошук та сортування даних у таблиці.

Запис даних – це сукупність значень пов’язаних елементів даних.

Зв'язок – це функціональна залежність між об’єктами.

Структура БД.

1.База даних (БД) — це значна кількість однорідних даних з конкретної предметної галузі, які зберігаються на комп’ютерних носіях. В реальному розумінні база даних – це набір записів і файлів, які організовані спеціальним чином.

БД створюють, якщо є потреба регулярно опрацьовувати великі обсяги однорідної інформації: списки абітурієнтів, студентів з їхніми оцінками, співробітників підприємства чи фірми з анкетними даними, розклади руху різних видів транспорту, пропозиції товарів на ринку, облік матеріалів на складах тощо.

Розглянемо структуру таблиці. Більшість баз даних мають табличну структуру. Як ми знаємо, в табличній структурі адрес даних визначається перетином стрічок і стовпців. В базах даних стовпці називаються полями, а стрічки – записами. Поля формують структуру бази даних, а записи складають інформацію, яка в ній міститься. Кожна таблиця ідентифікується унікальним ім’ям, довжина якого може досягати 64 символи, крім того, всередині імені забороняється використовувати символи “!”, “.”, “[”, “]” чи “’”. Таке саме обмеження накладається на довжину полів. Обсяг бази даних в Access обмежений одним гігабайтом, тобто сумарний обсяг усіх таблиць та інструментальних засобів для роботи з ними не повинен перевищувати цього значення.

Запис містить інформацію про один елемент бази даних: одну людину, книжку, продукцію, рейс тощо. Він складається з полів, які формують структуру запису. Структура запису фактично визначає структуру таблиці i вciєї БД, якщо в ній є лише одна таблиця.

Поле — це мінімальна (але найважливіша) порція інформації в записі, над якою визначені операції введення, виведення, перетворення тощо. Воно має ім’я, значення, характеризується типом i низкою додаткових властивостей.

Назви полям дає користувач, назви типів є стандартні, а значення полів випливають зі змісту конкретної задачі.

Для зміни властивостей полів треба перейти в режим Конструктора клацнувши на кнопці Вид. Щоб вставити нове поле, треба встановити показник миші на маркер поля і натиснути клавішу INSERT. Щоб видалити поле, його треба виділити і натиснути клавішу DELETE. Закінчивши створення структури, можна клацнути на кнопці Вид і перейти в Режим таблиці для заповнення її даними.

Очевидною унікальною властивістю кожного поля є його Ім’я. Крім імені в полі є ще властивість Підпис. Підпис – це та інформація, що відображається в заголовку стовпця. Її не треба плутати з іменем поля, хоча якщо підпис не заданий, то в заголовку відображається ім’я поля. Різним полям, наприклад, можна задати однакові підписи. Це не перешкодить роботі комп’ютера, оскільки поля при цьому як і раніше зберігають різні імена.

Різні типи полів мають різне призначення і різні властивості.

1. Основна властивість текстового поля – розмір.

2. Числове поле служить для введення числових даних. Воно теж має розмір, але числові поля бувають різними, наприклад для введення цілих чисел і для введення дійсних чисел. В останньому випадку крім розміру поля задається також розмір десяткової частини числа.

3. Поля для введення дат чи часу мають тип Дата/час.

4. Для введення логічних даних, що мають тільки два значення (Так чи Ні; 0 чи 1; Істина чи Неправда і т.п.), служить спеціальний тип – Логічне поле. Неважко догадатися, що довжина такого поля завжди дорівнює 1 байту, оскільки цього більш ніж досить, щоб виразити логічне значення.

5. Особливий тип поля – Грошовий. З назви ясно, які дані в ньому зберігають. Грошові суми можна зберігати й у числовому полі, але в грошовому форматі з ними зручніше працювати. У цьому випадку комп’ютер зображує числа разом із грошовими одиницями, розрізняє гривні і копійки, фунти і пенси, долари і центи, загалом, звертається з ними елегантніше.

6. У сучасних базах даних можна зберігати не тільки числа і букви, але і картинки, музичні кліпи і відеозаписи. Поле для таких об’єктів називається полем об’єкта OLE.

7. У текстового поля є недолік, зв’язаний з тим, що воно має обмежений розмір (не більше 256 символів). Якщо потрібно вставити в поле довгий текст, для цього служить поле типу МЕМО. У ньому можна зберігати до 65535 символів. Особливість поля МЕМО полягає в тому, що реально ці дані зберігаються не в полі, а в іншім місці, а в полі зберігається тільки покажчик на те, де розташований текст.

8. Дуже цікаве поле Лічильник. На перший погляд це звичайне числове поле, але воно має властивість автоматичного нарощування. Якщо в базі є таке поле, то при введенні нового запису в нього автоматично вводиться число, на одиницю більше, ніж значення того ж поля в попередньому записі. Це поле зручне для нумерації записів.

Отже, структура таблиці — це структура запису, тобто сукупність назв полів, їxніx типів та властивостей, визначених користувачем під час аналізу конкретної задачі. Структура визначає послідовність розташування даних у записі на фізичному носії i вигляд даних на екрані.

Збереження файлу в СУБД.

При роботі зі звичайними додатками для збереження даних ми видаємо відповідну команду, задаємо ім’я файлу й довіряємося операційній системі. Якщо ми закриємо файл, не зберігши його, то вся робота зі створення або редагування файлу пропадає без повторно.

Бази даних – це особливі структури. Інформація, що у них утримується, дуже часто має суспільну цінність. Не рідко з однією й тією же базою (наприклад, з базою реєстрації автомобілів у ГИБДД) працюють тисячі людей по всій країні. Від інформації, що втримується в деяких базах, може залежати благополуччя великої кількості людей. Тому цілісність вмісту бази не може і не повинна залежати ні від конкретної дії якогось користувача, що забув зберегти файл перед вимкненням комп’ютера, ні від перебоїв електромережі.

Проблема безпеки баз даних вирішується тим, що в СУБД для збереження інформації використовується подвійний підхід. У операційній частині, як звичайно бере участь операційна система комп’ютера, але деякі операції збереження відбуваються в обхід операційної системи.

Операції зміни структури бази даних, створення нових таблиць або інших об’єктів відбувається при збереженні файлу бази даних. Про ці операції СУБД попереджує користувача. Це, так сказати, глобальні операції., їх ніколи не проводять із базою даних, що перебуває в комерційній експлуатації, - тільки з її копією. У цьому випадку будь-які збої в роботі обчислювальних систем не страшні.

З іншого боку операції по зміні змісту даних, що не зачіпають структуру бази, максимально автоматизовані і використовуються без попередження.

Призначення запитів.

Найважливішим компонентом СУБД Access є запити, які дають можливість вибрати потрібну інформацію з табл. на основі заданих критеріїв. Послідовне виконання ряду запитів дає змогу вирішувати досить складні завдання, не вдаючись до програмування. Засобами запиту можливо:

1. формувати прості або складні критерії для вибору записів з однієї або декількох таблиць.

2. зазначити поля, які повинні бути відображені для обраних записів.

3. зробити обчислення в кожному з отриманих записів.

4. зробити відновлення полів у вибраній підмножині записів.

5. додати або видалити обрану підмножину записів із таблиці б.д.

В Access можуть бути ств. запити таких видів:

1. Запит на вибірку – вибирає дані з взаємопов’язаних табл. та інших записів.

2. Запит на ств. таблиці – заснований на запиті вибірки, але результат запиту зберігається в новій таблиці.

3. Модифікуючі запити – це запити, в результаті виконання яких змінюються дані в таблицях.

1.ЗАПИТИ – потужний засіб для вибору саме тих даних, які необхідні для рішення задачі, тобто це об’єкт, за допомогою якого можна отримати необхідні дані з однієї чи кількох таблиць. За допомогою запитів можна зробити вибірку, вилучення чи доповнення даних, а також створити нові таблиці на базі вже існуючих;

Отримання відповідей на складні питання - одна з основних причин, за якою витрачаються кошти і час на створення та викорис-тання СУБД. Основний засіб для отримання цих відповідей - запити.

Запит (Query) - звертання за інформацією до бази даних. Запити в Access забезпечують швидкий і ефективний доступ до даних, що зберігаються в таблиці. Запити застосовуються для вибору стовпчиків і рядків, виведених на дисплей, для сортування рядків і для виконання звітів. За допомогою запитів можна також звести разом дані зі зв'язаних таблиць.

При роботі з таблицями виникають різні проблеми. У таблицях не дозволяється використовувати поля, що обчислюються. Крім того, Access майже завжди автоматично сортує таблиці відповідно до первинного ключа. Не існує також можливості вибрати інший критерій сортування, наприклад, по вторинному ключі. Усі ці проблеми легко вирішуються за допомогою запитів.

При виконанні запиту Access зчитує дані з таблиць і відображає результат виконання в режимі таблиці. При цьому варто враховувати, що результат виконання запиту не зберігається. Дані завжди зберігаю-ться в таблицях. У запиті Access зберігає тільки інструкції про те, як повинні бути організовані дані в результаті виконання запиту. Однак варто пам'ятати про те, що при зміні даних у записах динамічного набору запиту змінюються і записи вихідних таблиць.

На основі запиту можна розробити форму або звіт (аналогічно створенню форми або звіту на основі таблиці). У Access використо-вуються різні види запитів: запити на вибірку, запити з параметрами, запити на зміну, запити з обчисленням, підсумкові запити і т.д., з деякими з який ви познайомитеся нижче.

- Основи конструювання запитів Створення простого запиту

Запит на вибірку – вибирає дані з взаємопов’язаних табл. та інших записів. Для того щоб ств. простий запит на вибірку треба дотримуватись такого порядку:

1. Викликати Конструктор запитів.

2. У вікні Додавання табл. обрати необхідну табл., потім натиснути на кнопку Додати і Закрити.

3. Перемістити зі списку полів табл. у бланк запиту необхідні поля.

4. Потім натиснути кнопку Запуск на панелі інструментів. Результат виконання запиту з’явиться у вигляді табл.

5. Обрати команду Зберегти.

6. У вікні діалогу Зберегти ввести ім’я запиту.

Якщо в завданні є критерії для вибору записів, то потрібно скористатись полем Условие отбора даного поля. Для вибору записів за умовою неточного збігу значень використовується оператор Like, що дає можливість знайти потрібні записи за приблизним написанням умов. Для задання діапазону значень використовується оператори >(більше), >=(не менше), <(менше), <=(не більше) і Between. Між умовами в різних полях одного рядка виконується логічна операція AND(і), а між умовами в різних рядках – OR(або).

- Побудова умов для вибору запитів

Додавання в запит умови відбору дозволяє вибирати з таблиці не всі записи, а лише ті, які задовольняють певним критеріям. Наприклад, вас можуть зацікавити контакти, що доводяться на грудень 1999 року. Давайте модифікуємо запит додаванням відповідної умови відбору.

1.Виділите у вікні бази даних значок запиту Перелік контактів.

2.Клацніть на кнопці Конструктор.

3.У бланку запиту клацніть на осередку Умову відбору (Criteria) першого стовпця правою кнопкою миші і виберіть в контекстному меню команду Побудувати (Build). Відкриється вікно будівника виразів.

4.У лівому списку будівника клацніть на теці Операторів (Operators).

5.У середньому списку виберіть категорію Порівняння (Comparison).

6.У правому списку двічі клацніть на пункті Between, щоб додати цього оператора в нулі формули.

7. Клацанням виділите в полі формули перший местозаполнітель «Вираз» («Ехрг»).

8.У лівому списку будівника виразів подвійним клацанням відкрийте теку Функції.

9. Клацніть на теці Вбудовані функції, що містить стандартні функції Access.

10.У середньому списку будівника виразів клацніть на пункті Дата/час (Data/time).

11. У правому списку двічі клацніть на функції Datevalue, щоб замінити нею местозаполнітель «Вираз».

12.Натисніть двічі клавішу —>, виділивши местозаполнитель «stringexpr».

13.Введіть текст "1.12.99".

Повторюючи кроки 7-13, заміните другий местозаполнитель «Вираз» на вираз Datevalue ("31.12.99").

У вас повинна вийти формула Between Datevalue ("1.12.99") And Datevalue ("31.12.99"). Вона перевіряє умову знаходження дати в інтервалі від 1 до 31 грудня 1999 р., тобто відбирає ті записи, значення поля Дата яких відноситься до грудня 1999 р.

- Використання у запитах обчислювальних полів

Побудова розрахункових полів.

Access дає змогу не тільки вибирати з табл. потрібну інформацію, а також робити обчислення і відображати результат у результуючій табл. Щоб побудувати розрахункове поле необхідно:

1. Перейти на рядку Поле порожнього стовпчика бланка запиту і натиснути кнопку Побудувати на панелі інструментів.

2. На екрані відкривається вікно побудови виразу, в якому ств. вираз шляхом послідовного додавання до нього полів табл. або запитів.

3. Після завершення формування виразу натиснути кнопку ОК, і вираз буде перенесено в рядок Поле бланка запиту.

4. Відредагувати ім’я поля.

5. Виконати запит.

43. Створення запитів з параметрами.

Запит з параметрами слід використовувати в тому випадку, коли відбір записів виконується по полю, для якого можна задати різноманітні умови. Перед виконанням запиту з параметрами Access виводить на екран вікно діалогу, в якому слід показати умову відбору. Для цього в бланку запита в рядку в квадратних скобках вводить назва використаних параметрів. Використання запиту з параметрами дає можливість значно підвищити ефективність виконання запиту, оскільки для вказівки нової умови відбору немає необхідності вносити зміну в бланк запиту. Ств. запиту з параметром:

1. Спочатку потрібно ств. потрібний запит на вибірку або перехресний запит.

2. В рядку Умова відбору для поля вказати ім’я параметра. Ім’я параметра повинно бути поміщено в прямі скобки і буде відображатися в діалоговому вікні для вводу даних.

3. Вибрати команду Запит/Параметри. Access виведе на екран діалогове вікно Параметри запиту.

4. В першому рядку стовпця Параметри в даному діалоговому вікні необхідно вказати ім’я першого параметра.

5. В рядку стовпця Тип даних вибрати зі списку потрібний тип даних.

6. Натиснути кнопку ОК та закрити діалогове вікно.

- Використання в запитах вбудованих функцій.

Підсумкові запити.

Запити, які виконують обчислення в групах записів, називаються підсумковими запитами. Для ств. цього запиту потрібно натиснути кнопку групові операції на панелі інструментів. У бланку запиту з’явиться новий рядок з найменуванням Групова операція, в якій потрібно зазначити тип виконуваного обчислення:

Sum - складання

Avg - середнє значення

Min – мінімальне значення

Max – максимальне значення

Count – кількість записів, що містять значення

ST Dev – стандартне відхилення

Var – дисперсія

First – значення в першому записі

Last – значення в останньому записі

Порядок побудови запиту:

1. Відкрити вікно Конструктора запитів.

2. У діалоговому вікні Додавання табл. вибрати необхідну табл.

3. Натиснути на кнопку Додати і на кнопку Закрити.

4. Перенести в бланк запиту з табл. необхідне поле.

5. Вибрати команду Групові операції.

6. У рядку Групові операції натиснути кнопкою миші зліва від значення Групування і зі списку, що розкрився, вибрати необхідне значення.

7. Виконати запит.

Перехресні запити.

Для ств. перехресного запиту необхідно в бланк запиту додати мінімум три поля:

- Поле, значення якого використовується для назви рядків.

- Поле, значення якого використовується для назви стовпців.

- Поле, над значеннями якого будуть здійснені розрахунки з рахунком заданої структури перехресного запиту.

Перехресний запит можна ств. за допомогою майстром перехресного запиту:

1. Створити новий перехресний запит.

2. В першому вікні майстра вибрати табл., яка має поля для перехресного запиту.

3. В наступному вікні вказати поле, значення якого в перехресному запиті використовується в якості назв рядків.

4. В наступному вікні виділіть поле, значення якого використовується в якості назв стовпців.

5. В наступному вікні майстра вкажіть поле, над значеннями якого повинні виконуватись розрахунки.

6. в останньому вікні якщо треба змінити ім’я запиту.

7. Натиснути кнопку Готово та запустити запит.

Модифікуючі запити.

Запит на створення таблиці - створює нову таблицю на основі усіх або частини даних з однієї або декількох таблиць.

Запит на оновлення записів - вносить спільні зміни в групу записів однієї або декількох таблиць.

Запит на додавання - додає групу записів з однієї або декількох таблиць у кінець однієї або декількох таблиць.

Запит на видалення - видаляє групу записів з однієї або декількох таблиць.

Найпростіше створити спочатку запит на вибірку, далі упевнитися в тім, що його результат не містить помилок, і вже після перетворити в потрібний запит-дію кнопкою «Тип запиту» на панелі інструментів у режимі конструктора.

Для виконання запиту треба натиснути кнопку «Запуск».

Запит на ств. табл. – заснований на запиті вибірки, але результат запиту зберігається в новій табл. Створення запиту на ств. табл.:

1. Ств. необхідний запит на вибірку.

2. Перейти в режим Конструктора запиту, натиснути кнопку Тип запиту і зі списку вибрати варіант запиту Створення табл.

3. У діалоговому вікні Створення табл. ввести назву табл. і зазначити, де буде ств. нову табл., потім натиснути ОК.

4. У заголовку вікна Конструктора запиту буде написано замість запиту на вибірку – запит на ств. табл.

5. Виконати запит.

Фільтрування даних у звіті.

У результаті фільтрування відображається лише частина даних, яка відповідає визначеним критеріям, небажані дані при цьому приховуються.

Тема 1 Введення в ЕТ

Призначення та функції ЕТ

Табличний процесор – це інтерактивна програма обробки даних, яка призначена для обробки документів табличної форми, і являє собою прямокутну електронну таблицю, комірки якої містять числа, рядки і формульні вирази.

Основне призначення Excel – робота з таблицями для обробки даних. Ця обробка містить у собі: 1.проведення різноманітних обчислень з використанням функцій і формул; 2. дослідження впливу різноманітних факторів на дані; 3. розв’язання задач оптимізації; 4. одержання вибірки даних, які задовольняють визначенню критеріям; 5. побудова графіків і діаграм; статистичний аналіз даних

ЕТ – це програма яка моделює на екрані двовимірну таблицю яка складається із рядків та стовпців.

Основним завданням ЕТ є введення даних в комірки та їх обробка за формулами або якимось іншим чином (систематизування).

Комірка ЕТ утворюється на перетині рядка та стовпця і відповідно кожна комірка має свою адресу. В одні комірки вводяться дані (число, текст, логічні, змінні), а в інші комірки можуть записуватися формули, функції.

Основні функції MS Excel

- Введення та редагування даних, автоматизація введення (автозаповнення, автозаміна)

- Форматування табличних даних використовуючи стандартні засоби, стилі, шаблони

- Виконання обчислень за формулами

- Використання функцій

- Аналіз табличних даних (введення проміжних та загальних підсумків, створення ЗТ, вибір параметрів, прогнозування рішень)

- Графічне представлення даних (побудова графіків, діаграм, включення малюнків, відеоматеріалів, карт, мап)

- Робота зі списками (впорядкування та фільтрація записів, пошук даних)

- Колективна робота з таблицями (обмін файлами в локальній мережі, загальне користування та захист даних)

- Розробка програмних додатків, основою яких є вбудована мова VBA

Шляхи доступу до програми MS Excel.

1. Головне меню Пуск

2. Через панель MS Office

3. На роб. столі

4. Контекстне меню у вільній зоні

Для запуску програми Excel слід виконати команду Пуск/програми/ Excel, після чого на екрані з’явиться вікно процесора Excel. Вікно містить ряд типових елементів. Рядок заголовка містить назву програми. Рядок Меню розміщується під вікном заголовка і включає такі пункти: «Файл» - робота з файлами книг (створення, збереження, відкриття файлів, друкування файлів книг); «Правка» - редагування книг; «Вид» - перегляд книг; «Вставка» - вставка у аркуші книг малюнків, діаграм та інших типів даних; «Формат» - форматування книг (встановлення параметрів, форматів таблиць); «Сервис» - сервісні функції (встановлення параметрів настройки Excel); «Данные» - робота з базами даних; «Окно» - робота з вікнами книг; «?» - виклик довідкової інформації.

Кожний пункт меню містить вертикальне підменю. В підменю потрібний пункт може бути вибраний за допомогою миші та клавіатури.

Елементи інтерфейсу ЕТ.

Структура вікна потрібно змінювати у відповідності з вподобанням користувачів.

Excel дозволяє переглядати одночасно тільки частину робочого листа, для цього лист розбивається на обл. Після розділення листа обл. можна зафіксувати за допомогою команди: закрипить обл.

Структура прикладного вікна: рядок основного меню, Панель інструментів форматування, рядок заголовка, стандартна панель інструментів, рядок формул, робоче поле електронної таблиці, рядок стану, смуги прокрутки зображення таблиці, кнопки прокруток закладок листів, закладки робочих листів, поле імені.

Типові елементи книги MS Excel:

- Рядок заголовку (кнопка системного меню, кнопки управління вікном)

- Рядок меню (файл, вид, правка, справка)

- Панель інструментів (меню – вид – панель інструментів)

- Рядок стану (розміщення курсору)

- Полоси прокрутки

- Обрамлення вікна

Спеціальні елементи книги MS Excel