Тема 9 Створення запитів засобами MS Access

Призначення запитів.

Найважливішим компонентом СУБД Access є запити, які дають можливість вибрати потрібну інформацію з табл. на основі заданих критеріїв. Послідовне виконання ряду запитів дає змогу вирішувати досить складні завдання, не вдаючись до програмування. Засобами запиту можливо:

1. формувати прості або складні критерії для вибору записів з однієї або декількох таблиць.

2. зазначити поля, які повинні бути відображені для обраних записів.

3. зробити обчислення в кожному з отриманих записів.

4. зробити відновлення полів у вибраній підмножині записів.

5. додати або видалити обрану підмножину записів із таблиці б.д.

В Access можуть бути ств. запити таких видів:

1. Запит на вибірку – вибирає дані з взаємопов’язаних табл. та інших записів.

2. Запит на ств. таблиці – заснований на запиті вибірки, але результат запиту зберігається в новій таблиці.

3. Модифікуючі запити – це запити, в результаті виконання яких змінюються дані в таблицях.

1.ЗАПИТИ – потужний засіб для вибору саме тих даних, які необхідні для рішення задачі, тобто це об’єкт, за допомогою якого можна отримати необхідні дані з однієї чи кількох таблиць. За допомогою запитів можна зробити вибірку, вилучення чи доповнення даних, а також створити нові таблиці на базі вже існуючих;

Отримання відповідей на складні питання - одна з основних причин, за якою витрачаються кошти і час на створення та викорис-тання СУБД. Основний засіб для отримання цих відповідей - запити.

Запит (Query) - звертання за інформацією до бази даних. Запити в Access забезпечують швидкий і ефективний доступ до даних, що зберігаються в таблиці. Запити застосовуються для вибору стовпчиків і рядків, виведених на дисплей, для сортування рядків і для виконання звітів. За допомогою запитів можна також звести разом дані зі зв'язаних таблиць.

При роботі з таблицями виникають різні проблеми. У таблицях не дозволяється використовувати поля, що обчислюються. Крім того, Access майже завжди автоматично сортує таблиці відповідно до первинного ключа. Не існує також можливості вибрати інший критерій сортування, наприклад, по вторинному ключі. Усі ці проблеми легко вирішуються за допомогою запитів.

При виконанні запиту Access зчитує дані з таблиць і відображає результат виконання в режимі таблиці. При цьому варто враховувати, що результат виконання запиту не зберігається. Дані завжди зберігаю-ться в таблицях. У запиті Access зберігає тільки інструкції про те, як повинні бути організовані дані в результаті виконання запиту. Однак варто пам'ятати про те, що при зміні даних у записах динамічного набору запиту змінюються і записи вихідних таблиць.

На основі запиту можна розробити форму або звіт (аналогічно створенню форми або звіту на основі таблиці). У Access використо-вуються різні види запитів: запити на вибірку, запити з параметрами, запити на зміну, запити з обчисленням, підсумкові запити і т.д., з деякими з який ви познайомитеся нижче.

- Основи конструювання запитів Створення простого запиту

Запит на вибірку – вибирає дані з взаємопов’язаних табл. та інших записів. Для того щоб ств. простий запит на вибірку треба дотримуватись такого порядку:

1. Викликати Конструктор запитів.

2. У вікні Додавання табл. обрати необхідну табл., потім натиснути на кнопку Додати і Закрити.

3. Перемістити зі списку полів табл. у бланк запиту необхідні поля.

4. Потім натиснути кнопку Запуск на панелі інструментів. Результат виконання запиту з’явиться у вигляді табл.

5. Обрати команду Зберегти.

6. У вікні діалогу Зберегти ввести ім’я запиту.

Якщо в завданні є критерії для вибору записів, то потрібно скористатись полем Условие отбора даного поля. Для вибору записів за умовою неточного збігу значень використовується оператор Like, що дає можливість знайти потрібні записи за приблизним написанням умов. Для задання діапазону значень використовується оператори >(більше), >=(не менше), <(менше), <=(не більше) і Between. Між умовами в різних полях одного рядка виконується логічна операція AND(і), а між умовами в різних рядках – OR(або).

- Побудова умов для вибору запитів

Додавання в запит умови відбору дозволяє вибирати з таблиці не всі записи, а лише ті, які задовольняють певним критеріям. Наприклад, вас можуть зацікавити контакти, що доводяться на грудень 1999 року. Давайте модифікуємо запит додаванням відповідної умови відбору.

1.Виділите у вікні бази даних значок запиту Перелік контактів.

2.Клацніть на кнопці Конструктор.

3.У бланку запиту клацніть на осередку Умову відбору (Criteria) першого стовпця правою кнопкою миші і виберіть в контекстному меню команду Побудувати (Build). Відкриється вікно будівника виразів.

4.У лівому списку будівника клацніть на теці Операторів (Operators).

5.У середньому списку виберіть категорію Порівняння (Comparison).

6.У правому списку двічі клацніть на пункті Between, щоб додати цього оператора в нулі формули.

7. Клацанням виділите в полі формули перший местозаполнітель «Вираз» («Ехрг»).

8.У лівому списку будівника виразів подвійним клацанням відкрийте теку Функції.

9. Клацніть на теці Вбудовані функції, що містить стандартні функції Access.

10.У середньому списку будівника виразів клацніть на пункті Дата/час (Data/time).

11. У правому списку двічі клацніть на функції Datevalue, щоб замінити нею местозаполнітель «Вираз».

12.Натисніть двічі клавішу —>, виділивши местозаполнитель «stringexpr».

13.Введіть текст "1.12.99".

Повторюючи кроки 7-13, заміните другий местозаполнитель «Вираз» на вираз Datevalue ("31.12.99").

У вас повинна вийти формула Between Datevalue ("1.12.99") And Datevalue ("31.12.99"). Вона перевіряє умову знаходження дати в інтервалі від 1 до 31 грудня 1999 р., тобто відбирає ті записи, значення поля Дата яких відноситься до грудня 1999 р.

- Використання у запитах обчислювальних полів

Побудова розрахункових полів.

Access дає змогу не тільки вибирати з табл. потрібну інформацію, а також робити обчислення і відображати результат у результуючій табл. Щоб побудувати розрахункове поле необхідно:

1. Перейти на рядку Поле порожнього стовпчика бланка запиту і натиснути кнопку Побудувати на панелі інструментів.

2. На екрані відкривається вікно побудови виразу, в якому ств. вираз шляхом послідовного додавання до нього полів табл. або запитів.

3. Після завершення формування виразу натиснути кнопку ОК, і вираз буде перенесено в рядок Поле бланка запиту.

4. Відредагувати ім’я поля.

5. Виконати запит.

43. Створення запитів з параметрами.

Запит з параметрами слід використовувати в тому випадку, коли відбір записів виконується по полю, для якого можна задати різноманітні умови. Перед виконанням запиту з параметрами Access виводить на екран вікно діалогу, в якому слід показати умову відбору. Для цього в бланку запита в рядку в квадратних скобках вводить назва використаних параметрів. Використання запиту з параметрами дає можливість значно підвищити ефективність виконання запиту, оскільки для вказівки нової умови відбору немає необхідності вносити зміну в бланк запиту. Ств. запиту з параметром:

1. Спочатку потрібно ств. потрібний запит на вибірку або перехресний запит.

2. В рядку Умова відбору для поля вказати ім’я параметра. Ім’я параметра повинно бути поміщено в прямі скобки і буде відображатися в діалоговому вікні для вводу даних.

3. Вибрати команду Запит/Параметри. Access виведе на екран діалогове вікно Параметри запиту.

4. В першому рядку стовпця Параметри в даному діалоговому вікні необхідно вказати ім’я першого параметра.

5. В рядку стовпця Тип даних вибрати зі списку потрібний тип даних.

6. Натиснути кнопку ОК та закрити діалогове вікно.

- Використання в запитах вбудованих функцій.

Підсумкові запити.

Запити, які виконують обчислення в групах записів, називаються підсумковими запитами. Для ств. цього запиту потрібно натиснути кнопку групові операції на панелі інструментів. У бланку запиту з’явиться новий рядок з найменуванням Групова операція, в якій потрібно зазначити тип виконуваного обчислення:

Sum - складання

Avg - середнє значення

Min – мінімальне значення

Max – максимальне значення

Count – кількість записів, що містять значення

ST Dev – стандартне відхилення

Var – дисперсія

First – значення в першому записі

Last – значення в останньому записі

Порядок побудови запиту:

1. Відкрити вікно Конструктора запитів.

2. У діалоговому вікні Додавання табл. вибрати необхідну табл.

3. Натиснути на кнопку Додати і на кнопку Закрити.

4. Перенести в бланк запиту з табл. необхідне поле.

5. Вибрати команду Групові операції.

6. У рядку Групові операції натиснути кнопкою миші зліва від значення Групування і зі списку, що розкрився, вибрати необхідне значення.

7. Виконати запит.

Перехресні запити.

Для ств. перехресного запиту необхідно в бланк запиту додати мінімум три поля:

- Поле, значення якого використовується для назви рядків.

- Поле, значення якого використовується для назви стовпців.

- Поле, над значеннями якого будуть здійснені розрахунки з рахунком заданої структури перехресного запиту.

Перехресний запит можна ств. за допомогою майстром перехресного запиту:

1. Створити новий перехресний запит.

2. В першому вікні майстра вибрати табл., яка має поля для перехресного запиту.

3. В наступному вікні вказати поле, значення якого в перехресному запиті використовується в якості назв рядків.

4. В наступному вікні виділіть поле, значення якого використовується в якості назв стовпців.

5. В наступному вікні майстра вкажіть поле, над значеннями якого повинні виконуватись розрахунки.

6. в останньому вікні якщо треба змінити ім’я запиту.

7. Натиснути кнопку Готово та запустити запит.

Модифікуючі запити.

Запит на створення таблиці - створює нову таблицю на основі усіх або частини даних з однієї або декількох таблиць.

Запит на оновлення записів - вносить спільні зміни в групу записів однієї або декількох таблиць.

Запит на додавання - додає групу записів з однієї або декількох таблиць у кінець однієї або декількох таблиць.

Запит на видалення - видаляє групу записів з однієї або декількох таблиць.

Найпростіше створити спочатку запит на вибірку, далі упевнитися в тім, що його результат не містить помилок, і вже після перетворити в потрібний запит-дію кнопкою «Тип запиту» на панелі інструментів у режимі конструктора.

Для виконання запиту треба натиснути кнопку «Запуск».

Запит на ств. табл. – заснований на запиті вибірки, але результат запиту зберігається в новій табл. Створення запиту на ств. табл.:

1. Ств. необхідний запит на вибірку.

2. Перейти в режим Конструктора запиту, натиснути кнопку Тип запиту і зі списку вибрати варіант запиту Створення табл.

3. У діалоговому вікні Створення табл. ввести назву табл. і зазначити, де буде ств. нову табл., потім натиснути ОК.

4. У заголовку вікна Конструктора запиту буде написано замість запиту на вибірку – запит на ств. табл.

5. Виконати запит.