Темы 6. Обработка списков данных. Вычисление промежуточных итогов. Сводные таблицы

Теоретические сведения

На оглавление

Создание списка

Списком называют таблицу на рабочем листе, строки которой содержат связанные данные. Строки списка называются записями, а столбцы — полями. Первая строка списка содержит названия столбцов, которые являются именами полей базы данных.

Записи списка можно упорядочивать по одному или нескольким полям, что достигается с помощью сортировки. Для этого нужно указать любую ячейку списка, нажать кнопку Сортировка на закладке Данные и заполнить диалог (рис. 6.7-а).

Фильтрация списка

В Excel имеется три способа отображения записей списка, удовлетворяющих заданным условиям: автофильтр, пользовательский автофильтр, расширенный фильтр.

После нажатия кнопки Фильтр на закладке Данные в строке имен полей появляются кнопки раскрывающихся списков (автофильтр), содержащих перечень всех имеющихся значений поля, а также команду Числовые фильтры или Текстовые фильтры в зависимости от типа данных, хранящихся в данном поле. В свою очередь данные команды также содержат ряд команд:

- для отображения необходимого количества наибольших или наименьших значений в списке используется команда Первые 10…;

- используя команду Настраиваемый фильтр, можно открыть диалог Пользовательский автофильтр, в котором допускается задание двух условий по выбранному полю. Условия должны выполняться одновременно (связь по И), либо достаточно выполнения одного из заданных условий (связь по ИЛИ) для отображения записей.

Команда Снять фильтр с снимает все заданные условия фильтрации и отображают все записи списка.

Расширенный фильтр используется для задания сложных условий фильтрации. Чтобы его применить, нужно сначала создать диапазон критериев. Первая строка этого диапазона должна содержать имена полей, по которым будут задаваться условия, в следующих строках вводятся условия. Между критериями в одной строке идет связь по И, между строками критериев — по ИЛИ.

После создания диапазона условий нужно указать любую ячейку списка, нажать кнопку Дополнительно на закладке Данные и заполнить диалог (рис. 6.5). В этом диалоге Исходный диапазон — это диапазон списка. В строке Диапазон условий нужно указать ссылку на созданный диапазон критериев. С помощью опций список можно фильтровать на месте или скопировать результат в другое место, указав при этом диапазон из одной строки и стольких столбцов, сколько полей в списке. Начиная с этой строки будет выведен отфильтрованный список.

В расширенном фильтре для задания условий можно также использовать символы шаблонов (* — заменяет любое количество символов;? — заменяет один символ) и формулы. Используемая в условии формула должна ссылаться на ячейку первой записи списка в поле, для которого задается условие. В диапазоне критериев с использованием формулы ячейку первой строки, в которой должно быть имя поля, нужно оставить пустой.

Подведение итогов в списках

Для проведения вычислений над данными списка, которые удовлетворяют заданным условиям, предназначены функции работы с базой данных. Функция БИЗВЛЕЧЬ извлекает отдельное значение из столбца списка, удовлетворяющее заданным условиям, остальные функции данной категории имеют аналоги в других категориях: БДСУММ à СУММ, ДСРЗНАЧ à СРЗНАЧ, ДМИН à МИН, ДМАКС à МАКС, БДСЧЁТ à СЧЁТ, БДСЧЁТА à СЧЁТЗ, БДПРОИЗВЕД à ПРОИЗВЕД и др. В отличие от аналогов эти функции имеют три аргумента:

1) База данных — весь диапазон списка, содержащий строку с названиями полей.

2) Поле — заголовок в кавычках, порядковый номер поля или адрес ячейки с именем поля, по которому следует вычислить итог.

3) Критерий — адрес диапазона, содержащего условия. Правила создания диапазона условий такие же, как для расширенного фильтра.

Подведение итогов по группам записей начинается с сортировки по тем полям, для которых требуется получить итоговые значения. Затем нужно указать любую ячейку списка и нажать кнопку Промежуточные итоги на закладке Данные. В появившемся диалоге (рис. 6.7-б) в списке При каждом изменении в выбирается поле, по которому проводилась сортировка. Указывается также функция, с помощью которой вычисляются итоги, и поле, к которому она применяется.

Сводная таблица позволяет группировать данные в строках по одним полям, в столбцах по другим полям, а на пересечении строк и столбцов производить вычисления.

Перед созданием сводной таблицы из списка убирают все промежуточные итоги и фильтры. Затем нужно указать любую ячейку списка и нажать кнопку Сводная таблица на закладке Вставка. В открывшемся окне уже будет прописан диапазон данных, по которому должна быть построена сводная таблица, и активизирована опция На новый лист, куда и будет вставлена сводная таблица (рис. 6.1). При необходимости это можно изменить и нажать ОК.

Рис. 6.1. Создание с водной таблицы

После этого на экране появится новый лист с пустым макетом для сводной таблицы, закладки для работы со сводными таблицами Параметры и Конструктор (рис. 6.2) и список полей для построения сводной таблицы (рис. 6.9).

Рис. 6.2. Закладки для работы со сводными таблицами

С помощью кнопок на данных закладках над созданной сводной таблицей можно осуществлять следующие действия:

1. Группировка по полю — используется для группировки данных поля, содержащего даты, по месяцам, кварталам, годам.

2. Обновить — обновляет сводную таблицу, если изменились данные, по которым она была построена.

3. Параметры поля — открывает диалог (рис. 6.3), в котором можно изменить итоговую функцию и дополнительные вычисления для активного поля, например, выразить данные в процентах (долях) от общей суммы.

Рис. 6.3. Изменение параметров поля сводной таблицы

4. Список полей — отображает или скрывает окно списка полей, с помощью которого строится макет сводной таблицы на рабочем листе.

5. Макет отчета — позволяет отображать отчет в сжатой форме, в форме структуры, в табличной форме.

Пример 6.1. Из списка (рис. 6.4) отобрать с помощью расширенного фильтра записи о работах подряда № 25020601, на которые затрачено от 10 до 16 часов.

Выполнение:

1. Создать диапазон условий — А16:С17 (рис. 6.6). Поле «Кол-во часов» добавлено дважды, чтобы задать интервал от 10 до 16, т.е. требуется одновременное выполнение двух условий >=10 и <=16.
2. Нажать кнопку Дополнительно на закладке Данные и заполнить диалог (рис. 6.5):
3. После нажатия ОК в ячейках А19:F23 (рис. 6.6) будут выведены записи, удовлетворяющие заданным условиям.

Рис. 6.4. Список исполнителей и выполненных работ

Рис. 6.5. Заполнение диалога расширенного фильтра

Рис. 6.6. Результаты решения примеров 6.1 и 6.2

Пример 6.2. С помощью функции работы с базой данных вычислить среднее количество часов по работам, шифр которых начинается на «Ш».

Выполнение:

1. Создать диапазон условий — Е16:E17 (рис. 6.6).
2. В ячейку F17 выполнить вставку функции ДСРЗНАЧ.
3. Заполнить аргументы функции:

– База данных à A1:F14;

– Поле à C1;

– Критерий à E16:E17.

1. Результат и текст формулы в строке формул приведены на рис. 6.6.

а)

б)

Рис. 6.7. Сортировка и подведение промежуточных итогов в списке

Пример 6.3. Подвести итоги оплаченной суммы по каждому исполнителю.

Выполнение:

1. Выполнить сортировку по полю «Испол-нитель» (рис. 6.7-а). В результате список будет упорядочен по фамилиям исполнителей.
2. Нажать кнопку Промежуточные итоги на закладке Данные и заполнить диалог (рис. 6.7-б).
3. После нажатия ОК под группой записей для каждой фамилии появится строка с вычисленным итогом, а слева от заголовков строк — уровни структуры. Щелкая по этим кнопкам можно скрывать и раскрывать детальные данные (рис. 6.8).

Рис. 6.8. Результат выполнения примера 6.3

Замечание. При подведении итогов по нескольким полям список должен быть отсортирован по этим полям в том порядке, в каком будут подводиться итоги. Второй и последующие уровни сортировки добавляются с помощью кнопки Добавить уровень в диалоговом окне Сортировка (рис. 6.7-а). Диалог Промежуточные итоги открывается и заполняется столько раз, сколько итогов должно быть создано. При подведении второго итога флажок Заменить текущие итоги должен быть снят.

Пример 6.4. По данным списка (рис. 6.4) построить сводную таблицу, отражающую сумму к оплате по каждому подряду для каждой профессии.

Выполнение:

1. Нажать кнопку Сводная таблица на закладке Вставка. В открывшемся окне (рис. 6.1) нажать ОК. После этого в области задач (справа от рабочего листа) появится список полей сводной таблицы.
2. Перетащить поля как показано на рис. 6.9.
3. Раскрыть кнопку Макет отчета на закладке Конструктор и выбрать строку Показать в табличной форме.
4. В построенной таблице (рис. 6.10) данные получены путем суммирования соответствующих значений, например, 142000 это сумма оплаченных работ по подряду № 18030602, выполненных слесарями (42000 + 50000 + 30000 + 20000).

Рис. 6.9. Построение макета сводной таблицы

Рис. 6.10. Результат выполнения примера 6.4

Практические задания

На оглавление

Лабораторная работа № 6 (4 часа)

Цель работы: научиться использовать электронные таблицы Excel как средство управления базами данных, создавать списки, сортировать и фильтровать данные, группировать и подводить итоги, создавать сводные таблицы.

 

Вариант 1:

1.1. Создать файл на основе шаблона «Excel_lab_6_1.xltx».

1.2. Выполнить примеры 6.1—6.4 на листе Примеры.

1.3. Перейти на лист Исходный список. Провести сортировку списка, предварительно скопируйте лист Исходный список четыре раза, для того чтобы результаты каждой сортировки были проведены на новом листе:

a) по наименованиям;

b) по цене;

c) по категориям и датам, то есть сортировка по датам в пределах каждой категории;

d) по категориям, наименованиям и количеству.

1.4. Скопируйте лист Исходный список. Установить Фильтр на копии листа. Задавая самостоятельно различные условия, просмотреть результаты фильтрации.

1.5. Скопируйте лист Исходный список. Выполнить поиск круп на копии листа, купленных после 01.06.05, используя пользовательский автофильтр.

1.6. Скопируйте лист Исходный список. С помощью расширенного фильтра выполнить поиск с помещением результатов на новое место ниже исходного списка:

a) всех кондитерских изделий, а также колбасных изделий, купленных по цене не превышающей 10000;

b) товаров на букву «К»;

c) овощей, купленных осенью.

1.7. Скопируйте лист Исходный список. Используя функции работы с базой данных, на листе с исходным списком вычислить:

a) на какую сумму было куплено картофеля и моркови;

b) максимальную цену круп и извлечь наименование этой крупы;

c) сколько раз делались покупки осенью;

d) среднюю цену кондитерских изделий.

1.8. На списке с результатами сортировки п. 2-с подвести стоимостные итоги по товарам, относящимся к одинаковым категориям.

1.9. На списке с результатами сортировки п. 2-а подвести итоги с максимальной и минимальной ценой товаров в каждом наименовании.

1.10. На списке с результатами сортировки п. 2-d подвести итоги средней стоимости товаров, относящихся к одинаковым категориям. Не отменяя эти итоги, добавить итоги по количеству товаров каждого наименования. Поработать со структурой данного списка.

1.11. На основе исходного списка создать сводную таблицу на новом листе, отражающую количество товаров по категориям за различные периоды времени.

1.12. Внести изменения (например, изменить количество) в исходный список и обновить сводную таблицу.

1.13. Перестроить таблицу таким образом, чтобы она отображала информацию о стоимости покупок по наименованиям за различные периоды времени.

1.14. Сгруппировать поле «Дата покупки» по месяцам, кварталам.

1.15. Показать максимальную величину общей стоимости по кварталам.

1.16. Вывести данные в области данных в процентах от итогов по всей таблице.

1.17. Создать фильтр отчета по категориям.

 

Вариант 2:

2.1. Создать файл на основе шаблона «Excel_lab_6_2.xltx».

2.2. Выполнить примеры 6.1—6.4 на листе Примеры.

2.3. Перейти на лист Исходный список. Провести сортировку списка, предварительно скопируйте лист Исходный список четыре раза, для того чтобы результаты каждой сортировки были проведены на новом листе:

a) по авторам;

b) по датам;

c) по авторам и цене, то есть сортировка по цене книг каждого автора;

d) по стеллажам, авторам и названиям.

2.4. Скопируйте лист Исходный список. Установить фильтр на копии листа. Задавая самостоятельно различные условия, просмотреть результаты фильтрации.

2.5. Скопируйте лист Исходный список. Выполнить поиск книг Чехова, поступивших до 01.04.05, используя пользовательский автофильтр.

2.6. Скопируйте лист Исходный список. С помощью расширенного фильтра выполнить поиск, с помещением результатов на новое место ниже исходного списка:

a) книг на стеллажах с 1 по 3-й, цена которых не превышает 7000;

b) книг с названиями на букву «Т»;

c) книг Пушкина, поступивших весной.

2.7. Скопируйте лист Исходный список. Используя функции работы с базой данных, на листе с исходным списком вычислить:

a) какова стоимость книг Чехова и Пушкина;

b) минимальную цену книги на 5-м стеллаже и извлечь название этой книги;

c) сколько раз поступали книги весной;

d) среднюю цену книг на 1-м стеллаже.

2.8. На списке с результатами сортировки п. 2-а подвести стоимостные итоги по книгам каждого автора.

2.9. На списке с результатами сортировки п. 2-с подвести итоги с максимальной и минимальной ценой книг каждого автора.

2.10. На списке с результатами сортировки п. 2-d подвести итоги средней стоимости книг на каждом стеллаже. Не отменяя эти итоги, добавить итоги по количеству книг каждого автора. Поработать со структурой данного списка.

2.11. На основе исходного списка создать сводную таблицу на новом листе, отражающую стоимость книг на различных стеллажах за различные периоды времени.

2.12. Внести изменения в исходный список (например, изменить количество) и обновить сводную таблицу.

2.13. Перестроить таблицу таким образом, чтобы она отображала информацию о количестве книг различных авторов за различные периоды времени.

2.14. Сгруппировать поле «Дата поступления» по месяцам, кварталам.

2.15. Посчитать количество книг, поступивших в течение различных кварталов.

2.16. Вывести данные в области данных в процентах от итогов по всей таблице.

2.17. Создать фильтр отчета по стеллажам.

 

Контрольные вопросы к теме

1. Правила создания, основные структурные элементы списка. Как упорядочить данные в списке?

2. Способы и правила фильтрации списка.

3. Вычисления с использованием функций работы с базами данных.

4. Подведение промежуточных итогов нескольких уровней.

5. Как создать сводную таблицу?

6. Как сгруппировать данные в сводной таблице?

7. Какие вычисления можно производить в сводной таблице?

8. Как в существующей сводной таблице отобразить данные, добавленные в исходный список?

9. Как задаются дополнительные вычисления в полях сводной таблицы?

10. Каким образом перестраивается сводная таблица?