Взаємодія відділу логістики з іншими службами підприємства

Назва відділу	Сутність взаємодії
Служба маркетингу	Основні завдання, які виконує служба маркетингу: аналіз навколишнього середовища і ринкові дослідження; аналіз споживачів; планування товару; визначення асортиментної спеціалізації виробництва; планування послуг; оптимізація ринкової поведінки по найвигіднішому збуту послуг. Якщо перші два завдання можуть вирішуватися службою маркетингу без участі служби логістики, то завдання третє і четверте повинні вирішуватися спільно. Припустимо, служба маркетингу обгрунтувала необхідність випуску нового виду продукції. Тоді завданням служби логістики буде забезпечення виробництва сировиною, управління запасами, транспортування, причому всі в розрізі нового виду продукції. Вирішуючи четверте завдання, маркетинг визначає для фізичного розподілу строгі рамки вимог логістичного сервісу. Виконуються ці вимоги системою логістики. Таким чином, логістику можна розглядати як інструмент реалізації стратегії маркетингу.
Фінансова служба	Діяльність з управління матеріальними потоками на підприємстві, як правило, супроводжується великими витратами. Відповідно діяльність служби логістики тісно пов'язана з діяльністю служби фінансів. Наприклад, визначаючи оптимальні обсяги запасів, служба логістики, природно, буде виходити не тільки з економічних розрахунків, а й з реальних фінансових можливостей підприємства. Спільні рішення служб логістики та фінансів приймаються також при закупівлях обладнання для забезпечення логістичних процесів. Спільно здійснюється контроль і управління транспортними, а також складськими витратами.

Продовження табл. 1.5

Виробнича служба (планування виробництва)

Служба логістики на підприємстві тісно взаємодіє з плануванням виробництва. Це обумовлено тим, що виробництво залежить від своєчасної доставки сировини, матеріалів, комплектуючих частин в певній кількості і певної якості. Відповідно, служба логістики підприємства, що забезпечує проходження наскрізного матеріального потоку (отже і організуюча постачання підприємства), повинна брати участь у прийнятті рішень про запуск продукції у виробництво, так як забезпечувати виробництво ресурсами доведеться їй. З іншого боку, логістика взаємодіє з виробництвом в процесі організації збуту готових виробів. Управляючи матеріальними потоками в процесі реалізації і маючи вичерпну інформацію про ринок збуту, служба логістики, природно, повинна брати участь у формуванні графіків випуску готової продукції. Суттєвою функцією служби логістики є доставка сировини і комплектуючих у цехи, безпосередньо до робочих місць і переміщення виготовленої продукції в місця зберігання. Слабкий взаємозв’язок виробництва з логістикою при реалізації цієї функції призводить до збільшення запасів на різних ділянках, створення додаткового навантаження на виробництво. Одним з основних показників, що характеризують постачальника і впливають на організацію всього логістичного процесу, є якість продукції, що поставляється. Визначення оптимального рівня якості, а також контроль за його дотриманням – також спільна задача служби логістики підприємства і служби планування виробництва.

Примітка. Розроблено на основі джерел [5, 15 ].

 

Управлінська діяльність у будь-якій організації заснована на:

- обробці офіційних документів незалежно від способів їх пересилання

(отримання) та видів носіїв;

- виробництві документної інформації та офіційних документів,

призначених як для внутрішнього використання в самій організації, так і для зовнішнього.

Організація документообігу – це створення оптимальних умов для всіх видів робіт з документами, починаючи зі створення або приймання документа та закінчуючи його знищенням або передачею в архів на архівне зберігання. В організації з різними групами документів здійснюються різні види робіт

У всіх підприємствах, організаціях, компаніях існує великий набір різних документів, який постійно поповнюється. До них відносяться установчі документи, документи щодо виробничої діяльності, щодо кадрового складу, матеріально-технічні та бухгалтерські документи та ряд інших. Це можуть бути різні накази, листи, розпорядження, доручення, звіти, різні статистичні дані. Багато документів не перебувають на місці, а використовуються в роботі різними фахівцями організації, тобто здійснюється документообіг.

Типів документів, які використовуються в роботі організацій, досить багато. Усі їх можна розділити на три види: вхідні, вихідні і внутрішні. До вхідних документів відносяться ті, які надійшли від зовнішніх партнерів. Багато хто з вхідних документів породжують відповідні вихідні документи в чітко встановлені терміни. Ці терміни встановлюються нормативними актами підприємства або ж він вказується відповідальним фахівцем на вхідному документі. Багато вихідних документів являють собою відповіді організації на вхідні документи. Деякі вихідні документи готуються на підставі внутрішніх документів. Існують також вихідні документи з певними запитами, вимогами, проханнями, спрямованими в інші організації, компанії.

Система внутрішнього документообігу неможлива без внутрішніх документів. Ці документи не залишають підприємство і використовуються для роботи підприємства, його підрозділів, відділів. Не всі внутрішні документи проходять через загальний відділ або канцелярію, а тільки найбільш важливе листування структурних підрозділів та накази керівництва підприємства.

Правила документообігу визначають порядок роботи та обліку документів:

- прийом і відправлення документів при документообігу проводяться

централізовано. Це означає, що документи, які надходять в організацію, і документи, які відправляються організацією обробляються в підзвітній службі діловодства;

- необхідність виключення безпричинного повернення документів або

повернення в результаті неправильного (або неповного) заповнення відповідальними особами. Документи повертаються в обов'язковому порядку лише для підпису (або після отримання підпису);

- розстановка пріоритетного значення документів – документи першої

важливості, пов'язані з фінансовими зобов’язаннями передаються на підпис директору (керівнику) і (або) головному бухгалтеру підприємства, а документи другої черги підписуються уповноваженими особами (заступниками директора, начальниками відділів, інженерами);

- однократність реєстрації – документ на підприємстві реєструється всього

один раз – якщо це документ, що надходить до керуючого персоналу (начальнику, директору, головному бухгалтеру), то він реєструється відповідальним секретарем організації (головним діловодом). Якщо ж документ призначений тільки для конкретного структурного підрозділу підприємства і не має важливості для підприємства в цілому, то реєстрація його відбувається тільки в цьому структурному підрозділі підприємства;

- за документом повинна бути винесена резолюція із зазначенням терміну

виконання і відповідальної особи – виконавця документа, при цьому необхіднe точне формулювання виконуваних дій по документу.

Документообіг оперує офіційними, (повністю оформленими документами) і, як правило, розглядає рух тільки окремих документів, в той час як на практиці значну частину документообігу організації займає робота з проектами документів та пакетами документів, необхідних для документування тієї чи іншої управлінської дії. Але подібні теоретичні розбіжності не перешкоджають використанню звичного і усталеного терміна при описі конкретних технологічних процесів обробки документів.

За масштабом руху документів поділяють документообіг конкретної посадової особи, структурного підрозділу, організації як юридичної особи, корпорації з низкою філій, галузі управління або держави в цілому. Порядок руху документів в організації вторинний стосовно структури організації та внутрішнього розподілу обов’язків. Система організації документообігу досить часто піддається самостійному регулюванню та нормуванню [10]. Оптимально створена сучасна система внутрішнього документообігу підвищує ефективність логістичної діяльності підприємства.