Загальна характеристика інформаційного забезпечення системи менеджменту підприємства

На ТзОВ “Імперія жирів” існує корпоративна мережа до якої підключені за допомогою Інтернету всі відділи підприємства: адміністрація, відділ логістики, фінансовий відділ, технологічна служба, відділ якості, комерційна служба, виробнича служба, технічна служба, відділ кадрів, служба охорони праці, кімната охорони. У кожному із відділів підприємства передбачено автоматизоване робоче місце для його працівників, а саме: комп’ютери підключені до глобальної мережі Інтернет та корпоративної мережі компанії із відповідним програмним забезпеченням; стаціонарні та мобільні робочі телефони адміністрації підприємства, начальників відділів та головних спеціалістів підприємства; принтери, сканери, ксерокси, факси.

Забезпечення офісною технікою для обробки інформації та її ефективне використання залежать від того на скільки повно та якісно відділи підприємства забезпечені необхідною сучасною офісною технікою. Розглянемо забезпечення кожного відділу компанії необхідною офісною технікою для ефективного виконання своїх функцій:

Адміністрація компанії: генеральний директор (комп’ютер підключений до глобальної мережі Інтернет та корпоративної мережі; cтаціонарний та мобільний телефони; факс; принтер; сканер; ксерокс); заступник генерального директора (комп’ютер підключений до глобальної мережі Інтернет та корпоративної мережі; cтаціонарний та мобільний телефони; факс; принтер; сканер; ксерокс); заступник генерального директора з питань охорони праці (комп’ютер підключений до глобальної мережі Інтернет та корпоративної мережі; cтаціонарний та мобільний телефони; плоттер); економіст (комп’ютер підключений до глобальної мережі Інтернет та корпоративної мережі; cтаціонарний та мобільний телефони; факс; принтер; сканер; ксерокс); маркетолог (комп’ютер підключений до глобальної мережі Інтернет та корпоративної мережі; стаціонарний та мобільний телефони; факс; принтер; сканер; ксерокс); менеджер з маркетингу (комп’ютер підключений до глобальної мережі Інтернет та корпоративної мережі; стаціонарний та мобільний телефони); інженер з комп’ютерних систем (комп’ютер підключений до глобальної мережі Інтернет та корпоративної мережі; cтаціонарний та мобільний телефони; факс; принтер; сканер; ксерокс).

Відділ логістики: начальник служби логістики (комп’ютер підключений

до глобальної мережі Інтернет та корпоративної мережі; cтаціонарний та мобільний телефони; факс; принтер); менеджер з логістики (комп’ютер підключений до глобальної мережі Інтернет та корпоративної мережі; cтаціонарний та мобільний телефони); завідувач складу тари і сировини (комп’ютер підключений до корпоративної мережі; cтаціонарний та мобільний телефони); завідувач складу готової продукції (комп’ютер підключений до

корпоративної мережі; cтаціонарний та мобільний телефони).

Фінансовий відділ: головний бухгалтер (комп’ютер підключений до глобальної мережі Інтернет та корпоративної мережі; cтаціонарний та мобільний телефони; факс; принтер; сканер; ксерокс); заступник головного бухгалтера (комп’ютер підключений до глобальної мережі Інтернет та корпоративної мережі; cтаціонарний та мобільний телефони; факс); бухгалтер (комп’ютер підключений до корпоративної мережі; cтаціонарний та мобільний телефони).

Технологічна служба: головний технолог (комп’ютер підключений до глобальної мережі Інтернет та корпоративної мережі; cтаціонарний та мобільний телефони); заступник головного технолога (комп’ютер підключений до глобальної мережі Інтернет та корпоративної мережі; cтаціонарний та мобільний телефони); технолог (мобільний телефон).

Відділ якості: начальник відділу якості (комп’ютер підключений до

глобальної мережі Інтернет та корпоративної мережі; cтаціонарний та мобільний телефони; факс; принтер; сканер; ксерокс); мікробіолог, хімік-аналітик, лаборант (комп’ютер підключений до глобальної мережі Інтернет та корпоративної мережі; cтаціонарний та мобільний телефони).

Комерційна служба: комерційний директор (комп’ютер підключений до глобальної мережі Інтернет та корпоративної мережі; cтаціонарний та мобільний телефони; факс; принтер; сканер; ксерокс); начальник відділу продажів професійних маргаринів (комп’ютер підключений до глобальної мережі Інтернет та корпоративної мережі; cтаціонарний та мобільний телефони; факс; принтер; сканер; ксерокс); менеджер з продажу професійних маргаринів (комп’ютер підключений до глобальної мережі Інтернет та корпоративної мережі; cтаціонарний та мобільний телефони; ксерокс); старший технолог (комп’ютер підключений до глобальної мережі Інтернет та корпоративної мережі; cтаціонарний та мобільний телефони; ксерокс; принтер);

регіональний менеджер (комп’ютер підключений до глобальної мережі Інтернет та корпоративної мережі; cтаціонарний та мобільний телефони); економіст з фінансової роботи (комп’ютер підключений до глобальної мережі Інтернет та корпоративної мережі; cтаціонарний та мобільний телефони; ксерокс; принтер; факс).

Виробнича служба: начальник маргаринового цеху (комп’ютер підключений до глобальної мережі Інтернет та корпоративної мережі; cтаціонарний та мобільний телефони); майстер (комп’ютер підключений до глобальної мережі Інтернет та корпоративної мережі; cтаціонарний та мобільний телефони; принтер; ксерокс).

Технічна служба: головний енергетик, головний інженер (комп’ютер підключений до глобальної мережі Інтернет та корпоративної мережі; cтаціонарний та мобільний телефони; ксерокс) (див. дод. В).

У компанії використовують операційну систему Windows із відповідним програмним забезпеченням, а саме пакетом програм Microsoft Office версії 2007 року, яка є простою та зручною у користуванні. До складу цього пакету входить програмне забезпечення для роботи з різними типами документів: текстами, електронними таблицями, базами даних та іншою інформацією.

Пакет програм Microsoft Office складається із таких основних програм, які використовуються для різноманітної роботи в офісі з різною інформацією:

Microsoft Office Word – текстовий редактор, дозволяє готувати документи різної складності, формати програми використовуються як стандарт документообігу на більшості підприємств; Microsoft Office Excel – табличний процесор, підтримує всі необхідні функції для створення електронних таблиць будь-якої складності; Microsoft Office Access – програма призначена для створення та управління базами даних; Microsoft Office Outlook – персональний комунікатор. До складу Outlook входять: календар, планувальник завдань, записки, менеджер електронної пошти, адресна книга, підтримується спільна мережева робота; Microsoft Office PowerPoint – застосовується для підготовки презентацій; Microsoft Office InfoPath – додаток збору даних і управління ними – спрощує процес збору відомостей; Microsoft Office Communicator – призначений для організації всестороннього спілкування між людьми. Microsoft Office Communicator 2007 забезпечує можливість спілкування за допомогою простого обміну миттєвими повідомленнями, а також проведення голосової і відеобесіди; Microsoft Office Publisher – додаток для підготовки публікацій; Microsoft Office Visio – застосовується для роботи з бізнес-діаграмами і технічними діаграмами – дозволяє перетворювати концепції і звичайні бізнес-дані в діаграми; Microsoft Office Project – управління проектами; Microsoft Query – перегляд і відбір інформації з баз даних; Microsoft Office OneNote – додаток для запису заміток і управління ними; Microsoft Office Picture Manager – робота з малюнками; Microsoft Office Diagnostics – діагностика і відновлення пошкоджених програм Microsoft Office [].

Крім стандартного пакету програм Microsoft Office в компанії використовуються спеціалізовані програми для управління окремими аспектами діяльності підприємства:

“1С: Бухгалтерія 8” – призначена для автоматизації бухгалтерського і податкового обліку, включаючи підготовку обов'язкової (регламентованої) звітності в організаціях, що здійснюють будь-які види комерційної діяльності: оптову і роздрібну торгівлю, комісійну торгівлю, надання послуг, виробництво та інше. Бухгалтерський і податковий облік ведеться відповідно до чинного законодавства України. Програма використовується фінансовим відділом підприємства та забезпечує рішення всіх завдань бухгалтерської служби підприємства, якщо бухгалтерська служба повністю відповідає за облік на підприємстві, включаючи, наприклад, виписку первинних документів, облік продажів і т. д.

“1С: Комплексна автоматизація 8” – використовується для комплексної автоматизації управління та обліку для широкого кола комерційних підприємств. У єдиній інформаційній базі ведеться управлінський, бухгалтерський та податковий облік – це істотно знижує трудомісткість ведення обліку за рахунок використання спільних масивів інформації. Управлінський облік по підприємству може вестися в будь-якій обраній валюті, бухгалтерський і податковий облік ведеться в національній валюті. Регламентована звітність для кожної організації формується роздільно.

Програма дозволяє організувати на підприємстві єдину інформаційну систему, що охоплює основні завдання управління і обліку: управління продажами, запасами і закупівлями; управління відносинами з клієнтами (CRM); ціноутворення; оперативне ресурсне планування; управління грошовими коштами та взаєморозрахунками; спрощений виробничий облік; управління основними засобами та обладнанням; бухгалтерський та податковий облік, регламентована звітність; розрахунок зарплати і управління персоналом; моніторинг та аналіз ефективності для керівників. Програму використовують такі відділи підприємства: фінансовий відділ, відділ кадрів, відділ логістики, комерційна служба, виробнича служба.

“1С: Зарплата і управління персоналом 8” – програма призначена для підтримки всіх основних процесів управління персоналом, а також процесів кадрового обліку, розрахунку зарплати, обчислення податків, формування звітів і довідок до державних органів та соціальних фондів, планування витрат на оплату праці. Програма використовується адміністрацією підприємства та відділом кадрів. У програмі враховано вимоги законодавства, реальну практику роботи підприємств і перспективні світові тенденції розвитку підходів до управління персоналом.

Рішення “1С: Зарплата і управління персоналом 8” відповідають вимогам закону України “Про захист персональних даних”. У програмі реалізована можливість реєстрації подій, пов'язаних з роботою з персональними даними. Зручні та гнучкі механізми настроювання звітів дозволяють отримувати повну достовірну інформацію в різних аналітичних розділах для різних категорій користувачів: керівництва та відділу кадрів.

“1С: Підприємець 8” – програма призначена для ведення обліку та складання звітності індивідуальними підприємцями. Програма дозволяє вести книгу обліку доходів, витрат і господарських операцій індивідуальних підприємців, які є платниками податку на доходи фізичних осіб. Програма використовується Генеральним директором компанії.

“1С: Управління торгівлею 8” – програма дозволяє в комплексі автоматизувати завдання оперативного і управлінського обліку, аналізу і планування торгових операцій забезпечуючи ефективне управління торговельним підприємством. Програму використовують відділ логістики та комерційна служба підприємства. Програма автоматизує наступні напрямки господарської діяльності: управління відносинами з клієнтами; управління правилами продажів; управління процесами продажу (управління запасами, управління закупівлями, управління складом, управління доставкою товарів, управління фінансами, контроль та аналіз цільових показників діяльності підприємства, управління торговими представниками) [].

Для управління інформаційною системою забезпечення у компанії існує спеціально передбачена для цього посада – інженер з комп’ютерних систем. Основна мета посади – забезпечення працездатності комп’ютерної техніки підприємства, забезпечення захисту інформації, доцільності закупівель оргтехніки, для підприємства, контроль за ефективним використанням комп’ютерної техніки на підприємстві.

Інженер з комп’ютерних систем зобов’язаний:

- забезпечувати працездатний стан комп’ютерної техніки, локальної

обчислювальної мережі, операційних систем, системного і прикладного програмного забезпечення;

- обслуговувати комп’ютерну техніку, проводити діагностику і

профілактику з метою виявлення і усунення можливих причин виходу техніки із ладу;

- проводити установку операційних систем, системного і прикладного

програмного забезпечення, яке використовується у виробничому процесі.

- видаляти все програмне забезпечення, яке не бере участі у

виробничому процесі, призводить до перекручування або знищення службової інформації;

- здійснювати адміністрування серверів на підприємстві, актуалізацію

інформації на серверах підприємства і здійснює контроль за доступом працівників підприємства до даних, що зберігаються на серверах підприємства, у відповідності з їх повноваженнями;

- визначати причини відмов в роботі технічних засобів, готувати

пропозиції по їх усуненню і попередженню;

- забезпечувати високу якість та надійність обладнання, що

використовується, підвищувати ефективність роботи комп’ютерної техніки і оргтехніки на підприємстві;

- брати участь у формуванні бюджету на оргтехніку підприємства,

оформлювати заявки на закупівлю необхідної оргтехніки, визначати необхідність закупівлі оргтехніки;

- надавати консультаційну допомогу директорові підприємства при

замовленні оргтехніки, враховуючи навантаження на комп’ютерну техніку і доцільність;

- забезпечувати своєчасне інформування директора підприємства про

зміни чи видалення даних і доступу до інформації на підприємстві;

- вести моніторинг руху комп’ютерної техніки на підприємстві;

- давати співробітникам необхідні вказівки, проводити консультаційну

та роз’яснювальну роботу з питань пов’язаних з роботою оргтехніки і програмного забезпечення;

- підвищувати рівень кваліфікації роботи на ПК працівників

підприємства;

- забезпечувати захист інформації і інформаційну безпеку на

підприємстві відповідно до встановлених інструкцій і розпоряджень, повідомляти директора підприємства про факти порушення політики інформаційної безпеки;

- бути ввічливим, вміти коректно знаходити вихід із конфліктних

ситуацій;

- постійно мати охайний вигляд, дотримуватися ділової форми одягу,

правил ділового етикету, розпорядку трудового дня;

- тримати робоче місце і довірену техніку в чистоті і працездатному

стані;

- постійно працювати над підвищенням свого освітнього та

професійного рівня, бути дисциплінованим, чітко виконувати доручення, проявляти ініціативу та мобілізувати себе на виконання поставлених задач;

- виконувати всі інші вказівки керівництва підприємства, що стосуються

його роботи.

Інженер з комп’ютерних систем повинен знати:

- законодавчі, нормативні, методичні інші керівні документи з кадрово-

правової діяльності підприємства;

- накази, постанови, розпорядження директора підприємства, що

стосуються його діяльності;

- вимоги внутрішніх документів підприємства, що стосуються його

діяльності;

- методи і технічні засоби, що використовуються для забезпечення

працездатності комп’ютерної та оргтехніки;

- методи роботи і правила експлуатації, ремонту, настройки, діагностики

і обслуговування комп’ютерної та оргтехніки;

- структуру підприємства та взаємозв’язок між підрозділами;

- порядок постановки задач, їх алгоритмізації;

- відомості, що становлять комерційну таємницю підприємства, які

стосуються його діяльності;

- передовий вітчизняний і закордонний досвід по організації й

удосконалюванню своєї роботи;

- методи передачі, обробки і збереження інформації з використанням

сучасних технічних засобів комунікації і зв’язку, комп’ютера;

- методи ведення ділових бесід і переговорів;

- етику ділового спілкування;

- правила оформлення документації;

- чинне законодавство України в сфері інформації;

- правила внутрішнього трудового розпорядку;

- правила і норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії,

протипожежного захисту при роботі з оргтехнікою і у службових приміщеннях підприємства.

Критерії ефективності:

- простій оргтехніки через апаратний збій, чи збій системи не більше

10% робочого часу в місяць;

- не менше 90% виконання щомісячного плану робіт, затвердженого

директором підприємства;

- відсутність претензій до роботи з боку директора підприємства;

- кількість введених в дію пропозицій по підвищенню ефективності

використання комп’ютерної техніки і програмного забезпечення на підприємстві.

Службові взаємозв’язки – для виконання функцій та реалізації прав інженер з комп’ютерних систем взаємодіє зі всіма підрозділами підприємства [].

Отже, ТзОВ “Імперія жирів” забезпечене відповідним програмним забезпеченням; комп’ютерами, принтерами, телефонами та іншими технічними засобами для здійснення своєї господарської діяльності. На підприємстві створена корпоративна мережа за допомогою якої відбувається обмін інформацією між відділами в основному за допомогою стаціонарних телефонів та електронної пошти. Управління інформаційною системою забезпечення компанії здійснює інженер з комп’ютерних систем. Програмне забезпечення та офісна техніка на підприємстві потребує постійного оновлення у зв’язку із виходом нових вдосконалених версій програм та застарілими технічними засобами.