Управлінський процес. Управлінський цикл. Управлінські процедури.

Управлінська діяльність передбачає виконання певних функцій. Кожна функція спрямована на вирішення специфічних і складних проблем, які постають перед організацією у її діяльності. На сьогодні в теорії управління наявні досить великі розбіжності у визначенні функцій, їх диференціації та класифікації. Найчастіше в основу класифікації кладеться ступінь прояву тієї чи іншої функції в управлінській діяльності. За цією ознакою вирізняють загальні й часткові (окремі) функції. До загальних належать функції прогнозування, планування, організації, мотивації, контролю і координування (регулювання). Загальні функції визначають тільки вид управлінської діяльності незалежно від місця його виникнення. Вони властиві управлінню будь-якою організацією і будь-яким процесом в організації й у своїй сукупності складають управлінський цикл:

• прийняття управлінського рішення; • реалізація прийнятого рішення; • контроль за реалізацією рішення.

Окремими функціями менеджменту визначаються види діяльності, що зумовлені горизонтальним розподілом управлінської праці в організаціях і відображають їхні специфічні особливості. До таких функцій належать управління інноваціями, виробництвом, фінансами, маркетинговою діяльністю, персоналом та ін.

Поділ функцій на загальні і конкретні є умовним, оскільки в дійсності вони не відокремлені, а тісно переплітаються, взаємно проникаючи й доповнюючи одна одну. При цьому загальні функції наявні в кожній конкретній функції.

Зокрема, завдання пристосування виробництва до вимог і попиту ринку потребує виконання функції маркетингу, в межах якої вирішується завдання визначення основних напрямів і пропорцій розвитку виробництва (функція планування); завдання налагоджування організаційних стосунків між різними підрозділами для реалізації управлінських рішень і досягнення запланованих результатів (функція організації); завдання визначення ходу реалізації управлінських рішень (функції контролю і регулювання). Зміст кожної загальної функції визначається специфікою завдань, які вирішуються в рамках відповідної конкретної функції.

У процесі виконання функцій менеджерам доводиться приймати велику кількість рішень, здійснюючи планування, організовуючи роботу, мотивуючи працівників, яким доручається виконання роботи, контролюючи та координуючи їхні дії. Так, плануючи майбутню діяльність, менеджери визначають її цілі, способи їх реалізації та ресурси, необхідні для їх досягнення. У процесі організації діяльності приймаються рішення щодо організаційної структури, організації виробничого процесу, розподілу робіт серед виконавців та забезпечення їх виконання необхідними засобами тощо. Контроль передбачає прийняття рішень щодо вибору системи контролю (масштабів, періодичності, форм контролю), аналізу отриманої інформації та здійснення коригувальних дій. Отже, в основу процесу управління покладено прийняття управлінських рішень. Початковий імпульс для прийняття рішення дає інформація про стан параметрів об'єкту управління. Інформація надходить завдяки налагодженим комунікаційним процесам. Процес прийняття управлінських рішень відбувається циклічно. Він починається з виявлення невідповідності параметрів плановим завданням і закінчується прийняттям і реалізацією рішень, завдяки яким можна ці відхилення ліквідувати.

Управлінський процес — це комплекс взаємопов'язаних операцій, що виконуються в певній послідовності і спрямовані на розв'язання конкретних проблем та досягнення поставлених цілей.

Центр цієї діяльності налічує три елементи процесу управління: проблема, її вирішення та люди, що беруть участь у процесі на всіх його етапах. Розглянемо їх детальніше.

Проблема — це розрив між бажаним станом (насамперед цілями) об'єкта управління і Його фактичним станом. Вирішення проблеми — засіб подолання такого розриву, вибір одного з багатьох напрямів дій, що дають змогу перейти від фактичного стану до бажаного.

Найважливіше питання управлінської практики полягає в тому, як організація може виявляти свої проблеми і як вона їх може вирішувати. Кожне господарське рішення має спрямовуватися на певну проблему, а правильне її рішення — це таке, що дає максимум вигід для організації.

Отже, проблеми виникають, коли в організації складається ситуація, яка відрізняється від запланованої. Ситуація описується сукупністю чинників і умов як внутрішнього, так і зовнішнього характеру.

До внутрішніх чинників, які залежать від самої організації, належать її цілі та стратегія, технологія та ресурси, структура виробництва та управління тощо. Вони формують організацію як систему, тому зміна одного з них зумовить необхідність вживання заходів, які б зберегли організацію як цілісну систему. Внутрішніми чинниками, що можуть викликати проблеми, є і відхилення в запланованих темпах та обсягах робіт, які виникають через неправильні дії персоналу, відсутність у працівників виконавської дисципліни або нечітке розмежування між ними повноважень. Ці проблеми зумовлені недоліками самої системи управління і їх необхідно своєчасно виявляти, усувати й унеможливлювати їх появу в майбутньому.

Дуже часто нові проблеми криються у зміні чинного законодавства, податкової системи тощо. Виявлення проблем тепер забезпечує можливість прогнозувати проблеми в майбутньому, а отже, попереджати несподівану їх появу і збільшувати час для підготовки відповідних рішень. Рішення — це творчий процес вибору однієї або кількох альтернатив із множинності можливих варіантів (планів) дій, спрямованих на досягнення поставлених цілей. Рішення визначають такі чинники: • хто і що має здійснити; • в які строки; • з якими затратами праці і коштів; • в якому порядку; з яким розподілом обов'язків, прав і відповідальності; • за якої організації контролю; • яких результатів слід очікувати.

Управлінський цикл є своєрідним системним утворенням, що складається із певних і в кожному циклі повторюваних частин – елементів. Оскільки кожний управлінський цикл має той чи інший протяг у часі, його елементи предстають як етапи, стадії, процедури, операції процесу управління. Один елемент переливається в інший, попередній служить основою для реалізації та здійснення наступного.Своєрідний вияв циклічного характеру діяльності по управлінню полягає також у тому, що процес управління – це, по суті, процес круговороту циркулюючої інформації. Таким чином, управлінський цикл можна визначити як повторювану сукупність послідовно здійснюваних операцій, що складають технологію процесу управління. Управлінські цикли, що послідовно змінюють один одного, складають форму, в якій реалізується зміст діяльності по управлінню соціальними системами, в тому числі органами внутрішніх справ.

Із яких частин (етапів, стадій, процедур) складається управлінський цикл, або, інакше кажучи, які робочі операції складають технологію управлінського циклу?

Управлінські процедури – це вчинення ланками адміністративного устрою відповідних правомірних дій при наявності ясної цільової спрямованості, зорієнтованості на конкретний об’єкт управління, тривалості у часі, послідовності вчинення процедурних дій та їх документальній фіксації.

Як і будь-яке об’єктивне правове явище, процедури мають нормативний і фактичний прояв. З одного боку, вони є сукупністю загальноприйнятих і специфічних дій, які визначають послідовність учинення різних актів, дій і взаємодій між учасниками державно-управлінських відносин чи оформлення будь-яких справ І спрямованих на досягнення певного завершального результату. З іншого боку, процедури повинні бути орієнтиром для дій. Така «подвійність» простежується у працях майже всіх процесуалістів. Вона зумовлена тим, що без певних рис і змісту нормативної моделі процесуально-процедурна практика не може утворитися. Це стосується і процесуальної форми, і процесу, і діяльності та інших понять, що мають відношення до динамічної сторони існування права. В цьому сенсі здаються помилковими погляди про суто фактичну чи суто нормативну природу процедур (Б.М.Лазарев, Ю.Н.Хаманєва).

Значна частина як внутрішніх, так і зовнішніх організаційних відносин, не введених до складу адміністративного процесу, має форму процедурних відносин, що не врегульовані матеріальними процедурними нормами. Організаційна процедура складається під впливом різних обставин: звичок, традицій, прийомів використання повноважень, суб’єктивного розсуду посадових осіб, їх юридичної грамотності. Конкретні умови, напрямки діяльності органу управління, досвід посадової особи та інші фактори впливають на спосіб реалізації не тільки організаційно-масової чи матеріально-технічної роботи, а й правових внутрішніх форм управління.

Такі непроцесуальні процедури можуть опосередковано визначатись вимогами держстандартів до оформлення розпорядчих адміністративних документів. Стандарти висувають вимоги до оформлення, порядку адресування, затвердження, узгодження документів, їх підписання. Це не означає, що процедури не потребують правового унормування’. Хоча відсутність нормативних моделей не перешкоджає існуванню “партнерства від випадку до випадку” та відносин, заснованих на “особистих зв’язках” “, все ж держава взяла курс на зменшення частки ненормативних процедур. Матеріальні норми самі по собі не здатні забезпечити доцільність, корисність, обґрунтованість адміністративних актів; але це під силу матеріальним процедурним.