Управление как процесс коммуникации.

В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и даже целые организации. В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятий, чувств и отношений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме (письменно, жесты, поза, тон голоса, время передачи, недосказанность и т.п.) с целью получения в ответ желаемой реакции.

Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников управленческого взаимодействия. Так, каждый из участников должен обладать всеми или некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, атакже наличия определенной степени взаимного понимания.

Термин «коммуникация» происходит от латинского «communiv» означающего «общее»: передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.

Комплекс важнейших коммуникаций, определяющих успех организации представлен на рис. 16.1.

 

Рис.16.1. Комплекс важнейших коммуникаций, определяющих успех организации

 

Базовые элементы процесса коммуникации:

üотправитель — лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;

üсообщение — подлежащая передаче информация, которая может быть закодирована;

üканал — средство передачи информации;

üполучатель — лицо, для которого предназначена ин формация, и которое ее интерпретирует.

Этапы процесса коммуникации:

1)зарождение идеи;

2)кодирование и выбор канала передачи;

3)передача информации;

4)декодирование информации.

Простейшая модель процесса коммуникации представлена на рис. 16.2.

 

Рис. 16.2. Простейшая модель процесса коммуникации

 

Процесс коммуникации можно охарактеризовать так же обратной связью и помехами («шумами») (рис. 16.3.)

 

 

Рис. 16.3. Модель процесса коммуникации с обратной связью и шумами

 

Примерами наличия шума может быть следующее:

§ звуковые ошибки в произношении;

§ наличие более сильного параллельного сигнала;

§ языковые ошибки;

§ искажения в линиях связи;

§ добавления к посланию на различных уровнях и т.д.

Самым важным элементом коммуникационного процесса является обратная связь, появляющаяся в результате обмена участниками процесса ролями. Получатель становится отправителем, и наоборот отправитель — получателем. Таким образом, весь цикл повторяется вновь, но уже в другом направлении. Обратная связь — это ответ получателя на послание. Она дает возможность отправителю узнать, дошло ли послание до адресата и в каком значении.

Коммуникационная сеть — это соединение определенным обра­зом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помо­щью информационных потоков (рис. 16.4). В данном случае рассмат­риваются не индивиды как таковые, а коммуникационные отношения между индивидами. Коммуникационная сеть включает потоки посланий или сигналов между двумя или более индивидами. Коммуникационная сеть концентрируется на выработанных в организации образцах этих потоков, а не на том, удалось ли передать значение или смысл послания. Однако коммуникационная сеть может влиять на сокращение или увеличение разрыва между посланным и полученным значением.

 

Рис. 16.4.. Межличностная коммуникационная сеть руководителя группы в организации

 

Создаваемая руководителем сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Вертикальные связи строятся пи линии руководства от начальника к подчиненным. Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровням индивидами или частями организации: между заместителями, между начальниками отделов, между подчиненными. Диагональные связи — это связи другими начальниками и с другими подчиненными. Сеть этих связей создает реальную структуру организации. Задача формальной организационной структуры заключается в том, чтобы придать коммуникационным потокам правильное направление. Размеры подразделений в организации ограничивают возможности развития коммуникационной сети. Если размер группы увеличивается в арифметической прогрессии, то количество возможных коммуникационных отношений возрастает по экспоненте. В зависимости от того, как построены коммуникационные сети, деятельность группы может отличаться большей или мень­шей эффективностью.

Основные преграды, присущие межличностным коммуни­кациям, представлены на рис. 16.5.

Преграды, обусловленные восприятием, связаны с тем, что люди реагируют не на то, что в действительности происходит в их окружении, а на то, что воспринимается как проис­ходящее. Учет факторов, влияющих на восприятие в процессе обмена информацией, позволяет обеспечить эффективность коммуникаций, устранив преграды, обусловленные восприятием.

Одна из характерных преград такого рода возникает по причине конфликта между сферами компетенции, основами суж­дений отправителя и получателя.

Семантические вариации, связанные со способами ис­пользования слов и значений, передаваемых словами, часто становятся причиной неверного понимания, поскольку во мно­гих случаях точное значение, приписываемое символу отпра­вителем, не очевидно. Таким образом, для эффективного обме­на информацией необходимо добиться согласованного понима­ния значений используемых слов.

В невербальных (несловесных) коммуникациях исполь­зуют любые символы кроме слов. Часто невербальная инфор­мация передается совместно со словесной. Выражение лица, жестикуляция, позы, интонации могут либо усиливать, либо изменять смысл слов (создавать «шум»). Таким образом, необ­ходимо добиваться, чтобы используемые для передачи невер­бальные символы соответствовали сообщаемой идее.

Рис. 16.5. Основные преграды, присущие межличностным коммуникациям

Некачественная обратная связь. Наличие обратной связи как таковой дает возможность установить, действительно ли ваше сообщение, принятое получателем, истолковано в том смысле, который вы изначально ему придали.

Неумение слушать. Как показывают статистические ис­следования, в среднем человек слушает лишь с эффективностью 25%. Вместе с тем согласно результатам исследований, эффективное слушание является важнейшим качеством успеш­но работающего менеджера.

Основными направлениями совершенствования умения слушать являются следующие:

ü перестаньте говорить;

ü помогите говорящему раскрепоститься;

ü покажите говорящему, что вы готовы слушать;

ü устраните раздражающие моменты;

ü сопереживайте говорящему;

ü будьте терпеливы;

ü сдерживайте свой характер;

ü не допускайте споров или критики;

ü задавайте вопросы;

ü перестаньте говорить.

Менеджер помимо межличностных коммуникаций должен иметь представление о преградах на пути обмена информацией в организации и методах совершенствования организационных коммуникаций.

Основными преградами в организационных коммуникациях являются:

ü искажение сообщений (при их движении вверх и вниз);

ü информационные перегрузки;

ü неудовлетворительная структура организации. Рекомендуемыми способами совершенствования коммуни­каций в организации являются:

ü регулирование информационных потоков;

ü практика встреч руководителей и подчиненных для об­суждения перспективных вопросов;

ü создание систем обратной связи (как части контрольно-управленческой информационной системы в организации);

ü создание системы сбора предложений от подчиненных;

ü издание информационных бюллетеней, публикаций, видеозаписей, сетевых сайтов с информацией для всех работни­ков организации.

Коммуникационный стиль — это способ, с помощью которого индивид предпочитает строить коммуникационное взаимодействие с другими. Существует много различных стилей, используемых людьми в межличностной коммуникации, так же как и много подходов к определению этих стилей. Знание стилей помогает определить, как себя вести и чего можно ожидать от поведения, связанного с определенным стилем.

Зa основу измерения, межличностной коммуникации можно взять такие две переменные, как открытость в коммуникации и адекватность обратной связи. Первое измерение включает степень открытия или раскрытия себя в коммуникации для других в целях изучения ответной реакции от них, особенно их реакции, показывающей то, как они воспринимают нас и наши действия. Второе измерение показывает степень, с которой люди делятся с другими своими мыслями и чувствами о них. Построив на этой основе матри­цу, где по вертикали будет отложено первое измерение, а по горизон­тали - второе, можно выделить пять стилей межличностной комму­никации (рис. 16.6.).

 

Открытость в коммуникации

 

Рис. 16.6. Коммуникационные стили

 

Коммуникационный стиль индивидов в первом квадранте может быть определен как открытие себя. Этот стиль характеризуется высокой степенью открытости себя другим, но низким уровнем o6paтной связи со стороны индивида, использующего этот стиль. Открытие себя в этом случае измеряется в диапазоне от среднего до максимального. Индивид идет на это, концентрируя тем самым внимание на себе, чтобы вызвать реакцию других на свое поведение. К сожалению, данный стиль страдает тем, что реакция других нередко остается без адекватного ответа или обратной связи со стороны вызывающего индивида. Принимая реакцию других на свое поведение близко к сердцу, использующий данный стиль индивид может проявлять не обузданные эмоции, мало способствующие установлению эффективных отношений между коммуницирующими сторонами.

Коммуникационный стиль индивида во втором квадранте определяется как реализация себя и характеризуется как максимальной открытостью, так и максимальной обратной связью. В идеальных условиях этот стиль является желательным, но ситуационные факторы (политика организации, разница в статусе и т.п.) могут побудить индивида, владеющего этим стилем, отказаться от него.

Коммуникационный стиль в третьем квадранте характеризуется з амыканием в себе, т.е. одновременно низким уровнем открытости и низким уровнем обратной связи. Индивид в этом случае как бы изолирует себя, не давая другим познать его. Этот стиль часто используют «интроверты» — люди с тенденцией больше обращать свой разум вовнутрь себя. Крайность в проявлении этого стиля связана со скрытием своих идей, мнений, расположений и чувств к другим.

Коммуникационный стиль в четвертом квадранте связан с защитой себя и, как видно из матрицы, характеризуется низким уровнем открытости, но высоким уровнем обратной связи. Он широко используется для того, чтобы лучше узнать других или более правильно ценить их. Обычно индивиды, использующие данный стиль, мало открыты для других, но любят обсуждать других. Они любят слушать о себе, но не любят обсуждать свои качества, особенно плохие, с другими.

В середине матрицы располагаются индивиды, «продающие» себя, если другие делают то же самое. Такой стиль называется «торгов ля за себя» и характеризуется умеренными открытостью и обратной связью, обмениваемыми в процессе межличностной коммуникации.

Было бы неверно думать, что какой-то один из названных коммуникационных стилей является наиболее желательным. Однако практика эффективной коммуникации свидетельствует, что стиль, при котором индивид реализует себя, более желателен и используется в большем количестве ситуаций. Владение таким стилем является настоящим достоинством. В отношении использования других стилей трудно понять проблемы эффективной обратной связи, умение раскрыть себя и умение слушать других.