Звітність у системі контролю

 

Звітність у системі контролю може складатися за різними формами від безпосередньо особистих контактів і телефонних переговорів, оперативної звітності та представлень вартісних показників у вигляді таблиць, графіків у вигляді гістограм до складання графіків руху витрат, представлень у системі контролю виконання контрактів на поставки, статистичного контролю якості тощо. Але незалежно від форми представлення звітних даних, звіт повинен включати п’ять основних пунктів:

1. Кошторисну вартість;

2. Фактичні результати, що характеризують процес виконання робіт проекту;

3. Прогнозні результати, що характеризують очікуваний стан проекту на майбутнє;

4. Відхилення, які показують наскільки прогнозні і фактичні результати відрізняються від запланованих чи розрахункових;

5. Причини, що пояснюють існуючі відхилення від запланованих [14].

Форми звітності можна готувати заздалегідь, використання готових форм дає можливість оперативно готувати інформацію про хід виконання реалізації проекту. Крім того, форми мають бути компактними, розбірливими, доступними. Члени команди повинні витрачати якомога менше часу на заповнення звітів. Компактність форми представлення інформації скорочує обсяг даних, що реєструються, дозволяє включати важливу інформацію в бланки систематичних звітів, які направляються на технічні перевірки, та які набувають характеру ключових документів. Як правило, така форма звітів обробляється в автоматизованих системах, але можливе її використання і при ручному оформленні звітної документації.

Для керівників проектів при передачі інформації велике значення має її селективність і складання проміжних звітів, тобто отримання найбільш необхідної і оперативної інформації. Звіти, що відображають особливі випадки, призначені для ідентифікації і виділення найбільш важливої і критичної інформації, характерної для даної ситуації і передачі її зацікавленій особі в мінімальний проміжок часу, для прийняття відповідних рішень і наступних дій. Інформація про стан робіт подається у вигляді контрольного звіту про хід виконання робіт.

З метою забезпечення ефективності управління і можливості попереджувати певні збої і зриви до того, як вони виникнуть, звіти, що складаються повинні включати прогнозування і визначення існуючих тенденцій (трендів). Це можливо здійснювати за допомогою сіткових моделей, ресурсних гістограм, діаграм тощо.

Звичайно, що при підготовці звітності важливу роль відіграє аналіз інформації, що надходить. Наприклад, інформацію з бухгалтерських рахунків використовують з метою підготовки внутрішньої звітності для щоденного планування, моніторингу, контролю і стратегічного планування, а також зовнішньої звітності для власників та інших зовнішніх організацій. Звіти за даними бухгалтерського обліку є основним засобом контролю вартості проекту. Для різних користувачів, які беруть участь в реалізації проекту, їх готують за різним ступенем деталізації та за різними статтями. Зовнішні звіти мають спеціальну форму і передбачають специфічну процедуру обчислення, їх підготовка пов’язана з прийнятою системою бухгалтерського обліку.

З метою ефективного управління та контролю за ходом реалізації проекту звіти повинні мати певну періодичність. Звичайно, вона залежить від тривалості проекту, ризику, рівня звітування. Крім того звіти потрібно обговорювати на зборах, зібраннях, нарадах, у неформальній обстановці, але це обговорення повинне вирішувати проблеми, що виникають, давати поштовх для прийняття відповідних рішень щодо розробки можливих шляхів і дій для усунення відхилень, які негативно можуть вплинути на хід виконання проекту та результати проекту в цілому.

 

Вимірювання і аналіз показників виконання проекту

 

Раніше найпоширенішим методом аналізу виконання проекту був метод порівняння з плановими показниками та визначення відхилень. Суть його в тому, що відхилення знаходилось як різниця між фактичним значенням показника та плановим. Але цей метод по своїй природі не достатньо гнучкий, не спрямований у майбутнє, є суб’єктивним та ненадійним, оскільки не завжди дає реальні оцінки. На сьогодні одним із широко застосовуваних методів є метод скоригованого бюджету. Він базується на обчисленні планового, скоригованого і фактичного бюджетів виконання проекту. Скоригований бюджет – це планові витрати, що їх обчислено на фактично виконаний на певну дату обсяг робіт.

,

де

скоригований бюджет на певну дату;

плановий бюджет на весь проект або роботу;

фактичний обсяг виконаних робіт на певну дату, % (дані із звіту).

Хід виконання проекту стосовно бюджету оцінюють за допомогою коефіцієнта по витратах. Коефіцієнт по витратах (Кв) можна представити у вигляді формули:

де - фактичний бюджет на певну дату.

Визначивши даний показник, можна розрахувати прогнозну вартість усього проекту за формулою:

де Бз ‑ загальний бюджет усього проекту.

Визначити можна і своєчасність виконання проекту:

де Ксв ‑ коефіцієнт своєчасності виконання проекту,

Бпл.д. ‑ плановий бюджет на певну дату,

Опл.д. ‑ запланований обсяг робіт на певну дату, %.

Тоді прогнозний термін виконання проекту (Тв.пр.) визначаємо як відношення терміну виконання проекту (Тв.пл.) до коефіцієнта своєчасності виконання проекту (Ксв).

Розглянемо на прикладі використання показників при використанні методу скоригованого бюджету.

За планом за перших 10 днів проектна команда мала виконати 80% обсягів певної роботи, яка коштує 800 грн. Але, після закінчення звітного періоду проект-менеджер отримав таку інформацію:

Фактичний обсяг виконаних робіт на певну дату (Оф) ‑ 680 грн. (або 70% всієї роботи);

Плановий бюджет на весь період проекту (Бпл.) – 640 грн.;

Скоригований бюджет на певну дату (Бск.) – 560 грн.;

Загальний бюджет усього проекту (Бз) – 2400 грн.;

Прогнозний термін виконання проекту (Тв.пр.) – 4 тижні;

Необхідно оцінити хід виконання проекту.

1. Визначимо коефіцієнт по витратах:

Тобто з кожної витраченої гривні за планом члени команди мали витратше 0,824 грн.

2. Відповідно при збереженні даних перевитрат вартість всього проекту складатиме:

Таким чином, перевищення витрат на проект становитиме 513 грн.

3. Наступним кроком визначимо своєчасність виконання проекту:

тижні.

Крім аналітичного, ці дані можна використати для графічного аналізу проекту за допомогою S-подібних кривих.

Як бачимо, для отримання узагальненого показника реалізації проекту розроблена система показників, порівнюваних за часом і за вартістю. Ці показники, відповідні звіти і графіки для керівництва будь-якого рівня можуть бути розраховані і побудовані за допомогою ЕОМ.

Загальний показник реалізації (ПР) робіт проекту можна визначити за формулою:

де Тпi — запланована тривалість кожного пакета робіт, днів;

сі — процент виконання кожної роботи;

Тз – загальна тривалість пакета робіт, днів;

к – число (кількість) робіт в пакеті.

Крім того, при аналізі виконання проекту проводять аналіз та оцінку наслідків змін. При цьому у процесі оцінки певної зміни аналізують як вона вплинула на вартість, заплановані показники робіт та графіки виконання проекту, а також в цілому на результат проекту.

 

Висновки

 

Контроль — це процес в якому керівник проекту встановлює чи досягаються поставлені цілі, виявляє причини, які дестабілізують хід роботи і обґрунтовує прийняття управлінських рішень, що коригують виконання робіт по проекту, перш ніж будуть завдані збитки проекту.

Роль контролю як функції управління полягає в тому, що він є засобом здійснення зворотного зв’язку в системі управління. Головний його сенс полягає у створенні гарантій виконання планових рішень.

До процесів контролю включають:

визначення результатів діяльності на основі співставлення результатів здійснення рішень із запланованими;

порівняння показників очікуваного і фактичного виконання планів;

аналіз ймовірних відхилень від запланованих показників;

перевірка припущень;

перевірка методичної та змістової узгодженості планового процесу.

Існують три основні види контролю:

1 - попередній,

2 - поточний,

3 – заключний.

Звітність у системі контролю може складатися за різними формами від безпосередньо особистих контактів і телефонних переговорів, оперативної звітності та представлень вартісних показників у вигляді таблиць, графіків у вигляді гістограм до складання графіків руху витрат, представлень у системі контролю виконання контрактів на поставки, статистичного контролю якості тощо. Але незалежно від форми представлення звітних даних звіт повинен включати п’ять основних пунктів:

кошторисну вартість;

фактичні результати, що характеризують процес виконання робіт проекту;

прогнозні результати, що характеризують очікуваний стан проекту на майбутнє;

відхилення, які показують наскільки прогнозні і фактичні результати відрізняються від запланованих чи розрахункових;

причини, що пояснюють існуючі відхилення від запланованих.

Існує два методи аналізу виконання проекту: метод порівняння з плановими показниками та визначення відхилень та метод скоригованого бюджету.

 

Питання для обговорення

1. Що таке контроль за виконанням проекту? З якою метою він проводиться?

2. Що є предметом та об’єктами контролю?

3. Які етапи включає в себе процес проведення контролю?

4. Які основні види контролю Ви знаєте? Коли вони проводяться?

5. Які основні завдання бюджетного контролю?

6. Які показники використовують для контролю виконання бюджету?

7. Як проводиться контроль виконання календарних планів?

8. Як та для чого складається звітність у системі контролю проектів?

9. Які вимоги ставляться до підготовки звітів та що є джерелами інформації?

10. Які методи та показники використовують для аналізу реалізації та виконання проекту?

 

Практичні завдання

 

Ситуація 1. Ви — менеджер проекту по розробці нової марки автомобіля, яку планують випускати в Україні. Іноземні інвестори вимагають розробити програму заходів для контролю за ходом виконання проекту. Розробіть самостійно рекомендації щодо контролю за змінами в реалізації проекту.

 

Ситуація 2. Ви як один із учасників проекту бачите потребу технологічних змін у проекті, причиною даних змін є виникнення досконалішого програмного забезпечення, яке б значно полегшило реалізацію проекту та відповідно зекономило кошти. Складіть пропозицію про внесення змін до проекту, яка містила б наступні дані:

автор пропозиції;

опис змін;

обґрунтування змін;

ціна;

вплив на продуктивність, термін реалізації, економію коштів тощо;

показники, які підлягають змінам;

думка зацікавлених учасників проекту;

рішення про прийняття змін;

підпис.

 

Задача 1.

Ви — проект-менеджер, однією із ваших функцій є контроль за змінами у проекті, зокрема, за витратами на виробничу собівартість одиниці продукції, що випускається. Заповніть дані таблиці для вищого керівництва із всією відповідальністю відповідального та уважного менеджера проекту.

Статтівитрат Сума витрат на калькуляційну одиницю, грн. Структура витрат, % Відхилення

минулий період звітний період минулий період звітний період +,- % пунктів струк-тури

1 2 3 4 5 6 7 8

Сировина та матеріали 0,20 0,25

Паливо й енергія на технологічні цілі 0,10 0,10

Основна заробітна плата робітників 0,13 0,15

Додаткова заробітна плата 0,07 0,07

Відрахування на соціальні заходи 0,08 0,08

Витрати на утримання та експлуатацію устаткування 0,20 0,18

Загальновиробничі витрати 0,05 0,04

Втрати від браку 0,02 0,02

Інші виробничі витрати 0,03 0,02

Виробнича собівартість 0,88 0,91 100,00 100,00 0

 

Задача 2.

Проаналізуйте операційні витрати на реалізацію проекту, визначте можливі причини змін та вкажіть шляхи скорочення витрат на проект.

Елементопераційнихвитрат Періоди Відхилення

Звітний період Попередній період Пунктівструктури

Сума, тис. грн. Питома вага, % Сума, тис. грн. Питома вага, %

Матеріальні витрати 80779,5 54810

Витрати на оплату праці 7488,7 4804,5

Відрахування на соціальні заходи 2657,5 1579,3

Амортизація 3002,5 1744,1

Інші операційні витрати 3694,4 4580,3

Разом 97622,6 100,00 67518,2 100,00 0,00

 

Тести для самоперевірки

 

1. Контроль проектної діяльності – це:

а) процес, у якому керівник проекту встановлює, чи досягнуто поставлених цілей, виявляє причини дестабілізації процесу виконання роботи і обґрунтовує прийняття управлінських рішень, що коригують виконання завдань раніше, ніж буде нанесений збиток;

б) процес, у якому керівник проекту встановлює обмеження, слідкує за дотриманням дисципліни, що виключає можливість самостійних дій, з метою досягнення поставлених цілей у встановлені строки, уникнення дестабілізації процесу виконання завдань та координування наявних відхилень.

Відповідь: а); б).

 

2. Визначення проект-менеджером правильності прийнятих рішень, здійснення проекту за часом, вартістю, ресурсами, вирішення необхідності внесення змін до плану реалізації проекту є:

а) метою та призначенням контролю;

б) завданням контролю;

в) змістом функції контролю в управлінському проекті.

Відповідь: а); б); в).

 

3. Яка із перелічених процедур не є завданням контролю проектної діяльності:

а) оцінка відхилень за певними критеріями;

б) моніторинг (спостереження за реалізацією проекту);

в) виявлення відхилень від цілей реалізації проекту за допомогою критеріїв, які фіксують у календарних планах;

г) прогнозування наслідків зміни ситуації;

д) обґрунтування необхідності змін.

Відповідь: а); б); в); г); д).

 

4. Який вид контролю здійснюється безпосередньо під час реалізації проекту з метою оперативного регулювання:

а) попередній;

б) поточний;

в) заключний.

Відповідь: а); б); в).

 

5. Контроль за проектною діяльністю передбачає:

а) максимальну увагу приділяти витратним показникам проекту;

б) максимально вивчати показники, що характеризують взаємовідносини учасників проекту;

в) аналіз статистичних параметрів виконуваних процесів;

г) вірні відповіді б) та в).

Відповідь: а); б); в); г).

 

6. Залежно від необхідної точності розрізняють такі технології оцінки виконання проекту:

а) контроль у момент завершення робіт;

б) контроль у момент готовності робіт на 50%;

в) контроль у заздалегідь визначених точках проекту;

г) регулярний оперативний контроль;

д) всі відповіді вірні.

Відповідь: а); б); в); г); д).

 

7. Коефіцієнт по витратах (Кв) розраховується за формулою:

Відповідь: а); б); в).

 

8. Звіт не повинен включати такий пункт як:

а) кошторисну вартість;

б) фактичні результати;

в) прогнозні результати;

г) визначення беззбитковості проекту;

д) причини відхилень.

Відповідь: а); б); в); г); д).

 

9. Виконання або невиконання яких-небудь контрольних етапів називаються:

а) якісним прогресом;

б) кількісним прогресом;

в) фінансовим прогресом;

г) календарним прогресом (регресом).

Відповідь: а); б); в); г).

 

10. Технології поточного контролю включають:

а) контроль на момент закінчення робіт;

б) контроль в момент 50 % готовності робіт;

в) контроль в момент заздалегідь у встановлених певних точках проекту;

г) регулярний оперативний контроль;

д) всі відповіді вірні.

Відповідь: а); б); в); г); д).