Компоненти структуризації проекту

 

Управління проектом припускає його розбивку на окремі блоки, які є самостійними об'єктами планування, обліку, організації й координування, тобто побудову структури проекту.

Структура проекту – це сукупність взаємопов’язаних елементів і процесів проекту, які представлені з різним ступенем деталізації. В термінах управління проектами структура проекту являє собою “дерево” орієнтованих на продукт компонентів, представлених обладнанням, роботами, послугами й інформацією, отриманими в результаті реалізації проекту.

Структура проекту повинна відповідати наступним вимогам:

Ø кожний рівень ієрархії повинен мати закінчений вигляд або охоплювати всю суму частин проекту, що представлені на даному рівні деталізації;

Ø сума характеристик елементів проекту на кожному рівні ієрархії структури повинна бути рівною;

Ø нижній рівень декомпозиції проекту повинен містити елементи (модулі), на основі яких можуть бути чітко визначені всі дані, що необхідні та достатні для управління проектами (функціональні характеристики, обсяги робіт, вартість, необхідні ресурси, виконавці, зв'язки з іншими елементами і т.д.).

Декомпозиція проекту означає поділ проекту на окремі компоненти, елементи, модулі, тобто виокремлення окремих рівнів ієрархії. Прийнята структура проекту з виділеною ієрархією постійних елементів утворить основу інформаційної мови проекту, на якій будуть спілкуватись всі учасники проекту і буде вестись документація.

Найбільш важливими сферами використання структурних моделей проекту є:

Ø пошук, визначення та аналіз цілей проекту;

Ø побудова та вибір альтернативних рішень щодо реалізації проекту;

Ø попереднє планування проекту за укрупненими моделями (фазовими, сітковими і т.д.);

Ø визначення ресурсів, термінів, вартості робіт;

Ø проектний аналіз (визначення життєздатності проекту);

Ø фінансовий план проекту;

Ø організація проекту;

Ø проектні роботи і система документації проекту;

Ø детальне планування робіт (календарні плани робіт, графіки постачання, бюджетування);

Ø підписання й управління контрактами;

Ø оперативне планування робіт;

Ø моніторинг проекту;

Ø регулювання ходу робіт;

Ø управління забезпеченням проекту;

Ø складання виконавчих (фактичних) моделей і графіків, аналіз результатів та накопичення досвіду.

Такий перелік використання структурних моделей неповний, але яскраво відображає важливість ролі структурних моделей і методології управління проектами.

Структуризація проекту дозволяє більш конкретно сформувати для всіх учасників проекту перелік виконуваних ними робіт, проміжні і кінцеві результати, які повинні бути отримані ними на визначених стадіях створення проекту, а також встановити між роботами раціональні інформаційні зв'язки. Вона передбачає розробку робочої структури (Work Breakdown Structure – WBS), організаційної структури проекту (Organization Breakdown Structure ‑ OBS) та затратної структури (Cost Breakdown Structure – CBS).

Структуризація проекту — досить складний процес, оскільки він повинний враховувати всі елементи і параметри проекту: результати проекту; стадії й етапи життєвого циклу; організаційну структуру управління; ресурси на розробку й реалізацію; умови зовнішнього й внутрішнього середовищ, у яких здійснюється розробка і реалізація проекту й багато інших факторів. Тобто структуризація проекту є одним з інструментів організації проекту, основою створення системи управління проектом в цілому (через запровадження схеми тотальної інтеграції), інструментом управління персоналом проекту.

Існують такі підходи до структуризації проекту:

Ø за життєвим циклом проекту;

Ø за компонентами продукту;

Ø функціональний підхід;

Ø географічний підхід;

Ø за відповідальністю.

На жаль, у практиці управління проектами часто структуризація здійснюється тільки за одним критерієм, який ґрунтується на стадіях і етапах життєвого циклу. Інші фактори враховуються інтуїтивно і не мають чіткого алгоритму формалізації.

Американський спеціаліст по управлінню проектами Кизбом так визначає суть структуризації (Виробнича структура — Work Breakdown Structure (WBC)): “Система WBS поділяє проект на елементи робіт, що підкоряються управлінню, для яких легко визначити витрати та побудувати графіки. Належним чином підготовлена та побудована структура проекту задовольняє вимоги керівництва компанії, менеджера проекту та замовника. Інтеграція WBS з організаційною структурою проекту допомагає менеджеру наділити учасників проекту відповідальністю за виконання конкретних технічних завдань... Вона також дозволяє створити просту систему дослідження ходу реалізації проекту. Формування структури починається з розподілу цілей проекту на значно менші блоки робіт аж до досягнення самих дрібних позицій, що підлягають контролю. Така деревоподібна структура дозволяє розбити загальний обсяг робіт по проекту на незалежні блоки, які будуть передані під управління окремих спеціалістів, які несуть відповідальність за їх завершення, встановлюючи таким чином, логічний зв’язок між ресурсами компанії та обсягом робіт, які потрібно здійснити”. Отже,

Виробнича структура (WBS) – це ієрархічна структура, побудована з метою логічного розподілу усіх робіт з виконання проекту і подана у графічному вигляді. Це сукупність декількох рівнів, кожний з яких формується в результаті розподілу роботи попереднього рівня на її складові.

 

Основні етапи розробки виробничої структури:

1. Визначення ступеня деталізації проектних робіт;

2. Визначення кількості рівнів;

3. Розробка структури кожного рівня;

4. Підготовка опису елементів виробничої структури;

5. Формування системи кодування;

6. Проведення зворотних обчислень (затрати знизу доверху за принципом: відділ локалізації - субпідрядник).

У 90-х роках методологія побудови виробничої структури поширилась на галузі із широким використанням комп’ютерної техніки, спеціальних програм тощо. Тобто мова йде про створення односпрямованої структури проекту (тільки обсягів виробництва).

На сьогодні використовується два основних підходи при застосуванні цього методу:

1. Створення тільки виробничої структури (структуризація в одному розрізі);

2. Створення виробничої і організаційної структур (у розрізі – проект і організаційні підрозділи).

На основі цих підходів використовують структуру витрат CBS та багаторівневий підхід для мультинаціональних проектів.

Створення виробничої структури може проводитись по таких рівнях:

1. Проект;

2. Стадії або субпроекти;

3. Системи або блоки;

4. Робочі пакети.

На 4 рівні знаходиться робочий пакет. Це група робіт чи операцій, які піддаються оцінці. Структура робочого пакету має такі складові: обсяг і перелік робіт до виконання; відповідальний за робочий пакет; необхідні результати; бюджет; основні умови; терміни (табл. 5.1).

 

Табл. 5.1. Загальна структура робочого пакету