Раздел 5.01 Методы выполнения трудовых операций.

Основными элементами процессов труда служащих в управлении производством с технологической и организационной точек зрения являются управленческие операции. Управленческие операции – это трудовые операции служащих, выделяемые по функционально-технологическим признакам и входящие в состав различных управленческих работ. В обобщенной форме все управленческие операции могут быть сведены в 10 классов (схема 3).

Схема 3. Классификация управленческих операций по функционально-технологическим признакам.

Органическая целостность процессов выполнения определенной функции, решения функциональных задач обусловливает тесную связь между операциями, относящимися в приведенной классификации к различным классам. Так, организационно-административные операции взаимообусловлены и не могут быть осуществлены без информационно-технических. Принятая классификация операций соответствует разделению труда между руководителями, специалистами и техническими исполнителями, но очевидно, что руководители могут успешно выполнять свои организационно-административные функции, если уделяют должное внимание аналитико-конструктивной работе. В то же время необходимым условием эффективной работы руководителей и специалистов является их максимальное освобождение от информационно-технических операций, которые должны быть механизированы и автоматизированы с помощью соответствующих машин, устройств и приборов, а при невозможности или экономической нецелесообразности – возложены на технических исполнителей.

Рассмотрим содержание и методы выполнения некоторых наиболее распространенных трудовых операций, в той или иной мере встречающихся практически при выполнении любой функции управления.

Организационно-административные операции. Рассматриваемая группа операций относится главным образом к деятельности руководителей, хотя она затрагивает и другие категории служащих – специалистов и технических исполнителей. Содержание и характер организационно-административных операций определяются их целевым назначением и ролью в процессах управления.

Служебно-коммуникационные операции. Под ними понимают операции, обеспечивающие служебные взаимосвязи работников в процессе выполнения должностных обязанностей: телефонные переговоры, диспетчерская связь, прием посетителей, передвижение в пределах предприятия, служебные командировки и др.

Наиболее массовой коммуникационной операцией между отдельными работниками являются телефонные переговоры. На предприятии должны быть разработаны и доведены до сведения сотрудников Правила ведения телефонных разговоров, строгое соблюдение которых должно быть признано обязательным для всех, пользующихся служебным телефоном.

Контакты с подчиненными в процессе работы руководитель осуществляет путем обхода рабочих мест (участков, цехов, отделов) и на приеме в кабинете. И в том, и в другом случае необходимо тщательно продумать и зафиксировать их порядок.

Распорядительные операции. В условиях коллективного труда необходимо представить в определенной форме принятые руководителем решения и довести их до исполнителей.

Устные распоряжения применяют для доведения до исполнителей решений текущего характера, не требующих для исполнения специальной подготовки. Доведение решений до исполнителей в письменной форме осуществляется изданием приказов и других документов директивного и инструктивного характера.

Наиболее массовыми оперативными документами, предназначенными для доведения решений до исполнителей, являются задания, составляемые руководителями. Разновидностью задания будет личный план работы, составленный исполнителем и утвержденный руководителем. Каждый исполнитель должен иметь задание или личный план.

Инструктаж в процессе исполнения заданий и поручений также относится к распорядительным операциям. Для заданий, носящих повторяющийся характер, должны разрабатываться письменные инструкции, устанавливающие последовательность, содержание и способы выполнения отдельных действий, входящих в состав данной работы. Инструкции могут быть типовыми, примерными или конкретными в зависимости от того, к какому кругу работ они относятся.

Координационные операции. Все операции, выполняемые для взаимной увязки работы различных звеньев управления (по содержанию и срокам) в целях обеспечения их согласованной деятельности по решению текущих или перспективных задач предприятия и его подразделений, относятся к числу координационных.

Среди этих операций наибольший удельный вес (по степени распространения и по затратам рабочего времени) занимает проведение совещаний и заседаний. Современная техника связи позволяет руководителю проводить оперативные совещания со значительным числом подчиненных без отрыва их от рабочего места и тем самым экономить время. Поэтому прежде всего необходимо шире практиковать метод проведения совещаний, ограничивая совещания с присутствием участников лишь теми случаями, когда согласованное решение вопросов требует совместного обсуждения мнений работников.

Согласование действий отдельных работников и подразделений осуществляется путем составления планов работы. К организационным формам выполнения запланированных мероприятий относятся, например, проведение обследования, созыв совещания и др.

Контрольно-оценочные операции. К ним относится контроль исполнения приказов, решений совещаний, планов, заданий и поручений. Проверяются своевременность и качество исполнения возложенных на работника (подразделение) функций, работ, обязанностей.

Контроль во всех случаях основывается на отчетной информации о состоянии дел. С этой целью составляются отчеты и справки, в которых содержатся данные, необходимые для оценки состояния работы.

Контроль должен носить предупредительный характер, так как только при этом условии можно заблаговременно выявить причины, мешающие исполнению заданий в установленные сроки, и принять меры по их устранению. Важным условием действенности контроля исполнения решений является гласность о ходе работы.

Аналитико-конструктивные операции. Процесс творческой работы связан с выработкой и принятием организационных, технических, экономических и других решений, направленных на постановку целей и задач, а также на определение путей и методов их осуществления. Аналитико-конструктивные операции допускают достаточно четкое выделение следующих двух этапов процесса подготовки решений. Анализ существующего положения: ознакомление с ходом производства, рассмотрение документов, характеризующих положение дел, изучение специальной литературы, составление справок и обзоров. Проектирование решений: разработка предложений, проектов, планов, инструкций, нормативов и других директивных материалов.

Аналитические операции. Эти операции связаны со стадией получения и восприятия информации, необходимой для принятия решения по той или иной функции управления.

Среди аналитических операций значительное место (с точки зрения объема используемой информации и затрат времени) занимает изучение специальной литературы. Поэтому одной из важных задач является ускорение процесса чтения без ущерба для усвоения той части прочитанного материала, которая необходима для анализа.

Информация, полученная путем ознакомления с документами и чтения необходимой литературы, а также проведения устных бесед и непосредственных наблюдений, служит основанием для анализа существующего положения и документального фиксирования результатов этого анализа в соответствующих материалах.

Основными методами выполнения этих операций являются: сравнение фактических данных (показателей) с их нормативными значениями; сравнение однородных объектов по тем или иным показателям; анализ динамики изменения различных показателей во времени; анализ связей и зависимостей тех или иных показателей (факторов).

Аналитические операции, предшествующие подготовке решений, заканчиваются постановкой или уточнением диагноза состояния изучаемого объекта.

Конструктивные операции – операции, связанные с подготовкой и принятием разного рода решений, они существенно различаются в зависимости от применяемых при этом методов. К их числу относятся следующие:

метод инверсии предполагает необходимость преодоления психологической инерции, отказа от прежних взглядов на задачу;

метод аналогий (основан на использовании аналогичных ситуаций;

метод мозговой атаки метод представляет собой вид процесса группового собеседования, в котором члены группы высказывают мысли и творческие идеи под руководством председательствующего и записывают их для последующей оценки;

метод Гордона характеризуется тем, что вся созданная для решения проблемы малая группа не имеет точного представления о решаемой проблеме;

метод принудительных взаимосвязей сводится к стимулированию воображения для конструктивного решения какой-либо проблемы;

метод коллективного блокнота каждый участник, получив блокнот с изложенной сутью проблемы, ежедневно в течение месяца вносит идеи, которые затем обобщаются и коллективно обсуждаются.

Информационно-технические операции. К информационно-техническим относятся операции, связанные с обработкой информации и ее носителей (документов). Общее целевое назначение этих операций – информационное и документационное обеспечение потребностей руководителей и специалистов. Их характерная особенность – возможность широкого применения средств организационной и вычислительной техники.

По своему целевому назначению и месту в процессах функционирования предприятия информационно-технические операции могут быть подразделены на четыре взаимосвязанных класса: документационные операции – операции с документацией; первично-счетные и учетные операции – связанные с первичным счетом и учетом всех элементов производства; коммуникационно-технические операции – операции передачи, отображения и преобразования всех видов информации с помощью технических средств; вычислительные и формально-логические – операции по переработке информации.

Документационные операции. Основными носителями информации на предприятии являются различные виды документов. Наряду с развитием механизации и автоматизации труда служащих, расширяющими возможности бездокументной обработки информации, а также сокращением документированной информации путем замены ее в ряде случаев устной совершенствование форм применяемых документов продолжает оставаться актуальной задачей.

Важнейшими направлениями работы в этой области являются:

стандартизация, унификация и типизация форм документов, создание и применение типовых текстов;

сокращение числа документов выписываемых на предприятии, устранение лишних копий, корешков, реестров;

упрощение содержания документов, исключение лишних реквизитов;

применение накопительных многострочных документов;

совмещение функционального назначения документов;

механизация выписки первичных документов и их обработки;

широкое применение диктофонов;

механизация процессов копирования и размножения документов, а также применение рациональных средств их транспортировки, хранения, приема и выдачи;

рациональная организация и механизация процессов обработки корреспонденции в соответствии с требованиями системы делопроизводства.

Первично-счетные и учетные операции. Значение этих операций определяется тем, что достоверная первичная информация о состоянии производства является непременным условием эффективной деятельности. Содержание и объем указанных операций обусловлены номенклатурой и количеством объектов, подлежащих учету, измерениям и регистрации, что зависит от уровня специализации, типа производства, сложности изделий, технологических процессов и других организационно-технических условий. Например, на машиностроительных заводах с крупносерийным и массовым производством операции получения первичной информации занимают по трудоемкости, как правило, более половины всех учетных работ.

Коммуникационно-технические операции. Применение звуковых и оптических сигналов является простейшим видом коммуникационно-технических операций, предназначенных для оповещения о той или иной ситуации (простой, потребность в обслуживании, перемещение конвейера, начало и конец рабочего дня и перерывов и пр.) с целью принятия соответствующих мер.

Вычислительные и формально-логические операции. К данному классу относятся все операции переработки информации, выполняемые с помощью вычислительной техники или техническими исполнителями. Среди других технических операций по числу занятых работников им принадлежит ведущее место.

Особенность вычислительных и формально-логических операций, выполняемых с помощью ЭВМ, заключается в том, что они не могут быть возложены на технических исполнителей, а требуют квалифицированных специалистов – математиков, программистов, операторов.

При небольшом объеме вычислительных работ используются микрокалькуляторы и другие приборы и устройства, относящиеся к оснащению рабочих мест соответствующих категорий работников.