Раздел 4.03 Регламентация разделения и кооперации труда.

Должностные инструкции исполнителям разрабатываются на основе положений о структурных подразделениях применительно к наиболее рациональному разделению труда между руководителями, специалистами и другими служащими. Должностные инструкции дают возможность на основе определения конкретного круга обязанностей каждого исполнителя четко распределить между ними выполнение функций управления и исключить неоправданный параллелизм и дублирование, обеспечить взаимосвязь в работе служащих, занимающих различные должности, а также последовательность, обязательность и своевременность осуществления закрепленных за ними работ. Кроме того, инструкции позволяют систематизировать и обобщить положительный опыт организации труда служащих, применения наиболее целесообразных и производительных приемов и методов работы.

Должностная инструкция является организационно-распорядительным документом, определяющим совокупность трудовых функций (должностных обязанностей) каждого работника, права и ответственность за выполняемую работу, а также нормативной основой для правильного применения мер дисциплинарного и материального воздействия. Наличие на предприятиях должностных инструкций способствует также объективной оценке деятельности работников, установлению соответствия их занимаемым должностям при проведении очередной аттестации служащих. Целесообразно при назначении работника на должность определить круг его компетенции на основе соответствующей должностной инструкции и обеспечить обязательное выполнение всеми работниками своих функций.

Должностные инструкции составляются для всех должностей работников, предусмотренных штатными расписаниями. Исключение составляют руководители подразделений, поскольку их права и ответственность определяются в положениях о соответствующих подразделениях, директор предприятия и его заместители руководствуются в своей деятельности уставными документами и положением о предприятии.

Руководители подразделений предприятия действуют на основе положений о соответствующих подразделениях и осуществляют функции и права, установленные для данного подразделения. При этом следует иметь в виду необходимость четкого разграничения обязанностей, прав и ответственности между руководителем и его заместителями, с тем, чтобы исключить дублирование. В связи с этим не исключается возможность для заместителей руководителей разработки должностных инструкций, определяющих их функции и полномочия.

Основой для разработки должностных инструкций служат общеотраслевые должностные квалификационные характеристики, включенные в Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.

В характеристиках, включенных в справочник, приведен перечень основных, наиболее часто выполняемых на предприятиях работ исходя из установленного в отраслях народного хозяйства разделения и кооперации труда. Для обеспечения наиболее полной загрузки и высокой эффективности деятельности исполнителей при составлении их должностных инструкций уточняются обязанности, предусмотренные в характеристиках, с учетом особенностей организации производства, труда и управления. При этом возможно исключение работ, несвойственной этой должности в конкретных организационно-технических условиях, либо расширение круга обязанностей исполнителей за счет включения в перечень работ, предусмотренных в характеристиках других должностей, родственных по содержанию работ, относящихся к одной функции управления, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации или изменения должностного наименования.

Разработка должностных инструкций на предприятиях возлагается на отделы организации труда и заработной платы. Для подготовки проектов должностных инструкций следует изучить процессы работы и сложившиеся взаимосвязи между отдельными исполнителями в подразделении, а также использовать материалы анкетного опроса работников о выполняемых ими обязанностях и предложения о более рациональном распределении работ внутри подразделения. Должностные инструкции готовятся с участием руководителей и специалистов подразделений и предприятий, в том числе тех, для которых инструкции разрабатываются, а также работников отделов кадров и юридической службы.

При составлении должностной инструкции важно не только дать наиболее полный перечень должностных обязанностей работников, но и четко, недвусмысленно их сформулировать. При этом необходим определенный и единый для всех инструкций, разрабатываемых на предприятии, порядок изложения должностных обязанностей: от основных, главных – к второстепенным, реже – повторяющимся, занимающим меньший удельный вес в деятельности того или иного исполнителя.

Должностные инструкции по согласованию с представительным органом работников подлежат утверждению руководителем предприятия либо его заместителем, в непосредственном подчинении которого находится соответствующее подразделение.

Должностные инструкции призваны играть важную роль в организации труда служащих, его рациональном разделении и кооперации, способствовать наиболее целесообразной специализации работников, их четкому взаимодействию, повышению исполнительской дисциплины, обеспечивать достижение на этой основе высоких конечных результатов.

Тема 5. Организация процессов трудовой деятельности служащих

Процессы труда служащих представляют собой совокупность различных работ и операций, выполняемых руководителями, специалистами и другими служащими с целью эффективного управления и всестороннего обеспечения деятельности всех основных, вспомогательных и обслуживающих подразделений по производству продукции и услуг (схема 2).

Схема 2. Схема организации процессов труда по управлению производственным коллективом.

Исходным моментом для определения последовательности решения задач организации процессов труда по управлению производством является анализ целей и задач предприятия (или его структурного подразделения). На этой основе определяются содержание функций (примерный перечень см. раздел 4.1), а также роль и место руководителей.

Содержание процессов труда может быть выявлено путем последовательного раскрытия функций управления, выделения в них работ, операций и их элементов. Применительно к конкретному работнику содержание процессов его труда зависит от разделения труда в управлении производством. Если разделение труда решает вопрос «что должен делать каждый работник», то организация процессов труда призвана ответить на вопрос «как это сделать», т.е. какие формы организации, системы работы, методы, способы, приемы и технические средства целесообразно при этом использовать.

По каждой из функций проектируется система ее выполнения, предусматривающая решение следующих основных вопросов: определение перечня и содержания работ, места их выполнения; требования к структуре соответствующих подразделений и их взаимосвязи; средства и методы выполнения основных работ и применяемые формы документации. Одновременно разрабатываются процедуры выполнения работ по каждой функции. Процедура – это документально зафиксированный порядок выполнения конкретной работы, который определяет состав, последовательность, содержание и исполнителей операций. Процедура отражает прохождение документов, связанных с выполнением этой работы, а также используемые методы и средства выполнения операций. Параллельно с процедурами выполнения работ по функциям управления разрабатывается система информационного обеспечения процессов управления, в том числе и документального, поскольку формы, содержание и объем применяемой документации в значительной мере предопределяют методы и средства выполнения работ.

По своей роли и месту в системе документации, регламентирующей процессы труда служащих, процедуры в определенной мере аналогичны маршрутным технологическим процессам, содержащим краткое описание всех операций и не раскрывающим детально каждую из них.

Применительно к наиболее массовым, типичным или достаточно сложным операциям целесообразна разработка методов их выполнения, т.е. операционной технологии: многие организационно-административные операции, связанные с обеспечением руководства деятельностью по выполнению принятых решений, аналитико-конструктивные операции творческого процесса выработки и принятия решений, а также отдельные информационно-технические операции. Для операций, выполняемых служащими, в качестве технологических документов используются операционные карты или инструкции. Что касается машинных операций, выполняемых с помощью современных средств вычислительной, коммуникационной и документационной техники, технология разрабатывается в форме соответствующих алгоритмов и программ или технологических инструкций.

От степени рациональности применяемых методов работы в значительной мере зависит эффективность труда не только самих служащих, но и всего предприятия. Поэтому проектирование трудовых процессов следует рассматривать как создание технологической основы организации труда служащих. Это особенно важно учитывать при проектировании и внедрении автоматизированных систем управления, поскольку без тщательной разработки технологии выполнения каждой функции невозможно решать вопросы рационального применения технических средств.