Аргументы в пользу экспорта и импорта

Если вы не слишком задумывались об импорте и экспорте, значит, пока они вам не очень были нужны. Многие БД вполне счастливы, живя тихой уединенной жизнью. Но импорт и экспорт могут пригодиться в некоторых ситуациях. Рано или поздно вы можете оказаться в одной из них.

 

 

Что такое экспорт

Экспорт — более легкая составляющая уравнения. Операция экспорта проще операции им­порта, поскольку она включает перенос информации из строго организованного расположе­ния (БД) в менее строгое (документ другого типа).

 

 

Примечание

Экспорт — метод передачи ваших данных в другое место. Исходная копия всегда остается в Access. Нет никакого резона изменять экспортированную копию. Если нужны изменения, вне­сите их в БД, а затем выполните операцию экспорта еще раз.

Далее перечислены самые частые причины, заставляющие пользователей экспортиро­вать информацию.

■ Вы хотите отправить какие-либо данные вашему другу по электронной почте. Копию БД Access вы отправлять не желаете, потому что у друга нет копии программы Access или вы хотите показать ему только часть данных, а не все.

■ Вы создаете презентацию в программе PowerPoint. Самый легкий способ ослепить и убедить ваших пользователей — продемонстрировать им некоторую впечатляющую информацию из вашей БД.

 

 

Подсказка

Программа Access хранит огромные объемы информации, и часто другие программы просто не могут их обработать. Вы никогда не сможете скопировать таблицу в презентацию PowerPoint — в лучшем случае слайд сможет вместить лишь горстку записей. Но можно показать результаты сводного запроса (см. разд. "Итоговые данные" главы 7), в котором применяется группировка для получения результатов в виде нескольких промежуточных итогов.

 

■ Вы хотите анализировать данные в программе Excel. Программа Access отлично подходит для хранения ваших данных и управления ими, но она не предоставляет средств, помогающих понять, что все это значит. Если вы хотите спрессовать данные с помощью тяжеловесных рабочих формул и воспользоваться средствами построения диаграмм, есть смысл перенести данные в программу Excel.

Некоторые программы обладают интеллектом, достаточным для того, чтобы извлечь данные из БД Access самостоятельно. Например, программа Word, у которой есть средство слияния сообщений электронной почты, позволяющее взять список имен и адресов из БД и затем использовать их для создания почтовых наклеек, персонифицированных форм и раз­ного рода групповых документов. Для применения этого средства не нужен экспорт — дос­таточно указать в программе Word на файл вашей БД Access.

 

 

Что такое импорт

Импорт всегда нужен, если есть данные за пределами БД, которые являются ее составляю­щей. Допустим, вы создаете самую современную БД электронной коммерции для вашей фермы по разведению бизонов. Но некоторые ваши торговые партнеры все еще заполняют формы с помощью старинной электронной таблицы Excel. Вам понадобятся средства для извлечения данных из электронной таблицы Excel и переноса их в вашу БД.

 

Подсказка

Ваш торговый персонал вас подвел. Им не следовало вводить данные в документ, предназначенный для другой программы. Они должны были бы использовать форму, которая разработана для регистрации продаж, как описано в главе 12.

 

Импорт информации связан с двумя ключевыми проблемами. Первая — обеспечение соответствия данных строгим требованиям БД. Как вы узнали в главе 1, БД помешаны на правилах и грубо отбрасывают неподходящие данные (например, текст в поле для даты). Вторая трудность — обработка информации, которая не полностью соответствует, — другими словами, ее представление в БД не соответствует ее представлению во внешнем документе. Эта проблема гораздо распространеннее, чем можно было бы предположить.

В вашей БД могут применяться коды статуса (например, 4302), а в электронной таблице, которую вы хотите импортировать, используются именованные константы (например, High Priority). Или же нужно разделить импортируемую информацию на несколько связанных таблиц, несмотря на то, что она хранится в едином документе. Электронная таблица с зака­зами клиентов для вашей фермы по разведению бизонов могла включать сведения о клиен­тах (которые относятся к таблице Customers) и данные о заказах (для таблицы Orders). К несчастью, нет легких способов решения подобных проблем. Если данные точно не соот­ветствуют представлению в БД, придется исправлять их вручную до или после операции импорта.

Специалисты иногда пытаются решить проблемы, подобные описанным, с помощью программ на Visual Basic, которые читают данные и создают соответствующие записи. (Для этого вам придется использовать объекты DAO, описанные в разд. "Обновление единиц на­личного запаса" главы 17.) Несмотря на то, что программный подход чрезвычайно гибок, написание кода и его сопровождение быстро превращается в кошмар, поэтому старайтесь избегать его применения изо всех сил.

 

 

На профессиональном уровне.

SQL Server и SharePoint: два частных случая

В этой главе не будут рассматриваться две программы.

SQL Server — программное обеспечение для создания мощной серверной БД, которое описывается в главе 20. Если ваша БД Access разрастается экспоненциально, вы можете попробовать перенести ваши данные на SQL Server. Но для этого не применяется стан­дартное средство экспорта. У программы Access есть специальное средство преобразо­вания, которое поможет вам в этом случае. Вы узнаете о нем в главе 20.

SharePoint — другой программный серверный продукт промышленного уровня, кото­рый хранит большие объемы данных. Но в отличие от SQL Server, SharePoint разрабо­тан для того, чтобы помочь группам пользователей совместно использовать информа­цию и взаимодействовать друг с другом с помощью внутренних сетей или Web-пространства. Если вы захотите перенести данные в список SharePoint (или из него), придется заглянуть в главу 21.

 

Применение буфера обмена

Любой, кто проводит много времени за компьютером, знаком с буфером обмена — скрытым контейнером, который временно хранит данные, давая возможность переносить их из одной программы в другую. С помощью буфера обмена можно скопировать фрагмент текста в до­кументе Word и затем вставить его в поле таблицы Access или наоборот. Это довольно лег­ко, но, возможно, вы не задумывались о том, что можно скопировать целую таблицу с дан­ными.

 

Подсказка

Почти все Windows-программы применяют одни и те же комбинации обмена клавиш для рабо­ты с буфером. Используйте комбинацию клавиш <Ctrl>+<C> для копирования данных, <Ctrl>+ +<Х> для вырезания (т. е. копирования и удаления) и <Ctrl>+<V> для вставки информации.

Прежде чем проверить комбинации клавиш на практике, следует понять два ключевых факта, касающихся буфера обмена.

■ Буфер обмена может хранить данные разных типов. Большую часть времени вы применяете его для копирования обычного текста. Но в зависимости от используемой вами программы можно копировать в буфер обмена контуры, рисунки, таблицы и т. д.

■ Данные некоторых типов способны самостоятельно преобразовываться в информацию других типов. Если копируется группа ячеек в программе Excel, ее можно вставить как форматированную таблицу в программу текстового процессора, например, Word или WordPerfect. Если копируется диаграмма в программе Visio, ее можно вставить как рисунок в программу Paint. В обоих примерах вы копируете объект специального типа (ячейки Excel или диаграмму Visio) в буфер обмена ОС Windows. Этот объект способен упростить себя, если в этом есть необходимость. В исходную программу вы сможете вставить полнофункциональную копию объекта без потерь, а в менее мощную программу его можно вставить, преобразовав в нечто более простое.

Эта гибкость — главный секрет передачи данных из программы Access и в нее. В сле­дующих разделах объясняется, как это делается.

 

 

Примечание

Применение буфера обмена — более простой метод, чем операции импорта и экспорта про­граммы Access. В результате это более быстрый вариант (состоящий из нескольких шагов). Конечно, он предоставляет меньше возможностей, да и работает не со всеми программами.