Блокировка вашей клиентской БД

Прежде чем выпустить вашу БД в жизнь, стоит подумать о вредных последствиях. В руках не слишком смышленых пользователей Access ваши любовно создаваемые формы и отчеты могут быть безнадежно испорчены. Эта самая частая жалоба в случаях совместного исполь­зования БД Access: раньше или позже любопытные или небрежные пользователи изменят что-нибудь, что не стоило трогать, и их клиентская БД перестанет работать.

Несмотря на то, что вы не сможете стоять за плечом каждого из них, можно предотвра­тить проделки пользователей с помощью блокировки клиентской БД. В этом случае другие люди не смогут изменять формы и отчеты. (При этом они все равно смогут просматривать и редактировать данные.)

Секрет установки блокировки вашей клиентской БД заключается в замене расширения файла accdb на расширение accde. Несмотря на разницу всего в одной букве формат с рас­ширением accde ограничивает пользователей несколькими способами:

■ они не могут изменять формы и отчеты, на самом деле они даже не могут открывать эти
объекты в режиме Конструктора;

■ они не могут создавать новые формы и отчеты;

■ они не могут переименовывать существующие формы и отчеты (хотя могут их удалить);

■ они не могут редактировать или даже просматривать ваш программный код и макросы. В действительности весь программный код откомпилирован, т. е. преобразован из операторов кода, о которых вы узнали в главах 16—17, в "стенографическую" запись, понятную только компьютеру.

 

 

Примечание

Программа Access предоставляет такие же возможности в отношении БД более старого mdb-формата. Для блокировки внесения изменений в файл с расширением mdb создайте файл с расширением mde.

 

 

Создать файл с расширением accde проще простого. Достаточно выполнить следующие действия.

1. Откройте вашу клиентскую БД.

2. Убедитесь, что она запускается как надежная БД или БД с полным доверием.

Если вы открыли ее не из надежного расположения (см. разд. "Задание надежного распо­ложения" главы 15), необходимо щелкнуть мышью кнопку Параметры (Options) на

панели сообщений, выбрать команду Включить содержимое (Enable Content) и затем щелкнуть мышью кнопку ОК.

3, Выберите на ленте Работа с базами данных → Работа с базами данных → Создать ACCDE (Database Tools → Database Tools → Make ACCDE).

На экране появится диалоговое окно Сохранить как (Save As).

4. Введите имя для вашего файла с расширением accde.

Программа Access не изменит исходную БД — вместо этого она создаст копию нового формата.

После создания файла с расширением accde убедитесь в том, что исходный файл с расширением accdb у вас в руках. Рано или поздно вам придется вносить изменения. Про­грамма Access не предоставляет никакого способа обратного преобразования файла с расширением accde в исходный формат, поэтому единственная возможность вернуться к первоначальному файлу — внести изменения и затем экспортировать его в новый файл с расширением accde.

 

 

Примечание

Если исходный файл с расширением accdb потерян, нет возможности изменить ваши формы и отчеты. Вы остаетесь с неизменной во времени БД. В качестве последнего средства можно обратиться к Web-пространству, в котором другие компании предлагают утилиты, умеющие (обычно) преобразовывать файл с расширением accde в файл с расширением accdb.

 

 

Часто задаваемый вопрос.

Когда не следует пользоваться форматом ACCDE

Формат ACCDE подходит только для клиентских БД?

Преобразовать в файл с расширением accde можно любую БД. Но следует дважды по­думать, прежде чем применять преобразование к неклиентской БД, поскольку трудно обновлять файл с расширением accde, содержащий данные.

Для того чтобы понять проблему, представьте себе, что создается файл с расширением accde для БД, содержащей всю информацию о продажах по сниженным ценам средств по уходу за волосами. Эта БД включает все исходные данные — списки клиентов, дос­тупные сервисы и счета — и содержит формы и отчеты, облегчающие жизнь. Разделения на серверную и клиентскую часть нет.

Через несколько недель вы решаете добавить новый отчет, отображающий клиентов, разделенных на подгруппы в зависимости от цвета их краски для волос.

Конечно, вы не можете редактировать непосредственно файл с расширением accde, по­этому вы доводите до совершенства отчет в исходном файле с расширением accdb и соз­даете новый файл с расширением accde. И тут возникает проблема — в вашем исходном файле с расширением accdb старые данные. Теперь у вас два неполных файла: accde-файл с новыми данными, но старыми формами и отчетами и новый accde-файл с пра­вильными формами и отчетами, но некорректными данными. Для разрешения этой си­туации нужно выполнить требующую много времени операцию импорта, как описыва­лось ранее.

Во избежание подобных проблем синхронизации данных применяйте формат accde для того, для чего он предназначен — блокировки клиентских БД, не содержащих никаких таблиц.

 

 

Использование БД совместно с пользователями, у которых нет Access

Было бы неплохо, если бы пользователи могли работать с вашей БД и пользоваться вашими формами и отчетами без установки полной версии программы Access на своих компьюте­рах? Это может показаться фантастикой, но такой способ есть.

Корпорация Microsoft предоставляет усеченную версию программы Access, которая на­зывается исполняемой средой Access (Access runtime engine). Вместо покупки отдельной ко­пии Access для каждого пользователя, которому приходится использовать вашу БД, можно им всем дать копию такой исполняемой среды. Затем они могут использовать ее для загруз­ки вашей БД и применения ее форм и отчетов для просмотра и редактирования данных.

Исполняемая среда Access не обладает всеми возможностями программы Access. Сразу заметно, что у нее нет ленты и области переходов. На самом деле она не предоставляет поль­зователям возможностей для изменения конфигурации или проекта БД. (Это ваша работа как разработчика БД.) Единственно, что вы можете делать с помощью исполняемой среды Access — применять формы и отчеты, включенные в клиентскую БД.

 

 

Примечание

Если в исполняемой среде Access использовать хорошо спроектированную клиентскую БД, пользователи могут даже не знать, что они работают в Access.

 

Итак, как же добраться до исполняемой среды Access? Во время написания книги она еще не была выпущена. Однако корпорация Microsoft обещала сделать ее доступной в нача­ле 2007 г. (и в отличие от Access 2003 Microsoft обещает, что исполняемая среда Access 2007 будет доступна на ее Web-сайте и тесно связана со средствами программирования Visual Studio). Для того чтобы узнать последние новости о состоянии исполняемой среды Access, щелкните кнопкой мыши ссылку на страницу "Missing CD" на Web-сайте www.missingmanuals.com.

Между тем уже сейчас можно посмотреть, как будет выглядеть БД в исполняемой среде. Вот как это сделать.

1. Откройте вашу БД и убедитесь в том, что у нее есть стартовая форма или форма просмотра.

У исполняемой среды Access нет области переходов, поэтому у вас должна быть форма просмотра, обеспечивающая работу пользователя. Она может быть кнопочной формой с кнопками, направляющими на другие формы.

Для установки стартовой формы выберите кнопку Office → Параметры Access (Office → Access Options). В списке слева выберите категорию Текущая база данных (Current Da­tabase). И, наконец, задайте в параметре Форма просмотра (Display Form) форму, кото­рую хотите отображать автоматически при открытии БД.

2. Замените расширение файла БД accdb расширением accdr. (Возможно, буква "r" обозначает runtime (исполняемая).)

3. Дважды щелкните кнопкой мыши вашу БД для запуска в режиме исполнения. Вы уви­дите форму просмотра, но без ленты и области переходов (рис. 18.8).

Не беспокойтесь, Access может восстановить расширение accdb в вашем файле, чтобы вернуть его обычный формат.

 

Рис. 18.8. Этот файл с расширением accdr использует искусную кнопочную форму

 

 

Подсказка

Исполняемая среда Access — действительно полезный способ совместного использования БД без покупки несметного количества лицензий Access и забивания голов пользователей много­численными свойствами интерфейса полнофункциональной версии программы Access. Если вы координируете деятельность маленькой коммерческой компании, она вполне подходит.

 

 

Уголок ностальгии.