Письмо-запрос (и ответ на него).

Данный вид коммерческой корреспонденции является реализацией двусторонней связи между организациями. Запрос представляет собой обращение организации, желающей заключить сделку. В запросе обязательно указывается наименование товара (услуги), условия, на которых желательно получить товар, условия платежа, количество и качество товара.

В письме такого рода необходимо делать ссылку на первичное письмо и его тему, соблюдать одинаковые языковые средства.

Оферта (и ответ на нее). В данном виде письма обычно указывается, на каких условиях должен произойти обмен товарами (услугами). В ответе выражается согласие либо несогласие с выдвинутыми условиями.

Письмо-претензия (рекламация) содержит претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства и требования по возмещению убытков. Она может быть предъявлена в отношении качества, количества товара, сроков поставки и т.п.

Рекламация содержит:

- основания для предъявления претензии;

- доказательства понесенного ущерба;

- конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.

Рекламация представляется в письменном виде, с приложением всех необходимых документов. Если она не может быть урегулирована сторонами, то переносится в арбитражный суд. В ответе на рекламацию сообщается, что информация принята к сведению; что она рассматривается полностью, частично или отклоняется; что денежная оплата произведена (с указанием номеров счетов и даты)

Следует отметить, что в письмах-ответах обязательно повторяются формулировки инициативного письма. Например, письмо-ответ, содержащее отказ в просьбе или отклонение предложения, составляется по схеме:

- повторение просьбы;

- причины, по которым просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято;

- констатация отказа или отклонения предложения.

В зависимости от типа письма используются те или иные фразеологизмы (стандартные синтаксические конструкции), облегчающие и ускоряющие восприятие информации адресатом. Ниже приводятся примеры фразеологизмов, чаще всего используемых в деловой переписке.

Письмо-запрос: «Мы будем признательны, если Вы направите в наш адрес…»

Ответ на запрос: «Благодарим Вас за запрос от …»

Письмо-просьба: «Обращаемся к Вам с просьбой…», «Просим Вас…..»

Письмо-напоминание: «Сообщаем Вам, что…»

Письмо-рекламация: «Мы официально заявляем Вам рекламацию…»

Ответ на рекламацию: «Подтверждаем получение Вашего от….. сообщаем, что»

Сопроводительное письмо: «Согласно Вашей просьбе высылаем Вам….»

Письмо-извещение: «В ответ на Ваше письмо от ….сообщаем Вам…»

Письмо-приглашение: «Разрешите пригласить Вас……»

Письмо-благодарность: «Мы получили Ваше приглашение на …, за которое Вам признательны»

Письма оформляются на бланках для писем и содержат следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения, подпись, отметку об исполнителе.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей - вводной, содержащей основание или мотивы составления документа, и основной, в которой излагаются предложения, просьбы, решения, выводы.

Исходящие письма визируются заинтересованными должностными лицами и подписываются руководителем.

Факс - получаемая на бумажном носителе копия документа, полученная с помощью специального факсимильного аппарата по телефонным каналам связи. Оформление факса аналогично оформлению делового письма. Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат, являются код отправителя, дата и время передачи телефакса, с которого передана информация, количество страниц.

Телефонограмма - обобщенное название различных документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается получателем. Телефонограмма оформляется на бланке формата АЗ и содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, вид документа, дата, регистрационный номер, место составления, адресат, текст, подпись, отметки о времени передачи и указание должностей и фамилий лиц, принявших и передавших телефонограмму.

Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем предприятия. Текст телефонограммы не должен включать более 50 слов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается список учреждений-адресатов и номеров телефонов.

Электронное сообщение - документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).

Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей), заголовка, содержащего служебную информацию, и текста.

Справка - документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера.

Справка по вопросам производственной деятельности предприятия оформляется на бланке, подписывается исполнителем и содержит факты, послужившие основанием для ее написания, и конкретную информацию. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером и заверяется печатью.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка может оформляться на стандартном листе бумаги рукописным способом. Докладная записка является документом, содержащим обстоятельное изложение вопроса, отражающего производственную деятельность предприятия. Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию.

Объяснительная записка - это документ, в котором работник предприятия объясняет вышестоящему должностному лицу причины невыполнения какого- либо поручения. Объяснительная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

Основным правовым документом во взаимоотношениях между организациями являются коммерческие контракты (договоры).

Контракт (договор) - документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. Характер сделки, условия поставки, сроки поставки, цена, упаковка, маркировка, транспортировка, качество, гарантии, права и обязанности сторон - все это находит отражение в контракте.

Заключение конкретного контракта обычно начинается с предложения его заключить - направления оферты, которая содержит основные условия контракта (ст.43 ГК РФ). Принятие предложения другой стороной считается акцептом (согласием). Обмен документами может происходить посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, от кого исходит документ.

Кроме того, одна из сторон может представить проект договора для рассмотрения. Другая сторона, если нет возражений, подписывает договор и возвращает один экземпляр разработчику проекта.

При составлении контрактов и их заключении следует уделять особое внимание правовой грамотности текста, избегать двусмысленных формулировок, детально освещать условия договорных отношений, а также тщательно проверять правильность написания юридических адресов предприятий контрагентов.

Обязательными реквизитами договора являются:

- название вида и заголовок документа (договор купли-продажи, договор поставки, договор займа и т.д.);

- дата, место составления, номер;

- наименование сторон (полное и сокращенное название фирм);

- текст договора;

- юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских

реквизитов, номеров телефонов, факсов);

подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов);

- печати фирм-контрагентов.

В тексте обычно указываются:

- предмет контракта;

- условия и сроки поставок, перевозки, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;

- условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;

- порядок сдачи-приема работ;

- ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств);

- гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

- переход права собственности и риски;

- порядок разрешения споров.

 

4.6.С и с т е м а п л а н о в о й д о к у м е н т а ц и и

 

Планирование деятельности предприятия - важнейшая функция управления, позволяющая сделать работу максимально эффективной. Планируя деятельность, предприятие достигает поставленной цели с наименьшими затратами времени, материальных и трудовых ресурсов, наиболее целесообразным и экономичным образом.

Планирование деятельности отдельного предприятия, как правило, осуществляется в форме плана, программы или графика. Планы и программы могут разрабатываться как на длительный срок (до нескольких лет), так и для планирования текущей деятельности.

Разрабатываются плановые документы руководством с привлечением квалифицированных специалистов. Планы работы подразделений утверждаются вышестоящим руководителем, планы работы организации в целом - ее руководителем. Планы работы коллегиальных органов утверждаются председателем коллегиального органа.

Программа - плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности

Текст программы, как правило /14/, излагается в виде разделов, соответствующих направлениям деятельности или этапам работы. Состав разделов программы определяется ее содержанием. Разделы и подразделы нумеруются арабскими цифрами. Приложения к программе оформляются в виде таблиц, графиков, схем.

Программа оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами являются: наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, грифы согласования, гриф утверждения. Программа подписывается руководителем подразделения, ответственного за разработку программы.

План - документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей / 14/.

Форма планов, как правило, табличная. В графах таблицы содержатся сведения о содержании работы, исполнителях, сроке исполнения, а также примечания или отметка об исполнении.

Планы организаций оформляются на общем бланке. Обязательными реквизитами являются: наименование организации, название документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Планы подразделений оформляются на стандартных листах бумаги с использованием всех необходимых реквизитов.

Образец оформления плана:

АО «КИНО» УТВЕРЖДАЮ

ПЛАН Генеральный директор

20.01.2004 №1 _____________А.С.Громов

Санкт-Петербург

+Заграничных командировок+

сотрудников на 2004г

Место командировки	Срок пребывания	Наименование подразделения и фамилия сотрудника	Примечания

Заведующий отделом

кадров В.В.Миронов

4.7.С и с т е м а о т ч е т н о й д о к у м е н т а ц и и

 

Отчетную документацию составляют документы, содержащие сведения о результатах деятельности организации, предприятия за определенный период времени - год, полугодие, квартал, месяц и т.д. Отчетная документация в деятельности организации и государства в целом выполняет функцию обратной связи, позволяя сопоставлять полученные результаты с показателями, намеченными планом или программой.

Анализ отчетной документации позволяет руководству предприятия совершенствовать организационную структуру, характер выполняемых работ, кадровый состав, обеспечение финансовыми, материальными и другими ресурсами.

Отчетная документация состоит из нескольких комплексов документов /14/:

- государственная статистическая отчетность;

- ведомственная отчетность;

- внутриучрежденческая отчетность.

Формы документов государственной статистической отчетности разрабатываются Госкомстатом России и обязательны для всех предприятий, независимо от формы собственности.

Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются соответствующими ведомствами. Например, Государственная налоговая служба и Министерство финансов Российской Федерации разрабатывают формы бухгалтерского учета и отчетности, налоговой отчетности, обязательные для всех организаций и предприятий.

Внутриучрежденческие отчетные документы (отчет или справка отчетного характера) могут составляться по различным направлениям деятельности организации: о результатах деятельности подразделения или организации в целом, о результатах научно-исследовательской деятельности, о командировках, о рекламной деятельности и т.д.

Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю структурного подразделения, организации или вышестоящему органу.

Внутриучрежденческая отчетность составляется в относительно свободной форме, порядок ее составления и оформления аналогичен другим управленческим документам.

Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги. Обязательные реквизиты отчета: наименование организации (или подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения (на отчетах) или резолюция руководителя (на справке отчетного характера). Датой отчета является дата его утверждения или вынесения резолюции.

В отчете дается описание выполненной работы и заключение, в котором излагаются выводы и предложения. Если работа ранее планировалась, последовательность изложения отчета должна соответствовать последовательности расположения заданий в плановом документе.

Нормативным документом, содержащим правила оформления отчетов по научно-исследовательским работам, является ГОСТ 7.32-91 “Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно исследовательской работе. Структура и правила оформления”. Этот стандарт разработан методом прямого применения международного стандарта ИСО 5966- 82 “Документация. Оформление научных и технических отчетов” /9/.

ГОСТ 7.32-91 введен в действие 01.01.92г и переиздан в 2000 году. ГОСТ 7.32 – 91 регламентирует структуру отчета, требования к его структурным элементам и общие требования к оформлению. Хотя на другие виды отчетной документации этот ГОСТ не распространяется, логично было бы придерживаться тех же норм и правил при составлении других отчетов, поскольку это общепринятые международные нормы издательского и библиотечного дела.

Структура отчета согласно /9/ содержит 10 элементов:

1) титульный лист;

2) список исполнителей;

3) реферат;

4) содержание;

5) перечень сокращений, условных обозначений, единиц и терминов;

6) введение:

7) основная часть;

8) заключение;

9) список использованных источников;

10) приложения.

Полужирным шрифтом выделены обязательные элементы отчета. Остальные элементы включаются в отчет по усмотрению исполнителя.

Титульный лист является первой страницей отчета и содержит: наименование организации-исполнителя, грифы согласования и утверждения, наименование работы, должности, ученые степени, ученые звания, фамилии и инициалы руководителей организации-исполнителя и руководителей работы, место и дату составления отчета и другие реквизиты.

Список исполнителей содержит сведения обо всех исполнителях и соисполнителях работы. Если отчет выполнен одним исполнителем, его данные указывают на титульном листе отчета.

Реферат должен содержать:

1) сведения об объеме отчета, количестве иллюстраций, таблиц, приложений, количестве использованных источников;

2) перечень ключевых слов (5-15 слов из текста отчета, которые наиболее полно характеризуют его содержание и пишутся в именительном падеже прописными буквами в строку через запятые);

3) текст реферата.

Текст реферата должен содержать: объект исследования, цель работы, метод исследования, полученные результаты и их новизну, основные характеристики объекта исследования, степень внедрения, область применения, экономическую эффективность или значимость работы, прогноз о развитии объекта исследования. Если отчет не содержит сведений по какой-либо из частей структуры реферата, то в тексте она опускается, при этом последовательность изложения сохраняется.

Содержание включает введение, наименование всех разделов, подразделов, пунктов (если таковые имеются) и заключение с указанием номеров страниц, с которых они начинаются. В отчете объемом не более 10 страниц допускается не составлять содержание /9/.

Перечень сокращений и символов составляют в том случае, когда используемые малораспространенные сокращения, символы, условные обозначения и т.д. повторяются в тексте более трех раз. В противном случае их расшифровку дают в тексте при первом упоминании.

Введение должно содержать оценку современного состояния решаемой проблемы, обоснование необходимости проведения работы, ее актуальности и новизны.

Основная часть должна содержать:

1) выбор направления исследования, методы решения задач и их сравнительную оценку, разработку общей методики проведения работы;

2) теоретические и (или) экспериментальные исследования, методы исследования и расчета;

3) обобщение и оценку результатов работы, их сравнение с аналогичными результатами отечественных и зарубежных исследований, обоснование необходимости продолжения работ или их прекращения.

Заключение должно содержать краткие выводы, оценку полноты решений поставленных задач, оценку технико-экономической эффективности внедрения результатов работы. Если определение технико-экономической эффективности невозможно, необходимо указать научную, социальную или другую значимость работы.

В список использованных источников включаются сведения обо всех источниках, использованных при составлении отчета. Сведения располагают в порядке появления ссылок на источники в тексте и нумеруют арабскими цифрами с точкой. Ссылки в тексте указываются порядковым номером по списку источников, выделенным двумя косыми чертами. Наряду с общим списком допускается приводить ссылки на источники в подстрочном примечании.

В приложение следует включать дополнительные материалы, связанные с выполнением работы, но не включенные в основную часть. Это могут быть таблицы вспомогательных данных, промежуточные математические доказательства, иллюстрации вспомогательного характера, протоколы испытаний, акты внедрения и другие документы.

По правилам оформления отчет выполняется на стандартных листах бумаги формата А4 с использованием для таблиц и иллюстраций формата АЗ.

Текст отчета следует печатать, соблюдая размеры полей: левое - не менее ЗО мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 15 мм, нижнее - не менее 20 мм / 9/.

Нумерация страниц ведется арабскими цифрами в правом верхнем углу без точки в конце. Титульный лист включают в общую нумерацию страниц, но номер страницы не проставляют. Иллюстрации, рисунки на листе формата АЗ считают как одну страницу.

Заголовки структурных элементов отчета и разделов основной части следует располагать в середине строки без точки в конце и печатать прописными буквами, не подчеркивая.

Заголовки подразделов и пунктов следует начинать с абзацного отступа и печатать с прописной буквы вразрядку, не подчеркивая, без точки в конце.

Иллюстрации следует располагать непосредственно после текста, в котором они упоминались впервые. На все иллюстрации должны быть даны ссылки в тексте. Иллюстрации должны иметь название, расположенное над иллюстрацией. При необходимости под иллюстрацией располагают поясняющие данные. Иллюстрация обозначается словом “Рис.”, которое помещают после поясняющих данных. Нумерация иллюстраций ведется арабскими цифрами порядковой нумерацией в пределах всего отчета. Если в отчете только одна иллюстрация, ее нумеровать не следует.

Цифровой материал следует представлять в виде таблиц, располагаемых непосредственно после текста, в котором они упомянуты впервые. На все таблицы должны быть ссылки в тексте. Нумерация таблиц осуществляется арабскими цифрами порядковой нумерацией в пределах всего отчета. Номер следует помещать в правом верхнем углу над заголовком таблицы после слова “Таблица”, Если таблица только одна, ее не нумеруют и слово “Таблица” не пишут.

Внутри пунктов могут быть приведены перечисления, которые следует нумеровать арабскими цифрами со скобкой, например 1), 2), 3) и т.д., и печатать строчными буквами с абзацного отступа. В пределах одного пункта (подпункта) не следует использовать более одной группы перечислений.

Приложения следует оформлять как продолжение отчета на последующих страницах или в виде отдельной книги. Каждое приложение должно начинаться с новой страницы и иметь заголовок, напечатанный прописными буквами. В правом верхнем углу над заголовком прописными буквами должно быть напечатано слово “ПРИЛОЖЕНИЕ”. Если приложений более одного, их следует нумеровать арабскими цифрами порядковой нумерацией. Если в качестве приложения используется документ, имеющий самостоятельное значение и оформляемый согласно требованиям к документу данного вида, его вкладывают в отчет без изменений. На титульном листе документа в правом верхнем углу печатают слово “ПРИЛОЖЕНИЕ” и проставляют его номер, а страницы включают в общую нумерацию страниц отчета.

 

 

4.8.С и с т е м а о ф и ц и а л ь н о - л и ч н ы х

д о к у м е н т о в

 

В случае необходимости обращения с просьбами, жалобами, ходатайствами и т.п. к руководству предприятия или в государственные учреждения составляются официально-личные документы, автором которых является составитель. К таким документам относятся заявления, расписки, личные доверенности, автобиографии, резюме и т.д.

Заявление - документ, содержащий просьбу или предложение и адресованный должностному лицу или организации. Обязательные реквизиты заявления: адресат, наименование вида документа, дата, текст, подпись.

Некоторые формы заявлений могут быть унифицированными и представленными в виде бланков, например, заявление об увольнении, о приёме на работу.

Расписка - документ, подтверждающий получение каких-либо материальных ценностей. Обязательные реквизиты расписки: наименование вида документа, дата, текст, подпись лица, давшего расписку. Текст расписки должен содержать перечень полученного с указанием количества и стоимости (цифрами и прописью в скобках с большой буквы), должности, фамилии, имена и отчества лиц, выдавших и получивших что-либо.

Личная доверенность - документ, свидетельствующий о предоставлении права доверенному лицу на совершение определенных действий или получение денежных или товарно-материальных ценностей от лица доверителя (гражданина). Обязательные реквизиты личной доверенности: наименование вида документа; дата; фамилия, имя, отчество лица, которому выдана доверенность; текст; подпись доверителя; подпись должностного лица, заверившего доверенность; печать.

Автобиография - документ, в котором работник собственноручно в произвольной форме (без исправлений и помарок) дает краткое описание в хронологической последовательности этапов своей жизни и трудовой деятельности. Обязательные реквизиты автобиографии: наименование вида документа, текст (краткие сведения о себе в хронологическом порядке), подпись, дата.

Резюме - документ, содержащий краткие сведения биографического характера, предоставляемый гражданином при трудоустройстве. Отличительной особенностью резюме является обратная хронологическая последовательность расположения сведений. Резюме содержит наименование вида документа, дату, фамилию, имя, отчество, должность, почтовый адрес и телефон претендента, текст и подпись. В тексте резюме указывается цель трудоустройства (предполагаемая работа и должность), образование, опыт работы, рекомендации, дополнительная информация. Следует отметить, что в отличие от автобиографии, в резюме указываются только сведения, имеющие отношение к предполагаемой работе, а не все биографические данные.

 

5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

 

5.1.О р г а н и з а ц и я д о к у м е н т о о б о р о т а

 

Документооборот - это движение документов с момента их получения (или создания) до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело /13/.

Документооборот осуществляется в виде потоков документов. Различают три основных потока документов:

1) входящий - документы, поступающие из других организаций (предприятий);

2) исходящий - документы, отправляемые из организаций (предприятий;

3) внутренний - документы, создаваемые в организации (предприятии) и не выходящие за его пределы.

Документы, поступающие на предприятие, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение. Первичную обработку документов проводит канцелярия, общий отдел, секретариат (если они есть на предприятии) или секретарь-референт. К обработке принимаются только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). Цель первичной обработки - разделение документов на направляемые руководителю предприятия или непосредственно исполнителям.

При предварительном рассмотрении выясняется необходимость подбора дополнительных материалов (предыдущей переписки, договоров, нормативных документов и т.д.). После подборки материалы вместе с входящими документами передаются руководителю.

Регистрацию проводит секретарь-референт, передающий затем документ руководителю для принятия управленческого решения.

Руководитель, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки его исполнения. Эти указания оформляются в виде резолюции (реквизит 17). Руководителю предприятия должны передаваться наиболее важные и срочные из поступивших документов. В современных предприятиях руководителю направляется 85-90% поступивших документов /5/.

По мере роста квалификации работников и увеличения эффективности организации документооборота количество документов, поступающих непосредственно исполнителям, должно увеличиваться. Например, в /15/ приведены сведения о том, что в одной из преуспевающих английских компаний доля документов, поступающих непосредственно руководителю, составляет всего 30%. С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации. Перемещение документа между исполнителями возможно без расписок.

Основные операции делопроизводства приведены в таблице.

 

 

Д Е Л О П Р О И З В О Д С Т В О	Составные части делопроизводства	Операции делопроизводства
Документирование	Составление проекта документа
Согласование проекта документа со специалистами
Проверка правильности оформления документа
Подписание (утверждение) документа руководителем
Регистрация документа
Организация работы с документами
Рассмотрение документа руководителем
Исполнение документа
Контроль исполнения документа
Формирование дел
Текущее хранение и использование
Передача на хранение в архив
Уничтожение документов

 

5.2. О б р а б о т к а в х о д я щ и х д о к у м е н т о в

На рис.7 приведена схема работы с входящими документами.

Рис.7. Схема обработки входящих документов

 

 

Первая операция - проверка правильности доставки писем. Конверты с пометкой “лично” не вскрываются и сразу передаются адресату. Остальные конверты вскрываются, после чего проверяется правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов и наличие приложений.

При нехватке листов документа или приложений ставится в известность отправитель письма и делается пометка в журнале регистрации в графе “Примечание”. Конверты обычно уничтожают, за исключением тех случаев, когда на конверте есть сведения или пометки, отсутствующие в документе (адрес, пометки “срочно” или “конфиденциально”).

При предварительном рассмотрении секретарь-референт сортирует документы на регистрируемые и нерегистрируемые. Не подлежат регистрации следующие документы:

1) письма, присланные для сведения (копии);

2) телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок;

3) технические задания и сметы по командированию специалистов за рубеж;

4) сообщения о заседаниях, совещаниях;

5) учебные планы, программы;

6) рекламная продукция;

7) технические условия;

8) претензии;

9) нормы расхода материалов;

10) поздравительные письма, пригласительные билеты;

11) бухгалтерские документы;

12) планово-финансовые документы;

13) печатные издания;

14) формы статистической отчетности;

15) корреспонденция с пометкой “лично”;

16) объяснительные записки.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит 29 “Отметка о поступлении документа в организацию”, содержащая название предприятия, дату поступления, входящий номер документа.

Регистрация документа - это присвоение ему индекса (номера), проставление его на документе и запись кратких данных о нем в журнале, на карточке или в памяти ПЭВМ. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

Указания руководителя оформляются в виде резолюции (реквизит 17). Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал. Резолюция является основанием взятия документа на контроль (реквизит 19).

Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии исполнителям.

Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное задание), на документе проставляется отметка об исполнении и направлении в дело (реквизит 28).

 

5.3.О б р а б о т к а и с х о д я щ и х

д о к у м е н т о в

 

Отправляемые документы называют исходящими. Схема работы с исходящими документами приведена на рис.8. Рассмотрим эти операции подробнее.

Проект исходящего документа составляется исполнителем. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телеграмм, составляемых в одном экземпляре.

Согласование проекта документа оформляется визой (реквизит 24). Проверку правильности оформления документа проводит секретарь референт.

На подпись руководителю вместе с проектом документа могут быть представлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, акты, договоры, рекламации и т.д.). Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть на доработку исполнителю.

Отправляемые документы регистрируются в “журнале регистрации исходящих документов”. После регистрации и присвоения исходящему документу номера (реквизит 12) необходимо зафиксировать его и дату подписания (реквизит 11) рукописным или машинным способом на обоих экземплярах.

 

Рис.8. Схема обработки исходящих документов

 

 

Затем исходящие документы в тот же день конвертируются и отправляются. При помещении документа в конверт сверяется адрес получателя на письме и на конверте.

Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшивается в дело с перепиской.

 

5.4. Х р а н е н и е д о к у м е н т о в

 

Все документы предприятия по определенным признакам делятся на дела.

Дело - совокупность документов, сгруппированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам /14/. Практика делопроизводства выработала следующие признаки группировки документов в дела:

1) по названию видов документов (акты, приказы, протоколы);

2) по содержанию (например, документы по приобретению и прокату кинофильмов);

З) по объектам, предприятиям-контрагентам (документы по совместной деятельности с АО “Нота”);

4) по грифу ограничения доступа к документам (“КТ”, “Конфиденциально”).

Руководство предприятия самостоятельно решает в каждом конкретном случае, по какому признаку классифицировать документы предприятия и группировать их в дела. Для обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии должна составляться номенклатура дел.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке /12/. Номенклатура дел разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дату, регистрационный номер (индекс), место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, перечнями документов с указанием сроков их хранения.

Пример составления номенклатуры дел:

АО «КИНОТЕКС» УТВЕРЖДАЮ