Номенклатура дел Генеральный Директор

12.12.2003 №2 ___________С.С.Шольц

Санкт-Петербург

+ на 2004 год +

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел (томов)	Срок хранения дел	Примечания

Зав. общим отделом И.И. Обломов

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания экспертной комиссии от 25. 12.2003г

Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф. В первой графе указывается индекс дела, который должен включать индекс структурного подразделения предприятия или индекс направления деятельности (если отсутствуют структурные подразделения) и порядковый номер дела внутри данного подразделения или направления деятельности

Во второй графе располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Порядок расположения заголовков определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем - остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.

При составлении заголовков следует учитывать, что он должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле, и быть кратким. В состав заголовка дела входят: название вида документов; название предприятия; адресат документов; краткое содержание документов дела; название территории, с которой связано содержание документов; даты, к которым относятся документы дела.

Например, в наименовании дел, содержащих организационно- распорядительные документы, указывается вид документа и автор:

“Приказы директора по личному составу за 2004 год”.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее название, например:

”Переписка с заказчиками за 2003 год”.

Дела по вопросам, не разрешенным в течение года, являются “переходящими” и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

Графа З «Количество томов» заполняется по окончании года.

В графе 4 ”Срок хранения дела” указывается срок хранения дела и номер статьи со ссылкой на перечни документов или примерные номенклатуры дел.

В графе 5 “Примечания” проставляются отметки о переходящих делах, о незаведении дел, об уничтожении дел и т.д.

Дела формируются в соответствии с Номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку.

При формировании дел следует помнить, что документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела отдельно, подлинники отделять от копий, включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями ГОСТов и других нормативных актов.

В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании года. Дело должно содержать не более 250 листов при его толщине не более 4 см. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения, присоединяются к документам, к которым они относятся. Документы в деле должны располагаться в хронологическом порядке. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по

личному составу. Подлинные экземпляры приказов по основной деятельности с

приложениями подшиваются в дела в порядке их номеров. Документы к

приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у специалиста, готовившего приказ.

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.

Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Например: план на 2006 год, составленный в 2006 году, должен быть отнесен к 2006 году, а отчет за 2005 год, составленный в 2006 году, - к 2005 году. Перспективные планы, составленные на несколько лет, формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов - в деле последнего года.

Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту.

Протоколы заседаний группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.

Документы предприятия в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.

Работу по проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) предприятия, которая в своей деятельности руководствуется «Положением об Архивном фонде Российской Федерации», «Основными правилами работы ведомственных архивов», типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурой дел предприятия.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения должна проводиться ежегодно. По результатам экспертизы составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные производством в 2000 году, могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2004 года. Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК предприятия и согласовываются с ведомственным архивом.

Дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу должны быть подготовлены для сдачи в архив. Предархивная подготовка дел заключается в оформлении и описании дел.

Оформление дел производится лицом, ответственным за работу с документами. В зависимости от сроков хранения дел производится их полное или частичное оформление. Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению, дела временного хранения - частичному.

При полном оформлении производится перегруппировка документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (вместо обратной хронологической последовательности с декабря по январь, возникающей при формировании дел в течение года). Затем производится нумерация листов дела простым графитовым карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами. Для наиболее ценных дел составляется внутренняя опись документов. Дело подшивается в твердую обложку на 4 прокола с веревочными завязками и составляется заверительная надпись. При необходимости вносятся уточнения в реквизиты обложки дела (количество листов дела, срок хранения и др.).

С целью систематизации и закрепления перечня заголовков дел внутри фонда составляется опись дел. Опись является учетным документом и основной частью научно-справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Опись составляется в трех экземплярах: один передается в ведомственный архив, второй прилагается в качестве основания к протоколу заседания ЭК, третий остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению. При этом допускается хранить их в скоросшивателях, не нумеровать листы, не проводить пересистематизацию документов с целью расположения в прямом хронологическом порядке и не составлять заверительную надпись.

Обычно на небольших по штатной численности предприятиях ведомственный архив отсутствует. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт, отвечая за сохранность документов и своевременную их сдачу в государственный архив. Взаимодействие предприятия с государственным архивом предполагается осуществлять на договорной основе. В договоре указываются порядок, состав, сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранения и т.д.

Руководители негосударственных и общественных структур нередко склонны считать документацию частной собственностью фирмы и поэтому не учитывают установленных государством правил ведения делопроизводства и сдачи документов на государственное хранение.

Однако в “Основах законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах”, а также в «Положении об архивах», утвержденном Указом Президента РФ 17.03.94 г. №552 в составе Архивного фонда РФ выделяются две части: государственная и негосударственная.

Последнюю составляют архивные документы, находящиеся в собственности негосударственных предприятий, общественных объединений и организаций, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий, религиозных организаций.

Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ осуществляется органами и учреждениями Государственной архивной службы России совместно с собственниками этих документов на основании договора после экспертизы их ценности /13/.

Собственники документов негосударственной части Архивного фонда РФ должны представлять сведения о своих фондах и документах органам Государственной архивной службы по их запросам с целью государственного учета этих документов.

Собственники документов негосударственной части Архивного фонда РФ обязаны обеспечить постоянное хранение документов в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях предприятий и организаций. Эти документы не могут быть уничтожены собственниками без согласования с органами и учреждениями архивной службы. Кроме того, при смене собственника или места хранения документов необходимо информировать архивную службу о новом владельце или месте дальнейшего хранения документов. В случае ликвидации негосударственной структуры документы поступают в собственность государства и передаются на постоянное хранение в учреждения архивной службы /12/.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся на предприятии. За нарушение действующего законодательства по архивному делу предусмотрены штрафные санкции. Так, правительство Москвы приняло 01.06.93 г. постановление №532 «Об утверждении программы и основных направлений совершенствования архивного дела», а 19.10.93 г. мэром Москвы было издано распоряжение №595-РМ “Об утверждении размеров штрафных санкций, налагаемых объединением Мосгорархив”, за нарушение действующего законодательства по архивному делу” /13/.

За утрату дел постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу, предусмотрен штраф до 70 МРОТ; за необоснованный отказ от передачи документов в государственный архив в установленные сроки - до 35 МРОТ; за немотивированный отказ в допуске представителей архивного управления к проверке условий хранения архивных документов - до 28 МРОТ /13/.

Администрация и законодатели других регионов, например, Санкт Петербурга, Омской области, используя опыт московских архивов, также предпринимают попытки упорядочить работу с документами и их хранение в местных организациях всех форм собственности.

 

6.ОРГАНИЗАЦИЯ ЗАЩИТЫ КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЫ

 

6.1. О п р е д е л е н и е к о м м е р ч е с к о й

т а й н ы

 

В соответствии со ст.139 ГК РФ «информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности её третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании и обладатель информации принимает меры к охране её конфиденциальности. Сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну, определяются законом или иными правовыми актами…» /4/.

На сегодняшний день Постановлением Правительства РФ от 05.12.1991 №35 утвержден перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну. В этот перечень входят:

- учредительные документы (решение о создании предприятия, учредительный договор, устав);

- документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью (регистрационные удостоверения, лицензии, патенты);

- сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности и иные сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему РФ;

- документы о платежеспособности;

- сведения о численности, составе работающих, заработной плате, условиях труда, наличии свободных рабочих мест;

- сведения о загрязнении окружающей среды, нарушении антимонопольного законодательства, несоблюдении безопасных условий труда, реализации продукции, причиняющей вред здоровью населения, а также других нарушениях законодательства РФ;

- сведения об участии должностных лиц предприятия в кооперативах, акционерных обществах, товариществах, объединениях и других предприятиях, занимающихся предпринимательской деятельностью.

Это не означает, что обладатели вышеперечисленной информации обязаны сделать её общедоступной. Эти сведения в обязательном порядке должны предоставляться по требованию органов власти, контролирующих и правоохранительных органов, других юридических лиц и трудового коллектива только в случаях и порядке, предусмотренном законодательством, то есть с учётом их компетенции. Например, информация об уплате налогов предоставляется налоговым органам в порядке, предусмотренном Налоговым Кодексом РФ, а пожарной инспекции в предоставлении подобных сведений может быть отказано.

Таким образом, в соответствии с действующим законодательством определены три признака, при наличии которых информация будет признаваться коммерческой тайной:

- информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценностью силу неизвестности её третьим лицам;

- отсутствует свободный доступ к информации;

- обладатель информации принимает меры к охране её конфиденциальности.

При чем, чтобы та или иная информация стала коммерческой тайной, необходимо наличие всех трех признаков (одновременно).

Коммерческая тайна считается таковой в случае, если отсутствует свободный доступ к информации. Информация теряет свой статус коммерческой тайны, если она становится общедоступной. Например, если информация опубликована в печати или представлена в Интернете. С этого момента она может свободно разглашаться всеми лицами, которые ею владеют, включая тех, кто давал обязательство о её неразглашении (постановление Президиума ВАС РФ от 24.11.98 №3900/98).

В случае несоблюдения третьего условия также информация не может считаться коммерческой тайной. Так, в случае, если документы случайно были оставлены в доступном месте, к человеку, взявшему эти бумаги и разгласившему их содержание, претензии предъявить нельзя, поскольку обладатель этой информации не принял всех мер по охране её конфиденциальности /15/.

Таким образом, руководитель предприятия должен разработать перечень информации, которая составляет коммерческую тайну, утвердить этот перечень приказом и организовать делопроизводство таким образом, чтобы был закрыт свободный доступ для лиц, не пользующихся ею в своей производственной деятельности, а также принять меры по охране её конфиденциальности.

 

6.2. П р и м е р н ы й п е р е ч е н ь с в е д е н и й,

с о с т а в л я ю щ и х

к о м м е р ч е с к у ю т а й н у п р е д п р и я т и я

 

- Сведения о структуре производства, производственных мощностях, типе и размещении оборудования, запасах сырья, материалов, комплектующих и готовой продукции.

- Сведения о применяемых оригинальных методах управления предприятием, о подготовке, принятии и исполнении отдельных решений руководства предприятием по производственным, научно-техническим, коммерческим, организационным и иным вопросам.

- Сведения о планах расширения или свертывания производства различных видов продукции и их технико-экономических обоснованиях, о планах инвестиций, закупок, продаж.

- Сведения о целях, рассматриваемых вопросах, результатах, фактах проведения совещаний и заседаний органов управления предприятием.

- Сведения о направлениях маркетинговых исследований, результатах изучения рынка, содержащих оценки состояния и перспективы развития рыночной конъюнктуры.

- Сведения о рыночной стратегии предприятия, применяемых оригинальных методах продаж, эффективности коммерческой деятельности, регионах сбыта продукции, заинтересованности в приобретении товара.

- Систематические сведения о внутренних и зарубежных заказчиках, поставщиках, компаньонах, спонсорах, посредниках и других деловых партнерах предприятия, а также о его конкурентах, которые не содержатся в открытых источниках

- Сведения о целях, задачах и тактике деловых переговоров с партнерами, а также о подготовке и результатах их проведения.

- Условия коммерческих контрактов.

- Сведения о методах расчета, структуре, уровне цен на продукцию и размерах скидок.

- Сведения о подготовке к торгам или аукционам и их результаты.

- Сведения о целях, задачах, программах перспективных научных исследований.

- Оригинальные идеи научно-исследовательских и конструкторских разработок.

- Конструкционные характеристики создаваемых изделий и оптимальные параметры разрабатываемых технологических процессов, аналитические и графические зависимости, отражающие найденные зависимости, данные об условиях экспериментов и оборудовании, на котором они проводились.

- Сведения об особенностях конструкторско-технологического, художественно-технического решения изделия, дающих положительный экономический эффект.

- Сведения о методах защиты от подделок.

- Сведения о состоянии программного и компьютерного обеспечения производства.

- Сведения о порядке и состоянии защиты коммерческой тайны.

- Сведения, составляющие коммерческую тайну предприятий-партнёров и переданные на доверительной основе предприятию.

- Сведения о репутации персонала предприятия (собственная оценка отдела кадров или службы безопасности предприятия).

6.3. Т е х н о л о г и я у ч е т а к о н ф и д е н ц и а л ь н ы х д о к у м е н т о в

 

Документооборот конфиденциальных документов ведется отдельно от общего документооборота и с соблюдением более строгих правил.

Учет (чаще используется термин «регистрация») открытых документов в первую очередь преследует цель включения документа в справочно-информационную систему для справочной и поисковой работы по документам и контроля исполнения поручений.

Учет конфиденциальных документов прежде всего преследует цель сохранности документов и фиксирования их местонахождения. Конфиденциальные документы учитываются сразу при поступлении или перед изготовлением первого варианта беловика, т.е. до рассмотрения, распределения или согласования, подписания.

При любом виде учета (бумажном или электронном) конфиденциальных документов выполняются следующие процедуры: индексирование документов; первичная регистрация (запись) исходных сведений о документе; последующая запись рабочих сведений о документе; формирование справочно-информационного банка данных; контроль полноты и правильности регистрации, сохранности документов и учетных форм.

Основой индексирования (присвоения условного обозначения) конфиденциального документа является валовая нумерация всего потока документов в течение календарного года. Подобная индексация гарантирует сохранность записи исходных сведений – ни один номер не может исчезнуть. К порядковому номеру документа может добавляться любой индекс, идентифицирующий дело, в котором будет храниться документ.

В небольших предприятиях, имеющих небольшой объём конфиденциальных документов, как правило кратковременного периода ограничения доступа, учет этих документов может осуществляться в соответствии с правилами и в учетных формах открытого делопроизводства. Однако в этом случае конфиденциальные документы дополнительно вносятся в инвентарную опись с валовой нумерацией документов. Перемещаются и хранятся эти документы отдельно от документов всего потока.

Доступ к конфиденциальной информации разрешается полномочным должностным лицом (руководителем, его заместителем, руководителем подразделения или направления деятельности) в отношении конкретной информации и конкретного сотрудника только в письменной форме. Такой доступ называется санкционированным, разрешенным и законным.

Работник службы делопроизводства может иметь утвержденный руководителем именной перечень, в соответствии с которым типовые конфиденциальные документы передаются непосредственно руководителям отдельных направлений работы (главным специалистам, главным менеджерам) – например, проекты контрактов, описания результатов испытаний и т.д.

Особенность информационного обслуживания потребителей конфиденциальной информации состоит в том, что не потребитель определяет, какая информация ему нужна и какой информацией он может пользоваться, а полномочный руководитель. Поэтому тайна фирмы должна быть разделена на несколько частей, известных разным сотрудникам и соответствующих функциональной структуре фирмы, при чем ценность информации снижается по мере доведения её до исполнителей низшего звена. В этом случае тайну фирмы в целом может знать только крайне ограниченный круг лиц, а разглашение отдельной её части не наносит серьёзного ущерба.

Иерархическая последовательность доступа к информации реализуется по принципу «чем выше ценность конфиденциальных сведений, тем меньшее число сотрудников могут их знать». Существует твердое правило: сотрудники фирмы, которым руководитель не адресует документ, не только не имеют права доступа к нему, но и не должны знать о существовании такого документа и исходных данных о нем.

Любое обращение к конфиденциальному документу, ознакомление с ним в любой форме обязательно фиксируется в учетной карточке документа и на самом документе в виде соответствующей отметки и подписи лица, который обращался к документу. Передача документов руководителям осуществляется под роспись в традиционном журнале учета документов или бумажном экземпляре аналогичного электронного журнала. Передавать документы через секретарей или без росписи не разрешается. Конфиденциальные документы перемещаются между руководителями или между руководителями и исполнителями только через службу делопроизводства.

Все полученные исполнителем конфиденциальные документы (бумажные, на машинных носителях и электронные) в обязательном порядке вносятся им во внутреннюю опись документов, находящихся у исполнителя. Опись предназначена для проверки наличия документов. Опись хранится у исполнителя. При возвращении документов в службу делопроизводства проверяется соответствие документа учетной форме и его комплектность, т.е. сохранность и целостность всех частей документа, листов. Количество листов обязательно просчитывается и вносится в учетную форму при любой передаче документа. Кроме того, при просчитывании путем перелистывания выявляется возможная подмена листов и их порча.

 

6.4. О т в е т с т в е н н о с т ь з а р а з г л а ш е н и е

с в е д е н и й, с о с т а в л я ю щ и х

к о м м е р ч е с к у ю т а й н у

 

В соответствии с п.2 ст.139 ГК РФ «информация, составляющая служебную или коммерческую тайну, защищается способами, предусмотренными настоящим Кодексом и другими законами. Лица, незаконными методами получившие информацию, которая составляет служебную или коммерческую тайну, обязаны возместить причинённые убытки. Такая же обязанность возлагается на работников, разгласивших служебную или коммерческую тайну вопреки трудовому договору, в том числе контракту, и на контрагентов, сделавших это вопреки гражданско-правовому договору.»/4/.

В соответствии со ст.57 трудового Кодекса РФ «в трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании, о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной), об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя, а также иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с настоящим Кодексом, законами и иными правовыми нормативными актами, коллективным договором, соглашениями…» /5/.

Впервые Трудовым Кодексом предусмотрена полная материальная ответственность работника за разглашение коммерческой тайны (ст.243 ТК РФ).

Для взыскания убытков лицу, требующему их возмещения, придется в силу ст.53 АПК РФ доказать в суде следующие факты:

- со стороны ответчика имело место незаконное получение или разглашение коммерческой тайны;

- наличие убытков и их реальный размер;

- наличие причинной связи между понесенными убытками и совершенным ответчиком правонарушением.

Только доказав все вышеперечисленные факты и представив обоснованный расчет понесённых убытков потерпевшее лицо вправе рассчитывать на положительное решение суда. Следует отметить, что в случае, когда лицо, нарушившее право, получило вследствие этого доходы, лицо, право которого нарушено, вправе требовать возмещения в размере не меньшем, чем такие доходы (ст.15 ГК РФ).

Коммерческая тайна может быть также разглашена должностными лицами государственных органов, получившими её на законных основаниях. Возмещение ущерба осуществляется на основании статей 16 и 1069 ГК РФ, а также норм законодательства, регулирующих деятельность этих органов или должностных лиц (например, ст. 102 НК РФ «Налоговая тайна» и п.1 ст.35 НК РФ «Ответственность налоговых органов, таможенных органов, органов государственных внебюджетных фондов, а также их должностных лиц»; ст.15 Закона РФ от 22.03.91 №948-1 «О конкуренции и ограничении монополистической деятельности на товарных рынках»).

Права обладателя коммерческой тайны охраняются в административном и уголовном порядке. Нормы административного права будут применяться, если права обладателя информации, содержащей коммерческую тайну, нарушены должностными лицами органов государственной власти. Например, должностные лица антимонопольных органов несут административную ответственность в виде предупреждения или штрафа в размере до 80 МРОТ, если эти деяния не влекут иную ответственность, предусмотренную действующим законодательством (ст.25 Закона №948-1).

В Уголовном Кодексе РФ предусмотрена ответственность за сбор сведений, составляющих коммерческую тайну, незаконными способами в целях разглашения либо незаконного использования этих сведений, а также за их разглашение или незаконное использование, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности и причинившие крупный ущерб правообладателю (ст.183 УК РФ) /3/. В соответствии с данной нормой:

«Собирание сведений, составляющих коммерческую, налоговую или банковскую тайну, путем похищения документов, подкупа или угроз, а равно иным незаконным способом – наказывается штрафом в размере от 100 до 200 ИРОТ или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного до двух месяцев либо лишением свободы на срок до двух лет.

Незаконные разглашение или использование сведений, составляющих коммерческую, налоговую или банковскую тайну, без согласия их владельца лицом, которому она доверена или стала известна по службе или работе, - наказываются штрафом в размере от 100 до 200 МРОТ с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет.

Те же деяния, причинившие крупный ущерб или совершенные из корыстной заинтересованности – наказываются штрафом от 200 до 500 МРОТ с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до пяти лет либо лишением свободы на срок до пяти лет.

Деяния, предусмотренные частями второй и третьей настоящей статьи, повлекшие тяжкие последствия, - наказываются лишением свободы на срок до десяти лет.»

 

7. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН

 

7.1. Н о р м а т и в н о – п р а в о в а я б а з а

д е л о п р о и з в о д с т в а

п о р а б о т е с о б р а щ е н и я м и г р а ж д а н

 

Наряду с общим делопроизводством, объектом которого являются официальные документы, поступающие из организаций или направляемые в них, существует делопроизводство по обращениям граждан, которое ведется отдельно. Объектом в данном случае являются обращения частных лиц в организации и к должностным лицам. Ведение этого делопроизводства имеет свои особенности, которые необходимо учитывать, устанавливая правила ведения делопроизводства в организации /12/.

В статье 33 Конституции РФ говорится: «Граждане РФ имеют право обращаться лично, а также направлять коллективные и индивидуальные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления». Статья 46 гласит: «Решения и действия (или бездействие) органов государственной власти или местного самоуправления, общественных объединений и должностных лиц могут быть обжалованы в суд», а в ст.59 указано на то, что «каждый имеет право на возмещение государством вреда, причиненного законными действиями (или бездействием) органов государственной власти или их должностных лиц».

В настоящее время законодательство РФ не определило полностью механизма работы с обращениями граждан, поэтому основным регламентирующим правовым актом остается Указ Президиума Верховного Совета СССР от 12.04.68 «О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан» и дополнения к нему от 04.04.80 и 02.02.88.

Указ обязал все государственные и общественные органы обеспечить необходимые условия для осуществления гарантированного гражданам права обращаться с предложениями, заявлениями и жалобами в письменной и устной форме.

Государственные и общественные органы, предприятия, учреждения, организации, а также их руководители и другие должностные лица обязаны принимать и в соответствии со своими полномочиями в установленные сроки рассматривать предложения, заявления и жалобы граждан, давать на них ответы и принимать необходимые меры.

Установлен порядок подачи обращений. В случае подачи документа не по назначению его следует в пятидневный срок направить в соответствующее учреждение, а заявителя известить, куда оно направлено и почему. Запрещено направлять обращения граждан для решения тем должностным лицам, на действия которых жалуются граждане. Руководители всех учреждений обязаны проводить личный прием граждан.

Указ установил сроки рассмотрения данной категории документов: заявления и жалобы разрешаются в срок до одного месяца со дня поступления, а не требующие дополнительного изучения и проверки – безотлагательно, но не позднее 15 календарных дней. Кроме того, определен порядок систематической проверки состояния дел по рассмотрению предложений граждан, а за нарушение установленного порядка предусмотрена дисциплинарная (а в особых случаях – уголовная) ответственность.

В 1980 году вышла новая редакция Указа с учетом положений принятой Конституции, а на основании этой новой редакции разработано «Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях».

Дополнение, принятое в 1988 году предписывает не рассматривать анонимных писем граждан. Анонимным письмом считается письменное обращение гражданина, не имеющее подписи автора с указанием фамилии, имени, отчества, и данных о местожительстве, работы или учебы.

Следует отметить, что вышеупомянутые нормативные акты содержат требования, не вписывающиеся в современное государственное устройство Российской Федерации, поэтому некоторые субъекты РФ самостоятельно регулируют этот вид деятельности.

 

7.2. К л а с с и ф и к а ц и я о б р а щ е н и й

г р а ж д а н

 

Понятие «обращение граждан» может быть классифицировано по виду документа на предложения, заявления, жалобы, ходатайства, по форме обращения – на письменные и устные, по количеству заявителей – на коллективные и индивидуальные.

Предложение – это обращение гражданина, направленное на совершенствование работы органов власти и управления, решение важных вопросов экономической, политической, социально-культурной и других сфер деятельности, где предлагаются пути и способы решения затронутых проблем.

Заявление – это обращение гражданина по поводу реализации принадлежащих ему личных прав и законных интересов, закрепленных Конституцией РФ, федеральными законами, не связанных с нарушением этих прав и интересов. То есть заявление гражданин пишет в том случае, когда знает, что наделен определенными правами и хочет их реализовать.

Жалоба – это обращение гражданина о нарушении его прав, свобод и законных интересов. Жалоба подается гражданином для восстановления прав или законных интересов, нарушенных действиями (или бездействием) органов государственной власти и местного самоуправления, их должностными и выборными лицами, руководителями организаций и общественных объединений.

Ходатайство – это обращение гражданина, подаваемое в письменной форме, с просьбой о признании за ним определенного статуса, прав, гарантий и льгот с предоставлением документов, их подтверждающих. Этот вид обращения используется только в случаях и по вопросам, установленным законодательством РФ, например, при получении гражданства Российской Федерации.

Письменные обращения граждан должны содержать обязательные реквизиты: адресат (наименование и адрес органа власти, организации или должностного лица), текст с изложением существа предложения, заявления, жалобы или ходатайства, дату, личную подпись, расшифровку подписи (полностью фамилию, имя, отчество), адрес (место работы, учебы) и номер телефона. Без указания фамилии, адреса и личной подписи письмо считантся анонимным и не должно рассматриваться.

Устные обращения граждан излагаются лично во время приема, который ведут руководители организаций. В случаях, когда для квалифицированного ответа требуется время для наведения справок, гражданину дается письменный ответ. В большинстве случаев, когда обстоятельства очевидны, а личность обращающегося известна, на такое обращение дается устный ответ.

Коллективное обращение – обращение двух и более лиц в письменной форме, содержащее частный вопрос, либо обращение, принятое на митинге, собрании, подписанное организаторами или (и) участниками митинга или собрания, имеющее общественный характер.

 

7.3. Д е л о п р о и з в о д с т в о

п о о б р а щ е н и я м г р а ж д а н

 

В зависимости от количества обращений в организации может быть создано специальное подразделение (отдел, сектор, бюро), выделен специальный сотрудник или работа с обращениями граждан поручается одному из работников общей службы делопроизводства. За организацию и ведение делопроизводства по обращениям граждан отвечает лично руководитель организации. Правила ведения такого делопроизводства установлены «Типовыми положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам гражда