Герб субъекта Российской Федерации (02)

Герб субъекта Российской Федерации помешают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. В этом случае целесообразно указывать на бланке документа также наименование государства - «Российская Федерация».

На бланках документов могут дополнительно воспроизводиться также утвержденные в установленном порядке изображения (гербы) территорий и населенных пунктов

Эмблема организации или товарный знак (03)

Эмблема предприятия - это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Эмблему размещают в соответствии с уставом (положением об организации) на уровне названия организации или на верхнем ноле документа. Эмблема должна быть зарегистрирована и не должна изображаться на документе, если у организации отсутствует официальное разрешение. Эмблема не воспроизводится также при помещении гербов на бланках организации.

Код организации (04)

Код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) имеют все зарегистрированные предприятия. Он является своеобразным подтверждением правомочности организации - автора документа.

Основной государственный регистрационный номер юридического лица (05)

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (06)

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа (07)

Для целей унификации и стандартизации организационно-распорядительной документации существует Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), который устанавливает классификацию конкретных форм документов. Код по ОКУД проставляется только на унифицированных документах, название форм которых включено в классификатор управленческой документации. Например, 0222152 - штатное расписание, 0276030 - график отпусков и т.д.

Наименование организации (08)

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при её наличии). Все эти наименования даются в именительном падеже. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним, например:

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

КИНО И ТЕЛЕВИДЕНИЯ»

(СПбГУКиТ)

 

Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа наименования на русском языке.

Наименование филиала, представительства, территориального отделения, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

Справочные данные об организации (09)

Этот реквизит указывается только в письмах. Обязательными справочными данными являются почтовый адрес и номера телефонов (юридический адрес). По усмотрению организации могут быть указаны дополнительные справочные данные - номера факсов, телексов, счетов в банках, адрес электронной почты и др. Банковские реквизиты необходимы только на бланках писем по вопросам расчетно-денежных операций, например, на гарантийных письмах.

Почтовый адрес выполняется в соответствии с требованиями почтовых правил Министерства связи, т.е. указывается улица, номер дома, город, почтовый индекс. Далее дается номер телефона секретаря, коммутатора или справочной службы.

Наименование вида документа (10)

Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и проставляется на всех документа, кроме писем и факсов. Исключение составляет гарантийное письмо, в котором указывается наименование документа. Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Наименование вида документа печатают прописными буквами, например:

АКТ, ПРИКАЗ.

Дата документа (11)

Дата является одним из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 15 апреля 2004 года следует оформлять: 15.04.2004. Допускается оформлять дату в следующей последовательности: год, месяц, день месяца. Это соответствует международным стандартам и обычно используется в международной переписке. Кроме того, допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 15 апреля 2004г.

Регистрационный номер документа (12)

Регистрационный номер это условное обозначение документа, под которым он введен в информационно-поисковую систему организации. Обозначение может быть цифровым, буквенным или комбинированным.

Для внутренних документов (приказов, протоколов, распоряжений и т.д.) это обычно порядковый номер с начала года. В учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам, т.е. с сентября.

Номер письма состоит обычно из порядкового номера самого письма по регистрационному журналу, индекса структурного подразделения (или должностного лица), подготовившего документ, и номера дела, куда подшита копия отправленного документа.

Например: №150/22-01, где 150 - порядковый номер по журналу регистрации, 22 - индекс подразделения, 01 - номер дела. Порядковые номера присваиваются отдельно входящим и исходящим письмам.

Регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (13)

Место для этого реквизита определяется только на бланке для писем и факсов. Заполняется ОН при оформлении письма-ответа на инициативное письмо. Дата и номер для ссылки берутся из инициативного письма, например:

На №123/02-40 от 15.09.2003

Эта ссылка помогает предприятию, получившему письмо-ответ, быстро найти копию инициативного письма.

Этот реквизит размещается от границы левого поля под реквизитами «дата документа» и «регистрационный номер документа».

Место составления или издания документа (14)

Место составления или издания указывается в каждом документе, кроме письма, на котором имеется почтовый адрес.

Реквизит располагается ниже даты и регистрационного номера документа. При оформлении реквизита учитывается административно-территориальное деление страны, например: «г. Кириши Ленинградской обл. ”. Следует помнить, что перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург, а также городов, название которых оканчивается на «-град» и «-бург» буква «г.» не ставится. Перед названиями остальных населенных пунктов проставляется сокращенное обозначение города, поселка и т.д,

Адресат (15)

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, должность и фамилию лица, которому адресован документ, - в дательном, инициалы указывают перед фамилией, например:

АО «Видеотехника» Бухгалтерия

Или

Генеральному директору

АО «Видеотехника» И.А.Петрову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: Администрации районов Санкт-Петербурга

Документ не должен содержать более четырех адресов. Слово “КОПИЯ” перед вторым, третьим, четвертым адресами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита “Адресат” при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д. 25, Москва, 117393

При адресовании физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например: Образцову К.В. Ул. Садовая, д. 80, кв. 4, Санкт-Петербург, 112227

Если письмо адресуется в научную организацию или высшее учебное заведение и адресат имеет ученое звание, оно указывается перед фамилией, например:

Ректору Санкт-Петербургского государственного университета кино и телевидения профессору А.А.БЕЛОУСОВУ.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «адресат» по отношению к самой длинной строке.

Гриф утверждения документа (16)

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор АО “Нота” Подпись И.А.Петров 03.02.2004

Допускается центрировать элементы реквизита относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО) (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО протоколом общего собрания акционеров от 15.08.2004 №7

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению /12/:

- АКТЫ (приёма законченных объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.);

- ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и т.д.);

- ИНСТРУКЦИИ (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.);

- НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии, численности работников и т.д.);

- ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах);

- ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днём; типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения и т.д.);

- ПЛАНЫ (производственные, строительно-монтажных работ, научно-исследовательских работ, работы научно- технического совета и т.д.);

- ПОЛОЖЕНЯ (об организации, структурном подразделении, премировании и т.д.);

- РАСЦЕНКИ (на производство работ и т.д.);

- СМЕТА РАСХОДОВ (на содержание аппарата управления, использования средств фонда предприятия, на капитальное строительство и т.д.);

- СТАНДАРТЫ (государственные, отраслевые, технические условия);

- СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ;

- ТАРИФНЫЕ СТАВКИ;

- ФОРМЫ унифицированных документов;

- ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ и изменения к нему

Резолюция (17)

Резолюция пишется на входящих и внутренних документах, рассматриваемых руководством, в правой верхней части документа между адресатом и текстом на первом листе документа. Резолюция включает фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

Н.В.Морозовой К.П.Солнцевой Прошу подготовить проект договора с АО «Неватон» к 25.09.2004 Личная подпись 12.08.2004

Если в резолюции указывается несколько исполнителей, ответственным за исполнение является первый указанный в списке исполнитель.

При необходимости написания второй и последующих резолюций они располагаются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Допускается написание резолюции на отдельном листе.

 

Заголовок к тексту (18)

Заголовок к тексту - краткое изложение основного смысла текста документа.

Заголовок грамматически согласуется с названием документа, например:

ПРИКАЗ

о реорганизации предприятия

или

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

секретаря-референта

 

На документах формата А5 допускается не указывать заголовок к тексту.

Отметка о контроле (19)

Этот реквизит проставляется только на документах, исполнение которых взято на контроль. Отметка включает букву “К” или слово “КОНТРОЛЬ”, проставленные цветным фломастером (карандашом) или специальным штампом. Отметка проставляется в правом верхнем углу документа.

 

Текст документа (20)

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках. Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ, на предприятия, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ.

Содержательная часть документа чаще все го бывает представлена связным текстом, а при необходимости имеет форму таблицы или анкеты.

Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым словосочетаниям и синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом документа. Однако в практике делопроизводства сложились общие требования, которые применимы к текстам большинства документов управления:

- краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;

- объективность о достоверность информации;

- составление, по возможности, простых, т. е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;

- структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение;

- широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

Краткость достигается применением простых предложений, исключением повторений н излишних подробностей. Тексты писем и факсов не должны быть больше одной страницы. Если документ содержит более одной страницы текста, страницы нумеруются, начиная со второй. Номер страницы проставляется в середине верхнего поля без черточек и точек.

Точность изложения сути документа зависит от правильности употребления слов и словосочетаний. При составлении документов следует чаще обращаться к словарям (толковым, орфографическим, иностранных слов).

Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрам с точками после них:

1.

1.1.

1.1.1.

В кадровых службах широко используют документы анкетной формы, содержащие постоянную информацию в виде вопросов и место для переменной ответной информации, где могут помещаться варианты ответов для выбора. Анкетные формы часто используют в документах по маркетингу.

Тексты в виде таблиц применяют в плановых, финансовых, отчетных и других документах. Над таблицей помещается заголовок, отражающий ее содержание. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы на следующих страницах печатают только номера граф. Если таблиц несколько, то над таблицей справа пишут слово “Таблица” и указывают ее порядковый номер (без знака №). В тексте документа должны быть ссылки на все содержащиеся в нем таблицы.

Отметка о наличии приложения (21)

Если документ имеет приложение, указанное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется в сокращенной форме:

Приложение: на 4л. в 2 экз.

Слово Приложение независимо от количества прилагаемых документов, всегда употребляется в единственном числе и располагается после текста от границы левого поля.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их перечисляют с указанием наименования, количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например:

Приложение: 1. Акт сдачи-приемки работ по договору №1 от 08.01.2001 на 4 л. в 2 экз.

2. Акт сдачи-приемки работ по договору № 124 от 05.03.2003 на 3 л.

Если приложение к документу в единственном экземпляре, то количество экземпляров не указывается. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2 к приказу директора АО “Нота” от 12.03.2004 №11

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Министерства культуры РФ от 12.01.2004 №02-6/172 и приложение к нему, всего на 20 л.

Если приложение отправляют не во все адреса, указанные в документе, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в З экз. в первый адрес.

Допускается слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки

Подпись (22)

В состав реквизита “Подпись” входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: