Застосування електронних засобів опрацювання та обігу інформації

 

Інформація сьогодні розглядається як один з найважливіших ресурсів розвитку суспільства. Інформація обслуговує всі функції управління – від підготовки та прийняття рішень до підбиття підсумків їх виконання. Тому ефективність управління соціально-економічними та суспільно-політичними процесами в значній мірі визначається надійністю інформаційного забезпечення всього процесу управління як на державному, так і на регіональному рівнях.

Здійснення державної інформаційної політики в Україні регламентується Конституцією України, Законами України „Про інформацію” від 02.10.1992 р. № 2657-ХІІ, „Про основні засади розвитку інформаційного суспільства в Україні на 2007 – 2015 роки” від 9.01.2007 р. № 537-V, „Про друковані засоби масової інформації (пресу) в Україні” від 16.11.1992 р. № 2782-ХІІ, „Про доступ до публічної інформації” від 13.01.2011 р. № 2939-VІ та ін. [2; 4 – 7].

Відповідно до статті 3 Закону України „Про інформацію” основними напрямами державної інформаційної політики є [6]:

- забезпечення доступу кожного до інформації;

- забезпечення рівних можливостей щодо створення, збирання, одержання, зберігання, використання, поширення, охорони, захисту інформації;

- створення умов для формування в Україні інформаційного суспільства;

- забезпечення відкритості та прозорості діяльності суб'єктів владних повноважень;

- створення інформаційних систем і мереж інформації, розвиток електронного урядування;

- постійне оновлення, збагачення та зберігання національних інформаційних ресурсів;

- забезпечення інформаційної безпеки України;

- сприяння міжнародній співпраці в інформаційній сфері та входженню України до світового інформаційного простору.

Основними видами інформаційної діяльності є створення, збирання, одержання, зберігання, використання, поширення, охорона та захист інформації [6].

В діяльності керівників органів влади на різних рівнях управління створення ефективної системи оброблення інформації має надзвичайно важливе значення, оскільки від якості первісної інформації та швидкості її опрацювання залежить якість управлінських рішень.

Ефективність процесу переробки інформації може бути значно підвищена шляхом використання електронних засобів та сучасних інформаційних технологій.

Використання персональних комп’ютерів, телетайпів, електронної пошти, інших сучасних інформаційних засобів суттєво впливає на процес формування ефективної комунікаційної мережі.

Інформаційна система (далі – ІС) – це набір процедур та процесів збору і переробки інформації для планування, підтримки прийняття рішень, координації і контролю. Інформаційні системи не обов’язково повинні бути комп’ютеризовані. Але саме комп’ютерні інформаційні системи мають незаперечні переваги над іншими технічними засобами обробки інформації і комунікації, бо вони:

- виконують свою роботу дуже швидко, здійснюють часто мільйони операцій за секунду;

- майже ніколи не роблять помилок. Те, що іноді називають „помилками комп’ютера”, насправді є помилками оператора;

- мають великий обсяг пам’яті.

Основна функція системи опрацювання даних — це реалізація таких типових операцій [6]:

- збирання, реєстрація і перенесення інформації на машинні носії;

- передача інформації в місця її зберігання й опрацювання;

- введення інформації в ЕОМ, контроль введення та компонування інформації в пам'яті комп'ютера;

- створення і ведення внутрішньомашинної інформаційної бази;

- опрацювання інформації на ЕОМ (накопичення, сортування, коригування, вибірка, арифметичне і логічне опрацювання) для виконання функціональних завдань системи (підсистеми) управління об'єктом;

- виведення інформації у вигляді табуляграм, відеограм, сигналів для прямого управління технологічними процесами, інформації для зв'язку з іншими системами;

- організація, управління (адміністрування) обчислювальним процесом (планування, облік, контроль, аналіз обчислень у локальних і глобальних обчислювальних мережах).

Система опрацювання даних (далі – СОД) призначена для інформаційного обслуговування керівників та фахівців різних органів управління, що приймають управлінські рішення.

Виокремлення типових операцій опрацювання даних дало змогу створити спеціалізовані програмно-апаратні комплекси для їх реалізації: різні периферійні пристрої, оргтехніку, стандартні набори програм, у тому числі пакети прикладних програм (далі – ППП). Конфігурація апаратних комплексів утворює так звану топологію обчислювальних систем.

Практично всі системи опрацювання даних інформаційних систем незалежно від сфери їх застосування включають однаковий набір складових (компонентів), що називаються видами забезпечення. Прийнято виокремлювати інформаційне, програмне, технічне, правове, лінгвістичне забезпечення [3].

Інформаційне забезпечення — це сукупність методів і засобів розміщення й організації інформації, що включають системи класифікації і кодування, уніфіковані системи документації, раціоналізації документообігу та форми документів, методів створення внутрішньомашинної інформаційної бази інформаційної системи. Від якості розробленого інформаційного забезпечення особливо залежать достовірність і якість прийнятих управлінських рішень.

Програмне забезпечення — сукупність програмних засобів для створення та експлуатації СОД засобами обчислювальної техніки. До складу програмного забезпечення входять базові (загальносистемні) та прикладні (спеціальні) програмні продукти. Базові програмні засоби використовують для автоматизації взаємодії людини і комп'ютера, організації типових процедур опрацювання даних, контролю і діагностики функціонування технічних засобів СОД. Прикладне програмне забезпечення становить сукупність програмних продуктів, призначених для автоматизованого розв'язування функціональних завдань інформаційної системи. Вони можуть бути розроблені як універсальні засоби (текстові редактори, електронні таблиці, системи управління базами даних) та як спеціалізовані, тобто такі, що реалізують функціональні підсистеми (бізнес-процеси) об'єктів різної природи (економічні, інженерні, технічні тощо).

Технічне забезпечення — це комплекс технічних засобів, що застосовуються для функціонування системи опрацювання даних, і містить пристрої, за допомогою яких виконуються типові операції опрацювання даних як поза ЕОМ (периферійні технічні засоби збирання, реєстрації, первинного опрацювання інформації, оргтехніка різного призначення, засоби телекомунікації і зв'язку), так і на ЕОМ різних класів.

Правове забезпечення — це сукупність правових норм, що регламентують створення і функціонування інформаційної системи. Правове забезпечення розробки інформаційної системи включає нормативні акти договірних взаємовідносин між замовником і розробником програмного забезпечення, правове регулювання відхилень. Правове забезпечення функціонування СОД включає: умови надання юридичної чинності документам, отриманим із застосуванням обчислювальної техніки; права, обов'язки і відповідальність персоналу, в тому числі за своєчасність і точність опрацювання інформації; правила користування інформацією і порядок вирішення суперечок щодо її достовірності.

Лінгвістичне забезпечення — це сукупність мовних засобів, що використовуються на різних стадіях створення та експлуатації СОД для підвищення ефективності розробки й забезпечення спілкування людини та ЕОМ.

Щодо організаційних компонентів інформаційної системи, то виділення таких компонентів у самостійний напрям зумовлюється особливою важливістю людського чинника (персоналу) в успішному функціонуванні ІС. Перш ніж запроваджувати дорогу систему опрацювання даних, слід провести величезну роботу з упорядкування та вдосконалення організаційної структури об'єкта; в іншому випадку ефективність ІС буде низькою. Головна проблема при цьому полягає у виявленні ступеня відповідності існуючих функцій управління й організаційної структури, що реалізує ці функції. Засобами досягнення мети — удосконалення організаційних структур — є різні методи моделювання.

Під організаційними компонентами ІС розуміють сукупність методів і засобів, що дають змогу удосконалити організаційну структуру об'єктів і управлінські функції, які виконуються структурними підрозділами; визначити штатний розклад і чисельний склад кожного структурного підрозділу; розробити посадові інструкції персоналу управління в умовах функціонування СОД.

Упровадження інформаційних систем сприяє вдосконаленню організаційних структур, оскільки передбачає визначення розрахункової, тобто науково обґрунтованої, чисельності апарату управління за структурними підрозділами з обов'язковим вирішенням, зокрема таких проблем:

- достовірне зарахування кожного працівника до відповідного структурного підрозділу (відділу, бюро та ін.);

- установлення чітких службових обов'язків кожного працівника в межах підрозділу. При цьому обов'язки працівників, що обіймають ту чи іншу посаду, не залежать від конкретної особи, яка їх виконує. Сукупність спільних обов'язків має гарантувати їхню несуперечливість і можливість досягнення загального результату;

- визначення нормального завантаження працівника роботою протягом дня і на календарний період;

- розробка посадових інструкцій персоналу в умовах функціонування СОД, зокрема в умовах аварійних ситуацій.

Для задоволення потреб різних організаційних рівнів і функціональних сфер державно-управлінської діяльності існує п’ять головних типів інформаційних систем [1]:

1) ділово-процесійні;

2) системи автоматизації офісу;

3) управлінські інформаційні системи;

4) системи підтримки прийняття рішень;

5) системи підтримки виконання рішень.

Ділово-процесійна система (англ. Тrаnsасtіоn-Рrосеssіng Sуstеm) - комп'ютерна інформаційна система, що виконує щоденні поточні операції, потрібні для розвитку організації і забезпечує пряму підтримку на операційному рівні організації її діяльності. Ця система – головне джерело інформації, яка використовується іншими типами комп'ютерних систем організації.

Система автоматизації офісу (англ. Office Automation System) має завдання полегшити зв'язок і підвищити продуктивність роботи керівників і працівників шляхом автоматизації обігу документів і спрощення процесів обліку інформації. Це система селекторної інформації,яка може також включати електронний календар, телеконференцію, графіки виконання робіт та інше.

Управлінська інформаційна система – комп'ютерна інформаційна система, що постачає повсякденну інформацію і часто дозволяє здійснювати доступ до поточної і ретроспективної інформації, потрібної державним службовцям (головним чином середнього і нижчого рівнів). Система орієнтована на фактичні, операційні напрямки діяльності і особливо важлива в плануванні, прийнятті рішень, під час контролю. Як правило, система підсумовує інформацію з операційно-ділових систем для підготовки поточних доповідей, які використовуються управлінцями.

Система підтримки прийняття рішень (англ. Decision Support System) – комп'ютерна інформаційна система, яка підтримує процес прийняття управлінських рішень в ситуаціях, які не є добре структурованими. Такі системи загалом не вказують, які рішення є оптимальними. Проте вони роблять спробу спрямувати процес прийняття рішень у правильне русло за допомогою спеціальних прийомів, які допомагають керівникам більш детально аналізувати ситуацію.

Спеціалізованим типом інформаційної системи, яка знаходить все більше використання, є експертна система. Це комп'ютерна система, яка використовує реальні знання експерта для вирішення спеціальних проблем. Такі системи інколи називають наукоємними системами, тому що вони намагаються об'єднати знання великої групи експертів для вирішення проблем у сфері їх досвіду.

Системи підтримки виконання рішень (англ. Ехесutіvе System) – комп'ютерні інформаційні системи, що підтримують виконання рішень і ефективне функціонування організацій на вищих рівнях. Такі системи почали застосовуватись у практиці діяльності організацій порівняно недавно. Інколи їх називають виконавчо-інформаційними системами.

На відміну від систем підтримки прийняття рішень, які мають тенденцію до вужчого використання, системи підтримки виконання рішень потребують більшезагальних комп'ютерних потужностей, інтенсивно використовують телекомунікації, графічні можливості для відображення інформації. Ці системи можна використовувати для вирішення багатьох проблем. Системи підтримки виконання рішень мають тенденцію до меншого використання аналітичних моделей, ніж системи підтримки прийняття рішень, отримують інформацію з різних джерел, дозволяють прийняти більше рішень із кола досить складних питань.

Для трансформування даних в інформацію використовуються комп'ютерні компоненти інформаційних систем, які поділяються на дві категорії: технічне і програмне забезпечення.

Технічне забезпечення – це фізичне устаткування, включаючи комп'ютер і необхідні пристрої, такі як клавіатура, сканери та імітатори голосу. Ці пристрої переводять початкові дані в головну пам'ять комп'ютера і його прецесійну систему, яка називається центральним процесором. Зберігання даних у пам’яті комп’ютера здійснюється за допомогою магнітних дисків, які дозволяють великому обсягу інформації бути скомпонованим в одну групу. Такі пристрої, як принтери і графічні плоттери, дозволяють комп'ютеру видавати інформацію у формі, зручній для її споживачів.

Програмне забезпечення – це набір програм, документів, процедур, повсякденних операцій комп'ютерної системи, що допомагають технічним засобам виконувати різні операції.

База даних – це набір даних, ефективно організованих таким чином, щоб з ними було легко працювати. Вони будуються на системах управління базами даних (СУБД): Fохрго, Ассеss, Оrасlе та інших. База даних системи управління - це програмні засоби, що дозволяють організаціям здійснювати управління і мати доступ до необхідних даних.

На додаток до пакетів програм, що готові до використання спеціалістами організації, можуть розроблятися програми для виконання спеціальних операцій. Це досить дорого коштує, але робить організацію більш конкурентноспроможною. Державні установи повинні забезпечуватися пакетами необхідних програм централізовано, адже це буде сприяти підвищенню ефективності діяльності органів виконавчої влади та одночасно економному витрачанню бюджетних коштів.

Органи державної влади можуть використовувати різні бази даних для окремих потреб, таких як бухгалтерський облік, кадрове забезпечення, законодавча база, тощо. Зусилля необхідно спрямовувати на створення систем, які можуть збирати інформацію з різних баз даних.

Створення науково удосконаленої інформаційної системи – важлива передумова раціональної організації управління не лише виробничими, соціально-економічними, а й суспільно-політичними процесами, своєчасного прийняття рішень щодо оптимального управління окремими організаціями, регіонами і державою в цілому. Суперкомп’ютери та великі комп’ютерні мережі, з їхньою великою процесійною швидкістю, дозволяють вирішувати задачі, пов’язані з розрахунками, що охоплюють великі комплексні програми і займають багато часу.

Програму покращення інформаційного забезпечення управлінських процесів можна розглядати у вигляді проекту, в якому виділяється декілька етапів:

- визначення потреб в інформації;

- проведення системного аналізу;

- здійснення системного проектування (дизайну);

- створення і підготовка програм;

- впровадження, ефективне використання комп’ютерів.

Завданням дослідження інформаційних потоків в державній організації є також визначення ступеня повноти використання інформації і розробка заходів щодо скорочення кількості даних, які надходять до об’єкта управління.

Ключовою ланкою інтегрованої комп’ютерної системи є створення автоматизованих робочих місць (АРМ) керівників і спеціалістів будь-якого ієрархічного рівня. Автоматизоване робоче місце (АРМ) – робочій простір, оснащений окремими технічними засобами автоматизації і допоміжним обладнанням, де здійснюється професійна діяльність спеціаліста.

Впровадження інформаційних технологій у діяльність державних органів управління вже сьогодні може дати певний ефект. Зокрема аналіз даних на основі геоінформаційних технологій дасть можливість керівникам державних органів влади приймати рішення тоді і там, коли і де вони потрібні. Математичне моделювання, прогнозування та оптимізація рішень дадуть змогу керівникам державних установ досягти реального позитивного результату в прийнятті рішень, допоможе зрозуміти і пояснити чітку послідовність їх реалізації в життя, прогнозувати наслідки прийняття рішень чи їх неприйняття.

Об’єм і зміст інформації, необхідної різним суб’єктам управління, залежить від такого:

- масштабу і важливості рішень, що приймаються;

- кількості і характеру об’єктів і параметрів, якими управляє та які регулює даний суб’єкт;

-тривалості та частоти управлінського циклу, частоти кроку регулювання;

- кількості варіантів можливих станів і поведінки системи;

- величини і різноманітності збуджуючих систему внутрішніх і зовнішніх впливів;

- кількості і якості показників, що характеризують роботу системи.

Різниця в обсягах, структурі, корисності інформації зумовлена реальною ситуацією, але вся її різноманітність необхідна для усунення (зменшення) невизначеності функціонування керованого об’єкта.

Автоматизація праці державних службовців та керівників органів влади набуває в теперішній час глобального характеру, а створення на основі нових інформаційних технологій електронних (комп’ютерних) мереж є необхідним етапом на шляху до всеохопної інформатизації суспільства.

Мережні служби - це програми, що пропонують набір послуг для користувачів комп’ютерних мереж. До них звичайно відносять:

- службу обміну повідомленнями між користувачами мережі;

- груповий планувальник;

- електронну пошту;

- мережні новини тощо.

Служба обміну повідомленнями дає можливість керівникам органів влади організувати обмін повідомленнями (в текстовому форматі і у вигляді звукових чи відеоданих) між користувачами мережі, проводити наради і відеоконференції.

Груповий планувальник дозволяє скласти розклад особистого дня з урахуванням розкладу інших користувачів, організувати зустрічі, відслідковувати діяльність - свою і співробітників.

Електронна пошта теж призначена для обміну повідомленнями між користувачами комп’ютерних мереж. Але на відміну від служби обміну інформацією вона не є сервісом реального часу (тобто повідомлення може передаватися від декількох секунд до декількох днів). Зараз найбільше поширення одержала електронна пошта мережі Internet (е-mail).

Мережні новини здійснюють передачу повідомлень, але вони працюють за принципом „один до багатьох” (тобто один користувач передає повідомлення, прочитати яке можуть всі підписані на дану конференцію).

При удосконаленні інформаційно-комунікаційних зв’язків в державних органах управління не слід залишати поза увагою соціально-психологічні та психолого-педагогічні аспекти. Стиль керівництва, етика поведінки державних службовців здійснюють значний вплив на якість інформаційно-комунікаційних зв’язків, а значить і на процес управління у цілому.

 

Література:

 

1. Грицунов О. В. Інформаційні системи та технології: навчальний посібник / О. В. Грицунов. – Х.: Вид-во ХНАМГ, 2010. - 223 с.

2. Конституція України: Прийнята Верховною Радою України 28 червня 1996 р. – К.: Юрінком Інтер, 1996. – 90 с.

3. Пашко П. В. Митні інформаційні технології: навчальний посібник / П. В. Пашко. – К.: Вид-во Митної академії України, 2011. - 391 с.

4. Про доступ до публічної інформації: Закон України від 13.01.2011 № 2939-VI (2939-17) [електронний ресурс]: – Режим доступу: http://zakon1.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main.cgi?nreg=2939-17.

5. Про друковані засоби масової інформації (пресу) в Україні: Закон України від 16.11.1992 № 2782-ХІІ. – Режим доступу: http://www.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main.cgi.

6. Про інформацію: Закон України [електронний ресурс]: В редакції Закону України від 02.10.1992 № 2657-XII (2657-12) – Режим доступу: http://zakon.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main.cgi?nreg=2657-12&ed=19921002.

7. Про основні засади розвитку інформаційного суспільства в Україні на 2007-2015 роки: Закон України від 09.01.2007 № 537-V. – Режим доступу: http://www.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main.cgi.

Питання до самоконтролю

1.Чим принципово відрізняється планування діяльності від прогнозування? У чому ці функції схожі?

2. Визначте зміст управлінської діяльності у процесі вирішення керівником організаційних проблем.

3. У яких випадках не доцільно делегування управлінських повноважень?

4. Яким чином пов’язані управлінські структури із змістом діяльності керівника?

5. Визначте складові мотиваційної сфери. Чи знаходять вони своє відображення у положеннях Закону „Про державну службу”?

6. Розкрийте зміст основних принципів контролю в управлінській діяльності.

7. Чим визначається професіоналізм керівника? Які вимоги ставляться до кандидатів на посаду керівників органів влади?

8. Якими характерними особливостями відзначається ефективний керівник? Які науки, на Ваш погляд, формують ефективного керівника в сфері державного управління?

9. Які індивідуальні якості є найбільш важливими для сучасного керівника?

10. Якими діловими якостями має характеризуватися керівник?

11. Які існують підходи до визначення іміджу?

12. У чому специфіка іміджу керівника органу державного управління.

13. Визначте основні елементи іміджу органу державної влади та характеризуйте їх.

14.Які основні закономірності формування іміджу керівника органу державної влади?.

15. Які існують види класифікації інформації?

16. Як Ви розумієте поняття „комунікація”?

17. Які розрізняють типи комунікації?

18. Які вимоги ставляться до правильно організованого комунікативного процесу?

19. Назвіть причини погано організованої комунікації між керівником організації та підлеглими.

20. Охарактеризуйте формальні і неформальні комунікації

21. Які особливості мають письмові комунікації? Назвіть їх переваги і недоліки.

22. Які існують типи інформаційних систем?

23. Яким чином можна покращити інформаційне забезпечення управлінських процесів?

24. Від чого залежить об’єм і зміст інформації, необхідної для управлінської діяльності?

25. Визначте поняття бази даних і наведіть перелік функцій, які вони виконують.

РОЗДІЛ 3
ПІДВИЩЕННЯ ЯКОСТІ ДІЯЛЬНОСТІ