Тема 5. Первинне спостереження, документація та інвентаризація

 

ПЛАН ДО ВИВЧЕННЯ ТЕМИ

1. Первинне спостереження.

2. Документація як складова частина бухгалтерського обліку.

3. Поняття документів, їх класифікація та значення в обліку.

4. Вимоги щодо змісту та оформлення документів.

5. Документооборот, його організація.

6. Порядок прийняття, перевірки та обробки документів.

7. Порядок зберігання первинних документів.

8. Суть і значення інвентаризації. Види інвентаризацій.

9. Обов’язкове проведення інвентаризації.

10. Порядок проведення та документальне оформлення інвентаризації.

11. Виявлення результатів інвентаризації та відображення їх в обліку.

Актуальність теми:

Тема розкриває значення бухгалтерських документів при веденні бухгалтерського обліку. Студентам пропонується вивчити поняття документів, їх види та характеристику, суть інвентаризації та мету її проведення, порядок проведення та документальне оформлення інвентаризації.

Навчальні цілі:

Повинні знати: що таке первинне спостереження; що таке документування; що являє собою бухгалтерський документ; за якими ознаками класифікують бухгалтерські документи; які обов’язкові реквізити повинні мати бухгалтерські документи; хто розробляє графік документообороту на підприємстві і що цей графік представляє собою

 

Повинні вміти: пояснити, чому документи є дійсно складовою бухгалтерського обліку; визначати, до яких видів відносяться ті чи інші документи за різними класифікаційними ознаками; складати графік документообороту та заповнювати первинні документи

Рекомендована література:

1. Бутинець Ф.Ф. Теорія бухгалтерського обліку: Підручник. / Вид. 2-е, доп. і перероб. – Житомир: ЖІТІ, 2000. – с. 220-253, 344-374.

2. Бутинець Ф.Ф. Теорія бухгалтерського обліку: Підручник. / з-є вид., доп. і перероб. – Житомир: ПП “Рута”, 2003. – с. 246-263

3. Бухгалтерський облік: концептуальні основи теорії. Навчально-практичний посібник / Під заг. ред. Сопко В.В. – ТОВ “Видавничий дім “Професіонал”, Київ, 2004. – с.103-125,

4. Ткаченко Н.М. Бухгалтерський фінансовий облік на підприємствах України: Підручник для студентів економічних спеціальностей вищих навчальних закладів. – 6-те вид. – К:А. С. К., 2001. – с.86-96, 100-110

5. Швець В.Г. Теорія бухгалтерського обліку: Підручник. – К.: Знання, 2004.– с.74-90

6. Чебанова Н.В., Василенко Ю.А. бухгалтерський фінансовий облік: Посібник. – к.: Видавничий центр “Академія”, 2002. –с.109-119

МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ

Первинне спостереження

Для відображення в обліку будь-яких об’єктів необхідно мати про них певну уяву, тобто спостерігати за ними Під спостереженням розуміють один із способів пізнання об’єктивної дійсності, який базується на безпосередньому, або за допомогою пристроїв, вимірюванні речей та явищ.

Основна мета спостереження – переконатися в тому, що об’єкт обліку або зміни в його складі, обсязі, якості тощо, дійсно мали місце.

В бухгалтерському обліку спостереження ведуть лише за його об’єктами.

Спостереження в бухгалтерському обліку здійснюється за допомогою таких елементів методу, як документація та інвентаризація. Для того, щоб відобразити в обліку той чи інший об’єкт господарюючого суб’єкта, бухгалтер повинен вести за ним спостереження. Але на підприємстві цих об’єктів дуже багато, вони безперервно надходять, вибувають, переміщуються, використовуються, видозмінюються у процесі діяльності. Причому, цей рух засобів відбувається одночасно в різних місцях, тому бухгалтер особисто не може бути присутнім при всіх цих змінах і не може спостерігати безпосередньо за всіма господарськими операціями. Через це на підприємствах такі обов’язки передаються іншим посадовим особам, які не тільки присутні особисто при здійсненні певних господарських операцій, але й спільно з іншими учасниками операції складають письмове свідчення про це – документ, підписаний учасниками операції, який передається бухгалтеру. За допомогою таких документів через довірених осіб бухгалтер спостерігає за всіма змінами у складі засобів та їх джерел.

Результати спостереження оформлюють за допомогою первинних документів.

2. Документація як складова частина бухгалтерського обліку

Підставою для відображення інформації щодо здійснення господарських операцій в регістрах бухгалтерського обліку є первинні документи.

Первинні документи фіксують факт здійснення господарської операції. Вони повинні містити достовірні дані і складатися вчасно, як правило, у момент здійснення операції.

Документи є підставою для наступних записів у системі звітів, а також для виправлення тих чи інших дій працівників

Сукупність бухгалтерських документів, що складаються на всі господарські операції, називається документацією, яка слугує способом первинного спостереження за господарськими операціями і є обов’язковою умовою для відображення їх в обліку.

Документування полягає у відображенні в документах всіх господарських операцій.

 

3. Поняття документів, їх класифікація та значення в обліку

Бухгалтерський документ - це письмове свідоцтво певної форми і змісту, що фіксує і підтверджує факт здійснення господарської операції або розпорядження на право її проведення.

Бухгалтерські документи класифікують за рядом ознак (рис.5.1.):

Рис. 5.1. Класифікація бухгалтерських документів

Документи мають практичне значення для попереднього і подальшого контролю за доцільністю і законністю господарських операцій. Попередній контроль здійснюють керівні працівники: підписуючи документи, вони беруть на себе відповідальність за законність операції, оформленої цим документом. Подальший контроль здійснюють облікові працівники при прийманні і опрацюванні документів, а також працівники податкових, фінансових і ревізійних органів.

Документи мають важливе значення для забезпечення контролю за збереженням майна господарства, раціональним його використанням. Приймання і відпуск матеріальних цінностей, використання грошових коштів, здійснення розрахунків тільки на підставі належно оформлених документів запобігають зловживанням з боку посадових осіб.

Документи мають і правове (юридичне) значення як письмовий доказ здійснення господарських операцій, а тому використовуються судовими органами при розгляді господарських.позовів. Судові органи визнають за документом доказову, юридичну силу в тому разі, якщо його складено своєчасно і належним чином оформлено.