Система електронного документообігу

АСКОД-WEB

 

СИСТЕМА ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ

 

 

Автоматизована система контролю і організації діловодства

 

 

ІНСТРУКЦІЯ КОРИСТУВАЧА

 

В.01

 

Київ-2008

З М І С Т

Скорочення та термінологія.. 3

1 Загальні відомості 4

1.1 Відомості про розробника. 4

1.2 Призначення системи. 4

1.3 Програмні засоби та особливості використання. 4

1.4 Реєстрація користувачів при вході в систему. 5

2 Опис елементів інтерфейсу. 6

2.1 Головна форма системи. 6

2.2 Вікно повідомлень. 7

2.3 Елементи для керування переліком.. 7

2.4 Реквізити форми. 8

2.4.1 Реквізит типу «Дата». 8

2.4.2 Реквізит типу «Число». 8

2.4.3 Реквізит типу «Рядок символів». 8

2.4.4 Реквізит типу «Елемент довідника». 8

2.5 Робота з табличною частиною форми. 9

3 Картотека.. 11

3.1 Види кореспонденції 11

3.2 Опрацювання переліків документів. 11

3.2.1 Премикання режимів відображення переліку. 11

3.2.2 Пошук/відбір документів за реєстраційними реквізитами. 11

3.2.3 Функціональні кнопки. 12

3.2.4 Перелік реєстраційних карток. 13

3.2.5 Перелік контрольних карток. 13

3.3 Опрацювання карток. 14

3.3.1 Система команд опрацювання реєстраційних карток. 14

3.3.2 Додаткові можливості опрацювання карток. 14

3.3.3 Система команд опрацювання численних переліків. 14

3.3.4 Система команд опрацювання контрольних карток. 15

3.3.5 Введення коду та найменування з кодифікатора. 15

3.3.6 Опрацювання зв’язків реєстраційних карток. 15

3.3.7 Схема заповнення реєстраційних карток вхідної кореспонденції поточної дії 16

3.3.8 Схема заповнення реєстраційних карток вихідної кореспонденції поточної дії 19

3.3.9 Схема заповнення реєстраційних карток внутрішньої (поточної) кореспонденції 21

3.3.10 Схема заповнення контрольних карток внутрішньої кореспонденції 23

3.3.11 Схема заповнення реєстраційних карток звернень громадян. 24

3.4 Друкувальні форми. Генерація звітів. 26

3.4.1 Формування та друкування журналів реєстрації 26

3.4.2 Режим звіти. 27

3.4.3 Друкування реєстраційних карток. 28

3.5 Мій кабінет. 28

4 ЕКД (Електронні копії документів) 30

5 Нормативно – довідкова інформація.. 31

5.1 Загальні принципи роботи з довідниками. 31

5.2 Редагування довідників. 32

6 МоНІТорИНГ ДІй КОРИСТУВАЧІВ.. 33

7 додатки.. 35

 

 

Скорочення та термінологія

 

БД – база даних.

ЕКД – електронна копія документа.

ЕП – електронна пошта.

КК – картка контролю виконання доручення.

Код – аналог скороченої назви елемента кодифікатора.

РК – реєстраційна картка.

Довідники – спеціалізовані масиви інформації, які містять допустимі для відпо­відних реквізитів документів значення.

Реєстраційна картка – спеціалізована облікова форма, яка містить поля для реєстраційних, контрольних, пошукових та ін. реквізитів документа.

РК – реєстраційна картка.

Клієнт-сервер (client-server) – модель обчислень, в якій навантаження по опрацюванню даних розподіляється між комп’ютером-сервером і комп’ютером-клієн­том.

Сервер баз даних (database server) – комп’ютерна система, основною задачею якої є зберігання та обробка даних. Сервер баз даних приймає запити від програм-клі­єнтів і передає у відповідь дані (набір відповідей). Кожен сервер баз даних складається з комп’ютера, операційної системи (ОС) і системи керування базами даних (СКБД).

WEB-сервер (web-server) – комп’ютерна система, основною задачею якої є формування HTML-сторінок, обробка клієнтських команд, управління зв'язком та пере­дачею даних з сервером баз даних.

Система, побудована в архітектурі «клієнт-сервер» (3-tier model architecture) – трирівнева клієнт-серверна архітектура.

Браузер – програмне забезпечення для додатків, доступних через мережу.

WEB-інтерфейс – робота з системою депозитарію без використання додатко­вого спеціалізованого програмного забезпечення. Для роботи з WEB-інтерфейсом мож­на використовувати будь-який браузер з підтримкою форм.

ЕЦП – електронний цифровий підпис.

 

Загальні відомості

Відомості про розробника

Розробка системи виконана «Центром комп’ютерних технологій «ІнфоПлюс».

Адреса для листування: 02660, Київ, вул. М. Раскової, 15

Телефони: [phone], [phone]

Факс: [phone]

E-mail: [e-mail]

Призначення системи

Автоматизована система контролю і організації документообігу АСКОД призна­чена для автоматизації процесів обробки кореспонденції шляхом використання у документообігу сучасних комп’ютерних технологій. Система охоплює опрацювання вхідної, вихідної кореспонденції, внутрішніх документів та звернень громадян, контролю за їх проходженням і виконанням.

АСКОД реалізовано з використанням сучасних засобів проектування систем, виконаних у графічному WEB-інтерфейсі у 3-рівневій клієнт-серверній архітектурі.

Система АСКОД забезпечує:

· створення, накопичення і зберігання реєстраційних і контрольних карток документів та їх електронних копій;

· коригування та друкування реєстраційних карток;

· пошук документів за їх реєстраційними реквізитами;

· друкування журналів реєстрації службової кореспонденції та звернень гро­мадян.

Контроль виконання документів здійснюється за допомогою постановки доку­ментів на контроль, створення контрольних карток та встановлення контрольних тер­мінів виконання.

Із завершенням календарного року виконані картки переносяться до бази даних минулих років, де передбачено їх пошук за різними ключами, коригування та друку­вання.

Система АСКОД побудована на з використанням СКБД ORACLE.

Функціонування системи АСКОД дає можливість користувачам використовувати такі функціональні блоки:

· АСКОД Корпоративний (через клієнт-сервер, охоплює центральний офіс, канцелярію),

· АСКОД-WEB (доступ до бази даних через мережу в умовах віддаленого доступу, охоплює дирекції Банку),

· АСКОД-Lotus (через клієнт Lotus шляхом безпосереднього відкриття баз на сервері, використовується для реєстрації та опрацювання внутрішнього ділового листування)

Всі документи, незалежно від того, в якому блоці АСКОД вони були зареєстрова­ні, розміщуються у єдиній базі даних АСКОД.

Перераховані вище блоки доступні користувачам у відповідності з регламентом робіт та визначеними правами використання функцій системи АСКОД та правами доступу.

Програмні засоби та особливості використання

Система АСКОД розроблена з використанням ліцензійних програмних засобів Borland Delphi, MS Visual Studio та СКБД ORACLE.

Система функціонує в середовищі версії Windows-2000, та Windows NT версії 5.0 і вище.

Система АСКОД функціонує тільки в середовищі клієнт-сервер.

Система АСКОД-WEB функціонує тільки в середовищі 3-рівневий клієнт-сервер.

Інформаційне забезпечення системи АСКОД розроблено із врахуванням інфор­маційної сумісності всіх користувачів системи.

Забороняється:

· здійснювати будь-які дії з файлами, в яких знаходиться база даних;

· без попереднього узгодження з розробником вносити будь-які зміни до програмного забезпечення бази даних, системних таблиць сервера та ін.

Опис елементів інтерфейсу

Користувач працює з формою. Під формою розуміємо вікно, що містить різні елементи даних для перегляду або заповнення (реквізити, списки), а також елементи керування (кнопки, закладки).

Форма може містити табличну частину, яка складається з кількох колонок, та призначена для перегляду в ній великої кількості рядків. Редагування кожного рядка переліку (елемента) ініціюється натисненням мишею на кнопку . Редагування елементу таблиці виконується у окремому вікні.

Головне призначення конкретної форми визначається режимом, в якому вона використовується.

Головна форма системи

Після аутентифікації в системі АСКОД на екран виводиться перелік вхідної кореспонденції (Рисунок 2).

Рисунок 2. Перелік вхідної кореспонденції

Верхній рядок вікна браузера називається заголовком вікна. У ньому видається назва програми, також ім'я активного вікна, відкритого в програмі. Нижче розміщена форма вводу в браузері (містить web-адресу системи АСКОД), а під ним – безпосеред­ньо головна форма системи.

У верхній частині головної форми системи розміщене навігаційне меню системи, представлена кнопками, що відповідають чотирьом видам кореспонденції, модулю «Мій кабінет», режиму перегляду журналів реєстрації (згенерованих звітів) та режиму ведення кодифікаторів (Рисунок 3):

- Вхідна;

- Вихідна;

- Внутрішня;

- Звернення громадян;

- Мій кабінет;

- Редагування;

- Звіти.

Рисунок 3. Навігаційне меню системи.

Для переходу з одного виду кореспонденції в інший або для вибору іншого виду роботи в поточному переліку користувач повинен підвести курсор до потрібної кнопки, на якій відкриється випадаючий список, обрати потрібний вид роботи (переглянути перелік РК, створити нову реєстраційну картку тощо) та натиснути ліву клавішу миші. Як приклад, на екрані показано випадаючий список для переходу у внутрішню корес­понденцію.

Вибір наступного виду кореспонденції автоматично закриває поточну кореспон­денцію.

В нижній частині екрану розміщена назва програми, відомості про розробника, його адресу і т.п.

Простір між головним меню і рядком відомостей називається робочим столом.

Вікно повідомлень

Вікно повідомлень служить для відображення всіх повідомлень, породжуваних різними операціями при їхньому виконанні. Ці повідомлення можуть як інформувати користувача про поточний стан процесу (Рисунок 4):

Рисунок 4. Інформаційне повідомлення.

так і попереджати про помилки (Рисунок 5).

Рисунок 5. Повідомлення про помилку.

Реквізити форми

Реквізит типу «Дата»

Поля з даними типу «Дата» заповнюються набиранням дати на клавіатурі або з використанням вікна «Календар». Активізація вікна «Календар» здійснюється за допо­могою на­тискання лівої клавіші миші на компоненті .

АСКОД-WEB використовує чотирисимвольну систему відображення років (Рисунок 7).

Рисунок 7. Календар.

Щоб ввести дату в поле, необхідно натиснути ліву клавішу миші на обраному числі.

Реквізит типу «Число»

Числові реквізити вводяться набором потрібного числа у відповідному полі за допомогою клавіатури.

Прапорець (індикатор)

Елемент форми типу «Прапорець» - прямокутне поле індикатора з позначкою a всередині або без неї: використовується для вмикання/вимикання режиму (його ім'я написане поруч), може знаходитися в увімкнутому (кнопка відмі­чена позначкою a) або вимкнутому (на кнопці відмітка відсутня).

Перемикач

Елемент форми типу «Перемикач» - коло з чорною крапкою або без неї, приз­начений для вибору одного з взаємовиключаючих режимів. Вибраний варіант відмі­чається крапкою.

Список

Для того, щоб вибрати потрібне значення у «Списку», треба встановити мишу на кнопку з назвою списку. У результаті з’явиться вікно, яке містить перелік значень (варіантів) для вибору, після чого треба здійснити вибір. Кожне значення не може містити кількох колонок:

Кнопка

«Кнопки» на формі використовуються для виконання певних дій, передбачених алгоритмом форми. Для вибору кнопки необхідно натиснути на неї мишею.

Як правило, при наведенні курсору на елементи екранних форм, з’являються підказки (хінти), які описують призначення цих елементів.

Картотека

Види кореспонденції

До переліку видів кореспонденції, обробку яких забезпечує система, входять:

- вхідна кореспонденція,

- вихідна кореспонденція,

- внутрішня кореспонденція,

- звернення громадян.

Функціональні кнопки

Кнопка «Друкувати»

Кнопка (вхідна, вихідна, внутрішня, звернення, контрольні картки) розміщена на переліку реєстраційних карток вгорі праворуч. Використовується для створення друкованої форми переліку карток.

Кнопка «Нова»

Кнопка «Нова» (вхідна, вихідна, внутрішня, звернення) розміщена на переліку реєстраційних карток вгорі праворуч. Використовується для створення нової реєстраційної картки та переходу в ре­жим корегування атрибутів картки.

У момент створення картки автоматично заповнюється дата реєстрації та виз­начається порядковий номер документа даного виду у межах визначеного року. Запов­нення цих реквізитів є достатньою умовою для створення картки, тобто користувач має право не заповнювати інші. На екрані новостворена картка висвітлюється з вже запов­неними відповідними реквізитами. Даний реєстраційний номер чи дата реєстрації мо­жуть бути виправлені шляхом клавіатурного введення. Передбачено автоматичний контроль коду на недопустимість повторення у межах виду кореспонденції та визна­ченого року.

Кнопка «зберегти»

Кнопка «зберегти» (розміщена безпосе­редньо на картці) використовується для збереження даних у поточній картці. Діє для реєстраційних та контрольних карток.

Кнопка «відмінити зміни»

Кнопка «відмінити зміни» (розміщена безпосе­редньо на картці) використовується для відміни останніх не збережених даних у поточній картці. Діє для реєстраційних та контрольних карток.

Кнопка «Редагувати»

Кнопка « Редагувати » (Рисунок 11), використовується для переходу в режим корегування (перегляду) атрибутів картки. Діє для реєстраційних та контрольних карток.

Рисунок 11. Фрагмент переліку.

Кнопка «Вилучити»

Кнопка «Вилучити» (Рисунок 11), використовується для вилучення реєстраційної картки. Діє за умови, коли користувач має повноваження на вилучення карток. На екрані з'являється запит на підтвердження або відмову від вилучення обраної картки. Після ствердної відповіді на запит картку буде вилучено. Під час вилучення перевіряється наявність посилань на даний номер документа з інших документів і в разі наявності видається повідомлення про це та відміняється вилучення картки. Якщо вилучається реєстраційна картка, для якої існує електронна копія документа, остання стає недоступною. Доступ до неї можливий лише з застосуванням спеціальних функцій адміністратора системи у межах підсистеми адміністрування. Реєстраційна картка, до якої створені контрольні картки, не може бути вилучена, доки не буде вилучена остання контрольна картка.

Кнопка «В обрані»

За допомогою кнопки «В обрані» (Рисунок 11), користувач може помітити певні документи, які будуть доступні йому в модулі «Обрані» групи модулів «Мій кабінет». Діє для реєстраційних та контрольних карток. (3.5 Мій кабінет)

Кнопка «Оновити»

Кнопки «Оновити» () використовуються для примусового оновлення інформації. Необхідність використання кнопки пов’язана з тим, що при ко­лективному коригуванні карток в переліку карток на екрані одразу не відобра­жаються зміни, внесені у базу даних іншими користувачами.

Кнопка «Надрукувати картку»

Кнопка «Надрукувати картку» (розміщена на реєстраційній картці). Використовується для друкування реєстраційних карток.

Перелік контрольних карток

Використовується для перегляду, пошуку, відбору та друкування переліку конт­рольних карток документів. Створення контрольної картки ніяк не пов’язано з дуб­люванням реквізитів реєстраційної картки. Контрольна картка – це механізм ієрар­хічного контролю за виконанням документа. Перелік формується у двох режимах:

· перелік контрольних карток, які відносяться до даної реєстраційної картки (відповідна закладка у реєстраційній картці);

· перелік контрольних карток поточних.

Перший режим забезпечує можливість відкривати коригувати і переглядати контрольні картки, що відносяться тільки до поточної реєстраційної картки.

У другому режимі користувач може відкрити і переглядати контрольні картки заданого виду кореспонденції.

Режими діють для вхідної та внутрішньої видів кореспонденції. В наступних роз­ділах описуються функціональні можливості пакету відповідно до режимів усіх меню.

Опрацювання карток

Опрацювання реєстраційних та контрольних карток документів здійснюється однаково для всіх видів кореспонденцій. Відкрити відповідну картку можна за допомо­гою кнопки «Редагувати» , попередньо встановивши курсор на потрібній картці:

Зона контролю

Зона контролю має наступні поля (Додаток 1):

Вид контролю – вибирається з відповідного кодифікатора. Після заповнення поля Вид контролю значення у полі Термін заповнюється автоматично, корегується з клавіатури або з використанням вікна «Календар»;

Продовжено – (число, місяць, рік) - заповнюється з клавіатури. Ця дата є результатом продовження терміну виконання;

Знято з контролю – прізвище співробітника підрозділу контролю, що зняв документ з контролю, вводиться згідно з довідником посадових осіб; дата зняття документа з контролю.

Зона контролю

Зона контролю має наступні поля:

Вид контролю – може бути введений шляхом вибору виду контролю з відповід­ного кодифікатора;

Хто контролює – (прізвище та ініціали посадової особи) – заноситься в базу даних з довідника способом, аналогічним заповненню кореспондента;

Термін – контрольний термін виконання для даної контрольної картки може бути введений набором з клавіатури або з використанням вікна «Календар»;

Продовжено – заповнюється у випадку продовження контрольного терміну виконання, може бути введений з клавіатури або з використанням вікна «Календар»;

Виконано – у разі виконання заповнюється з клавіатури або з використанням вікна «Календар»;

Зняв з контролю – прізвище посадової особи. Може бути занесене в базу даних способом, аналогічним заповненню кореспондента.

Зона контролю

Зона контролю містить наступні поля (Додаток 3):

Вид контролю – вводиться шляхом вибору коду контролю з відпо­відного кодифікатора. Якщо код контролю проставлено, то поле «Термін» заповнюється авто­матично датою, збільшеною від дати реєстрації на певну кількість днів в залежності від виду контролю (кількість днів визначається у довіднику видів контролю).

Продовжено – (число, місяць, рік) - заповнюється з клавіатури. Ця дата є результатом продовження терміну виконання.

Знято з контролю – прізвище співробітника, який зняв з контролю документ, та дата зняття документа з контролю.

Примітка – довільне текстове поле. Заповнюється за необхідністю. В нього заноситься інформація про результат виконання документа та зміст виконаної роботи.

Зона контролю

Зона контролю має наступні поля (Додаток 4):

Вид контролю – може бути введений шляхом вибору виду контролю з відпо­відного кодифікатора.

Термін контролю (число, місяць, рік) – заповнюється з клавіатури або з викорис­танням вікна «Календар».

Продовжено (число, місяць, рік) – заповнюється з клавіатури або з викорис­танням вікна «Календар». Ця дата не може бути меншою, ніж дата контролю.

Знято з контролю (ким)– проставляється прізвище посадової особи, яка зняла документ з контролю. Вводиться згідно з довідником посадових осіб. Може бути занесене в базу даних способом, аналогічним заповненню кореспондента.

Знято з контролю (коли)– дата виконання документа заповнюється з клавіату­ри або з використанням вікна «Календар».

Примітка – довільний текст, заповнюється з клавіатури.

Зона контролю

Зона контролю має наступні поля:

Вид контролю – може бути введений шляхом вибору виду контролю з відпо­відного кодифікатора;

Хто контролює – (прізвище та ініціали посадової особи) – заноситься в базу даних з довідника способом, аналогічним заповненню кореспондента;

Термін – контрольний термін виконання для даної контрольної картки може бути введений набором з клавіатури або з використанням вікна «Календар»;

Продовжено – заповнюється у випадку продовження контрольного терміну виконання, може бути введений з клавіатури або з використанням вікна «Календар»;

Виконано – у разі виконання заповнюється з клавіатури або з використанням вікна «Календар»;

Зняв з контролю – прізвище посадової особи. Може бути занесене в базу даних способом, аналогічним заповненню кореспондента.

Зона короткого змісту

Зона Короткого змісту має наступні поля (Додаток 6):

Текст змісту звернення – поле призначене для введення довільного тексту короткого змісту звернення.

Управління головного виконавця вводиться згідно з довідником «Структурні підрозділи».

Зона контролю

Зона контролю має наступні поля (Додаток 6):

Вид контролю – вибирається з відпо­відного кодифікатора. Після заповнення поля Вид контролю значення у полі Термін заповнюється авто­матично, корегується з клавіатури або з використанням вікна «Календар»;

Продовжено (число, місяць, рік) – заповнюється з клавіатури. Ця дата є резуль­татом продовження терміну виконання;

Знято з контролю – прізвище співробітника підрозділу контролю, що зняв документ з контролю, вводиться згідно з довідником посадових осіб; дата зняття документа з контролю з клавіатури або з використанням вікна «Календар».

Результат розгляду заповнюється з клавіатури у довільному вигляді.

Режим звіти

Даний режим використовується для перегляду всіх згенерованих файлів журналів реєстрації вхідних, вихідних, внутрішніх документів та звернення громадян (Рисунок 19). З переліку можна подвійним кліком вибрати потрібний файл для подальшої роботи з ним (перегляд, збереження в вказане місце, друкування).

Мій кабінет

Група модулів «Мій кабінет» призначена для актуалізації поточної інформації про стан опрацювання реєстраційних карток, контрольних карток, а також забезпечує користувачеві можливості недоступні у групі режимів «Картотека».

Група модулів «Мій кабінет» складається з наступних модулів (Рисунок 21):

· «Обрані» - документи, відмічені користувачем в інших режимах за допомогою кнопки «В обрані»;

· «Не переглянуті» - документи, в процесі обробки яких приймає участь поточний користувач, що не були ним переглянуті з моменту створення документу або внесення останніх змін;

· «Вхідна», «Вихідна», «Внутрішня», «Звернення громадян» – робота з документами відповідних типів кореспонденції, в процесі обробки яких приймає участь поточний користувач, або особа з його підрозділу.

Опрацювання переліків карток групи модулів «Мій кабінет», а також самих РК та КК відбувається за аналогією до групи режимів «Картотека».

Вилучення карток передбачено лише для модулів «Вхідна», «Вихідна», «Внутрішня», «Звернення громадян»

У модулях «Не переглянуті», «Вхідна», «Вихідна», «Вхідна», «Звернення» кнопкою здійснюється поповнення переліку модулю «Обрані».

Рисунок 21. Група модулів «Мій кабінет»

Модуль «Обрані» призначений для ведення переліку актуальних для користувача карток.

Опрацювання переліку модулю відбувається за аналогією до групи режимів «Картотека», із наступними особливостями:

· формування переліку повністю забезпечується користувачем;

· перегляд РК так КК забезпечується режимами групи режимів «Картотека» відповідно до типу кореспонденції.

Модуль «Не переглянуті» призначений для актуалізації поточної інформації про стан опрацювання реєстраційних та контрольних карток. До переліку автоматично заносяться РК, які були створені і до яких біли внесені зміни, та водночас мають відношення до користувача або його підрозділу. Після перегляду картки система автоматично видаляє картку з переліку. При цьому видалення відбувається лише з переліку «Не переглянуті».

Модулі «Вхідна», «Вихідна», «Внутрішня», «Звернення» призначені для ведення баз даних відповідних типів кореспонденції у групі режимів «Мій кабінет».

Режими забезпечують опрацювання переліків карток та відповідно самих РК та КК; опрацювання відбувається за аналогією до групи режимів «Картотека» та має наступні особливості:

· можливість перегляду переліків карток що мають відношення до користувача - «Мої»;

· можливість перегляду переліків карток що мають відношення підрозділу користувача – «»Мого підрозділу»;

· можливість перегляду переліків всіх карток – «Всі».

 

 

4 ЕКД (Електронні копії документів)

Кнопка «ЕКД» служить для прикріплення електронних копій до даного документа та опрацювання цих електронних копій

Режим ЕКД використовується для перегляду переліку електронних копій доку­ментів, приєднаних до реєстраційної картки, або для приєднання до неї електронної копії документа (Рисунок 22).

Електронна копія документа вважається зареєстрованою в системі, якщо файл приєднано до реєстраційної картки. Кожний файл має ім'я і розширення. Ім'я файлу може мати до 255 символів. Розширення вказує на тип файлу. Розширення відокрем­люється від імені крапкою.

Як тільки електронну копію документа приєднано до реєстраційної картки, вка­заний файл вважається зареєстрованим в системі і його ім'я записується до спеціаль­ного реєстру електронних копій документів.

Рисунок 22. Перелік ЕКД.

Приєднати файл до реєстраційної картки можна двома способами:

· натиснути кнопку , знайти та вибрати файл, що треба приєднати, після чого натиснути кнопку ;

· для пошуку файла, що треба приєднати, по імені (або фрагменту імені) ввести у відповідне поле потрібний текст та натиснути кнопку «Знайти»

Редагування довідників

Всі довідники заповнюються за однією схемою. Для редагування довідника тре­ба натиснути кнопку , для поповнення – кнопку . Після цього відкривається вікно для заповнення/редагування полів елементу. Розглянемо роботу з довідниками на прикладі довідника посадових осіб (Рисунок 24).

Рисунок 24. Редагування елементу довідника.

Заповнення полів вікна виконується аналогічно заповненню полів реєстраційної картки.

У поле Дата початку дії, за умовчанням, проставляється поточна дата або дата елемента довідника, на якому розташований курсор, аналогічно в поле Дата закінчення дії - «01.01.2099».

Інформація довідників Посадові особи, Кореспонденти-адресати та Підрозділи взаємопов'язана та розміщується в одній базі даних. Зауважимо, що один запис до­відника, в залежності від індикаторів-прапорців, проставлених у віконцях, віртуально буде присутній у різних довідниках:

· індикатори-прапорці, проставлені у віконцях Посадова особа, Підрозділ, Ко­респондент-адресат означають, що цей запис буде присутній у відповідних довідниках. Обов’язково має бути проставлений хоч б один з індикаторів;

· індикатори-прапорці, проставлені у віконцях Керівник, Право першого підпи­су означають, що при використанні довідника посадових осіб для зручності роботи, наприклад, для введення резолюції, довідник буде висвічуватись скорочений (на екрані будуть тільки ті записи довідника, в яких проставлені відповідні індикатори).

МоНІТорИНГ ДІй КОРИСТУВАЧІВ

На реєстраційних та контрольних картках (вхідна/вихідна/внутрішня/звернення) вгорі праворуч розташована спеціальна кнопка «Моніторинг» (Рисунок 25).

Рисунок 25. Кнопка «Моніторинг»

По кліку по кнопці «Моніторинг» на екран видається інформація про основні дії (операції), що виконувались користувачами по поточній картці (Рисунок 26). Назва списку формується наступним чином: «Перелік дій користувачів. Картка {повний номер документа}».

Рисунок 26. Перелік дій користувачів

Інформація виводиться у таких колонках:

· Тип (тип картки чи підлеглого списку);

· Дія (тип дії, яку виконав користувач);

· Час виконання дії;

· Користувач;

· Комп’ютер користувача.

Список можна відсортувати по кожній з колонок, натиснувши на текст назви колонки.

При натисненні на кнопку (опції), що розташована на заголовку списку в правій верхній частині екрану, відкривається зона, що дозволяє відібрати записи за всіма полями (колонками), а також по періоду дат виконання дії.

При натисненні на кнопку (вибрати) у нижній частині вікна відображається опис дії по виділеному запису переліку дій (Рисунок 26). Заголовок: «Опис дії ({тип дії}: {тип картки чи підлеглого списку})»

При створенні картки чи підлеглого списку в перелік змін користувачів добавляється запис зі всіма не пустими полями, що встановлені при створенні.

При оновленні картки чи підлеглого списку в перелік змін користувачів добавляється запис зі всіма зміненими полями, під час редагування.

При видаленні картки чи підлеглого списку в перелік змін користувачів добавляється запис зі всіма полями, що були не пусті на момент видалення.

При зв’язуванні картки з іншою карткою записується повний номер картки.

Додатки

.

 

АСКОД-WEB

 

СИСТЕМА ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ