Зона відомостей про контрольну картку документа

Зона відомостей про контрольну картку документа має наступні поля:

«Номер та дата документа» - при створенні нової контрольної картки нуме­рація контрольних карток виконується системою автоматично у межах реєстраційної картки, а дата проставляється поточна. Крім того, поки користувач не збереже створену КК кнопками або , на картці буде коментар: "Контрольна картка не збере­жена". І тільки після остаточного збереження картки система видасть повідомлення про те, що контрольну картку успішно збережено;

«Розділ» (текстове поле) - заноситься номер розділу документа, який ставиться на окремий контроль;

«Пункт» (текстове поле) - заноситься номер пункту документа, який ставиться на окремий контроль;

«Підпункт» (текстове поле) – заноситься номер підпункту документа, який ставиться на окремий контроль.

Зона інформації про зміст документа та визначення завдання

Зона інформації про зміст документа та визначення завдання має наступні поля:

Короткий зміст – текст, заповнюється у довільній формі;

Доручення – текст, заповнюється у довільній формі;

Примітка – довільне текстове поле. Заповнюється за необхідністю. В нього заноситься інформація про результат виконання документа та зміст виконаної роботи.

Зона контролю

Зона контролю має наступні поля:

Вид контролю – може бути введений шляхом вибору виду контролю з відповід­ного кодифікатора;

Хто контролює – (прізвище та ініціали посадової особи) – заноситься в базу даних з довідника способом, аналогічним заповненню кореспондента;

Термін – контрольний термін виконання для даної контрольної картки може бути введений набором з клавіатури або з використанням вікна «Календар»;

Продовжено – заповнюється у випадку продовження контрольного терміну виконання, може бути введений з клавіатури або з використанням вікна «Календар»;

Виконано – у разі виконання заповнюється з клавіатури або з використанням вікна «Календар»;

Зняв з контролю – прізвище посадової особи. Може бути занесене в базу даних способом, аналогічним заповненню кореспондента.

Зона переліків численних властивостей (перелік виконавців контрольної картки)

Вікно для уведення виконавця даного документа, завдання для виконання, конт­рольного терміну виконання для нього та кінцевого результату виконання має такий же вигляд, як і у реєстраційній картці.

Схема заповнення реєстраційних карток вихідної кореспонденції поточної дії

Додаток 3 Інструкції ілюструє копію екрану, на якій схематично позначено рекві­зити (поля) реєстраційної картки. Реєстраційна картка умовно може бути поділена на кілька зон:

· зона відомостей про документ;

· зона інформації про зміст документа;

· зона контролю;

· зона переліків численних властивостей.

Зона відомостей про документ

Зона відомостей про документ містить кілька полів (Додаток 3).

При створенні нової картки Вихідний реєстраційний номер документа заповню­ється автоматично - це максимальний реєстраційний номер картки по­точного року, збільшений на одиницю. Вихідний номер (№ з/п) документа мож­на відкоригувати на ін­ший. Реєстраційний номер контролю­ється на унікальність у межах поточного року. За умовчанням Дата реєстрації кореспонденції (число, місяць, рік) для нових карток від­повідає поточній даті. За бажанням дату реєстрації можна змінити на іншу.

Характеристики документа.Вид документа– вводиться згідно з довідни­ком видів документів. Вид доставки– вводиться згідно з довідником видів доставки документів. Арк. – довільне числове поле, що вказує на кількість аркушів документа і вводиться з клавіатури.

Вихідний № та дата кореспондента– вводяться з клавіатури у випадку, коли вихідний документ, що реєструється, є відповіддю документ з вказаними реквізитами.

Назва управління вводиться згідно з довідником структурних підрозділів, причо­му Код обраного управління-відправника документа проставляється у поле, яке є складовою повного номера вихідного документа.

Хто підписав і хто підготував вводиться згідно з довідником посадових осіб.

Зона інформації про зміст документа

Короткий зміст заповнюється у довільній формі за необхідністю.

Зона контролю

Зона контролю містить наступні поля (Додаток 3):

Вид контролю – вводиться шляхом вибору коду контролю з відпо­відного кодифікатора. Якщо код контролю проставлено, то поле «Термін» заповнюється авто­матично датою, збільшеною від дати реєстрації на певну кількість днів в залежності від виду контролю (кількість днів визначається у довіднику видів контролю).

Продовжено – (число, місяць, рік) - заповнюється з клавіатури. Ця дата є результатом продовження терміну виконання.

Знято з контролю – прізвище співробітника, який зняв з контролю документ, та дата зняття документа з контролю.

Примітка – довільне текстове поле. Заповнюється за необхідністю. В нього заноситься інформація про результат виконання документа та зміст виконаної роботи.