Кнопки «виконавець», «резолюція», «екд»

На реєстраційній картці вгорі праворуч розташовані кілька кнопок (Додаток 6), серед яких розглянемо наступні:

Кнопка«Виконавець» – відкриває вікно для уведення виконавця даного доку­мента, завдання для виконання, контрольного терміну виконання для нього та кінцевого результату виконання. Служить для уведення відомостей про першого виконавця даного документа. У подальшому – для переходу на останнього виконавця та відкриття його у спеціальному вікні.

Кнопка «Резолюція» – відкриває вікно для уведення резолюції, що накладена на даний документ, та її автора, служить для уведення першої резолюції, що накладена на даний документ. У подальшому – для переходу на останню опрацьовану резолюцію даного документа та відкриття її у спеціальному вікні

Кнопка «ЕКД» служить для прикріплення електронних копій до даного документа та опрацювання цих електронних копій

Якщо у користувача виникне потреба ввести більше одного виконавця або біль­ше однієї резолюції, користувач повинен перейти на відповідний перелік у нижній час­тині реєстраційної картки (зона переліків численних властивостей) і натиснути кнопку .

Зона переліків численних властивостей

Зона переліків численних властивостей (закладок) містить переліки кількісних груп реквізитів, причому у кожній групі допускається посилання більш ніж на один запис.

Зона переліків численних властивостей розміщується у нижній частині реєстра­ційної картки і містить такі закладки (переліки):

Розглянемо їх призначення:

· Закладка „ Виконавці ” містить перелік виконавців даного документа.

· Закладка „ Резолюції ” містить перелік резолюцій, накладених на даний до­кумент;

· Закладка „ Вихідні документи ” містить перелік посилань на номери вихідних документів, які є відповіддю на даний документ. Як правило, ці посилання виконуються при реєстрації вихідних документів;

· Закладка „ Попередні звернення ” містить перелік зареєстрованих раніше звернень цього громадянина.

Друкувальні форми. Генерація звітів.

В системі АСКОД передбачено друкування реєстраційних карток та журналів реєстраційних карток.

Формування та друкування журналів реєстрації

Для створення друкованої форми переліку реєстраційних карток (вхідна, вихідна, внутрішня, звернення) використовується кнопка , що розміщена на переліку реєстраційних карток вгорі праворуч.

По кліку на кнопці відкриється вікно формування звіту (журналу реєстраційних карток). Після вибору потрібного варіанту звіту натисніть кнопку (Рисунок 17).

Рисунок 17. Вікно формування звіту (журналу реєстраційних карток)

У разі вибору варіанту звіту «З попереднім переглядом» згенерований звіт буде виведено в окреме вікно для попереднього перегляду та друкування (Рисунок 18).

Рисунок 18. Друкована форма журналу реєстрації

У разі вибору варіантів «Експорт звіту в Excel файл» або «Експорт звіту в RDF файл» згенерований звіт буде занесений до переліку всіх згенерованих раніше файлів звітів (Рисунок 19). З переліку можна подвійним кліком вибрати потрібний файл для подальшої роботи з ним (перегляд, збереження в вказане місце, друкування).

Рисунок 19. Перелік згенерованих звітів

Режим звіти

Даний режим використовується для перегляду всіх згенерованих файлів журналів реєстрації вхідних, вихідних, внутрішніх документів та звернення громадян (Рисунок 19). З переліку можна подвійним кліком вибрати потрібний файл для подальшої роботи з ним (перегляд, збереження в вказане місце, друкування).

Друкування реєстраційних карток

Для створення друкованої форми реєстраційної картки використовується кнопка «Надрукувати картку» , що розміщена безпосередньо на реєстраційній картці (вхідна, вихідна, внутрішня, звернення).

Згенерована друкована форма поточної реєстраційної картки виводиться в окреме вікно для попереднього перегляду та друкування (Рисунок 20).

Рисунок 20. Друкована форма реєстраційної картки

Мій кабінет

Група модулів «Мій кабінет» призначена для актуалізації поточної інформації про стан опрацювання реєстраційних карток, контрольних карток, а також забезпечує користувачеві можливості недоступні у групі режимів «Картотека».

Група модулів «Мій кабінет» складається з наступних модулів (Рисунок 21):

· «Обрані» - документи, відмічені користувачем в інших режимах за допомогою кнопки «В обрані»;

· «Не переглянуті» - документи, в процесі обробки яких приймає участь поточний користувач, що не були ним переглянуті з моменту створення документу або внесення останніх змін;

· «Вхідна», «Вихідна», «Внутрішня», «Звернення громадян» – робота з документами відповідних типів кореспонденції, в процесі обробки яких приймає участь поточний користувач, або особа з його підрозділу.

Опрацювання переліків карток групи модулів «Мій кабінет», а також самих РК та КК відбувається за аналогією до групи режимів «Картотека».

Вилучення карток передбачено лише для модулів «Вхідна», «Вихідна», «Внутрішня», «Звернення громадян»

У модулях «Не переглянуті», «Вхідна», «Вихідна», «Вхідна», «Звернення» кнопкою здійснюється поповнення переліку модулю «Обрані».

Рисунок 21. Група модулів «Мій кабінет»

Модуль «Обрані» призначений для ведення переліку актуальних для користувача карток.

Опрацювання переліку модулю відбувається за аналогією до групи режимів «Картотека», із наступними особливостями:

· формування переліку повністю забезпечується користувачем;

· перегляд РК так КК забезпечується режимами групи режимів «Картотека» відповідно до типу кореспонденції.

Модуль «Не переглянуті» призначений для актуалізації поточної інформації про стан опрацювання реєстраційних та контрольних карток. До переліку автоматично заносяться РК, які були створені і до яких біли внесені зміни, та водночас мають відношення до користувача або його підрозділу. Після перегляду картки система автоматично видаляє картку з переліку. При цьому видалення відбувається лише з переліку «Не переглянуті».

Модулі «Вхідна», «Вихідна», «Внутрішня», «Звернення» призначені для ведення баз даних відповідних типів кореспонденції у групі режимів «Мій кабінет».

Режими забезпечують опрацювання переліків карток та відповідно самих РК та КК; опрацювання відбувається за аналогією до групи режимів «Картотека» та має наступні особливості:

· можливість перегляду переліків карток що мають відношення до користувача - «Мої»;

· можливість перегляду переліків карток що мають відношення підрозділу користувача – «»Мого підрозділу»;

· можливість перегляду переліків всіх карток – «Всі».

 

 

4 ЕКД (Електронні копії документів)

Кнопка «ЕКД» служить для прикріплення електронних копій до даного документа та опрацювання цих електронних копій

Режим ЕКД використовується для перегляду переліку електронних копій доку­ментів, приєднаних до реєстраційної картки, або для приєднання до неї електронної копії документа (Рисунок 22).

Електронна копія документа вважається зареєстрованою в системі, якщо файл приєднано до реєстраційної картки. Кожний файл має ім'я і розширення. Ім'я файлу може мати до 255 символів. Розширення вказує на тип файлу. Розширення відокрем­люється від імені крапкою.

Як тільки електронну копію документа приєднано до реєстраційної картки, вка­заний файл вважається зареєстрованим в системі і його ім'я записується до спеціаль­ного реєстру електронних копій документів.

Рисунок 22. Перелік ЕКД.

Приєднати файл до реєстраційної картки можна двома способами:

· натиснути кнопку , знайти та вибрати файл, що треба приєднати, після чого натиснути кнопку ;

· для пошуку файла, що треба приєднати, по імені (або фрагменту імені) ввести у відповідне поле потрібний текст та натиснути кнопку «Знайти»