Нормативно – довідкова інформація

Довідники загального користування складаються з двох логічно пов’язаних час­тин: еталонної, що ведеться адміністратором системи, та монопольної частини, яка міс­тить специфічні для даного підрозділу елементи довідників. Така організація довідників забезпечує централізоване ведення загальних для всіх підрозділів довідників, не об­межуючи можливостей ведення локальних, притаманних окремим підрозділам, систем кодування.

Еталонну частину веде лише адміністратор АСКОД на центральному рівні. Її використовують як в базі даних центрального рівня, так і в базі даних структурних підрозділів. До бази даних структурних підрозділів та установ інформація передається в повному складі засобами АСКОД.

Монопольна частина довідників та довідники, що ведуться і поповнюються ко­ристувачем у структурному підрозділі – використовується лише в конкретному підрозділі. В інші підрозділи не передається.

Для актуалізації та перегляду довідників системи, використовується кнопка «Редагування»:

Для перегляду/редагування довідника необхідно вибрати відповідний довідник із випадаючого меню.

Загальні принципи роботи з довідниками

Після вибору потрібного довідника на екрані з’явиться вікно перегляду його вмісту (Рисунок 23).

Рисунок 23. Вміст довідника.

Довідники висвічуються за умовчанням у порядку зростання значень поля Код чи іншого, що його заміняє.

Порядок сортування можна змінювати шляхом натискання на заголовки списку. Система чутлива до кодування символів, що записані в полях кодифікаторів. Наприк­лад, «і» або апостроф, введені латиною і кирилицею, сприймаються нею по різному. Тому при введені нових записів потрібно слідкувати за індикатором клавіатури.

Редагування довідників

Всі довідники заповнюються за однією схемою. Для редагування довідника тре­ба натиснути кнопку , для поповнення – кнопку . Після цього відкривається вікно для заповнення/редагування полів елементу. Розглянемо роботу з довідниками на прикладі довідника посадових осіб (Рисунок 24).

Рисунок 24. Редагування елементу довідника.

Заповнення полів вікна виконується аналогічно заповненню полів реєстраційної картки.

У поле Дата початку дії, за умовчанням, проставляється поточна дата або дата елемента довідника, на якому розташований курсор, аналогічно в поле Дата закінчення дії - «01.01.2099».

Інформація довідників Посадові особи, Кореспонденти-адресати та Підрозділи взаємопов'язана та розміщується в одній базі даних. Зауважимо, що один запис до­відника, в залежності від індикаторів-прапорців, проставлених у віконцях, віртуально буде присутній у різних довідниках:

· індикатори-прапорці, проставлені у віконцях Посадова особа, Підрозділ, Ко­респондент-адресат означають, що цей запис буде присутній у відповідних довідниках. Обов’язково має бути проставлений хоч б один з індикаторів;

· індикатори-прапорці, проставлені у віконцях Керівник, Право першого підпи­су означають, що при використанні довідника посадових осіб для зручності роботи, наприклад, для введення резолюції, довідник буде висвічуватись скорочений (на екрані будуть тільки ті записи довідника, в яких проставлені відповідні індикатори).

МоНІТорИНГ ДІй КОРИСТУВАЧІВ

На реєстраційних та контрольних картках (вхідна/вихідна/внутрішня/звернення) вгорі праворуч розташована спеціальна кнопка «Моніторинг» (Рисунок 25).

Рисунок 25. Кнопка «Моніторинг»

По кліку по кнопці «Моніторинг» на екран видається інформація про основні дії (операції), що виконувались користувачами по поточній картці (Рисунок 26). Назва списку формується наступним чином: «Перелік дій користувачів. Картка {повний номер документа}».

Рисунок 26. Перелік дій користувачів

Інформація виводиться у таких колонках:

· Тип (тип картки чи підлеглого списку);

· Дія (тип дії, яку виконав користувач);

· Час виконання дії;

· Користувач;

· Комп’ютер користувача.

Список можна відсортувати по кожній з колонок, натиснувши на текст назви колонки.

При натисненні на кнопку (опції), що розташована на заголовку списку в правій верхній частині екрану, відкривається зона, що дозволяє відібрати записи за всіма полями (колонками), а також по періоду дат виконання дії.

При натисненні на кнопку (вибрати) у нижній частині вікна відображається опис дії по виділеному запису переліку дій (Рисунок 26). Заголовок: «Опис дії ({тип дії}: {тип картки чи підлеглого списку})»

При створенні картки чи підлеглого списку в перелік змін користувачів добавляється запис зі всіма не пустими полями, що встановлені при створенні.

При оновленні картки чи підлеглого списку в перелік змін користувачів добавляється запис зі всіма зміненими полями, під час редагування.

При видаленні картки чи підлеглого списку в перелік змін користувачів добавляється запис зі всіма полями, що були не пусті на момент видалення.

При зв’язуванні картки з іншою карткою записується повний номер картки.

Додатки

.