Кнопки «контрольна», «виконавець», «резолюція», «екд»

На реєстраційній картці вгорі праворуч розташовані кілька кнопок (Додаток 1), серед яких розглянемо наступні:

Кнопка «Контрольна» - відкриває вікно для створення першої контрольної картки до поточної реєстраційної. Уведення короткого змісту документу та доручення служить для створення першої контрольної картки до даної реєстраційної. У цій конт­рольній картці при необхідності користувач може поставити на контроль розділ, пункт або підпункт документа. У подальшому кнопка «Контрольна» служить – для переходу на контрольну картку, яка була опрацьована останньою, та відкриття її у спеціальному вікні.

Кнопка«Виконавець» - відкриває вікно для уведення виконавця даного доку­мента, завдання для виконання, контрольного терміну виконання для нього та кінцевого результату виконання. Служить для уведення відомостей про першого виконавця даного документа. У подальшому – для переходу на останнього виконавця та відкриття його у спеціальному вікні.

Кнопка «Резолюція» - відкриває вікно для уведення резолюції, що накладена на даний документ, та її автора, служить для уведення першої резолюції, що накладена на даний документ. У подальшому – для переходу на останню опрацьовану резолюцію да­ного документа та відкриття її у спеціальному вікні

Кнопка «ЕКД» служить для прикріплення електронних копій до даного документа та опрацювання цих електронних копій

Якщо у користувача виникне потреба ввести більше однієї контрольної картки, більше одного виконавця або більше однієї резолюції, користувач повинен перейти на відповідний перелік у нижній частині реєстраційної картки (зона переліків численних властивостей) і натиснути кнопку .

Зона переліків численних властивостей

Зона переліків численних властивостей (закладок) містить переліки кількісних груп реквізитів, причому у кожній групі допускається посилання більш ніж на один запис.

Зона переліків численних властивостей розміщується у нижній частині реєстра­ційної картки і містить такі закладки (переліки):

Розглянемо їх призначення:

· Закладка «Контрольні картки» містить перелік контрольних карток до даної реєстраційної, що вже створені. Загальний вигляд контрольної картки вхідної кореспонденції див. Додаток 2

· Закладка „ Виконавці ” містить перелік виконавців даного документа.

· Закладка „ Резолюції ” містить перелік резолюцій, накладених на даний доку­мент;

· Закладка „ До номера ” містить перелік посилань на номер вхідного документа, на який посилається даний документ;

· закладка „ Вихідні документи ” містить перелік посилань на номери вихідних документів, які є відповіддю на даний документ. Як правило, ці посилання виконуються при реєстрації вихідних документів;

· закладка „ На вихідні документи ” містить перелік посилань на номери вихідних документів, на які є відповіддю даний документ. Як правило, ці поси­лання виконуються при реєстрації вхідних документів;

· закладка „ Внутрішні документи ” містить перелік посилань на номери внутрішніх документів.

Для того, щоб відкрити потрібний користувачеві елемент переліку, треба натис­нути мишею на кнопку ).

Якщо виникає потреба додати рядок у перелік (додати елемент), користувач повинен натиснути кнопку .

Схема заповнення контрольних карток вхідної кореспонденції

Додаток 2 Інструкції ілюструє копію екранної форми контрольної картки вхідного документа. Контрольна картка умовно може бути поділена на кілька зон:

· зона відомостей про документ (номер реєстраційної картки);

· зона відомостей про контрольну картку;

· зона інформації про зміст та визначення завдання (доручення);

· зона контролю;

· зона переліків численних властивостей (перелік виконавців контрольної картки).

Зона відомостей про вхідний документ

Номер реєстраційної картки заповнюється в режимі опрацювання реєстраційних карток вхідної кореспонденції. У режимі опрацювання контрольних карток поле не кори­гується.