Возможные подходы к автоматизации расчётов по оплате труда

Среди наиболее трудоёмких участков бухгалтерского учёта особое место занимают расчёты с персоналом по оплате труда. Для работы на данном участке необходимы высокая точность, аккуратность, максимум внимания и, безусловно, своевременное выполнение всех расчетных операций. В роли объектов учёта могут выступать десятки, сотни и даже тысячи человек, по каждому из которых нужно учитывать и обрабатывать достаточно большие объёмы данных.

Особенно затрудняют работу бухгалтеров частые изменения правил расчёта налога на доходы с физических лиц, где в качестве объекта налогообложения выступает совокупный доход сотрудников. Во-первых, бухгалтеру, нужно учесть все доходы работника, относящиеся к налогооблагаемому периоду. Во-вторых, он должен правильно определить и исключить из налогооблагаемой базы все необходимые вычеты, что требует знания множества нюансов. В-третьих, ему нужно корректно отразить в бухучёте начисление, удержание и перечисление данного налога в бюджет.

Более того, данная область бухгалтерского учёта предъявляет повышенные требования к знанию действующего законодательства. Бухгалтерам, отвечающим за данный участок, приходится постоянно отслеживать все изменения в законодательных актах, касающихся использования налоговых льгот, пособий и выплат, начисления отпускных, расчёта оплаты больничных листов и т.д. Ещё одним важным моментом является регулярное представление отчётности в налоговую инспекцию и во внебюджетные фонды.

Очевидно, что чем больше персонала на предприятии и чем разнообразнее виды начислений и удержаний, тем сложнее решать перечисленные задачи без применения компьютерных технологий. Поэтому многим бухгалтерам, ведущим данный участок учёта, хотелось бы использовать автоматизированную систему, предназначенную для расчёта зарплаты, а не проводить все расчёты вручную.

Отечественный рынок программных продуктов предлагает достаточно широкий выбор решений данной проблемы. Изучение рынка программных средств, предназначенных для автоматизации расчётов по оплате труда, позволяет сделать вывод о том, что условно все существующие программы можно разделить на две группы. К первой группе будут относиться программы, предназначенные для ведения бухгалтерского учёта по всем основным участкам учёта с функциями расчёта зарплаты, и автономно работающие специализированные системы, и функциональные модули, входящие в состав бухгалтерских или управленческих комплексов.

Если говорить о программах первой группы, то эти недорогие программные продукты ориентированы на небольшие и, как правило, коммерческие организации. Поскольку они не предусматривают полную автоматизацию всех участков бухгалтерского учёта, то возможности этих систем в части расчёта зарплаты также весьма ограничены. Как правило, такие программы предполагают ввод начислений и удержаний вручную, после чего соответствующие бухгалтерские проводки заносятся в книгу хозяйственных операций и вычисляются суммы налогов, рассчитываемых от общей величины фонда оплаты труда (например, в Фонд социального страхования и т.д.). Очевидно, что использование таких программ в крупных организациях, где используются нетривиальные формы оплаты, вряд ли окажется эффективным.

Автономные программные продукты данного назначения рассчитаны на более крупные предприятия со сложными моделями учёта оплаты труда. Однако если предприятие заинтересовано в создании единого информационного пространства, в применении единой технологии учёта при автоматизации своей деятельности и желает оградить себя от возможных неудобств при выгрузке данных в основную учётную систему, данный вариант автоматизации для них неприемлем.

Что касается модулей расчёта зарплаты, входящих в программные комплексы, то диапазон их функциональных возможностей варьируется в зависимости от величины и профиля предприятий, которым адресованы эти системы. Поэтому рассмотрим основные критерии, которыми следует руководствоваться при выборе системы расчёта заработной платы для средних и крупных предприятий.

Прежде всего, в ней должны быть развитые средства для настройки и ввода необходимых данных. Поэтому программа должна располагать мощной систе­мой нормативно-информационных справочников – подразделений, сотрудников, профессий, должностей, начислений и удержаний, минимального размера зара­ботной платы, НДФЛ и налоговых льгот, норм рабочего времени, шифров про­изводственных заказов и т.д.

 

Следующим важным моментом является наличие функции ведения табелей и возможности настройки различных графиков работы, включая графики, имеющие циклический (сменный) характер.

Далее следует обратить внимание на технологии расчёта оплаты труда, реализованные в программном продукте. Как известно, на одном и том же предприятии могут трудиться и постоянные сотрудники, и совместители, и лица, нанятые на основании договоров. Кроме того, нередко бывает и так, что один и тот же сотрудник работает по совместительству в нескольких структурных подразделениях. Следовательно, программа должна справляться с расчётом зарплаты по различным категориям персонала.

Если предприятие работает в производственной сфере, то система должна проводить расчёты не только в рамках повременной оплаты труда – по окладу или часовой тарифной ставке, но также поддерживать сдельную форму оплаты и проводить обработку индивидуальных и бригадных нарядов. Естественно, в программе должен быть предусмотрен автоматический расчёт отпускных, выплат по больничным листам, различных надбавок (северных, за вредные условия труда и т.д.), пособий, доплат (например, за работу в ночное время или сверхурочные), регулярных и разовых премий. Также должно производиться и автоматическое удержание ссуд, алиментов и сумм по исполнительным листам. Помимо обеспечения поставки стандартного набора начислений и удержаний, нужно, чтобы система давала возможность настраивать и пользовательские алгоритмы расчета. Не секрет, что во многих организациях возникают проблемы со своевременной выплатой заработной платы. В этой связи приобретает особую значимость корректность расчёта НДФЛ.

Удобно, когда программный продукт предусматривает учёт приказов по персоналу и данные этих приказов можно использовать при расчёте зарплаты и сумм начислений во внебюджетные фонды. Как известно, на каждом предприятии существуют группы работников с однотипными начислениями и удержаниями. Следовательно, для экономии времени бухгалтеров-расчётчиков система должна обеспечить и пакетный ввод и обработку информации.

Значительный комфорт при работе создаёт и наличие средств быстрого поиска и устранения неточностей при расчётах. Поэтому было бы желательно, чтобы программа выдавала подробный протокол-разъяснение по расчёту полученных сумм, где будут отражены исходные данные, порядок расчёта, расчётные формулы, промежуточные значения и конечные результаты. Кроме того, если бухгалтер по каким-то причинам желает внести коррективы в результаты автоматического расчёта, то система должна помочь ему и в этом.

Еще одним важнейшим нюансом является возможность автоматического перерасчёта сумм видов оплат и начислений в фонды, относящихся к закрытым периодам. Это позволит откорректировать данные в случае изменений законодательства, вступающих в силу "задним числом" или исправить выявленные ошибки.

Поскольку заработная плата является одним из важнейших элементов издержек производства и обращения, программа должна формировать широкий набор отчётов по видам оплат, заказам, бухгалтерским счетам, начислениям в фонды и т.д. Это требуется для целей оперативного управления предприятием и для расчётов с государством.

В круг задач, решаемых данной системой, непременно должны входить и печать расчётных, расчётно-платёжных и платёжных ведомостей, лицевых счетов, расчётных листков, налоговых карточек и т.д.

Идеально, когда модули расчёта зарплаты, входящие в состав программных комплексов, кроме взаимодействия с подсистемой бухгалтерского учёта, интегрируются с подсистемами ведения кассовых и банковских операций.

Как известно, налоговые инспекции требуют предоставление справок о доходах на машинных носителях и по каналам связи. Аналогичные требования предъявляют и отделения Пенсионного фонда в части предоставления данных для персонифицированного учёта взносов. Поэтому наряду с предоставлением отчётов и справок в обычном, бумажном виде, система также должна позаботиться и об этом.

Отдельного разговора заслуживает и качество интерфейса системы. Важно, чтобы концепция его построения соответствовала реальной технологии работы расчётчиков, чтобы переход из одного функционального режима в другой занимал минимальное количество времени, а информация по персоналу и результаты расчётов были представлены в предельно удобной компактной форме.