Учёт расчётов по оплате отпусков

 

Отпуск — это один из видов времени отдыха, в течение которого работник сво­боден от исполнения трудовых обязанностей и которое может использовать по своему усмотрению (статьи 106 и 107 ТК РФ).

В соответствии с действующим законодательством работникам предоставляются:

- оплачиваемые отпуска для отдыха (ежегодные основные и дополнительные);

- отпуска без сохранения заработной платы.

Всем лицам, работающим по трудовому договору в организациях любых форм собственности, независимо от срока трудового договора, степени занятости, занимаемой должности, выполняемой работы и формы оплаты труда предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места ра­боты (должности) и среднего заработка (ст. 114 ТК РФ).

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска состав­ляет:

- в общем случае - 28 календарных дней (ст. 115ТК РФ);

- в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федера­ции и иными федеральными законами, - более 28 календарных дней (удлинён­ный основной отпуск) (ст. 115 ТК РФ).

Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев.

Очерёдность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее, чем за две недели, до наступления календарного года. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

Для оформления и учёта отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором применяются унифицированные формы № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», № Т-6а «При­каз (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам».

Приказы (формы № Т-6 и № Т-6а) составляются работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку.

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются от­метки в личной карточке (форма № Т-2), лицевом счёте (форма № Т-54 или № Т-54а) и производится расчёт средней заработной платы, сохраняе­мой за период отпуска, по форме № Т-60 «Записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику».

О времени начала отпуска работник должен быть извещён под роспись не позднее, чем за две недели до его начала.

Оплата отпуска должна производиться не позднее, чем за три дня до его начала. Операции по начислению и выплате отпускных отражаются в бухгалтерском учёте в том же порядке, что и операции по начислению и выплате заработной платы.

 

В целях равномерного включения предстоящих расходов на оплату отпусков работникамвзатраты на производство организации имеют право создавать резервы на предстоящую оплату отпусков. Резервирование этих сумм отражается по кредиту счёта 96 «Резервы предстоящих расходов» в корреспонденции со счетами учёта затрат на производство и расходов на продажу. Создание резерва на предстоящую оплату отпусков для работников основного производства отражается по дебету счёта 20 «Основное производство» и кредиту счёта 96 «Peзервы предстоящих расходов». Аналогично такие резервы для работников вспомогательных производств, для обслуживающего и управленческого персонала отражаются по дебету счетов 23, 25, 26 и кредиту счёта 96 «Резервы предстоящих расходов».

Суммы оплаты труда работникам за время отпуска, начисленные за счёт образованного в установленном порядке резерва на оплату отпусков работникам, отражаются по кредиту счёта 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции со счётом 96 «Резервы предстоящих расходов».

В случае превышения фактически произведённых расходов на оплату отпусков над суммой начисленного резерва производится доначисление недостающей суммы в резерв дополнительной бухгалтерской проводкой.

В случае превышения суммы начисленного резерва над суммой фактически произведённых расходов на оплату отпусков излишне начисленные суммы включаются в состав прочих доходов.

Резерв на предстоящую оплату предусмотренных законодательством очередных (ежегодных) и дополнительных отпусков работникам подлежит инвентаризации в установленные сроки.

При инвентаризации данного вида резервов проверяется правильность и обоснованность их создания.

Исчисление сумм оплаты отпусков и компенсаций за неиспользованные отпуска связано с необходимостью расчёта среднего заработка по каждому работнику организации. В основу расчёта среднего заработка при оплате отпусков и вы­плате компенсаций за неиспользованные отпуска берётся фактический заработок работника за расчётный период, равный 12 календарным месяцам, предшествующим месяцу от­пуска или выплаты компенсации за неиспользованный отпуск.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчётный период, на 12 и на сред­немесячное число календарных дней (29,4).

Сумма отпускных определяется путём умножения среднего дневного заработка за рас­чётный период на число календарных дней отпуска.

Пример 15

Допустим, что работнику предоставляется отпуск с 1 по 28 марта 2010 г. продолжительностью 28 календарных дней.

В расчётный период должны быть включены предшествующие месяцу отпуска 12 кален­дарных месяцев, а именно: март, апрель, май, июнь, июль, август, сентябрь, октябрь, ноябрь, декабрь 2009 г, январь, февраль 2010 г.

Допустим, что все месяцы расчётного периода работник отработал полностью и ему ежемесячно выплачивалось по 15 000 руб., т.е. за 12 календарных меся­цев ему было выплачено 180 000 руб.

Также допустим, что в январе 2010 г. работнику было выплачено вознаграждение по ито­гам работы за год в сумме 12 000 руб., а в июле 2009 г. была выплачена премия в сумме 5 000 руб. согласно утверждённому Положению о премировании работников организации.

Средний дневной заработок за расчётный период составит:

(180 000 + 12 000 + 5 000) (руб.): 12 (календарных месяцев): 29,4 (календарных дней) = 558,39 руб.

Сумма отпускных составит 15 634,92 руб. (558,39 руб. х 28 календарных дней).

Особенности в расчёте отпускных возникают, когда один или несколько месяцев расчётного периода отработаны не полностью. В этом случае, средний дневной заработок должен исчисляться путём деления суммы фак­тически начисленной заработной платы за расчётный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,4), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.

Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путём деления среднемесячного числа календарных дней (29,4) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, от­работанное в данном месяце.

Пример 16

Допустим, что работнику предоставляется отпуск с 1 по 28 октября 2010 г. продолжительностью 28 календарных дней.

Допустим, что 11 месяцев расчётного периода работник отработал полностью, а в ноябре 2010г. работник был временно нетрудоспособен (болен) и отработал 15 календарных дней (c l ноября по 15 ноября 2009 г.).

При этом работнику в полностью отработанных месяцах ежемесячно выплачивалось по 12 000 руб., а в ноябре 2009 г. – 6 000 руб.

Для упрощения примера допустим, что работнику за расчётный период не выплачивались вознаграждение по итогам работы за год и премии.

Таким образом, работник отработал не полностью весь расчётный период и имел сле­дующие показатели:

 

Месяц расчётного периода	Количество календар­ных дней в месяце	Количество фак­тически отрабо­танных кален­дарных дней	Заработ­ная плата за месяц, руб.	Количество календарных дней, включаемых в расчёт среднего заработка
Октябрь 2009			12 000	29,4
Ноябрь 2009		15	6 000	14, 7 (29,4: 30x1 5)
Декабрь 2009			12 000	29,4
Январь 2010			12 000	29,4
Февраль 2010			12 000	29,4
Март 2010			12 000	29,4
Апрель 2010			12 000	29,4
Май 2010			12 000	29,4
Июнь 2010			12 000	29,4
Июль 2010			12 000	29,4
Август 2010			12 000	29,4
Сентябрь 2010			12 000	29,4
Итого:	-	-	138 000	338,1

 

Для данного примера количество календарных дней в неполном календарном месяце (ноябрь 2009 г.) составит 14,7 дней (29,4 календ. дней: 30 календ. дней х 15 календ. дней).

 

 

Всего количество календарных дней в расчётном периоде составит:

11 (календ. месяцев) х 29,4 (календ. дней) + 14,7 (календ. дней) = 338,1 календ. дней.

Средний дневной заработок за расчётный период составит:

138 000 руб.: 338,1 календарных дней = 408,16 руб.

Сумма отпускных составит 11 428,48 руб. (408,16 руб. х 28 календарных дней).

Если в данном случае работник в расчётном периоде получал бы премии и вознаграж­дения, то они должны учитываться при определении среднего заработка пропорционально времени, отработанному в расчётном периоде, за исключением премий, начисленных за фактически отработанное время в расчётном периоде (ежемесячные, ежеквартальные).

Если работник проработал неполный рабочий период, за который начисляются премии и вознаграждения, и они были начислены пропорционально отработанному времени, то они должны учитываться при определении среднего заработка исходя из фактически на­численных сумм премий и вознаграждений.

Расчёт среднего дневного заработка при выплате компенсации за неиспользованный отпуск осуществляется аналогично расчётам, осуществляемым при оплате отпусков.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неисполь­зованные отпуска должен исчисляться только за последние 12 календарных месяцев.

Начисленная сумма компенсации за неиспользованный отпуск отражается в бухгалтер­ском учёте по кредиту счёта 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» в корреспонден­ции со счетами учёта затрат на производство (счета 20, 23, 25, 26) (для торговых органи­заций - расходов на продажу (счёт 44)).

Если отпуск предоставляется работнику в рабочих днях, то средний дневной заработок для оплаты таких отпусков и для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска ис­числяется путём деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчётный период на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели.

Возможность предоставления работнику отпуска без сохранения заработной платы предусмотрена ст. 128 ТК РФ.

Согласно указанной статье кратковременный отпуск без сохранения заработной платы (продолжительность которого определяется соглашением сторон) может быть предоставлен работнику по семейным обстоятельствам и другим уважитель­ным причинам.

Основанием для отпуска служит письменное заявление работника. Оформляет­ся отпуск приказом (распоряжением) руководителя организации.

Поскольку в данном случае у работодателя не возникает обязанности предо­ставлять отпуск без сохранения заработной платы, он имеет право не удовлетворять просьбу работника.

Законодатель предоставляет право определять продолжительность отпуска в данном случае по соглашению сторон, не устанавливая при этом никаких ограниче­ний.

Таким образом, отпуск любой продолжительности будет признан соответствующим законодательству, если он предоставлен по просьбе ра­ботника и с согласия работодателя (с учётом производственных интересов органи­зации).