Первичные учётные документы по учёту рабочего времени и расчётов с персоналом по оплате труда

Для учёта рабочего времени установлены следующие унифицированные формы пер­вичной учётной документации:

- табель учёта рабочего времени и расчёта оплаты труда (форма №Т-12);

- табель учёта рабочего времени (форма № Т-13).

Табель учёта рабочего времени и расчёта оплаты труда (форма № Т-12) приме­няется для учёта времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым ра­ботником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режи­ма рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчёта оплаты труда, а также для составления статистической отчётности по труду.

При раздельном ведении учёта рабочего времени и расчёта с персоналом по оплате труда допускается применение раздела 1 «Учёт рабочего времени» табеля по форме № Т-12 в качестве самостоятельного документа без заполнения раздела 2 «Расчёт с персоналом по оплате труда».

Форма № Т-12 составляется в одном экземпляре уполномоченным на это ответствен­ным лицом, подписывается руководителем структурного подразделения и работником кад­ровой службы. Заполненная форма передаётся в бухгалтерию, которая использует табель в качестве основания для начисления оплаты труда работникам организации.

Табель учёта рабочего времени (форма № Т-13) применяется для учёта рабочего времени и используется при автоматизированной обработке учётных данных.

Данная форма также составляется в одном экземпляре уполномоченным на это от­ветственным лицом, подписывается руководителем структурного подразделения и ра­ботником кадровой службы. Заполненная форма передаётся в бухгалтерию, которая ис­пользует табель в качестве основания для начисления оплаты труда работникам органи­зации. Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работни­ка в табеле (формы № Т-12 и формы № Т-13) отведено две строки: одна строка - для от­меток условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая строка - для записи количества часов по ним. Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листка нетрудоспособности, справки о выполнении государственных обязанностей и т.п.).

Учёт рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо путём регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.д.).

Для учёта расчётов с персоналом по оплате труда установлены следующие унифици­рованные формы первичной учётной документации:

- расчётно-платёжная ведомость (форма № Т-49);

- расчётная ведомость (форма № Т-51);

- платёжная ведомость (форма № Т-53);

- журнал регистрации платёжных ведомостей;

- лицевой счёт (форма № Т-54);

- записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60);

- записка-расчёт при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61);

- акт о приёме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключённому на время выполнения определённой работы (форма № Т-73).

Для расчёта и выплаты заработной платы работникам организации применяются расчётно-платёжная ведомость (форма № Т-49), расчётная ведомость (форма № Т-51) и пла­тёжная ведомость (форма № Т-53).

Одновременно сведения о начислениях и выплатах заработной платы работникам сле­дует отражать в их лицевых счетах (форма № Т-54).

При применении расчётно-платёжной ведомости по форме № Т-49 другие расчётные и платёжные документы по формам № Т-51 и № Т-53 не составляются.

Расчётно-платёжная и платёжная ведомости являются оправдательными документами, подтверждающими факт выплаты заработной платы работникам организации.

Выдача наличных денежных средств из кассы организации может производиться по оформленным надлежащим образом платёжным и расчётно-платёжным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого работника.

Ведомости всех трёх видов составляются в одном экземпляре в бухгалтерии.

Оформление ведомостей допускается и в случаях разовых выдач денег на опла­ту труда (при уходе в отпуск, по больничному листу и др.), а также выдач депониро­ванных сумм и денег под отчёт на расходы, связанные со служебными командиров­ками, если расчёты производятся одновременно с несколькими лицами. Но чаще разовые выплаты наличных денежных средств из кассы организации производятся по отдельным (оформленным на одного работника) расходным кассо­вым ордерам.

Начисление заработной платы и других видов оплат за текущий месяц производится на основании данных первичных документов по учёту выработки, фактически отработанного времени и других документов.

Для расчёта заработной платы и последующей её выплаты бухгалтерия должна ис­пользовать данные из следующих первичных документов:

- табеля учёта рабочего времени и расчёта оплаты труда (форма № Т-12) или табеля учёта рабочего времени (форма № Т-13). Использование той или иной формы зависит от того, какая именно форма ведётся в организации;

- личной карточки работника (форма № Т-2);

- закрытых нарядов на работу, актов приемки работ, сменных рапортов о выработке;

- листков о простоях, нарядов на сдельную работу и др.

В графах «начислено» проставляются суммы по видам оплат из фонда оплаты труда, а также другие доходы, например стоимость различных социальных и материальных благ, предоставленных работнику, оплаченных за счёт прибыли организации и подлежащих включению в налоговую базу. Одновременно в графах «Удержано и зачтено» производит­ся расчёт всех удержаний из суммы заработной платы (аванса за первую половину меся­ца, налога на доходы физических лиц, алиментов и т.п.) и определяется сумма, подлежа­щая выплате работнику. На основании разницы между начисленными и удержанными суммами в этих формах определяется сумма, подлежащая к выплате каждому работнику, которая отражается в графе «к выплате».

На титульном листе расчётно-платёжной ведомости (форма № Т-49) и платёжной ве­домости (форма № Т-53) указывается общая сумма, подлежащая выплате.

Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

В формах № Т-49 и № Т-51 расписка (подпись) в получении денег должна быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой. При получении денег по платёжной (расчётно-платёжной) ведомости сумма прописью не указывается.

В расчётно-платёжной ведомости (форма № Т-49) и платёжной ведомо­сти (форма № Т-53) по истечении срока выплаты против фамилий работни­ков, не получивших заработную плату, в соответствующих графах делается отметка «Депонировано».

В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы. На выданную сумму заработной платы составляется рас­ходный кассовый ордер (форма № КО-2), номер и дата которого проставля­ются на последней странице ведомости.

В расчётных ведомостях, составляемых на машинных носителях информа­ции, состав реквизитов и их расположение определяются в зависи­мости от принятой технологии обра­ботки информации. При этом форма до­кумента должна содержать все реквизиты унифи­цированной формы.

Для учёта и регистрации платёжных ведомостей по произведенным выпла­там работни­кам организации используется журнал регистрации платёжных ведомостей (форма № Т-53а), который ведётся работником бухгалтерии.

Расчётные ведомости заполняются по данным лицевых счетов работни­ков по форме № Т-54 или № Т-54а.

Лицевой счёт формы № Т-54 заполняется работником бухгалтерии и применяется для отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику.

Форма № Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из зара­ботной платы работника на основании первичных документов по учёту выработки и выпол­ненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат. Форма № Т-54а применяется при обработке учётных данных с применением средств вычислительной техники (СВТ) и содержит только условно-постоянные реквизиты о работ­нике.

 

Для расчёта причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предос­тавлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска применяется унифицирован­ная форма № Т-60 «Записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику».

При расчёте среднего заработка для оплаты отпуска показывается общая сумма вы­плат, начисленных работнику за расчётный период, согласно правилам исчисления сред­него заработка. Также указывается количество рабочих (календарных) дней, часов, прихо­дящихся на отработанное время в расчётном периоде.

Для учёта и расчёта причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора (контракта) применяется унифицированная форма № Т-61 «Записка-расчёт при прекращении (расторжении) трудового дого­вора с работником (увольнении)».

Форма составляется работником кадровой службы или уполномоченным лицом, а рас­чёт причитающейся заработной платы и других выплат (напри­мер, компенсации за неис­пользованный отпуск) производится работником бухгалтерии.

При расчёте среднего заработка для выплаты компенсации за неиспользо­ванный от­пуск, а также удержания за использованный авансом от­пуск показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчёт­ный период согласно правилам исчисления среднего заработка. Также указы­вается количество (календарных) рабочих дней, часов, приходящихся на от­работанное время в расчётном периоде.

Для оформления и учёта приёмки-сдачи работ, выполненных работни­ком по срочному трудовому договору, заключённому на время выполнения определённой работы, применяет­ся унифицированная форма № Т-73 «Акт о приёме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключённому на время выполнения определённой работы». Акт о приёме работ подтвер­ждает, что исполнитель выполнил определённое задание, и служит основа­нием для начисления ему заработной платы. Данная форма является основа­нием для окончательного или поэтапного расчёта сумм оплаты выполненных работ. Форма составляется работником, ответственным за приемку выпол­ненных работ, утверждается руководителем организации или уполномочен­ным им лицом и передаётся в бухгалтерию для расчёта и выплаты исполни­телю работ причитающейся суммы. По этой форме можно оформлять при­ёмку работ, выполненных по договорам граждан­ско-правового характера (а том числе по договорам подряда).

В акте указывают соответствие объёма и качества выполненных работ требованиям, указанным в договоре.

Правильность оформления акта и произведённых расчётов заверяется личной подпи­сью главного (старшего) бухгалтера организации.

Контрольные вопросы к главе 1

1.1. Может ли в небольшой организации не вестись табель учёта использования рабочего времени?

1.2. Можно ли установить оклад 2 800 руб., учитывая, что с учётом районного коэф­фициента (60%) заработная плата составит 4 480 руб. (больше МРОТ)?

1.3. Какой размер МРОТ обязан учитывать работодатель при установлении разме­ров оплаты труда работникам организации?

1.4. Заработную плату организация перечисляет на расчётные счета работников в банке. Необходимо ли в этом случае выдавать работникам расчётные листки?

1.5. Руководитель организации издал приказ о переводе всех расчётов с работни­ками в безналичную форму (через банк с использованием расчётных карт) в обязательном порядке, обосновав это необходимостью соблюдения требова­ний закона о защите персональных данных работников (при выплате через кассу рабо­тники могут в ведомости «подсмотреть» суммы, выплачиваемые другим работникам). Правомерны ли действия руководителя?

1.6. Иногда заработная плата выдаётся по платёжной ведомости с оформлением расходного ордера, на котором отсутствует подпись руководителя организации. Правомерно ли это?

1.7. Как должен поступить кассир в случае несоблюдения требований по оформлению документов предназначенных для выплаты заработной платы?

1.8. По каким документам, удостоверяющим личность работника организации, могут выдаваться деньги?

1.9. По каким документам, удостоверяющим личность работника, могут выдаваться деньги лицу, не являющемуся штатным сотрудником организации?

1.10. Как поступают при обнаружении факта выдачи заработной платы при отсутствии подписи получившего её лица?

НАЧИСЛЕНИЕ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ