Форматирование символов в Excel

Символы – это буквы, пробелы, знаки пунктуации, цифры, специальные символы, такие, как @, * (звездочка), & (амперсанд). Символы можно форматировать, т.е. изменять их вид. Можно выбирать шрифт и размер шрифта, оформлять символы полужирным стилем начертания и курсивом, применять подчеркивание, изменять цвет символов. Форматировать можно символы любых типов данных: текст, число, формулу. Применять форматирование можно как к отдельным символам, так и к целой ячейке или диапазону ячеек. Все зависит от того, какую область выделили перед форматированием. Подробнее о форматировании символов поговорим, когда будем изучать текстовый процессор.

Форматирование ячеек

При работе с электронными таблицами особое значение имеет формат ячейки таблицы, так как с каждой ячейкой связывается не только информация, которая в нее заносится, но и определенный формат. От формата зависят способ обработки данных и вид, в котором они будут представлены в ячейке: используемый шрифт, размер символов, способ выравнивания; для чисел – форма представления (с фиксированной или плавающей точкой), количество знаков после запятой и т.д.

Формат ячейки в отличие от значения или формулы не отображается на экране. Формат ячейки устанавливается отдельно и сохраняется даже в том случае, если ячейка пуста.

С ячейками, в которые еще не заносилась никакая информация, уже связаны определенные параметры формата, например, выравнивание текста по левой границе ячейки, а чисел – по правой и др. Программа Excel распознает типы данных при их вводе в ячейку и форматирует данные в соответствии с параметрами, заданными по умолчанию.

С помощью специальных команд можно изменить формат как всей таблицы, так и отдельной ячейке или блока ячеек.

Для изменения первоначального форматирования ячеек можно использовать:

· кнопки панелей инструментов Стандартная и Форматирования;

· команду меню окна ФОРМАТ ® Ячейки;

· команду контекстного меню Формат ячеек.

Команды меню окна ФОРМАТ ®Ячейки и команда контекстного меню Формат ячеек выводят на экран диалоговое окно Формат ячеек. Диалоговое окно Формат ячеек содержит шесть вкладок, с помощью которых можно определить все параметры ячейки или выделенного диапазона ячеек: число, выравнивание, шрифт, граница, вид, защита.

На вкладке Число можно выбрать нужный формат для данных, введенных в активную ячейку или диапазон ячеек, - общий, числовой, денежный и др.

На вкладке Выравнивание задаются параметры расположения текста в ячейке: по горизонтали, по вертикали, ориентация (поворот текста, расположение текста в ячейке по вертикали).

На вкладке Шрифт задаются параметры символов для выделенного текста. Если необходимо отформатировать только часть содержимого ячейки, эту часть можно выделить с помощью мыши или клавиши Shift и стрелок курсора.

Для оформления ячеек электронной таблицы линиями и рамкой используется вкладка Граница, а также кнопка панели инструментов Границы.

С помощью вкладки Вид, а также кнопок Цвет заливки и Цвет текста можно оформить заполнение ячеек таблицы фоном: выбрать цвет и узор.

На вкладке Защита можно скрыть отображение введенных в ячейку формул, а также установить защиту ячейки – запретить изменение помещенных в нее данных. При этом нужно иметь в виду, что ячейки, для которых установлены эти параметры, могут быть блокированы или скрыты только после установки защиты всего Рабочего листа (данной таблицы) или всей Книги. Эта защита (установка паролей на доступ и их отмена) выполняется с помощью команды СЕРВИС ® Защита.

Анализ и обработка данных электронной таблицы

В табличном процессоре Excel существует широкий набор средств анализа и обобщения данных в электронной таблице. Доступ к этим средствам осуществляется, как правило, с помощью команд меню окна Excel Сервис и Данные.

Для выполнения многих операций обработки таблиц с помощью команд меню Данные достаточно установить курсор в любую ячейку списка таблицы. Для работы с частью списка требуется выделение необходимой области.

Excel предоставляет разнообразные способы для автоматического обобщения и анализа данных:

1. автоматические вычисления;

2. средства для работы с базами данных и списками, позволяющие создавать, добавлять, удалять и находить записи в базах данных, осуществлять сортировку и фильтрацию (выборку) записей, работать с базами данных в режиме формы и с помощью специальных функций;

3. средства автоматического подведения общих и промежуточных итогов;

4. возможность создания и использования структуры таблицы;

5. средства для консолидации (обобщения) данных;

6. возможность создания и модификации сводных таблиц, отчетов и диаграмм;

7. средства условного анализа (анализа «что, если») (подбор параметра, надстройка Поиск решения, сценарии, таблицы подстановки);

8. различные надстройки, мастера, шаблоны, например, Мастер суммирования, подстановок, шаблонов, Мастер обновления связей, надстройка Пакет анализа и др.

Ограничимся рассмотрением лишь двух способов для автоматического обобщения и анализа данных (п.2, п.3).

Электронная таблица, все строки которой содержат однородную информацию, рассматривается как список или база данных. Термины база данных и список в Excel используются как синонимы. При этом нужно иметь в виду следующее:

· каждая строка списка рассматривается как запись базы данных;

· столбцы списков считаются полями базы данных;

· заголовки столбцов считаются именами полей базы данных.

В Excel имеется набор функций, облегчающий обработку и анализ данных в списке. Для того чтобы электронную таблицу можно было обрабатывать с помощью подобных функций, данные в ней должны быть организованы следующим образом:

· все строки таблицы должны содержать однородную информацию – во всех строках в одинаковых столбцах должны находиться однотипные данные;

· заголовки столбцов должны находиться в первой строке списка;

· названия строк должны находиться в левом столбце списка;

· в таблице не должно быть пустых строк и столбцов, в том числе и между заголовками и первой строкой данных. Первая пустая строка считается признаком конца списка.

К данным, организованным в виде списка, можно применять специальные функции, относящиеся к категории Работа с базой данных, и выполнять следующие операции:

· добавлять, изменять и удалять записи;

· находить записи;

· сортировать записи;

· осуществлять фильтрацию (и выборку) данных с помощью Автофильтра и Расширенного фильтра;

· подводить общие и промежуточные итоги и т.д.

Сортировка данных

Для использования некоторых операций автоматической обработки данных часто бывает необходимо заранее расположить данные в таблице (списке) в строго определенной последовательности – выполнить сортировку исходных данных. Сортировка осуществляется «на месте» - непосредственно в электронной таблице.

В таблице можно сортировать как строки, так и столбцы. Строки можно отсортировать по значениям ячеек одного столбца или нескольких столбцов. Строки, столбцы или отдельные ячейки в процессе сортировки переупорядочиваются в соответствии с заданным пользователем порядком сортировки. Списки можно сортировать в возрастающем порядке (от 1 до 9, от А до Я) или в убывающем порядке (от 9 до 1, от Я до А). По умолчанию Excel сортирует данные в алфавитном порядке. Для сортировки в другом порядке, например чтобы расположить месяцы и дни недели в соответствии с их логическим, а не алфавитным порядком, следует использовать пользовательский порядок сортировки.

Сортировать можно как текстовые, так и числовые данные. Если в сортируемом столбце содержатся и текст, и числовые данные, то после сортировки числовые значения будут расположены перед текстом. Для сортировки данных (по возрастанию) используется определенный порядок:

· числа сортируются от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного числа;

· текст сортируется в следующем порядке: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ‘ – (пробел)! “ # $ & () *,. /:;? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z А Б В Г Д Е Ё Ж З И Й К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Ъ Ы Ь Э Ю Я;

· логическое выражение ЛОЖЬ предшествует значению ИСТИНА;

· все ошибочные значения равны;

· пустые ячейки всегда помещаются в конец списка.

При сортировке по убыванию все перечисленные порядки заменяются на обратные, только пустые ячейки всегда помещаются в конец списка.

Сортировка данных в электронных таблицах производится с помощью команд меню ДАННЫЕ ® Сортировка. В диалоговом окне Сортировка диапазона указывают требуемые параметры – тип и порядок сортировки. Порядок сортировки записей можно указывать по возрастанию или убыванию значений одного, двух или трех столбцов (ключей сортировки). По умолчанию список сортируется по строкам. Можно задать режим сортировки по столбцам. Этот режим задается в диалоговом окне Параметры сортировки, которое открывается при щелчке по кнопке Параметры. В этом же окне можно задать собственный (пользовательский) порядок сортировки и установить переключатель для учета регистра.

Для того, чтобы иметь возможность вернуть исходный порядок расположения данных в таблице, перед началом сортировки следует создать поле сортировки – обычный столбец с номерами, соответствующими каждой строке исходной таблицы.

Фильтрация (выборка) данных из списка

Фильтрация (выборка) данных в таблице позволяет отображать только те строки, содержимое ячеек которых отвечает заданному условию или нескольким условиям. С помощью фильтров пользователь может в удобной для себя форме выводить или удалять (скрывать) записи списка.

В отличие от сортировки данные при фильтрации не переупорядочиваются, а лишь скрываются те записи, которые не отвечают заданным критериям выборки. Отобранные записи можно форматировать или удалять, копировать в отдельную область таблицы, распечатывать, а также использовать для последующих вычислений или построения диаграмм.

Фильтрация данных в электронных таблицах может выполняться двумя способами: с помощью автофильтра или расширенного фильтра.