Фильтрация данных с использованием автофильтра

Для выполнения этой операции нужно:

1) установить курсор внутри таблицы;

2) ввести команду меню ДАННЫЕ ® Фильтр ® Автофильтр;

3) щелчком мыши по кнопке со стрелкой раскрыть список столбца, по которому будет производиться выборка:

4) указать требуемые значения или выбрать строку «условие» и задать критерии выборки в диалоговом окне Пользовательский автофильтр.

Условия для отбора записей в определенном столбце могут состоять из двух самостоятельных частей, соединенных логической связкой И/ИЛИ.

Каждая часть условия может включать:

· значение, которое может выбираться из списка или содержать шаблонные символы подстановки. В качестве символов подстановки используется звездочка * — для указания произвольного количества символов или вопросительный знак? — для замены одного символа;

· оператор отношения (сравнения) (= равно,< меньше,> больше,<> не равно, <= меньше или равно, >= больше или равно).

Для восстановления всех строк исходной таблицы нужно щелкнуть по кнопке со стрелкой синего цвета и в раскрывшемся списке выбрать строку «все» или выполнить команду ДАННЫЕ ® Фильтр ® Отобразить все.

Для отмены режима фильтрации нужно установить курсор внутри таблицы и снова ввести команду ДАННЫЕ ® Фильтр ® Автофильтр, т.е. убрать переключатель(галочку) перед словом Автофильтр.

Фильтрация данных с использованием расширенного фильтра.

Расширенный фильтр позволяет формировать множественные критерии выборки и осуществлять более сложную фильтрацию данных электронной таблицы с заданием набора условий отбора по нескольким столбцам.

Для фильтрации записей списка расширенный фильтр обеспечивает использование двух типов критериев: критериев сравнения и вычисляемых критериев.

Фильтрация записей с использованием расширенного фильтра выполняется с помощью команды меню ДАННЫЕ ® Фильтр ® Расширенный фильтр.

Важной особенностью этого режима является то, что до выполнения самой команды фильтрации необходимо сформировать специальную область для задания условий фильтрации данных – диапазон условий отбора (интервал критериев).

Диапазон условий должен содержать строку с заголовками столбцов и несколько строк для задания условий отбора. Обычно для создания диапазона условий вначале копируют в отдельное место (на другом или том же самом рабочем листе – как правило, выше исходной таблицы) строку с заголовками столбцов, затем в расположенные ниже строки вводят критерии выборки по отдельным столбцам.

Между значениями условий отбора и таблицей должна находиться, как минимум, одна пустая строка.

Если критерии отбора (условия фильтрации) вводятся в одной строке для разных столбцов, то они считаются связанными условием «И». Если критерии отбора записываются в разных строках, то они считаются связанными условием «ИЛИ».

Критерии сравнения для расширенного фильтра, как и при использовании автофильтра, могут содержать:

· точные значения;

· шаблон значений, включающий символы подстановки * и?;

· значения, формируемые с помощью операторов сравнения (больше, меньше и т.п.)

После формирования диапазона условий с критериями выборки записей устанавливают курсор внутри таблицы, вводят команду ДАННЫЕ ® Фильтр ® Расширенный фильтр и в диалоговом окне Расширенный фильтр указывают диапазон ячеек таблицы и адрес или имя сформированного заранее диапазона условий.

Ссылка на диапазон условий отбора должна включать только заголовки столбцов и строки с критериями, т.е. не содержать пустых строк. Фильтровать записи можно либо на месте, либо копировать в указанную область на текущем листе.

Для восстановления всех строк исходной таблицы и отмены режима фильтрации следует ввести команду меню ДАННЫЕ ® Фильтр ® Отобразить все.

Автоматическое вычисление общих и промежуточных итогов

Автоматическое подведение итогов – это удобный способ быстрого обобщения и анализа данных в электронной таблице. Для того, чтобы иметь возможность автоматически подводить общие и промежуточные итоги, данные в таблице должны быть организованы в виде списка или базы данных.

Перед вычислением промежуточных итогов следует выполнить сортировку по тем столбцам, по которым будут подводиться итоги. Это выполняют для того, чтобы все записи с одинаковыми полями этих столбцов попали в одну группу.

Если данные в таблице организованы неправильно (не в виде списка), то Excel может не понять структуру таблицы и не создать промежуточных итогов.

При подведении итогов Excel автоматически создает формулу, добавляет строку или строки для записи промежуточных итогов и подставляет адреса ячеек данных. Для одной и той же группы данных можно одновременно вычислять промежуточные итоги с помощью нескольких функций, а также вычислять "вложенные" или многоуровневые итоги.

Значения общих и промежуточных итогов пересчитываются автоматически при каждом изменении детальных данных. При подведении промежуточных итогов автоматически могут быть вычислены: Сумма, Количество значений, Среднее, Максимум, Минимум, Произведение, Количество чисел, Смещенное отклонение, Несмещенное отклонение, Смещенная дисперсия, Несмещенная дисперсия.

Для автоматического подведения итогов нужно выполнить следующую последовательность действий:

1) отсортировать список по столбцу, для которого необходимо вычислить промежуточные итоги;

2) выделить какую-либо ячейку таблицы или требуемый диапазон;

3) ввести команду меню ДАННЫЕ®Итоги;

4) в диалоговом окне Промежуточные итоги из списка При каждом изменении в: выбрать столбец, содержащий группы, по которым необходимо подвести итоги. Это должен быть тот столбец, по которому проводилась сортировка списка;

5) из списка Операция выбрать функцию, необходимую для подведения итогов, например Сумма;

6) в списке Добавить итоги по: выбрать столбцы, содержащие значения, по которым необходимо подвести итоги.

Итоги могут выводиться либо ниже исходных данных, либо выше, если в диалоговом окне Промежуточные итоги снят переключатель Итоги под данными.

Команда ДАННЫЕ ® Итоги для одной и той же таблицы может выполняться многократно. При этом ранее созданные итоги могут как заменяться новыми, так и оставаться неизменными, если в диалоговом окне Промежуточные итоги снят переключатель Заменить текущие итоги.

На основе таблицы с итоговыми данными можно выполнять дополнительные вычисления.

При подведении промежуточных итогов создается структура таблицы, пользуясь которой можно скрыть исходные данные и оставить в таблице только результаты подведения итогов.

На основе таблицы с итоговыми данными можно построить диаграмму, которая может обновляться, скрывая или показывая данные в соответствии с тем, как с помощью символов структуры изменяются отдельные детали таблицы.

Диаграммы динамически связаны с исходными данными, и все изменения в исходных числовых данных также будут автоматически отображаться на диаграммах.

Для удаления промежуточных итогов нужно сначала выделить ячейку в таблице, содержащей итоги, а затем ввести команду меню ДАННЫЕ®Итоги и щелкнуть по кнопке Убрать все. При удалении из таблицы общих и промежуточных итогов исходные данные остаются без изменений.

Команда ДАННЫЕ®Итоги используется для обобщения данных, которые находятся на одном рабочем листе, и в том случае, если эти данные расположены в смежных ячейках. Итоги выводятся на том же рабочем листе в структурированной таблице с исходными данными.

Если исходные данные расположены в несмежных ячейках или требуется подвести итоги по данным, расположенным на нескольких рабочих листах или в разных рабочих книгах (файлах), то выполняют Консолидацию данных, которая позволяет объединять данные из нескольких источников и выводить итоги в любой указанной пользователем области.

Построение диаграмм

Excel обеспечивает возможность наглядного отображения числовых данных электронных таблиц – в виде диаграмм и графиков. В программе Excel термин «диаграмма» используется для обозначения всех видов графического представления числовых данных. Построение графика является частным случаем построения диаграмм.

Построение графического изображения производится на основе ряда данных. Так называют группу ячеек с данными в пределах отдельной строки или столбца. На одной диаграмме можно отображать несколько рядов данных. Другими словами, для создания диаграмм используют таблицы, организованные в виде списка или базы данных, т.е. такие таблицы, у которых все строки содержат однородную информацию (однотипные числовые данные), заголовки столбцов находятся в верхней строке, а названия строк – в левом столбце.

Диаграмма представляет собой вставной объект, внедренный на один из листов рабочей книги. Она может располагаться на том же листе, на котором находятся данные, или на любом другом листе. Часто для отображения диаграммы отводят отдельный лист. Диаграмма сохраняет связь с данными, на основе которых она построена, и при обновлении этих данных немедленно изменяет свой вид.

Способы создания диаграмм

В Excel диаграммы можно создавать различными способами, например:

· с помощью команды меню ВСТАВКА ® Диаграмма;

· с помощью кнопки панели инструментов окна Excel Мастер диаграмм;

· щелчком на кнопке Создать диаграмму текущего типа;

· с помощью клавиши F11.

Первые два способа позволяют создавать любые типы диаграмм за четыре последовательных шага Мастера диаграмм. Два последних способа позволяют создавать стандартные диаграммы (гистограммы) за один шаг.