Оперирование данными. Сортировка данных

Сортировка позволяет упорядочивать данные БД в алфавитном или цифровом порядке по возрастанию или убыванию. Вы заполняли таблицу в порядке поступления товаров, а хотелось бы иметь список товаров по отделам, для этого применим сортировку строк:

1. Сохраните рабочую книгу с помощью команды Office, Сохранить, чтобы легче было вернуться к первоначальному порядку данных, если данные случайно окажутся перемешанными.

2. Выделите таблицу без первого столбца. Если вы выделите только часть столбцов, то информация окажется перемешанной – поля записей поменяются друг с другом местами. С помощью команды Главная, Редактирование, Сортировка и фильтр, Настраиваемая сортировка откройте диалоговое окно Сортировка (рис.4.3.).

3. Выберите первый ключ сортировки: в раскрывающемся списке Сортировать по выберите первое поле, по которому следует упорядочивать данные - Отдел и установите порядок От А до Я (все отделы в таблице расположатся по алфавиту).

4. Чтобы внутри отдела все товары размещались по алфавиту, добавьте еще один уровень сортировки и выберите второй ключ сортировки: в раскрывающемся списке Затем по выберите Наименование товаров, установите порядок От А до Я. Второе поле сортировки используется, если возникает повторение значения первого поля.

5. В том случае, если необходимо отсортировать столбцы, то перед выделением полей для сортировки нажмите кнопку Параметры. В открывшемся диалоговом окне Параметры сортировки выберите переключатель Столбцы диапазона, а затем нажмите кнопку Ок.

 

Рисунок 4.3. Диалоговое окно для сортировки данных

6. Результаты сортировки представлены на рис.4.4.

Рисунок 4.4. Результаты сортировки

 

Поиск, фильтрация, редактирование в списках и базах данных

Поиск и анализ данных – это наиболее часто используемые операции, производимые со списком или базой данных. Поиск производится на основе задаваемых пользователем критериев. Критерий – это требование налагаемое на информацию. С помощью другой операции – фильтрации есть возможность временно скрыть записи, не удовлетворяющие заданным критериям.

В Excel существует два средства для поиска и фильтрации данных: Автофильтр и Расширенный фильтр. Автофильтр оставляет на экране только те записи, которые удовлетворяют критериям. Расширенный фильтр позволяет накладывать сложные условия отбора такие, как вычисляемые критерии. Рассмотрим эти средства на нашем примере.

 

Автофильтрация

Так как ежедневно нужно распечатывать список товаров, оставшихся в магазине, а также с целью анализа хозяйственной деятельности группировать списки товаров по каким-то другим критериям, например, выбрать все товары, проданные на данный день, рассмотрим, как это можно сделать, используя фильтрацию данных:

- Выделите таблицу со второй строки заголовка.

- Выберите команду меню Главная, Редактирование, Сортировка и Фильтр, Фильтр (рис.4.5).

Рисунок 4.5. Автофильтр по полю Цена при поступлении

- У каждой ячейки заголовка таблицы появилась управляющая кнопка. Она позволяет раскрыть список и задать критерий фильтра для соответствующего поля. Мы хотим оставить все записи, соответствующие проданному товару.

- Раскройте список ячейки Остаток и выберите команду Числовые фильтры, Настраиваемый фильтр. В появившемся диалоговом окне можно задать одно или два условия с использованием шаблонов, операций сравнения и логических операций И, ИЛИ. Установите соответствующие параметры (равно, И, 0).

- Вместо полного списка товаров, вы получили список проданных на сегодняшний день товаров.

 

 

- Для того чтобы снова увидеть перечень всех товаров по всем отделам, нужно в списке Остаток выбрать команду Снять фильтр с «Остаток».

- Выберем список, сформированный по более сложному условию: «Показать все товары, Сумма остатка которых меньше 60 или больше 2000». Для этого раскроем список поля Сумма остатка и выберем команду Числовые фильтры, Настраиваемый фильтр. Появившееся диалоговое окно Пользовательский автофильтр с заданным условием отбора списка будет выглядеть следующим образом (рис. 4.6). Результат работы автофильтра представлен на рис. 4.7.

Рисунок 4.6. Пользовательский автофильтр

 

Рисунок 4.7. Результат работы автофильтра

Задание 4.1. Самостоятельно сформулируйте несколько задач и решите их с помощью автофильтра.

Расширенный фильтр

Расширенный фильтр позволяет сформировать критерий фильтрации практически любой степени сложности, в том числе и виде формулы (вычисляемый критерий). Отфильтрованные данные могут быть скопированы в любой диапазон ячеек данного листа, либо на другой лист.

Задание 4.2. Используя расширенный фильтр из общего списка товаров выбрать в отделах, начинающихся на букву Р, все товары кроме сельди, цена которых при поступлении товара больше 45 или выбрать все товары из отдела Мясной, цена которых больше 30.

 

На рис. 4.8. показаны все этапы создания такого списка и сам выбранный список. Для получения такого результата необходимо:

А) Задать критерий, в котором определяются условия для поиска данных. В общем случае критерий представляет собой таблицу, содержащую строку заголовка и записи с условиями фильтрации. Строка заголовка критерия может содержать все поля или только часть полей заголовка исходной таблицы, при этом порядок следования полей может и не сохраняться. Скопируйте вторую строку заголовка исходной таблицы в ячейку A24.

Б) В следующих строках после заголовка записываются условия, поэтому они должны быть свободны от других данных. Если перед условиями будет пустая строка, то результатом фильтрации будут все записи исходной таблицы. Введите условия фильтрации, указанные в задании (см. рис.4.8).

 

Рисунок 4.8. Формирование условий фильтрации

 

Все условия одной строки из таблицы критериев соединяются логической операцией И, таким образом будут показаны только те строки исходной таблицы, которые удовлетворяют всем условиям одновременно. Все строки таблицы критериев соединяются между собой логической операцией ИЛИ, таким образом будут показаны записи исходной таблицы, которые удовлетворяют или всем условиям первой строки из таблицы критериев, или всем условиям второй строки, или все условиям третьей строки и т.д. В нашем примере критерий отбора следует задать в двух строках таблицы критериев. В общем случае таблица критериев может содержать любые логически выражения, в том числе и формулы.

В) Для запуска механизма фильтрации необходимо:

- Выделить исходную таблицу целиком, кроме первой строки заголовка.

- Выполнить команду Данные, Сортировка и фильтр, Дополнительно, Расширенный фильтр. Появится диалоговое окно Расширенный фильтр (см. рис. 4.8).

- В группе Обработка выбрать переключатель Скопировать результат в другое место. В этом случае исходная таблица не изменится, а отобранные записи будут помещены в тот диапазон, который вы укажете в поле Поместить результат в диапазон.

- Проверить, действительно ли в поле Исходный диапазон введена ссылка на исходную таблицу. Если нет, то перейдите к данному полю (установите в него курсор) и введите ссылку на исходную таблицу. Для этого достаточно при нажатой левой кнопке мыши перетащить ее по ячейкам исходной таблицы по диагонали из левого верхнего угла в правый нижний. В нашем случае в поле Исходный диапазон должна быть абсолютная ссылка на таблицу $A$2:$J$20. Еще раз напомним, что ввод ссылок во всех полях диалогового окна лучше всего осуществлять путем протаскивания указателя мыши по диапазону.

- Установить курсор ввода символов в поле Диапазон условий и введите ссылку на таблицу критериев, в нашем случае это будут ячейки с номерами $A$24:$J$26.

- Если выбран переключатель Скопировать результат в другое место (в нашем случае он выбран), перейдите к полю Поместить результат в диапазон и введите ссылку или имя диапазона назначения.

- Нажмите кнопку Ок. Результаты должны сразу отобразиться на рабочем листе.