Ограничение доступа и защита рабочих книг

Чтобы предотвратить умышленное либо случайное изменение, перемещение или удаление важных данных, можно установить защиту определенных элементов листа (Лист. Основной документ, используемый в Microsoft Excel для хранения данных и работы с ними. Он также называется электронной таблицей. Лист состоит из ячеек, упорядоченных в строки и столбцы. Листы всегда хранятся в книге.) или книги с использованием пароля (Пароль. Способ ограничения доступа к книге, листу или части листа. В Microsoft Excel длина пароля не должна превышать 255 букв, цифр, пробелов и других символов. При вводе пароля учитывается регистр букв.) или без него. Функции защиты в Excel разбиты на четыре категории и дают вам возможность:

1. Ограничить ввод данных в определенные ячейки, чтобы быть уверенным, что никто не внесет неверные данные.

2. Защитить определенные ячейки и всю книгу целиком от изменений.

3. Защитить рабочий лист, но позволить пользователям редактировать в нем определенные диапазоны.

4. Защитить рабочую книгу паролем так, чтобы только знающие его люди могли открыть или изменить ее.

Проверка вводимых данных. Вы можете значительно сократить число проблем с вводом данных в ваших рабочих книгах, настроив Excel на проверку вводимой информации перед тем, как помещать эти данные в определенные ячейки. Для этого нужно установить ограничения и правила проверки данных для этих ячеек. Вы можете, например, установить возможный диапазон при вводе чисел, а адрес не вводить, а выбирать из раскрывающегося списка возможных адресов.

Задание 3.3. Исследуйте возможности механизма проверки вводимых значений, выполнив следующие операции:

1. Выделите ячейку или диапазон ячеек, необходимых для проверки.

2. Откройте диалоговое окно Проверка вводимых значений с помощью команды Данные, Работа с данными, Проверка данных. На вкладке Параметры установите критерий проверки, выбрав соответствующий тип данных из раскрывающегося списка.

· Любые значения. Применяется, если вы хотите отменить проверку данных в ячейке или диапазоне.

· Целое число. Позволяет установить оператор сравнения (между, вне, равно, не равно, больше, и т.д.) и подходящие значения. Нельзя вводить десятичную запятую.

· Действительное. Позволяет установить оператор сравнения (между, вне, равно, не равно, больше, и т.д.) и подходящие значения. Число должно обязательно содержать десятичную запятую.

· Список. Позволяет установить список верных значений. Вы можете ввести значения в текстовом окне Источник, отделяя их запятыми. В этом случае список будет вводиться в документ целиком. Удобнее поместить этот список в этом же документе в отдельный диапазон ячеек.

· Дата. Позволяет установить оператор сравнения и по подходящие значения даты.

· Длина текста. Позволяет установить оператор сравнения и подходящие значения, включая формулу.

· Другой. Позволяет определить формулу, которая возвращает логическое значение Истина или Ложь.

 

3. Скопируйте документ Счет № 1 на Лист 2 рабочей книги и самостоятельно установите правила проверки для даты получения, Курса доллара, Цена экземпляра. В ячейку A13 (Руководитель) введите список допустимых значений (Руководитель, Заместитель руководителя, Начальник отдела). Самостоятельно создайте Сообщения для ввода и Сообщения об ошибке.

Защита ячеек рабочего листа и рабочей книги. Excel предоставляет вам несколько средств с помощью которых можно:

· Блокировать ячейки так, чтобы пользователи не могли их изменить.

· Блокировать рабочую книгу или рабочий лист паролем, чтобы предотвратить их изменение.

· Защитить рабочую книгу паролем, чтобы люди, не знающие пароль, не могли ее открыть.

Задание 3.4. Исследуйте перечисленные возможности, выполнив следующие операции:

1. Выделите в документе Счет № 1 ячейки, содержащие формулы.

2. Подайте команду Главная, Ячейки, Формат, Блокировать ячейку.

3. Чтобы заставить блокировку вступить в силу, защитите рабочую книгу, как описано далее.

4. Для защиты рабочей книги рекомендуется выполнить следующие шаги:

· Открыть диалоговое окно Защита структуры и окон с помощью команды Рецензирование, Изменения, Защитить книгу. Если вы хотите защитить структуру рабочего листа, оставьте включенным флажок Структуру. Это предотвратит изменение рабочего листа пользователями (вставка, удаление, скрытие, отображение или переименование). Если вы хотите защитить текущее расположение окон в рабочем листе, включите флажок Окна.

· Введите пароль и подтвердите его ввод.

5. Для снятия защиты книги необходимо подать команду Рецензирование, изменения, Снять защиту книги.

6. Помимо защиты всей рабочей книги целиком, Excel дает возможность защитить один или более рабочих листов в книге. Для этого необходимо:

· Открыть окно Защита листа (Рецензирование, Изменения, Защитить лист).

· Установить флажок Защитить лист и содержимое ячеек.

· Ввести надежный пароль в поле Пароль для отключения защиты листа.

· Установить нужные флажки в поле Разрешить всем пользователям этого листа.

· Подтвердите пароль.

7. Для снятия защиты рабочего листа достаточно ввести пароль в окно Снять защиту листа, которое открывается командой Рецензирование, Изменения, Снять защиту листа.

8. Вы можете разрешить пользователям редактировать определенные диапазоны в рабочем листе, подав команду Рецензирование, Изменения, разрешить изменения диапазонов.

 

9. Для защиты рабочей книги паролем можно воспользоваться командой Office, Сохранить как. В окне Сохранение документа нажать кнопку Сервис и выбрать пункт Общие параметры. Откроется диалоговое окно Общие параметры, в котором можно установить нужные пароли.

 

 

Выводы:

1. Предлагаемая методика разработки финансовых документов позволит не только ускорить разработку документа, но и создать документ, отвечающий всем требованиям к документу.

2. Здесь рассмотрены не все особенности форматирования документов финансового характера. Современные документы могут содержать порядка тридцати реквизитов различного характера. Для их форматирования могут применяться и другие способы и средства.

 

4. Средства анализа данных в электронных таблицах

Электронный документ финансового характера, как и большинство других документов, должен позволять производить анализ деятельности предприятия. На базе такого анализа принимаются соответствующие управленческие решения, позволяющие повысить эффективность работы предприятия. Excel предоставляет в распоряжение пользователя целый ряд механизмов для проведения такого анализа: сортировка, фильтрация, поиск данных, диаграммы, таблицы подстановки, специальные вставки, подбор параметров и поиск решения, сводные таблицы, сводные диаграммы и т. д.