Система комплексной автоматизации «Дип-Пансион»

Автоматизированные рабочие места предусмотрены во всех основных службах, в том числе бронирования, регистрации, размещения, реализации, питания, дирекции, администрации, на складе. АРМ могут работать как самостоятельно, так и в едином взаимосвязанном комплексе.

Основные функциональные возможности системы:

· ведение базы данных текущего состояния номерного фонда (забронирован, занят, свободен, ремонт, уборка и др.);

· бронирование мест, номеров и услуг;

· заселение номеров по бронированию;

· заселение номеров без предварительного бронирования на свободные места;

· освобождение номеров (досрочный выезд и выселение);

· планирование заездов;

· оформление путевок;

· ведение базы данных путевок;

· подготовка первичных бухгалтерских документов на основании данных операций бронирования и заселения;

· ведение личных счетов клиентов (для внутренних безналичных расчетов);

· ведение базы данных клиентов (физических и юридических лиц);

· предоставление и учет дополнительных услуг клиентам;

· формирование различных отчетов на заданную дату или за указанный период;

· разграничение прав доступа персонала к информации баз данных с целью обеспечения ее безопасности и сохранности;

· мониторинг (отслеживание) всех производимых операций;

· возможность работы в режиме удаленного доступа (on-line, off-line).

Предусмотрена гибкая настройка параметров системы на потребности пользователя, в частности задание:

· списка пансионатов (возможность работы с любым числом пансионатов);

· номерного фонда;

· схем обслуживания номерного фонда;

· списка услуг;

· цен на услуги;

· схем оплаты;

· списка типов финансовых и служебных документов;

· форм и содержания бланков строгой отчетности;

· настройки на ведение расчетов в различных валютах.

Система обеспечивает возможность экспорта полученных отчетов в Microsoft Office, а также совместимость с бухгалтерскими программами (1С).

Технические требования к оборудованию

Для сервера – Р100/32 Мб, RAM/2 Гб, SCSI-HDD/SVGA 1 Мб. Для рабочих мест - Р100/16 Мб, RAM/1 Гб, HDD/SVGA 2 Мб. Система совместима с различными видами специального и торгового оборудования и обеспечивает возможность совместной работы:

· с контрольно-кассовыми машинами и POS-терминалами;

· сканерами штрихкодов;

· ридерами магнитных карт или смарт-карт;

· чековыми принтерами;

· этикеточными принтерами;

· устройствами ограничения доступа;

· переносными терминалами сбора данных;

· офисными или учрежденческими АТС.

Пользователями системы являются оздоровительно-производственный комплекс «Бор» Управления делами Президента РФ, Марфинский центральный военный клинический санаторий, пансионаты «Юность» и «Дружба» МИД РФ, санаторий «Литвиново» мэрии Москвы, пансионат «Липки» и др.

Система Nimeta

В настоящее время подавляющее число крупных отелей и курортов используют различные системы автоматизированного управления гостиницей и имеют в своем штате обученных технических специалистов для поддержки и наращивания компьютерных сетей и систем. Однако этого нельзя сказать о небольших независимых гостиницах, которые к тому же оказались перед проблемой снижения прибыли из-за возросшей конкуренции. В этой ситуации перспективным направлением является использование ASP-технологий (Application Service Providers).

Системы ASP используют простейший браузер, т.е. программу для навигации и просмотра страниц в Интернете.

Технология ASP заключается в том, что все данные о гостинице (сведения о номерном фонде, история гостей, управление тарифами, бронирование и т.д.) и сама программа системы управления гостиницей находятся вне гостиницы на специально выделенном для этого сервере.

Такой сервер находится в оборудованном сервис-центре Интернет-провайдера. В этой ситуации гостиницы смогут арендовать программы, рассчитываться на основе транзакций, т.е. определенных событий в системе (например за проданную комнату, за регистрацию клиента и т.п.). Таким образом, гостиница платит только тогда, когда сама зарабатывает.

Технология ASP предполагает появление новых возможностей в гостиничном бизнесе, в том числе обеспечивает централизованное управление тарифами, консолидированную отчетность, прямую связь с источниками бронирования, позволяющую продавать гостиницу практически до последнего номера. Наличие специализированных центров и хранилищ баз данных означает минимум компьютерного оборудования в гостиницах и, следовательно, значительное снижение расходов на поддержку и обслуживание информационных систем. Все, что необходимо гостинице при такой технологии, это простейший компьютер с Интернет-браузером и связь с Интернетом.

Такая технология представляет наибольший интерес для бюджетных отелей и отелей экономического класса. Для таких предприятии особенно привлекательно использование возможностей систем управления гостиницей, управления тарифами и бронированиями на базе ASP, что в конечном итоге означает увеличение доходов от продажи номерного фонда без существенных финансовых затрат.

Однако для технологии ASP прежде всего важен вопрос безопасности информации. Большинство гостиниц не готовы доверить свои конфиденциальные и важные данные Интернету. Однако с появлением надежных систем защиты данных эта технология найдет более широкое применение.

Технологии ASP могут использоваться также для информационного обеспечения деятельности ресторанов, клубов, салонов и других подобных заведений.

Примером реализации технологии ASP является программный продукт Nimeta компании HRS.

Технология ASP снимает с гостиниц проблемы, связанные с приобретением и эксплуатацией программных продуктов; компьютерного оборудования; техническим обучением персонала; финансовые проблемы крупных единовременных инвестиций. Для подключения и использования системы Nimeta достаточно иметь компьютер и выход в Интернет.

Функционально Nimeta охватывает задачи, которые стоят перед службами бронирования, приема и размещения. Дизайн системы выполнен с учетом последовательности обработки информации службами отеля.

Программный продукт Nimcta включает несколько модулей.

Модуль бронирования. Он осуществляет:

· операции по экспорту бронирований из Интернета;

· ввод новых бронирований и изменений в существующие бронирования;

· аннулирование и редактирование бронирований;

· операции с профайлами гостей, компаний, турагентств и др.

Модуль портье. Он позволяет производить операции с гостями и иметь полную картину состояния гостиницы в любой момент времени. Модуль обеспечивает:

· заселение гостей как с предварительным бронированием, так и без него;

· заблаговременное распределение номеров приезжающим гостям;

· быстрый поиск гостя;

· операции переселения;

· просмотр баланса и планирование перечня услуг.

Модуль менеджера. Данный модуль предусматривает целый ряд функций, в числе которых:

· ведение истории и управление курсами пересчета валют;

· хранение тарифной сетки и управление тарифами;

· авторизация «переполнения» гостиницы;

· модифицируемый перечень услуг и прейскурантов;

· работа с договорами и группами.

Модуль кассира. Он позволяет планировать и управлять доходами и начислениями услуг на счета гостей.

Модуль фолио. Модуль отражает и формирует весь перечень услуг, используемых гостями. Услуги могут иметь разную степень реализации (планируемая, в процессе, исполненная).

Модуль счета. Он содержит информацию обо всех открытых счетах, имеющихся в отеле, и обеспечивает:

· быстрый доступ к информации о начислениях и балансу;

· перенос начислений со счета на счет;

· разные варианты оплаты;

· упрощенную процедуру выписки.

Модуль управления номерным фондом. Модуль обеспечивает:

· текущий статус уборки номеров;

· планирование ремонта и обслуживания комнат;

· блокирование номеров;

· автоматическое распределение заданий горничным на различные виды уборки;

· историю проживания в номерах.

Модуль настройки. Он позволяет:

· менять настройки, цвета, шрифты пользовательского интерфейса;

· вводить новых пользователей системы и изменять права существующих сотрудников;

· добавлять при необходимости номерной фонд, изменять типы комнат, их особенности.

Модуль общих дополнений. Модуль общих дополнений предназначен для установки специализированных настроек по желанию каждого индивидуального пользователя. Собственные настройки пользователя появляются при его входе в систему и автоматически сохраняются при выходе из нее. Пользователь может установить стили и шрифты, язык (английский, русский, французский и другие).

Модуль «План отеля». Он обеспечивает просмотр деталей бронирования, производит заселение по брони и без брони, показывает статус уборки номеров и сводную статистику по отелю или отдельному этажу.

Модуль «Отчеты». Данный модуль необходим для работы и анализа, отчеты могут быть либо напечатаны, либо импортированы в Word или Excel.

Модуль «Табло». Модуль представляет информационный экран, показывающий в реальном режиме времени доступность/загрузку номерного фонда на любой отрезок времени.

Система имеет:

· дружественный, унифицированный для всех модулей интерфейс;

· контекстную систему информационной помощи и подсказок (Help), доступную из любого модуля программы;

· систему электронной почты для пользователей внутри отеля и возможность связи непосредственно из программы с электронной почтой, пейджерами и мобильными телефонами.

Система Nimeta, основанная на технологиях ASP, является хорошим программным продуктом для автоматизации управления гостиницами, пансионатами, домами отдыха и курортами.