Види функцій публічного адміністрування

Спільною ознакою загальних функцій управління є забезпечення колективних потреб усього суспільства.

Найважливішими серед загальних функцій публічного адміністрування є політико-адміністративні функції:

- оборона країни: включаєутримання армії, мобілізаційна робота, участь війську у міжнародних миротворчих операціях;

- національна безпека;

- охорона кордонів та митниця;

- зовнішня політика: зовнішні відносини, представництво країни за кордоном, захист прав співвітчизників за межами країни, зовнішня еконо­мічна політика;

- забезпечення правопорядку: охорона прав і свобод громадян, боротьба зі злочинністю, охорона власності та фізичних осіб, попере­дження правопорушень;

- політика в інформаційній сфері.

Політико-адміністративні функції можна поділити на внутрішньо- та зовнішньополітичні. Перші спрямовані на зміцнення відповідних суспільних відносин, державного устрою, визначають основні принципи функціонування державного механізму та є основним політичним засобом утримання та зміцнення державної влади, другі за­безпечують стабільність міжнародного становища держави, захист інтересів громадян, збереження територіальної цілісності України.

Наступна група загальних функцій публічного адміністрування – це економічні функці, які включають:

- визначення стратегії соціально-економічного розвитку країни;

- регулювання правових аспектів функціонування ринкової економіки;

- вплив на діяльність суб'єктів господарювання та інтенсивність інвестиційних потоків через систему економічних регуляторів (державний бюджет, податки, кредитна політика, грошова, цінова політика тощо);

- здійснення структурної політики з метою інтенсифікації виробництва, підвищення його конкурентоспроможності на світових ринках;

- коригування соціальних параметрів суспільства безпосередньо че­рез важелі соціальних гарантій, пільг, фінансування послуг, системи соціального страхування та інше.

Наступна група загальних функцій публічного адміністрування – це соціальні функції:

- захист трудових прав громадян,

- захист прав споживачів,

- соціальний захист безробітних,

- охорона праці та безпечної життєдіяльності

Наступна група загальних функцій публічного адміністрування – це гуманітарні функції: належне функціонування та розвиток освіти, науки і культури, завдяки яким реалізується конституційне право кожного громадянина на одержання певного рівня освіти і залучення до культурних надбань.

Гуманітарні функції спрямовуються на:

- розвиток культури і мистецтва, театру і кінематографії, музей­ної справи, образотворчого мистецтва, книговидання;

- збереження культурної спадщини України;

- упорядкування та якісний розвиток мережі культурно-освітніх закладів;

- впровадження новітніх технологій у сфері освіти;

- розширення та вдосконалення форм отримання освіти;

- розвиток інформаційного простору;

- активізацію пропаганди здорового способу життя, створення умов для належного фізичного виховання людини та її відпочинку.

Під спеціальними функціями управління слід розуміти відносно відокрем­лені напрями управлінської діяльності, які забезпечують управлінську дію, відображаючи її суть і зміст на всіх рівнях публічного адміністрування.

Найважливішою складовою спеціальних функцій управління є с тратегічне планування. Стратегічне планування - це систематичний процес, за допомогою якого органи виконавчої влади визначають свою діяль­ність на майбутнє.

Стра­тегічне управління поєднує кілька видів управлінської діяльності, а саме: прогнозування, розподіл ресурсів, адаптацію до середовища та внутрішню координацію.

В межах функції планування виділяються такі підфункції: 1 ) дослідження інформації; 2) прогнозування; 3) програмування.

Дослідження інформації. Чітке визначення основних джерел інформації та вміння її кваліфіковано збирати та обробляти - важ­лива умова ефективної аналітичної діяльності, від якої залежить успішне вирішення всіх інших управлінських функцій.

Прогнозування. На базі отриманої інформації суб'єкт управління готує прогноз: передбачає розвиток та результат процесу. Прогнозування - базовий етап стратегічного плану­вання, в процесі якого на основі передбачення (оцінки) майбутнього стану зовнішнього середовища визначаються найбільш ефективні форми еко­номічної і соціальної політики цілої системи, галузі, окремого органу.

Програмування.Програма - це документ, у якому визначаються цілі розвитку, засоби та шляхи їх досягнення, формується взаємо­узгодження і комплексна система заходів органів управління, спря­мованих на ефективне розв'язання визначених проблем.

До спеціальних функцій публічного адміністрування належить функція прийняття управлінських рішень.

До основних ознакуправлінських рішень відносять:

- наявність можливих варіантів дій та вибору одного з них відповідно до існуючих обставин, інтересів і потреб;

- вибір прийняття варіанта дій є результатом свідомої, розумово-психологічної діяльності керівника;

- необхідність та головний зміст рішення визначається метою спільної діяльності;

- в основі управлінського рішення лежить організаційна діяльність людей.

У системі публічного адміністрування управлінські рішення виконують такі функції:

1. Спрямовуючу, тобто вказують цілі та завдання функціонування систе­ми управління;

2.Забезпечувальну, тобто визначають шляхи і способи, сили і засоби, які гарантують виконання даного рішення і дозволяють функціонувати системі управління у накресленому напрямі і заданому режимі;

3. Координаційну - встановлюють порядок узгодження діяльності системостворюваних структурних елементів (службовці, підрозділи, організації тощо) і визначають нормативно-правовий режим цієї діяльності;

4. Стимулюючу, тобто визначають такі умови, за яких повністю розкри­ваються і розвиваються здібності працівників при виконанні конкретних службових завдань.

Етапи процесу прийняття управлінських рішень:

1. Ідентифікація і визначення проблеми.

2. Підготовка необхідної інформації.

3. Генерування альтернативних варіантів розв'язання проблеми.

4. Визначення критеріїв.

5. Аналіз можливих наслідків.

6. Прийняття (вибір) рішення.

7. Доведення управлінських рішень до виконавців.

8. Організація виконання рішень.

9. Контроль.

10. Оцінка рішення та отриманих результатів.

Методи прийняття рішень -це сукупність розумових і практич­них операцій, які використовуються для усвідомлення проблеми, постановки цілі, збору необхідної інформації, розробки варіантів рішення, вибору оптимального рі­шення та організації його виконання.

Виділяються дві групи методів: загальні, які охоплюють усі етапи процесу прийняття рі­шення, і локальні, які застосовуються на одному чи декількох етапах. У свою чергу, їх можна поділити на два різновиди: формальні методи (формально-математичні) та неформальні (інтуїтивно-логічні). До загаль­них формальних методів можна віднести системний аналіз, який служить методологією вирішення великих проблем, а також лінійне програмуван­ня. Загальними неформальними методами є способи прийняття рішень на основі управлінського та життєвого досвіду, рефлексії, інтуїції, тобто традиційні методи вирішення управлінських завдань.

За способом ухвалення управлінських рішень можна виділити два ос­новних методи: індивідуальний та груповий (колективний).

В управлінській практиці застосовуються три методи групового ухва­лення рішень:

Перший - колективне обговорення проблем за умов повної свободи висунення проектів рішення. Цей метод сприяє відкритості процесу групо­вого ухвалення рішень. Він особливо придатний при вирішенні нестанда­ртних проблем, що потребують новаторських, творчих рішень.

Другий - умовно груповий метод. Він відрізняється від попереднього підходу обмеженням міжособистісного спілкування в процесі ухвалення рішень. Тут переважають індивідуальні зусилля членів групи у виробленні проблемних рішень. Цей метод сприяє досягненню згоди без особливо гострих дискусій і обговорень.

Третій - метод експертних оцінок «Дельфі». Він застосову­ється у тому випадку, коли члени групи фізично не можуть бути присутні­ми в одному місці. Його суть зводиться до того, що кожен член пропонує можливе рішення проблеми, відповідаючи на запи­тання. При цьому відповіді даються анонімно і ніхто не знає про відповіді інших. Результати опитування зводяться в таблицю і доводяться до опитуваних. Члени групи погоджуються з певними рішеннями або пропонують нові ідеї. Ці стадії повторюються, поки анонімна група не досягне остаточ­ного рішення.

Наступна спеціальна функція публічного адміністрування – це функція організації діяльності.

Організаційна функція публічного адміністрування -це процес ство­рення управлінської структури, що дає можливість працівникам ефективно взаємодіяти для досягнення мети організації.

Склад організаційної функції передбачає такі три основні фази:

1) фаза почину (ініціювання) бере початок від першого задуму органі­зації до стадії реального формування апарату організації;

2) фаза облаштування (координації) триває від початку формування до поточної діяльності;

3) фаза розпорядча (адміністрування) здійснюється у сформованому апараті за визначеними напрямами як поточне керівництво діяльністю організації.

Головними характеристиками організаційної структури є:

- ефективність, досягнута шляхом суворого розподілу обов'язків між державними службовцями, що дає можливість використовувати високо­кваліфікованих спеціалістів на керівних посадах;

- сувора ієрархієзація влади, що дає можливість вищій за рангом по­садовій особі здійснювати контроль за виконанням завдань співробітни­ками, нижчими за рангом;

- формально встановлена і чітко зафіксована система правил, що забезпечує однотипність управлінської діяльності і застосування загальних інструкцій до окремих випадків у найкоротший термін;

- безособовість адміністративної діяльності та емоційна нейтральність відносин, що складаються між функціонерами організації, де кожен з них виступає не як індивід, а як носій соціальної влади, представник пев­ної посади.

Існує два основних види організаційних струк­тур: бюрократичні та адаптивні.

Бюрократична структура характеризується високим ступенем поділу праці, розвиненою ієрархією, ланцюгом команд, наявністю численних правил і норм поведінки персоналу, добором кадрів виключно за діловими та професійними якостями. Концепція бюрократії (від франц. - бюро, канцелярія та грецьк. Кrаtоs - влада, панування) була сформульована М.Вебером на початку XX століття. Для бюрократії характерно: чіткий поділ праці, наслідком якого є необхідність використання кваліфікованих спеціалістів за кожною посадою; ієрархічність управління, у якому об'єкт контролюється з боку суб'єкта управління; наявність формальних правил і норм, що забезпечують однорідність виконання управлінцем своїх завдань і обов'язків тощо. Разом з тим їм притаманні такі негативні риси: перебільшення важливості стандартизованих правил, процедур і норм, які призводять до втрати гнучкості поведінки; несвоєчасне реагування на зовнішні обставини.

З часом бюрократичні структури почали пристосовуватися до реалій і в результаті виникла департаменталізація цих структур, тобто поділ орга­нізації на окремі підрозділи (управління, відділи, сектори, служби). Функціональна департаменталізація -один із видів бюрократії, утворений в результаті процесу поділу організації на окремі елементи, кожен з яких має своє чітко визначене коло функцій, обов'язків та конкрет­них завдань. До переваг такої структури можна віднести: стимулювання ділової та професійної спеціалізації; зменшення дублювання зусиль, матеріальних ресурсів у функціональних сферах; поліпшення координації функціональ­них сфер. Її недоліки: структурні підрозділи можуть надавати пере­вагу реалізації своїх безпосередніх функцій перед загальними цілями всієї організації, що збільшує ймовірність конфліктів між функціональними сферами; у великих організаціях ланцюг команд від керівника до безпосереднього виконавця є надто довгим, а подекуди заформалізованим та заплутаним.

Адаптивні (органічні) структури розробляються і впроваджуються з метою забезпечення можливостей реагувати на зміни зовнішнього сере­довища та є ефективними у разі, коли проблеми та адекватні дії на них не можна поділити на окремі елементи і розподілити між службовцями відпо­відно до їх ієрархічних обов'язків. Взаємодія між співробітниками різних рангів у такому випадку нагадує швидше консультацію двох колег, а не наказ начальника.

Виділяються лінійний, функціональний та лінійно-функціональний типи організаційної структури.

Лінійний тип організаційної структури характеризується лінійними формами зв'язку між ланками управління і, як наслідок, концентрацією всього комплексу функцій управління та вироблення управлінських дій в одній ланці управління. Суть лінійного управління полягає в тому, що очолює кожен підрозділ керівник, а окремі працівники підрозділу безпосередньо підпорядковують­ся тільки цьому керівникові.

Перевагами лінійного управління є: підлеглі одержують чіткі і несуперечливі завдання і розпорядження, що позитивно впливає на узгодженість дій виконавців; повна відповідальність кожного керівника за результати роботи; забезпечення єдності керівництва зверху донизу, тобто здійснен­ня принципу єдності розпорядчої діяльності, оперативність у прийнятті

рішень.

Суттєвими недоліками лінійного управління є те, що керівник повинен мати всебічні знання й досвід з усіх функцій та сфер діяльності управлін­ської системи (організації), що, у свою чергу, обмежує можливості керівника ефективно управляти організацією; концентрація влади в управлінській верхівці.

Функціональний тип організаційної структури базується на розподілі управлінських функцій між структурними підрозділами (керівниками), з підпорядкуванням їм усіх нижчих за рангом підрозділів. Він передбачає підпорядкування одного працівника (підрозділу) кільком вищим керівни­кам, які здійснюють свої функції.

До переваг функціональних структур слід віднести такі: висока компетентність спеціалістів, які відповідають за здійснення конкретних функцій; розширення можливостей лінійних керівників у питаннях стратегічного управління за допомогою передачі ряду функцій спеціалізованим ланкам; створює можливість централізованого контролю стратегічних результатів; підвищує ефективність управління при вирішенні поточних завдань; легко реагує на потреби практики, ство­рюючи нові функціональні служби.

Недоліками цього типу є: труднощі у підтриманні постійних взаємозв'язків між різними функціональними службами; проблеми функціональ­ної координації, можливість міжфункціонального суперництва, конфліктів; тривала процедура прийняття рішень.

Лінійно-функціональний (комбінований) тип організаційної струк­тури потребує створення спеці­альних колегій, рад, де лінійні керівники разом із експертами та функціо­нальними керівниками (фахівцями) погоджують свої дії і рішення. Пого­джене рішення може бути доведене до нижчого рівня управління тільки за згодою і від імені вищого лінійного керівника. Функціональні підрозділи вищого рівня не мають права віддавати розпорядження нижчим без відо­ма лінійного керівника цього рівня (крім випадків методологічного харак­теру, роз'яснень, рекомендацій тощо).

До переваг лінійно-функціональної структури управління можна відне­сти: високу компетентність спеціалістів, які відповідають за здійснення конкретних функцій; відповідність структури до стратегії; поєднання прин­ципу спеціалізації управління з принципом єдності керівництва.

Недоліками цього типу є: відсутність тісних взаємозв'язків і взаємодії на горизонтальному рівні; недостатньо чітка відповідальність з причин розмежування функцій підготовки рішення та його реалізації між різними виконавцями; надмірна тенденція до централізації взаємодії по вертикалі.

Наступною спеціальною функцією є функція мотивації

Мотивація - це процес спонукання людини до діяльності для досягнення цілей.

Важлива роль у формуванні свідомих зусиль належить потребам, їх усвідомлення, на основі формування уявлень про цінності, властивості предметів і явищ, породжує індивідуальні, групові, колективні інтереси. Існують три фактори, за допомогою яких можна визна­чити рівень мотивації людини: переконаність, відданість, перетворення.

Наступна спеціальна функція публічного адміністрування – це контрольна функція.

Контроль за діяльністю апарату публічного адміністрування є однією з форм соціального контролю, який являє собою сукупність норм, інституцій і відносин, спрямованих на забезпечення поведінки людей відповідно інте­ресів певної соціальної групи, класів чи суспільства в цілому. На рівні су­спільства можна вирізнити дві загальні форми соціального контролю:

- формальний (правоохоронні органи, контрольно-ревізійні органи, державний примус);

- неформальний (контроль засобів масової інформації, громадська думка, громадські організації).

Державний контроль (нагляд) - одна з форм здійснення держав­ної влади, забезпечення додержання законів та інших нормативних актів, що видаються органами держави, система державних органів перевірки.

Контрольна діяльність ґрунтується на певних принципах: об'єктив­ність, дієвість (оперативність), універсальність, гласність, систематичність (постійність), ефективність.

За ознакою об'єктів контрольної діяльності контроль буває зовнішнім і внутрішнім.

Зовнішній контроль -це контроль надвідомчий з боку виборних органів державної влади, спеціалізованих органів та громадськості за законністю в організаційно непідпорядкованих їм об'єктах, який в основному стосується одного з аспектів їх діяльності.Цей вид конт­ролю здійснюється у таких формах: конституційний, парламентсь­кий, судовий, фінансовий, громадський та прокурорський нагляд.

Внутрішній контроль є відомчим контролем для систематичної пе­ревірки виконання рішень об'єктами управління. Він здійснюється всіма органами виконавчої влади, їх посадовими особами, забезпечується службовцями чи спеціалізованими структурами і врівноважує діяльність публічного адміністрування. Його завданням є попередження випадків порушення дисципліни, вимог чинного законодавства, невиконання управлінських рішень, бюро­кратизму, корупції тощо.

До видів внутрішнього контролю відноситься:

Контроль з боку Президента України

Контроль з боку Кабінету Міністрів України

Контроль з боку центральних органів виконавчої влади

Контроль з боку місцевих органів виконавчої влади