Облік надання індивідуальних соціальних послуг отримувачам послуг

3.1.1. Картка отримувача послуг (додаток 1) є документом, в якому фіксуються особисті відомості про отримувача послуг, який отримав послугу, зміст та результати наданої допомоги.

3.1.2. Відомості про отримувача послуг заповнюються без документального підтвердження.

3.1.3. До Картки отримувача послуг заносяться такі відомості про нього: реєстраційний номер, прізвище, ім’я та по батькові, рік народження, стать, домашня адреса та контактний телефон, освіта, місце роботи або навчання, категорія (відповідно до 1-го звернення згідно додатку 2), категорія сім’ї (вказавши чи перебуває дана сім’я під соціальним супроводом), інші дані на розсуд соціального працівника або самого отримувача послуг, прізвище та особистий підпис соціального працівника, який вносив відомості. В разі, якщо особу до центру направила інша організація необхідно вказати, яка саме, відповідно до додатку 3.

3.1.4. В ситуації, коли отримувач послуг відмовляється надати будь-які відомості про себе, соціальний працівник може діяти на власний розсуд, але відомості, необхідні для підготовки статистичної звітності, вказуються обов’язково. Якщо отримувач послуг не вказує свого прізвища, використовують позначку «Ан».

3.1.5. На зворотному боці Картки фіксуються: порядковий номер та дата звернення, код проблеми згідно з глосарієм (додаток 4), вид послуги (додаток 5), вжиті заходи, в разі переадресації вказується куди саме, результат роботи з отримувачем послуг (додаток 6), підпис соціального працівника, який розглядав дане звернення та спеціалізоване формування в рамках якого спеціаліст надавав послугу та примітки.

Нумерація звернень у Картках отримувачів послуг починається щороку, але нова картка на того ж самого отримувача послуг не заводиться.

3.1.6. Картки отримувачів послуг зберігаються в центрі.

3.1.7. Картка отримувача послуг, який перебуває у місцях позбавлення волі (СІЗО), оформляється при умові надання хоча б однієї соціальної послуги. Після вирішення справи отримувача послуг в суді копія Картки надсилається до найближчого центру відповідно до місця покарання отримувача послуг.

3.1.8. Картка отримувача послуг, який перебуває у місцях позбавлення волі (ВК), оформляється при умові надання йому хоча б однієї соціальної послуги. Після звільнення копія Картки надсилається до центру відповідно до місця повернення отримувача послуг.

3.1.9. Картка отримувача послуг заводиться при умові згоди отримувача послуг на співпрацю з центром. Якщо отримувач послуг після звільнення не звернувся по допомогу до центру, то повідомлення з карного закладу, копія Картки та інші документи, в тому числі відмова отримувача послуг від допомоги центру, зберігаються за загальними правилами.

Облік групової роботи

3.3.1. Для обліку групової роботи, яка проводилась безпосередньо на базі центру, ведеться Журнал обліку групових послуг, який повинен бути пронумерований та прошитий (додаток 7).

3.3.2. При проведенні групових заходів, у тому числі в рамках роботи спеціалізованого формування „Мобільний консультаційний пункт соціальної роботи в сільській та гірській місцевостях, віддалених районах міст” (далі — МКП), які відбуваються поза межами центру, оформляється Путівка на їх проведення (додаток 8).

3.3.4. При проведенні групових заходів в рамках роботи спеціалізованого формування „Мобільний консультаційний пункт соціальної роботи в сільській та гірській місцевостях, віддалених районах міст” оформляється одна путівка на один виїзд для кількох спеціалістів, який може охоплювати кілька населених пунктів та різні місця проведення роботи.

3.3.5. Титульна сторінка путівки заповнюється керівником центру (спеціалізованого формування) до початку проведення групового заходу та завіряється підписом директора центру та печаткою.

3.3.6. Зворотню сторону Путівки заповнює спеціаліст (спеціалісти) про виконану роботу при проведенні заходу. Місце проведення заходу заповнюється відповідно додатку 11, код проблеми – відповідно до глосарію проблем отримувача послуг центрів (додаток 4), вид послуги – згідно додатку 5, категорія учасників – відповідно додатку 2.

Кожен окремий захід заповнюється в окремому рядку. У випадку, коли один захід проводиться одночасно кількома спеціалістами, їх прізвища вносяться до одного рядка.

При охопленні роботою кількох населених пунктів (в рамках роботи МКП), облік наданих групових послуг здійснюється по кожному окремо.

Відмітка про виконання групових заходів вноситься керівником організації, підприємства, установи, де був проведений захід, із зазначенням П.І.п/Б. особи (завірена підписом та печаткою).

Дані пункту “Загальна кількість охоплених” не повинні обов’язково відповідати сумі даних кількості осіб охоплених груповою та індивідуальною роботою.

3.4. Журнал реєстрації звернень отримувачів послуг до спеціалізованого формування “Служба “Телефон Довіри”

3.4.1. Журнал реєстрації звернень отримувачів послуг до спеціалізованого формування “Служба “Телефон Довіри” повинен бути пронумерованим та прошитим. Він оформляться згідно з додатком 9.

3.4.2. Кодування граф Журналу реєстрації звернень отримувачів послуг до спеціалізованого формування “Служба “Телефон Довіри” здійснюється згідно з «Пам’яткою для Журналу реєстрації звернень отримувачів послуг до спеціалізованого формування “Служба “Телефон Довіри” (додаток 9), глосарієм проблем (додаток 4), переліком видів послуг, які надаються центрами (додаток5).

3.4.3. Нумерація звернень в Журналі реєстрації звернень отримувачів послуг до спеціалізованого формування “Служба “Телефон Довіри” починається щороку, але новий журнал заводиться по мірі його заповнення.

Облік надання фахівцями із соціальної роботи індивідуальних соціальних послуг отримувачам послуг, у тому числі здійснення соціального супроводу сімей та осіб, які опинилися у складних життєвих обставинах

3.5.1 З метою документування роботи з отримувачами послуг встановлюються такі основні форми обліку роботи з отримувачами послуг:

- Журнал обліку звернень та інформації щодо сімей та осіб, які опинилися у складних життєвих обставинах;

- Журнал обліку інформації щодо сімей, які опинилися у складних життєвих обставинах;

- Журнал обліку інформації щодо осіб, які опинилися у складних життєвих обставинах;

- Журнал обліку здійснених соціальних інспектувань;

- Журнал обліку індивідуальної роботи та групових послуг;

- Карточка отримувача послуг;

- Карточка отримувача послуг сім’ї;

- Особові справи соціального супроводу та акти соціальних інспектувань.

3.5.2. Вищезгадані форми документів є підставою для надання відомчо-статистичних звітів про роботу з отримувачами послуг фахівця із соціальної роботи.

3.5.3. Фахівці із соціальної роботи можуть, при потребі, вести у довільній формі документування роботи з отримувачами послуг, які не є обов’язковими для пред’явлення третім особам, органам влади, установам чи організаціям.

3.5.4. При безпосередній роботі з отримувачами послуг фахівець із соціальної роботи повинен вести карточки отримувачів послуг, карточки отримувачів послуг сім’ї, а при здійсненні соціального супроводу вести особові справи соціального супроводу сімей та осіб, які опинилися у складних життєвих обставинах.

3.5.5. В Журналі обліку звернень та інформації щодо сімей та осіб, які опинилися у складних життєвих обставинах (додаток 12) фіксуються всі види звернень громадян, установ, організацій не залежно від форми власності (самозвернення, повідомлення громадян, письмове/усне повідомлення установ, організацій) про осіб, сім’ю або членів сімей, які опинилися у складних життєвих обставинах. У разі звернення громадянин по допомогу у графі 3 фахівець із соціальної роботи ставить “+”, отримання письмового повідомлення від установ обов’язково вказується повна назва установи, дата та номер листа. У випадку отримання отримання усного повідомлення або у телефонному режимі фахівець із соціальної роботи чітко зазначає, шлях отримання повідомлення, дату отримання, назву установи, посаду, прізвище та ініціали особи, яка надала повідомлення. У графі 5 зазначається прізвище, ім’я, по батькові особи, повна дата народження (день/місяць/рік) особи або, у разі звернення або отримання повідомлення щодо сім’ї, усіх членів сім’ї. У графі 7 надається короткий, чіткий зміст звернення. Результатами розгляду звернення, графа 8, може бути доповідна записка фахівця із соціальної роботи до директору центру СССДМ, дата коли лист (у разі отримання письмового повідомлення) передано до центру СССДМ, надання соціальних послуг, здійснення соціального інспектування та взяття сім’ї/особи під соціальний супровід. У графі 9 підписується особа, яка звернулася по допомогу або особи, яка надала повідомлення.

3.5.6. В Журналі обліку здійснених соціальних інспектувань (додаток 17) фіксуються всі соціальні інспектування здійсненні фахівцем із соціальної роботи. Інформація про здійснення соціального інспектування реєструється в Журналі не пізніше дня, наступного за днем закінчення соціального інспектування та передається до відповідного центру СССДМ.

3.5.7. В Журналі обліку інформації щодо сімей, які опинилися у складних життєвих обставинах (додаток 13) та Журналі обліку інформації щодо осіб, які опинилися у складних життєвих обставинах (додаток 14) заноситься інформація щодо сімей та осіб після здійснення соціального інспектування та підтвердження факту наявності складних життєвих обставин.

3.5.8. Уразі здійснення індивідуальної роботи з особою, яка перебуває у складних життєвих обставинах (яка не потребує соціального супроводу, не перебуває під соціальним супроводом або уразі здійснення пост програмної підтримки) робота з даною особою фіксується у Картці отримувача послуг (додаток 15). А у випадку здійснення індивідуальної та групової роботи з сім’єю (яка не потребує соціального супроводу, не перебуває під соціальним супроводом або уразі здійснення пост програмної підтримки) робота з даною сім’єю фіксується у Картці отримувача послуг сім’ї (додаток 16).

3.5.9. Картка отримувача послуг та Картка отримувача послуг сім’ї є документом, в якому фіксуються особисті відомості про отримувачів послуг, які отримували послуги, зміст та результати наданої допомоги.

3.5.10. Відомості про отримувачів послуг заповнюються без документального підтвердження.

3.5.11. До Картки отримувача послуг заносяться такі відомості про нього: реєстраційний номер, прізвище, ім’я та по батькові, рік народження, стать, домашня адреса та контактний телефон, освіта, місце роботи або навчання, категорія (відповідно до 1-го звернення згідно додатку 2), категорія сім’ї (вказавши чи перебуває дана сім’я/особа під соціальним супроводом), інші дані на розсуд фахівця із соціальної роботи або самого отримувача послуг, прізвище та особистий підпис фахівця із соціальної роботи, який вносив відомості. В разі, якщо особу до центру направила інша організація необхідно вказати, яка саме, відповідно до додатку 3.

3.5.12. На зворотному боці Картки отримувача послуг фіксуються: порядковий номер та дата звернення, код проблеми згідно з глосарієм (додаток 4), вид послуги (додаток 5), вжиті заходи, в разі переадресації вказується куди саме, результат роботи з отримувачем послуг (додаток 6), підпис фахівця із соціальної роботи, який розглядав дане звернення та спеціалізоване формування в рамках якого спеціаліст надавав послугу та примітки.

3.5.13. До Картки отримувача послуг сім’ї заносяться такі відомості про сім’ю: реєстраційний номер, домашня адреса та контактний телефон, прізвище, ім’я та по батькові, рік народження, стать, освіта, місце роботи або навчання кожного члена сім’ї, категорія (відповідно до 1-го звернення згідно додатку 2), категорія сім’ї (вказавши чи перебуває дана сім’я під соціальним супроводом), інші дані на розсуд фахівця із соціальної роботи або самого отримувача послуг, прізвище та особистий підпис фахівця із соціальної роботи, який вносив відомості. В разі, якщо особу до центру направила інша організація необхідно вказати, яка саме, відповідно до додатку 3.

3.5.14. На зворотному боці Картки отримувача послуг сім’ї фіксуються: порядковий номер та дата звернення, проблему, яку необхідно вирішити згідно з глосарієм (додаток 4), заходи вжиті для вирішення проблеми, вид послуги (додаток 5), з них надано індивідуальних та/або групових, результат роботи з отримувачем послуг в разі переадресації вказується куди саме, підпис фахівця із соціальної роботи, який розглядав дане звернення та примітки. Також в даній Картці вказується період перебування сім’ї під соціальним супроводом.

3.5.15. В ситуації, коли отримувач послуг відмовляється надати будь-які відомості про себе, фахівець із соціальної роботи може діяти на власний розсуд, але відомості, необхідні для підготовки статистичної звітності, вказуються обов’язково. Якщо отримувач послуг не вказує свого прізвища, використовують позначку «Ан».

3.5.16. Нумерація звернень у Картках отримувачів послуг та Картка отримувачів послуг сім’ї починається щороку, але нова картка на того ж самого отримувача послуг не заводиться.

3.5.17. Картка отримувача послуг заводиться при умові згоди отримувача послуг на співпрацю з фахівцем із соціальної роботи.

3.5.18. Фахівець із соціальної роботи, що веде прийом, у межах своєї компетенції вивчає проблему отримувача послуг та вживає відповідних заходів. Якщо проблема не належить до компетенції фахівця із соціальної роботи, він залучає спеціаліста, що веде відповідний напрямок роботи, чи компетентний орган.

3.5.19.Рішення про закриття картки отримувача послуг приймає директор центру, на підставі рекомендації фахівець із соціальної роботи та при наявності об’єктивних підстав (вирішення проблем в межах компетенції центру, виїзд за межі району, відсутність запиту зі сторони отримувача послуг протягом тривалого періоду (до одного року), не виконання умов отримання послуг)

3.5.20. Соціальні інспектування сімей/осіб здійснюється відповідно до наказу Мінсім’ямолодьспорту від 27.05.2010 № 1480 „Про затвердження Порядку здійснення центрами соціальних служб для сім'ї, дітей та молоді соціального інспектування сімей, дітей та молоді, які перебувають у складних життєвих обставинах”. Відвідування сімей/осіб за їх місцем фактичного проживання та з’ясування наявності складних життєвих обставин, про що фахівцем із соціальної роботи заповнюється акт соціального інспектування (додаток 18).

3.5.21. Здійснення соціального супроводу сімей/осіб здійснюється відповідно до наказу Мінсім’ямолодьспорту від 25.04.2008 № 1795 „Про затвердження Порядку здійснення соціального супроводу центрами соціальних служб для сім'ї, дітей та молоді сімей та осіб, які опинилися у складних життєвих обставинах” та наказу Держсоцслужби 18.06.2008 № 35 „Про затвердження Інструкції щодо здійснення та обліку соціального супроводу сімей та осіб, які опинилися у складних життєвих обставинах, центрами соціальних служб для сім’ї, дітей та молоді”. При здійсненні соціального супроводу встановлюються такі основні форми обліку роботи з сім’ями/особами:

- справа соціального супроводу (титульна сторінка), додаток 19;

- договір про здійснення соціального супроводу, додаток 20;

- облікова картка сім’ї/особи, яка перебуває під соціальним супроводом, додаток 21;

- план соціального супроводу, додаток 22;

- картка обліку наданих соціальних послуг в ході здійснення соціального супроводу, додаток 23;

- проміжне оцінювання випадку, додаток 24;

- звіт про здійснення соціального супроводу, додаток 25;

- картка здійснення супервізій, додаток 26;

- продовження терміну дії договору про здійснення соціального супроводу, додаток 27.

Крім того кожна справа соціального супроводу має містити акти соціальних інспектувань, накази про взяття/зняття з соціального супроводу, рішення засідань дорадчих органів або заява про відмову від розгляду справи на засідання дорадчого органу та підтверджуючі документи про здійснення соціальної роботи.

3.5.22. Індивідуальна та групова робота фахівця із соціальної роботи з сім’ями та особами фіксується в Журналі обліку індивідуальної та групової роботи (додаток 28). Дані, які внесені до Журналу мають відповідати інформації, яка занесена до картки отримувача послуг, картки отримувача послуг сім’ї, картки обліку наданих соціальних послуг в ході здійснення соціального супроводу сім’ї/особи. Також, до Журналу заноситься інформація про проведення групових заходів, але, які не проводилися в рамках спеціалізованого формування Мобільно консультативний пункт.