Значение письма в современных деловых отношениях трудно переоценить. Поэтому навык написания делового письма очень важен.

Деловая переписка.

Значение письма в современных деловых отношениях трудно переоценить. Поэтому навык написания делового письма очень важен.

Когда необходим письменный отчёт о какой-либо информации, письмам отдаётся предпочтение по сравнению с телефонными звонками.

Письмо иностранному партнеру имеет ряд особенностей в расположении реквизитов и в правилах их составления. Текст необходимо разбивать на абзацы. Если текст объемный, то следует разбить его на два-три абзаца. При написании писем все чаще используется «открытая (свободная) пунктуация», т.е опускание знаков препинания после сокращений, на конвертах, а также во всех пунктах делового письма, за исключением основного текста.

Письма иностранным компаниям печатаются на бланке, который может быть отпечатан в типографии, а также введен в память компьютера и распечатан через принтер.

Каждому реквизиту отведено на бланке определенное место.

Реквизит №1: название и эмблема организации-автора

В коммерческих организациях в качестве эмблемы используется зарегистрированный торговый знак (торговая марка фирмы). Располагается эмблема на верхнем поле бланка над серединой названия фирмы.

Наименование организации располагается в центре верхней части листа и должно соответствовать требованиям нормативных и учредительных докуметов

GLOBAL INTERFACE GROUP. INC,

Реквизит №2: справочные данные об организации-авторе (The Letterhead)

Под наименованием фирмы указывают справочные данные, которые включают в себя индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов, телексов и факсов, адрес электронной почты и WWW – страницы в интернете.

Vales Avenue, Riverdale,

N.Y.10471 U.S.A.

Tel [phone] * Fax [phone]

Реквизит №3: ссылки для использования в последующей корреспонденции (The Reference Line)

Ссылка на индекс полученного письма и индекс самого письма оформляются как один реквизит на левом поле бланка сразу же после справочных данных об авторе.

Your Ref.: ICL/RH Ваш индекс: ICL/RH

Our Ref.: SM/JB/101 Наш индекс: SM/JB/101

SM – инициалы автора

JB – инициалы секретаря

Номер письма

Реквизит №4: дата составления письма (The Date)

При составлении дат не рекомендуется использовать сокращения или цифровые обозначения, поскольку можно легко совершить ошибку в расшифровке даты. Дело в том, что даты в Великобритании и Америке пишутся по-разному.

13 June 2009 – Британский вариант

June 13, 2009 – Американский вариант

Как правило, дата располагается на одном уровне с реквизитом №3 на правом поле бланка.

November 1999

Реквизит №5: внутренний адрес (адрес получателя) (The Inside Address)

Указывается слева столбиком. В первой строке пишется имя и фамилия получателя. Если имя получателя неизвестно, в адресе указывается должность. После этого:

-название фирмы

-номер дома, название улицы

-город и почтовый индекс

-страна

Mr T Glover

Glover Menswear Ltd

Brown Lane

Rugeley

Staffordshire WS15 IDR

United Kingdom (UK)

Реквизит №6: вступительное обращение (приветствие) (The Salutation)

В английских письмах, как правило, употребляются следующие вступительные обращения:

Sir, Sirs, - государственным лицам (Господа,);

Dear Sir, - письмо адресовано мужчине, с которым вы лично не знакомы (Уважаемый Господин,);

Dear Madam, - письмо адресуется женщине или девушке, с которой вы лично не знакомы (Уважаемая Госпожа,);

Dear Mr Baker – знакомому должностному лицу мужчине (Уважаемый г-н Бэйкер,);

Dear Mrs Baker – знакомому должностному лицу замужней женщине (Уважаемая г-жа Бэйкер,);

Dear Miss Baker – знакомому должностному лицу незамужней женщине (Уважаемая г-жа Бэйкер,);

Dear Ms Baker – знакомому должностному лицу замужней или незамужней женщине (Уважаемая г-жа Бэйкер,).

Реквизит №7: заголовок письма (The Subject Line)

Данный реквизит не является обязательным, это скорее соблюдение делового этикета. Заголовок сообщает о теме, предмете вашего письма.

Re. Contract # 12563

Реквизит №8: текст письма (The Body of the Letter)

Текст письма обычно не превышает одной страницы. Как правило, текст содержит три-четыре абзаца. Каждый абзац выражает одну законченную мысль. Письмо должно быть кратким, логичным и предельно ясным. В тексте письма предпочтительны небольшие предложения. Стиль письма не должен быть слишком официальным и высокопарным. В деловых письмах практически не используется сокращения форм глаголов. В деловых письмах предпочтительнее употребление более формальных слов, а также пассивных конструкций.

Реквизит №9: заключительная формула вежливости (The Complimentary Close)

Она должна соответствовать по форме вступительному обращению и положению получателя.

Если письмо начинается словами: Dear Ms/Miss/Mr/Mrs Baker, то оно должно заканчиваться выражением: Yours sincerely (Искренне ваш).

Если письмо имеет вид: Dear Sir/Sirs/Madam, то заключительная формула вежливости будет: Yours faithfully/truly (С уважением).

После заключительной формулы вежливости может быть напечатано название компании заглавными буквами.

Реквизит №10: личная подпись автора (The Signature Block)

Деловые письма подписываются от руки чернилами, четко и разборчиво. Перед подписью могут стоять буквы рр (per procurationem = for and on behalf of = по доверенности = от имени и по поручению).

После подписи следует ее расшифровка: на первой строке имя и фамилия, на второй – должность.

John Brown

Dr John Brown

Managing Director

Реквизит №11: отметка о наличии приложения (The Enclosure)

Enclosure: Contract No 19

Encl: Contract No 19

Enc. Ord. B7693

Реквизит №12: сообщение о направленных копиях (The CC Notation)

При направлении копий письма нескольким адресатам внизу письма указывают буквы «cc» («carbon copy”) и фамилии лиц или компании, которым отправлены копии.

Cc: Mr Baker

Авторские реквизиты	GLOBAL INTERFACE GROUP. INC 5432 Valles Avenue, Riverdale N.Y.10471 U.S.A. Tel [phone] * Fax [phone]
Ваш индекс	Your Ref: ME/LG/100
Наш индекс/ Дата	Our Ref: JB/KL/18 15 March 2000
Адресат	Mrs A Everett Compact Systems 96 Rosewall Drive Southtown SO3 4BT England
Обращение	Dear Mrs Everett
Заголовок (тема)	RE: Order B7693
Текст	Please find enclosed our order, Ord.B7693, for 100 IBM compatible Accounts packages. We have decided to place an order for 100 packages and accept the 20 p.c. trade discount off net list as discussed. We would be much obliged if you could dispatch the goods so that they reach us no later than 30 July, and look forward to receiving your acknowledgement.
Заключительное приветствие	Yours sincerely
Подпись	John Brown John Brown Purchasing Manager
Приложение	Encl: Ord.B7693
Отметка об отправлении копии письма	cc Intellect Sevice

Можно выделить несколько основных видов деловых писем:

· Письмо-запрос

· Письмо-предложение

· Письмо-заказ

· Письмо-просьба

· Письмо-претензия

· Информационное письмо или письмо для продвижения продаж

· Письмо-приглашение и т.д

A letter of enquiry – письмо - запрос.

Wilson Electronics, Ltd, 20th March, 200...

Rowson Street, London,

E. C.3, England.

Dear Sirs,

Further to our conversation with your Sales Manager during the Exhi­bition of electronic equipment at Olympia in London we shall be obliged if you will send us your quotation for the Model R 80 Fax Machines.

Please let us know if you can supply us with 20 Fax Machines and quote your best prices. Delivery will be required within two months af­ter we place the order. If you can guarantee prompt delivery and can quote really competitive prices we shall be able to place an order with your company.

We are looking forward to hearing from you soon and hope that our fu­ture business relations will be of mutual benefit.

Yours faithfully,

Rossimport

An offering letter – письмо – предложение.

24th March, 200...

Dear Sirs,

Thank you for your enquiry of the 20th March 200... in which you in­form us that you are interested in purchasing the Model R 80 Fax Ma­chines from us. We enclose with the letter all particulars concerning the technical characteristics of this model.

Our machines are widely known in many countries of Europe and Asia. We are happy to inform you that we can meet your quantity require­ments and offer you 20 machines at the price of... per unit. The price includes packing. We are sure that at this price our products are the best on the world market. We can promise the delivery in a month if we re­ceive your order immediately..We hope the above information will be helpful. However, if further information is required, please do not hesi­tate to contact us. We hope you will be able to accept our offer and look forward to our future discussions with you

Yours faithfully,

A letter of complaint – письмо-претензия (жалоба).

January 2000

Dear Mr Stephenson,

Yours sincerely

Valerie Lowe

Valerie Lowe

The Purchasing Manager

T-Tiles Warehouse

Baxters Lane

Pontyprid Mid Glamorgn

CF45 7SL

Our ref: TF-771 12000

Your ref: GR548

Ms Valerie Lowe

Collins Gardens

Glasgow G52 5BL

Dear Ms Lowe

I would like to apologize for the delay, and for the inconvenience this has caused. The problem has now been rectified and I am pleased to tell you that your order will be delivered to you on Monday 5 February.

Yours sincerely

Jim Stephenson

Jim Stephenson

The Sales Manager

Madeira Tours Inc

Tel: [phone] Fax: [phone]

May 2000

Castle Holidays Ltd

Rosemount Crescent

Plymouth

PL8 5BT

UK

Dear Sir or Madam

Yours truly,

Peina Qneew Petra Green

The Sales Director

May 2000

Ms Emiko Nakamura

Training Manager

Novatel Japan

Shimada Mansions

Setagaya-ku

Tokyo 155

Japan

Dear Ms Nakamura

Yours sincerely

Ailsa Macauley

Ailsa Macauley

Organizer Manager

July 2000

Yours sincerely

Your ref: AE/677

Our ref: Ord. B7693

Encl. Ord. B7693

Softchain Ltd

(head office), Foss House, Brigham Street, Liverpool L13 4AT

Tel: [phone] Telex: 79284

Compact Systems

Rosewall Drive

Southtown

SO3 4BT

1. P. Barker

Purchasing Manager

1. Dear Mrs Everett

P. Barker

E) 19.03.85

F) 04.07.99 (USA)

1. Напишите адрес правильно.

a) 21-12 Craig Road

United Kingdom

John Brown

Industrial House

Boston BL 48 TF

The Sales Manager

b) Denmark

Ms M. Martensen

Copenhagen K

Breedgate 40

DM 1230

1. Найдите соответствие в колонках А и В.

А	В
a) Dear Sirs	1) к человеку, если Вы не знаете его имени
b) Dear Sir	2) к мужчине
c) Dear Madam	3) к компании
d) Dear Mr Smith	4) к незамужней женщине
e) Dear Mrs Brown	5) к замужней женщине
f) Dear Miss Brown	6) к замужней или незамужней женщине
g) Dear Ms Green	7) к другу или к человеку, которого знаете хорошо
h) Dear Ted	8) к женщине, если вы не знаете ее имени

1. Найдите соответствие в колонках А и В.

А	В
a) Dear Sirs/Sir/Madam	1) Best wishes
b) Dear Mr/Mrs/Miss/Ms Grey	2) Yours sincerely
c) Dear Frank	3) Yours faithfully

1. Подставьте пропущенные обращения и заключения

a) The Manager

Swiss Inc.

Geneva

Switzerland

Dear______

Yours_____

b) Mrs Long

Harron Road

Hong Kong

____________

____________

c) Mr J. Bell

World Holidays

London

Dear________

____________

1. Расставьте предложения в правильном порядке, чтобы получилось письмо

1. Yours faithfully, Rossimport
2. If you can guarantee prompt delivery and can quote really competitive prices we shall be able to place an order with you for 250 Refrigerators.
3. As the matter is urgent please let us have your reply as soon as possible.
4. Further to the recent discussions we had with Mr Otten from Brown&Co. in London we would be grateful to you if you will send us your new catalogues for the latest model of Refrigerator.
5. Dear Sirs,
6. Delivery will be required within a month after the contract is signed.

Найдите русские эквиваленты

1. further	a) требовать (просить) доставку
2. further to	b) срочное дело (вопрос)
3. recent discussion	c) в дополнение к…
4. we would be grateful	d) дальнейший, дополнительный.
5. latest model of refrigerator	e) как можно скорее
6. to guarantee prompt delivery	f) разместить заказ у вас на рефрижераторы
7. to quote really competitive price	g) гарантировать срочную поставку
8. to place an order with you for refrigerators	h) недавнее обсуждение
9. to require delivery within a month	i) назначить действительно конкурентоспособную цену
10. to sign a contract	j) последняя модель холодильников
11. an urgent matter	k) ответ
12. reply	l) подписать контракт
13. as soon as possible	m) мы были бы очень признательны

Впишите недостающие слова

interested, enclose, characteristics, require, includes, competitive, price, inform, catalogues, promise, thank,hear, faithfully, Sirs, world, offer, within

Rossimport, 25th July, 200...

Moscow,

Russia.

Dear_____,

We ____ you for your letter of the 2nd July 200.. in which you ______ us that you are ______ in purchasing our Refrigerators. It gives us a great pleasure to _____ with the letter our ______ in which you will find all the technical ________ of the model you _______. We are pleased to _______ you 250 Refrigerators at the ______ of £... per unit CIF St. Petersburg. The price _______ packing.

We hope you will find our price _________. We are sure that at this price our Refrigerators are the best on the ______ market. Unfortunately we cannot ______ delivery earlier than at the end of Sep­tember as we are heavy with orders now.

We hope to________ from you _______ the next few days.

Yours______,

Brown&Co.

1. Найдите английские эквиваленты

1. сообщать	a) to offer
2. быть заинтересованным в покупке	b) to enclose
3. доставлять удовольствие	c) technical characteristics
4. прилагать	d) to require
5. каталоги	e) to inform
6. найти	f) unfortunately
7. технические характеристики	g) within the next few days
8. предложить	h) best on the world market
9. требовать, просить	i) we hope
10. по цене	j) catalogues
11. мы рады	k) to be interested in purchasing
12. включать	l) to promise
13. упаковку	m) to hear from you
14. мы надеемся	n) Yours faithfully
15. конкурентоспособный	o) delivery
16. мы уверенны	p) to give pleasure
17. лучший на мировом рынке	q) we are sure
18. к сожалению	r) to include
19. обещать	s) competitive
20. доставка	t) to find
21. получить от Вас письмо	u) at the price
22. в течение следующих нескольких дней	v) we are pleased
23. искренне Ваш	w) packing

ДЕЛОВЫЕ КОНТАКТЫ ПО ТЕЛЕФОНУ

 

В деловом мире телефонный разговор имеет следующую структуру: 1) приветствие;

2) представление собеседнику, сообщение своего имени, отчества и фамилии; 3) называние учреждения, компании, организации, в которой работает; 4) просьба соединить с нужным сотрудником; 5) основная содержательная часть разговора; 6) просьба оставить сообщение, либо передать информацию; 7) прощание.

 

Существительные

answering machine – автоответчик

аreа code - код города

buzzing – гудок

сall - телефонный звонок

cellphone / cellular ['seljula], phone / mobile phone - сотовый телефон

chat - непринужденный разговор, «болтовня»

connection - связь

conversation - разговор, беседа

conversationalist - собеседник

dial – диск

digit - цифра

directory, yellow pages - телефонный справочник

emergency calls: 999; 911 (Am.) - вызов полиции, скорой помощи,

экстренных служб

extension – добавочный номер

go ahead - разрешение

IDD, international direct dialing - международная прямая связь

message - сообщение, информация для передачи

operator – телефонист

pager /bleeper - пейджер

pay phone - телефон-автомат, таксофон

personal call - звонок конкретному человек

press-button phone - кнопочный телефон

receiver - телефонная трубка

slot - щель монетоприемника

subject - предмет (разговора)

toll - оплата за междугородный звонок

tone – сигнал

trunk call, long distance call, inter-city call (Аm.) - междугородный звонок

 

Глаголы и глагольные словосочетания

 

to be in – присутствовать

to be оut /to be away / to be not in – отсутствовать

to be back /to return, to come back- вернуться

to book / to order а call - заказывать звонок

to be busy /to be engaged – быть занятым

to call/ to phone/ to ring up/ rang, rung/ to make а call - звонить (по

телефону)

to call back – перезвонить

to connect/ to put through - соединить

to dial /the number - набрать (номер)

to disconnect/ to cut off – прервать, рассоединить

to drop /the coin/ - бросить (монету)

to get someone over the phone (to catch, to reach) - застать кого-либо по телефону

to get hold of – связаться, добиться, поймать, застать

to give one’s name to introduce oneself – представиться, назвать свое имя

to hear properly – хорошо слышать (по телефону)

to hold оn /to hold the line/ to keep hold/ hang on - подождать у телефона, не вешать

трубку

just a minute /just a moment – минутку, подождите

to keep waiting – заставлять ожидать

to leave а message - оставить сообщение

to pick up /the receiver/ - снять (трубку)

to put down/ to write down the message - записать сообщение

to put somebody through to smbd /to transfer smbd– соединить по телефону

to speak to smbd – разговаривать с кем-либо

 

Прилагательные

available – доступный, имеющийся в распоряжении

constant – постоянный

engaged - занятый

frequent – частый

personal – личный

urgent – срочный

 

Речевые штампы для телефонных разговоров:

 

GETTING THROUGH

RECEPTIONIST ICB.Good morning.

DUFF Could I speak to the Sales Manager?

RECEPTIONIST Yes, of course. Who shall I say is calling?

DUFF This is John Duff from Multimedia Studios.

RECEPTIONIST Hold the line, please. I’ll see if he’s in.

DUFF Thank you.

RECEPTIONIST Hello, Mr Duff. I’m putting you through.

-----------------------------------------------------------------------------------

RECEPTIONIST Beta Technologies. Good morning

JAMESON Hello. Andrew Jameson. Speaking. Is Simon Harber in?

RECEPTIONIST Which department does he work in?

JAMESON The legal department.

RECEPTIONIST It’s ringing for you now… No, here’s no reply. Can anybody else help you?

JAMESON No it’s Ok. What time do you think he’ll be in?

RECEPTIONIST He said he’d be in by four this afternoon.

JAMESON I’ll call back later then.Thank you

---------------------------------------------------------------------------------------------------------

RECEPTIONIST ICB.Good morning..

ELLIOT Could you put me through to the Finance Department?

RECEPTIONIST Who would you like to speak to?

ELLIOT Mrs Morgan, if she’s in.

RECEPTIONIST Who shall I say is calling?

ELLIOT Mrs Elliot.

RECEPTIONIST One moment, please. I’ll see if she’s in the office..

ELLIOT Thank you.

RECEPTIONIST Sorry to keep you waiting. Her line’s busy.

ELLIOT That’s all right.

RECEPTIONIST You’re through now. Go ahead. ---------------------------------------------------------------------------------------

RECEPTIONIST Good morning. Insurance Services.

CLIENT Good morning. Could I speak to Mr Benson in Client Support?

RECEPTIONIST Yes, I’ll put you through. It’s ringing for you. No, I’m sorry there’s no answer

CLIENT Well, could you put me through to his assistant?

RECEPTIONIST I can’t do that either. She’s out as well, she’s at conference today.

Can you tell me what it’s about?

CLIENT Yes, it’s about our office insurance RECEPTIONIST I see. Perhaps Phil Watson in Sales might be able to help you out.

CLIENT Right, I’ll try him then.

RECEPTIONIST Thank you. I’m putting you through.

---------------------------------------------------------------------------------------

 

Dialogue 1

 

(Nice to hear, calling, а business talk, put you through, speak to, help, а moment, mу schedule, to meeting)

 

— Good morning. Can I … you?

— Good morning. Could I … … Mr Roberts, please?

— Who is, … please?

— It's James Larry from ABN, New York.

— Hold on, I’ll… … …

— Speaking.

— Hello, Mr Roberts…. … … from you.

— Ме too.

— 1 offer to carry on … … … with you on Thursday at 6 р.m.

— Just…. … I’ll look at…. … That's all right.

— Thank you. I'm looking forward … … you.

— Ме too.

— Goodbye, Mr Roberts.

— See you, Mr Larry.

Dialogue П

(your help, back, is not in, take а message, as possible, you called, Гd like, help, is)

 

— " Universal Systems ". Can 1 … you?

— This … John White. … …to speak to Магу Carlyle.

— Гm afraid she … … …at the moment.

— I'll call … later.

— Мг White, hold on, please. Can I … … … for her?

— Well, all right. Please, write down. "Send us the invoice of the 20 of February with the stamp and all the signatures by fax as soon… …. John"

— All right. I'll tell her … … and shall give her the information.

— Thanks for … ….

— Not at all. / It' s а pleasure. / You are welcome.

— Goodbye.

—Вуе.

SORRY TO KEEP YOU WAITING

RECEPTIONIST International Computers.. Good afternoon

LADY Could I speak to the Personnel Manager, please?

RECEPTIONIST I’m afraid I can’t hear you. Can you speak a bit louder?

LADY Could I speak to the Personnel Manager, please?

RECEPTIONIST I’m sorry, I still can’t hear you properly. It’s a very bad line. Could you

hang up and call back?

LADY Ok, I’ll call back.

--------------------------------------------------------------------------------------

RECEPTIONIST International Computers. Hello.

FRENCHMAN Could I have extension 347, please?

RECEPTIONIST Could you speak more slowly please?

FRENCHMAN I’m phoning from Paris.

RECEPTIONIST Bonjour, monsieur. Sorry, I can’t speak French very well, but I’ll transfer

you to someone who can.

FRENCHMAN Thank you.

RECEPTIONIST Sorry to keep you waiting. It’s ringing for you now.

--------------------------------------------------------------------------------------

RECEPTIONIST International Computers. Good afternoon

SHEPPARD Can I speak to Mr McEwan, please?

RECEPTIONIST I’m afraid his line’s engaged. Will you hold?

SHEPPARD No, I really must go. Could you tell him I called?

RECEPTIONIST Yes, could you give me your name, please?

SHEPPARD Of course. First name David surname Shepperd, S, H, E, double P, E, R, D.

Tell Mr McEwan I’ll call back in an hour

RECEPTIONIST Fine. I’ll do that. Bye.

--------------------------------------------------------------------------------------

RECEPTIONIST Good morning. Insurance Services.

CLIENT Good morning. Could I speak to Mr Benson in Client Support? RECEPTIONIST Yes, I’ll put you through. It’s ringing for you. No, I’m sorry there’s no answer

CLIENT Well, could you put me through to his assistant?

RECEPTIONIST I can’t do that either.She’s out as well, she’s at conference today.

Can you tell me what it’s about?

CLIENT Yes, it’s about our office insurance RECEPTIONIST I see. Perhaps Phil Watson is in.

CLIENT Right, I’ll try him then.

RECEPTIONIST Thank you. I’m putting you through..

--------------------------------------------------------------------------------------

9. Выберите из 3-х вариантов ответов один, наиболее подходящий (работа со словарем).

1. Is our sales manager in?

(а) Oh, he worked in the Sales Department last week.

(b) No, he is not reading a book.

(с) Yes, he is. He is having talks now.

 

2. I аm а secretary to Mr. Smith. Не is our General Manager.

(а) Ah, that's interesting to see it.

(b) Is that one of your colleagues over there?

(с) Oh, I have met him.

3. Would you like me to take a massage?

(а) Yes, I would like you to leave a massage.

(b) Yes, please, thank you.

(с) Yes, we would. We are going to be back soon.

 

4. He said he’d be in by 4 o’clock this afternoon, didn’t he?

(а) Yes, he was when I came.

(b) Yes, he did. I’ll call back then.

(с) No, he hadn’t/ Yes, had said it before coming here yesterday afternoon.

 

5. Hello, 1 аm Susan I have not seen you around before.

(а) What do you do?

(b) Are you one of my colleagues?

(с) 1 аm new here.

6. Sheila Rogers speaking

(а) Who's calling, please?

(b) Peter Jones here.

(с) Неllо, Sheila. This is Peter Jones.

 

7. Did you catch that company name?

(а) Yes, I did. It was so nice and clean.

(b) No, I didn’t. They didn’t speak enough loudly.

(с) Yes, I have. I have herd the name of the company.

 

8. The reason 1 аm calling is we are having problems.

(а) 1 don' t believe it.

(b) Really? That surprises mе.

(с) That s аl1 right.

 

9. Will she be able to help us?

(а) No, she can’t read this report.

(b) Yes, she will. She’ll come soon and help us.

(с) No, she won’t be able to be back by 3 o’clock.

 

10. So that' s fixed — Tuesday at 2 p.m.

(а) Right, I look forward to seeing you then.

(b) Goodbye.

(с) I'm afraid that's impossible.

DIRECT SALES

CLIENT Hello is that the Satellite At Home Company?

SALESPERSON Yes, that’s right. How can I help you?

CLIENT It’s about an advert inyour autumn catalogue. I wantedsome further

information about the Motorola Satellite dish. It’s reference number MS 2345

SALESPERSON Let me key that in: MS2345. It’s $399.:

CLIENT Just a minute The price seems to have gone up. I through it was only $349

SALESPERSON You must be looking at l ast year’s catalougueOur prices changed on

the first of January..

CLIENT I see. How long does it take to deliver the goods?

SALESPERSON You should allow for three weeks. CLIENT I’d like to place an order then. For the MS 2345 in grey SALESPERSON I’m awfully sorry. Weonly do them in black now.

CLIENT Oh, damn it. I really wanted grey. Well, I’d better think about it again

SALESPERSON That’s all right, sir. Let usknow when you’ve made your mind up

Thank you for calling.

CLIENT Thanks, goodbye.

 

а) Я хотел бы сделать заказ ……………… b) В какой срок вы доставляете товар? ………………………..

c) Наши цены изменились с первого января ……………………………..

d) Я по поводу рекламного объявления в вашем осеннем каталоге. ………………….

e) Я хотел получить более подробную информацию о спутниковой антене ……………..

f) Дайте нам знать, когда решите ………..

g) Сейчас мы делаем их только черного цвета………………

h) Чем я могу Вам помочь? ……………..

TAKE A MESSAGE

RECEPTIONIST Beta Technologies. Good morning.

THOMPSON Good morning. Could I speak to Mr Taylor, please?

RECEPTIONIST I’m sorry, Mr Taylor’s just gone out.

THOMPSON When will he be back?

RECEPTIONIST He should be back this afternoon. Would you like to speak to somebody else?. THOMPSON No, it’s all right.

RECEPTIONIST Would you like to leave a message?

THOMPSON No, it’s a personal call.Would you let him know I called? No, never mind.

RECEPTIONIST Very well, Miss Thompson. I’ll let hm know.

--------------------------------------------------------------------------------------

RECEPTIONIST: Pan Electronics. Can I help you?

ALAN PHILIPS: Yes, I'd like tо speak to Mr. Jones, please.

RECEPTIONIST: Who is calling, please?

ALAN PHILIPS: Alan Phillips.

RECEPTIONIST: Just а moment, Mr. Phillips, I’ll put you through.

LIZA BIRD: Lisa Bird speaking.

ALAN PHILIPS: Alan Phillips here. Mау I speak to Mr. Jones?

LIZA BIRD: I’m afraid he' s away at the moment. Could you leave а message?

ALAN PHILIPS: Yes, I'd like him to call me back as soon as possible.

LIZA BIRD: Certainly, sir. Can 1 have your number?

ALAN PHILIPS: Не's got it, but just in case, it' s 0232-76581.

LIZA BIRD: 0232-76581, isn't it?

ALAN PHILIPS: Yes, that' s right, Thank you. Bye.

LIZA BIRD: Goodbye

--------------------------------------------------------------------------------------

LEAVING A MESSAGE

RECEPTIONIST North East Utilities. Can I help you?

W ILLIAMS Mariah Williams Kelly Darwin, please?

RECEPTIONIST Oh, I’m terribly sorry, but Kelly had to go out oftown urgently. She said

she’d be back. tomorrow Can I take a message?

WILLIAMS Yes, please. Can you tellher the contract is ready and being sent

directly to New York for comments Have you got that? RECEPTIONIST Yes, I’ll read that back to you. Martin Williams rang. The message is that

the contract is being sent directly to New York. WILLIAMS That’s fine, thank you.

RECEPTIONIST Not to worry.. I’ll see she gets the message Have a nice day. --------------------------------------------------------------------------------------

RECEPTIONIST North East Utilities. Good afternoon.

CAMORA Good afternoon. Could you put me through to Walter Stein, please?

RECEPTIONIST I’m afraid not.

CAMORA I see. When would be the best time to call him back?

RECEPTIONIST In an hour. You could try around 3.30 p.m.. CAMORA I won’t be able to. I’d better leave it till next week RECEPTIONIST Do you wish to leave a message?

CAMORA No.Just tell him I called and I’ll call again next week,. RECEPTIONIST Yes, certainly. What did you say your name was?

CAMORA Camora, Joe Camora.

RECEPTIONIST Fine, Mr Camora. I’ll give him message.. CAMORA T hank you..

RECEPTIONIST You’re welcome. Thank you for calling. Вуе...

--------------------------------------------------------------------------------------

 

Деловая переписка.

Значение письма в современных деловых отношениях трудно переоценить. Поэтому навык написания делового письма очень важен.