Категории деловых писем и их формы

Письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов. Информация в деловом письме носит протокольный характер. Поэтому письма регистрируются и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

По тематическому признаку деловые письма делятся на коммерческие письма (составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу), письма-запросы, предложения (оферта), письма-рекламации и ответы на эти виды писем.

По функциональному признаку деловые письма делятся на инициативные письма и письма-ответы.

Письма, требующие ответа: коммерческие инициативные письма, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо рекламация, письма-просьбы, письма-обращения.

Письма, не требующие ответа: подтверждения, напоминания, предупреждения, извещения, заявления – эти письма констатируют факт и не требуют ответа – у них функция квитанции, ярлыка).

По признаку адресата письма делятся на обычные и циркулярные (направляются от одного источника в несколько адресов, как правило подчиненных инстанций).

По форме: обычные и электронные.

По структурным стандартам: регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные).

• Сопроводительное письмо составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей (например, о посылке контрактов, спецификаций, каталогов, протоколов, образцов товара, грузов).
• Письма-подтверждения направляются для подтверждения получения документов и материалов-писем, телексов, спецификаций, прейскурантов, каталогов, образцов изделий, а также телеграммы или состоявшегося телефонного разговора.
• Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения.
• Письмо-сообщение. Такие письма отправляются при необходимости сообщения (извещения, уведомления, информирования) о каких-либо событиях или фактах, представляющих взаимный интерес (например, сообщение о прибытии делегации, назначении деловой встречи, посещении завода-поставщика, проведении переговоров, об отгрузке товаров и т. п.).
• Письмо-приглашение может быть адресовано конкретному лицу, или нескольким лицам, или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты, так и тексты-трафареты.
  
• Письмо-благодарность направляется для выражения благодарности за что-либо (например, за полученное письмо, каталог, приглашение, участие в каком-либо мероприятии, спонсорскую помощь, гостеприимство и т. п.). Чаше всего подобные письма имеют персональную адресацию. Написание их обусловлено требованиями этикета.
• Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу.
• Письмо-запрос направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Оно обычно используется в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами, имеющими свой расчетный счет в банке.
• Коммерческий запрос – это коммерческий документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услуге и т. п.) и (или) направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю).
• Письмо-предложение (оферта) – это заявление продавца или экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара.

 

9) принципы составления документа cv (резюме)

Согласно толковому словарю Ушакова Д.Н. резюме – это краткий вывод из сказанного или прочитанного, кратко излагающее основные факты. Что касается поиска работы, то резюме – это описание профессиональных способностей человека, которые характеризуют его с лучшей стороны. В нем должны быть указаны три основных критерия сотрудника: образование, продуктивность и неограниченность способностей. Резюме необходимо обеим сторонам: соискатель работы может рассказать о своих достоинствах, профессиональных навыках, а работодатель – отсеять неподходящие кандидатуры. Основная цель составления документа – привлечь внимание к своей персоне и заставить работодателя пригласить вас на личную встречу. Главный принцип составления резюме: подчеркнуть выгодные стороны и насколько возможно скрыть отрицательные характеристики. Резюме должны быть написано таким образом, чтобы:- потенциальный работодатель получил все необходимые сведения о вашей биографии и профессиональной деятельности;- отвечать на вопрос, соответствуете ли вы требованиям, которые определили для данной должности;- оно предоставило информацию, которая могла заинтересовать работодателя и мотивировала его пригласить вас на собеседование.

Первое правило – объем документа не должен превышать 1-2 страницы формата А4. Самая главная и интересная информация размещается на первом листе. Если резюме занимает больше одной страницы, то в конце первой должно быть указано, что на второй следует продолжение. На всех листах (за исключение первого) указывается фамилия претендента на должность.В том случае, когда информации немного, и она занимается меньше одной страницы, текст должен быть расположен таким образом, чтобы лист бумаги был полностью заполнен.Резюме необходимо писать одним шрифтом, размер - 12. Самыми распространенными являются Times New Roman и Arial.Главное требование – строгий стиль оформления. Не забывайте, что резюме – это документ. Каждый раздел отделяется от предыдущего. Их заголовки лучше выделить жирным или подчеркнуть. И не забудьте внимательно проверить наличие ошибок. Неграмотно составленное резюме приближает ваши шансы получить желаемую должность к нулю.Готовый документ распечатайте на белой бумаге хорошего качества.

При составлении резюме вы можете использовать некоторые творческие приемы, которые помогут привлечь внимание к вашей персоне. Например, прикрепите свою фотографию..

Стиль написания резюме должен соответствовать следующим требованиям:- краткость – в тексте указывается только главная информация, «вода» никому не нужна;- конкретность – отсутствие данные, которые не имеют отношения к рассматриваемой вакансии;- целенаправленность – изложение сведений, которые будут мотивировать работодателя принять на работу именно вас;- использование активных глаголов;- ясность изложения мысли;- честность – указание только достоверных данных;- безупречная грамотность.

Резюме имеет следующую структуру

1.Название – просто слово «резюме».

2. Цель – указание должности, на которую вы претендуете. Желательно укажите несколько вариантов.

3.Контактная информация: ФИО, адрес проживания, номера ваших телефонов, адрес электронной почты.

4.Полученное образование. У претендента, который еще не имеет опыта работы, этот пункт резюме должен быть расписан особенно тщательно. Образование указывается датами в обратном порядке. Также обязательно укажите о прохождении специализированных курсов. Информацию о средней школе необходимо прописывать только в том случае если вы ее закончили с отличием или это была спецшкола. Например, с углубленным изучением иностранного языка. Если у соискателя отсутствует или небольшой опыт работы, то в резюме также можно указать об изучении отдельных предметов, особенно тех, по которым были получены награды, грамоты, призовые места на олимпиадах. Не забывайте о притягательности слова «государственный» - «государственные награды», «государственные соревнования».

5. Трудовой стаж, указанный в обратной хронологии. Напротив даты указывается: организация, должность, выполняемые обязанности. При отсутствии трудового стажа указывается стажировка, которая была успешно пройдена.В этом разделе необходимо прописать следующие данные;- дата начала и завершения работы;- название организации;- должность (может быть указано несколько, если вы активно продвигались по карьерной лестнице);- перечень исполняемых служебных обязанностей. Если у вас длинный послужной список, то рекомендуют указывать последних 3-5 мест работ за прошедшие 10 лет. Не забудьте указать о своих достижениях. При этом используйте глаголы действия, например, сократил, сэкономил, увеличил.

6.Дополнительные навыки В этом разделе указывайте те качества, которые вас характеризуют как работника:- наличие водительских прав;- умение работать с ПК и определенными программами;- участие в профессиональных организациях;- владение иностранными языками. В этом разделе вы должны себя «прорекламировать» по максимуму и показать самые выгодные свои стороны. Но без фанатизма – указывайте только те навыки, которые касаются будущей работы. Только факты – хвалить себя не нужно. Работодатель сам примет решение и сделает соответствующие выводы.

7. Дополнительная информация, хобби, общественная деятельность. В западных странах этот раздел имеет очень большое значение. Увлечения человека позволяют сформировать точную оценку о претенденте. Не следует заострять внимание на своих религиозных и политических предпочтениях.

8. Указание возможных рекомендаций. В резюме нет необходимости указывать данные самих рекомендателей. Подготовьте их список. Он может вам пригодиться на личной встрече с работодателем. Не стоит пренебрегать рекомендациями – это ваш шанс выделиться из массы претендентов и получить желаемую должность.

9. Дата составления резюме и подпись

Как правило, резюме составляется на русском языке. Если вакансия связана напрямую со знанием иностранного языка, то его можно составить на двух языках. При этом сохраняется стилистика и требования по составлению резюме.