Когда необходим письменный отчёт о какой-либо информации, письмам отдаётся предпочтение по сравнению с телефонными звонками.

Письмо иностранному партнеру имеет ряд особенностей в расположении реквизитов и в правилах их составления. Текст необходимо разбивать на абзацы. Если текст объемный, то следует разбить его на два-три абзаца. При написании писем все чаще используется «открытая (свободная) пунктуация», т.е опускание знаков препинания после сокращений, на конвертах, а также во всех пунктах делового письма, за исключением основного текста.

Письма иностранным компаниям печатаются на бланке, который может быть отпечатан в типографии, а также введен в память компьютера и распечатан через принтер.

Каждому реквизиту отведено на бланке определенное место.

Реквизит №1: название и эмблема организации-автора

В коммерческих организациях в качестве эмблемы используется зарегистрированный торговый знак (торговая марка фирмы). Располагается эмблема на верхнем поле бланка над серединой названия фирмы.

Наименование организации располагается в центре верхней части листа и должно соответствовать требованиям нормативных и учредительных докуметов

GLOBAL INTERFACE GROUP. INC,

Реквизит №2: справочные данные об организации-авторе (The Letterhead)

Под наименованием фирмы указывают справочные данные, которые включают в себя индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов, телексов и факсов, адрес электронной почты и WWW – страницы в интернете.

Vales Avenue, Riverdale,

N.Y.10471 U.S.A.

Tel [phone] * Fax [phone]

Реквизит №3: ссылки для использования в последующей корреспонденции (The Reference Line)

Ссылка на индекс полученного письма и индекс самого письма оформляются как один реквизит на левом поле бланка сразу же после справочных данных об авторе.

Your Ref.: ICL/RH Ваш индекс: ICL/RH

Our Ref.: SM/JB/101 Наш индекс: SM/JB/101

SM – инициалы автора

JB – инициалы секретаря

Номер письма

Реквизит №4: дата составления письма (The Date)

При составлении дат не рекомендуется использовать сокращения или цифровые обозначения, поскольку можно легко совершить ошибку в расшифровке даты. Дело в том, что даты в Великобритании и Америке пишутся по-разному.

13 June 2009 – Британский вариант

June 13, 2009 – Американский вариант

Как правило, дата располагается на одном уровне с реквизитом №3 на правом поле бланка.

November 1999

Реквизит №5: внутренний адрес (адрес получателя) (The Inside Address)

Указывается слева столбиком. В первой строке пишется имя и фамилия получателя. Если имя получателя неизвестно, в адресе указывается должность. После этого:

-название фирмы

-номер дома, название улицы

-город и почтовый индекс

-страна

Mr T Glover

Glover Menswear Ltd

Brown Lane

Rugeley

Staffordshire WS15 IDR

United Kingdom (UK)

Реквизит №6: вступительное обращение (приветствие) (The Salutation)

В английских письмах, как правило, употребляются следующие вступительные обращения:

Sir, Sirs, - государственным лицам (Господа,);

Dear Sir, - письмо адресовано мужчине, с которым вы лично не знакомы (Уважаемый Господин,);

Dear Madam, - письмо адресуется женщине или девушке, с которой вы лично не знакомы (Уважаемая Госпожа,);

Dear Mr Baker – знакомому должностному лицу мужчине (Уважаемый г-н Бэйкер,);

Dear Mrs Baker – знакомому должностному лицу замужней женщине (Уважаемая г-жа Бэйкер,);

Dear Miss Baker – знакомому должностному лицу незамужней женщине (Уважаемая г-жа Бэйкер,);

Dear Ms Baker – знакомому должностному лицу замужней или незамужней женщине (Уважаемая г-жа Бэйкер,).

Реквизит №7: заголовок письма (The Subject Line)

Данный реквизит не является обязательным, это скорее соблюдение делового этикета. Заголовок сообщает о теме, предмете вашего письма.

Re. Contract # 12563

Реквизит №8: текст письма (The Body of the Letter)

Текст письма обычно не превышает одной страницы. Как правило, текст содержит три-четыре абзаца. Каждый абзац выражает одну законченную мысль. Письмо должно быть кратким, логичным и предельно ясным. В тексте письма предпочтительны небольшие предложения. Стиль письма не должен быть слишком официальным и высокопарным. В деловых письмах практически не используется сокращения форм глаголов. В деловых письмах предпочтительнее употребление более формальных слов, а также пассивных конструкций.

Реквизит №9: заключительная формула вежливости (The Complimentary Close)

Она должна соответствовать по форме вступительному обращению и положению получателя.

Если письмо начинается словами: Dear Ms/Miss/Mr/Mrs Baker, то оно должно заканчиваться выражением: Yours sincerely (Искренне ваш).

Если письмо имеет вид: Dear Sir/Sirs/Madam, то заключительная формула вежливости будет: Yours faithfully/truly (С уважением).

После заключительной формулы вежливости может быть напечатано название компании заглавными буквами.

Реквизит №10: личная подпись автора (The Signature Block)

Деловые письма подписываются от руки чернилами, четко и разборчиво. Перед подписью могут стоять буквы рр (per procurationem = for and on behalf of = по доверенности = от имени и по поручению).

После подписи следует ее расшифровка: на первой строке имя и фамилия, на второй – должность.

John Brown

Dr John Brown

Managing Director

Реквизит №11: отметка о наличии приложения (The Enclosure)

Enclosure: Contract No 19

Encl: Contract No 19

Enc. Ord. B7693

Реквизит №12: сообщение о направленных копиях (The CC Notation)

При направлении копий письма нескольким адресатам внизу письма указывают буквы «cc» («carbon copy”) и фамилии лиц или компании, которым отправлены копии.

Cc: Mr Baker

Авторские реквизиты	GLOBAL INTERFACE GROUP. INC 5432 Valles Avenue, Riverdale N.Y.10471 U.S.A. Tel [phone] * Fax [phone]
Ваш индекс	Your Ref: ME/LG/100
Наш индекс/ Дата	Our Ref: JB/KL/18 15 March 2000
Адресат	Mrs A Everett Compact Systems 96 Rosewall Drive Southtown SO3 4BT England
Обращение	Dear Mrs Everett
Заголовок (тема)	RE: Order B7693
Текст	Please find enclosed our order, Ord.B7693, for 100 IBM compatible Accounts packages. We have decided to place an order for 100 packages and accept the 20 p.c. trade discount off net list as discussed. We would be much obliged if you could dispatch the goods so that they reach us no later than 30 July, and look forward to receiving your acknowledgement.
Заключительное приветствие	Yours sincerely
Подпись	John Brown John Brown Purchasing Manager
Приложение	Encl: Ord.B7693
Отметка об отправлении копии письма	cc Intellect Sevice

Можно выделить несколько основных видов деловых писем:

· Письмо-запрос

· Письмо-предложение

· Письмо-заказ

· Письмо-просьба

· Письмо-претензия

· Информационное письмо или письмо для продвижения продаж

· Письмо-приглашение и т.д

A letter of enquiry – письмо - запрос.

Wilson Electronics, Ltd, 20th March, 200...

Rowson Street, London,

E. C.3, England.

Dear Sirs,

Further to our conversation with your Sales Manager during the Exhi­bition of electronic equipment at Olympia in London we shall be obliged if you will send us your quotation for the Model R 80 Fax Machines.

Please let us know if you can supply us with 20 Fax Machines and quote your best prices. Delivery will be required within two months af­ter we place the order. If you can guarantee prompt delivery and can quote really competitive prices we shall be able to place an order with your company.

We are looking forward to hearing from you soon and hope that our fu­ture business relations will be of mutual benefit.

Yours faithfully,

Rossimport

An offering letter – письмо – предложение.

24th March, 200...

Dear Sirs,

Thank you for your enquiry of the 20th March 200... in which you in­form us that you are interested in purchasing the Model R 80 Fax Ma­chines from us. We enclose with the letter all particulars concerning the technical characteristics of this model.

Our machines are widely known in many countries of Europe and Asia. We are happy to inform you that we can meet your quantity require­ments and offer you 20 machines at the price of... per unit. The price includes packing. We are sure that at this price our products are the best on the world market. We can promise the delivery in a month if we re­ceive your order immediately..We hope the above information will be helpful. However, if further information is required, please do not hesi­tate to contact us. We hope you will be able to accept our offer and look forward to our future discussions with you

Yours faithfully,

A letter of complaint – письмо-претензия (жалоба).

January 2000

Dear Mr Stephenson,