Лекция 9. Формы. Шаблоны. Слияние документов

Лекция 9. ФОРМЫ. ШАБЛОНЫ. СЛИЯНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Формы

Форма – это особый вид документа WORD, в котором пользователю разрешено вводить информацию лишь в определенные области, называемые полями формы. В основном формы предназначены для «электронного» заполнения (с клавиатуры компьютера), хотя в принципе могут использоваться и для документов, предполагающих «ручное» заполнение. Формы могут дополняться контекстно-зависимой справкой и графическими элементами.

Создание формы

1. Набрать и оформить неизменяемую часть будущей формы.

2. Вставить поля формы. Поля формы могут быть трех типов: текстовое, флажок (для установки и снятия) и список (для выбора одного из нескольких вариантов). Для вставки поля нужно:

a) вывести на экран ПИ Формы;

b) поместить ТК в нужное место и нажать на ПИ Формы на кнопку вставки требуемого поля – поле появляется в документе в виде затененного прямоугольника;

c) выделить поле и выбрать на ПИ кнопку Параметры поля. Настроить параметры:

· Для текстового поля указать вид (обычный текст, число, дата, текущая дата, текущее время, вычисления), выбрать вариант форматирования, ввести при необходимости значение по умолчанию и максимальную длину. При выборе варианта Вычисления в поле Выражение записывается формула, начинающаяся со знака «=». В формуле можно использовать числа, адреса ячеек таблицы, закладки и др.

· Для списка варианты значений вводятся в поле Элемент списка с последующим Щ по кнопке Добавить. Для изменения порядка следования значений можно воспользоваться кнопкой Порядок.

· Для флажка можно изменить размер, если вариант АВТО не устраивает. Поле флажок представляет собой маленький квадрат, который пуст, если флажок сброшен, и заполнен крестиком в противном случае. Для электронной формы флажок по умолчанию можно поставить во включенное состояние. Для печатных форм флажок по умолчанию должен быть сброшен.

· Для задания контекстно-зависимой справки используется кнопка Текст справки. Справка может быть двух видов: пояснительный текст в строке состояния и/или текст, появляющийся при нажатии клавиши F1.

3. Защитить форму с помощью кнопки Защита формы. Проверить правильность работы формы. При необходимости внесения изменений защиту снять, воспользоваться кнопкой Очистить поля, внести изменения, вновь защитить. Во избежание несанкционированного изменения формы можно защитить ее с помощью пароля.

Форма является основой для создания будущих документов, т.е является разновидностью шаблона документа. Файлы шаблонов в WORD имеют расширение .dot. Для сохранения созданной формы как шаблона необходимо выполнить Файл – Сохранить как –Тип файла - Шаблон документа (*.dot) – дать файлу шаблона уникальное имя.