Последовательность действий при использовании Мастера слияния

1. Выбор типа документа. Сервис – Письма и рассылки- Мастер слияния – в области задач выбрать в качестве типа документа Письма –Далее.

2. Выбор основного документа: В качестве основного документа может быть выбран текущий документ (даже если он пока пустой), шаблон или ранее созданный документ. При выполнении лабораторной работы:

a) воспользуемся шаблоном Стандартное составное письмо (на вкладке Слияние) –установим переключатель Создать в положение Документ;

b) внесем изменения в документ: введем название и адрес организации, текст письма (за исключением полей слияния), фамилию и должность отправителя;

c) сохраним документ с уникальным именем – Далее;

3. Выбор получателей. На этом этапе необходимо выбрать или создать файл - источник данных:

a) выберем вариант Создание списка (означает формирование нового файла) – на экране появляется диалоговое окно Новый список адресов;

b) нажимаем кнопку Настройка – удаляем из предложенного списка ненужные поля, добавляем новые, при необходимости поля можно переименовать и изменить порядок их расположения – ОК;

c) заполняем поля записей: после заполнения очередной записи делаем Щ по кнопке Создать запись для перехода к следующей. После заполнения всех записей необходимо воспользоваться кнопкой Закрыть и сохранить файл с расширением .mdb (список адресов Microsoft Office);

d) просмотреть созданный список, при необходимости внести изменения, снятие флажка временно удаляет запись из списка. Для фильтрации записей нужно воспользоваться кнопками Изменить – Фильтр и задать условие фильтрации (например, «факультет»=Р и «балл»>=20) – ОК. При необходимости снять фильтр вновь входят в диалоговое окно Фильтр и сортировка и нажимают кнопки Очистить все – Закрыть - Далее;

4. Создание письма:

a) При наличии в документе полей AddressBlock и GreetingLine каждое из них следует выделить, перейти в контекстное меню – Изменить – внести требуемые изменения (при необходимости воспользоваться кнопкой Подбор полей.) – ОК;

b) Вставить остальные поля слияния:

· Устанавливаем ТК в место вставки поля, выбираем в области задач пункт Другие элементы, выбираем нужное поле – Вставить;

· После вставки всех полей Закрыть – Далее.

5. Просмотр писем. Просмотреть полученные варианты писем с помощью кнопок со стрелками. При необходимости внести корректировки вернуться к предыдущим этапам, нажав кнопку Назад в нижней части области задач. - Далее.

6. Завершение слияния. На этом этапе доступны два варианта: Печать и Изменить часть писем. В любом случае открывается диалоговое окно Составные документы, с помощью которого можно выполнить слияние для всех записей, текущей записи или указанного диапазона.

Результатом слияния является документ, состоящий из нескольких разделов: каждый раздел содержит одно письмо. При необходимости перед печатью можно внести изменения в некоторые письма.