Microsoft Outlook: работа с календарем.

 

Microsoft Outlook — это ряд приложений, объединенных в одну интегрированную информационную систему. Каждое из этих приложений работает с определенным типом документов, в которых, собственно, и хранится соответствующая информация. В терминологии Outlook документы называются элементами, а приложения, работающие с элементами — формами.

Элементы могут иметь самую произвольную форму (заметка, сообщение, контакт). Для хранения элементов используется единый формат, но элементы каждого типа обладают определенным набором полей (свойств), в которых и хранится информация об элементе.

Меню (Menu) — это отображаемый на экране дисплея список режимов, команд или вариантов ответа, предлагаемых пользователю для выбора.

Если рядом с командой меню изображена стрелка вправо, значит, она имеет дополнительное меню, если троеточие, то команда вызовет диалоговое окно.

Панель инструментов (Toolbar) обычно располагается под строкой меню и содержит кнопки, обеспечивающие быстрый доступ к наиболее часто используемым командам. Для вызова команды необходимо подвести к кнопке указатель мыши (при этом кнопка будет выделена синим цветом) и щелкнуть по ней левой кнопкой мыши. Если кнопка затенена, значит команда недоступна на данный момент.

 

Панели инструментов Outlook

Помимо обыкновенных кнопок панелей инструментов, существуют и некоторые специальные.

Кнопка-флажок. Показывает, в каком состоянии находится текущий объект. Если кнопка выделена рамкой, значит, в активном, если нет — в пассивном.

Кнопка-список. Эта кнопка имеет справа стрелку вниз. Нажатие на эту стрелку вызовет раскрытие списка с дополнительными командами или свойствами.

Outlook хранит элементы в папках, причем в одной папке могут храниться элементы только одного типа.

Папка в Outlook — это логическое хранилище информации, не связанное прямо с физическим способом хранения информации на диске.

При первом запуске Outlook пользователь имеет прямой доступ к нескольким типам элементов информации. Outlook хранит эти элементы во вложенных папках, которые содержатся в папке Личные папки (Personal Folders).

Наименование папки	Описание элементов
Outlook сегодня (Outlook Today)	Содержит общую информацию о состоянии всех элементов Outlook
Входящие (Inbox)	Поступающие сообщения электронной почты и факсы
Календарь (Kalendar)	Встречи, события и собрания. Планирование личного расписания, календарь
Контакты (Contants)	Информация о личных и деловых контактах. Адресная книга
Задачи (Tasks)	Планирование, ведение и учет задач
Заметки (Notes)	Создание различных примечаний
Удаленные (Delete Items)	Все удаленные элементы
Черновики (Draff)	Черновики сообщений. Не готовые к отправке сообщения
Исходящие (Outlook)	Сообщения и факсы, готовые к отправке, но еще не отправленные
Отправленные (Sent Items)	Копии отправленных сообщений электронной почты
Дневник (Journal)	Записи личной деятельности. Автоматическое отслеживание работы пользователя с элементами Outlook и документами Office
Мои документы (My Documents)	Обеспечивает быстрый доступ к содержимому папки Мои документы
Избранное (Favorites)	Обеспечивает быстрый доступ к папке Избранное, в которой хранятся избранные папки и страницы Интернета
Мой компьютер (My Computer)	Отображает файловую структуру компьютера. Проводник

Задание 1.

Запустите Outlook.

1. В области Личные папки щелкните на значке Календарь.

2. По умолчанию календарь отображается в представлении День. Текущий день является затемненным в области Календарик.

3. В области Календарик щелкните на стрелках, чтобы перейти к январю 2012 года. После этого выберите 8. В календаре отобразится расписание на 8 января 2012 года.

На панели инструментов нажмите кнопку Рабочая неделя. Календарь отобразит расписание на определенную в данный момент рабочую неделю.

4. На панели инструментов нажмите кнопку Месяц. Календарь отобразит расписание на текущий месяц.

5. Изучите представления, которые находятся в меню Вид - Упорядочить по - Текущее представление.

Задание 2.

В данном упражнении вы назначите встречу, повторяющуюся встречу, а также событие на несколько дней.

1. В области Личные папки щелкните на значке Календарь.

2. Нажмите на панели инструментов кнопку День.

3. Дважды щелкните на ячейке времени 13:00. Появится новая форма Встреча.

4. В поле Тема введите SBS Представление нового продукта.

5. Нажмите клавишу Tab и в поле Место введите Конференц-зал 1.

6. Щелкните на кнопке списка справа от второго поля Конец (поле, в котором отображается время, а не дата) и в ниспадающем списке выберите 14:00, чтобы установить длительность встречи на один час.

7. Отметьте опцию Оповещение, чтобы включить напоминание Outlook о данном собрании. Щелкните на кнопке списка справа от поля Оповещение и в ниспадающем списке выберите 30 минут, чтобы отвести время для подготовки к презентации.

На панели инструментов окна Встреча нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

8. В области Календарик щелкните на стрелке вправо для отображения следующего месяца.

9. Щелкните на третьей среде месяца.

10. Дважды щелкните на временной ячейке 10:00. Появится новая форма встречи.

11. В поле Тема введите SBS Отчет о состоянии.

12. Нажмите клавишу Tab и в поле Место введите Офис начальника.

13. Нажмите кнопку Повторение. Появится диалоговое окно Повторение встречи.

14. В области Повторять выберите опцию Ежемесячно, после чего выберите опцию Повторять в среду каждого 1 месяца.

15. Нажмите ОК. Параметры повторения будут добавлены в форму Встреча.

16. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть. Повторяющаяся встреча будет добавлена в календарь. Круговые стрелки обозначают повторение.

17. В области Календарик щелкните на стрелке вправо. Область Календарик отобразит следующий месяц, и третья среда месяца будет выделена жирным шрифтом в обозначение того, что на этот день назначена встреча.

18. В меню Перейти выберите Перейти к дате.

19. В поле Дата введите 8/8/11, после чего нажмите ОК. Отобразится расписание на 8 августа 2011 года.

20. Щелкните правой кнопкой мыши на временной ячейке 9:00 и в появившемся меню выберите Создать событие на целый день. Появится новая форма Событие.

21. В поле Тема введите SBS в отпуске.

22. Щелкните на кнопке списка справа от поля Конец и выберите 14 августа в ниспадающем календаре.

23. Если опция Оповещение включена, отключите ее.

24. Щелкните на кнопке списка справа от поля В это время и выберите в ниспадающем списке Нет на работе.

25. В правом нижнем углу формы Событие отметьте опцию Частное.

26. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть. Если Outlook выдаст предупреждение о том, что оповещение отображено не будет, нажмите Да. В календарь добавлено новое событие. Значок ключа говорит о том, что оно является частным.

27. На панели инструментов нажмите кнопку Перейти на Сегодня. Отобразится расписание на текущий день.

Задание 3. Планирование и организация встреч

1. Щелкните на дате следующего дня в области Календарик. Отобразится расписание на следующий день.

2. Перетащите указатель мыши через ячейки времени 9:30 и 10:00, чтобы выделить их.

3. Введите SBS Собрание по вопросам финансов и нажмите клавишу Enter. Встреча будет добавлена в календарь.

4. При выделенной встрече нажмите клавишу Enter еще раз.

5. Щелкните на поле Место и введите текст Конференц-зал 1.

6. Убедитесь, что отмечена опция Оповещение, и выберите в списке Оповещение пункт 1 час.

7. Щелкните на области комментариев ниже списка Оповещение и введите примерную повестку дня собрания.

8. Внизу формы встречи нажмите кнопку Категории. Появится диалоговое окно.

9. Щелкните на поле Элемент принадлежит следующим категориям, введите Финансы и нажмите кнопку Добавить. Категория «Финансы» будет добавлена в список и выделена.

10. В списке Имеющиеся категории отметьте опцию Дела и нажмите ОК. Выделенные категории будут добавлены в поле Категории в форме встречи.

11. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

12. Если Outlook отобразит предупреждение о том, что оповещение не установлено, нажмите Да. Календарь отобразит обновленную встречу.

13. Щелкните на ячейке времени 12:00 и введите SBS Завтрак с Сьюзен.

14. Наведите указатель мыши на нижнюю границу встречи и, когда указатель сменится на вертикальную двустороннюю стрелку, перетащите нижнюю границу на 13:00 и нажмите Enter. Календарь отобразит обновленную встречу. В области Календарик выбранная дата отображается жирным шрифтом, т.е. на нее назначены встречи.

15. На панели инструментов нажмите кнопку Сегодня. Отобразится расписание на текущий день. В области Календарик дата следующего дня отображается жирным шрифтом, т.е. на этот день запланированы встречи.

16. Перетащите встречу на временную ячейку 11:30. Встреча «SBS Завтрак с Сьюзен» будет перенесена на 11:30.

17. Наведите указатель мыши на левую границу встречи «SBS Собрание по вопросам финансов». Указатель примет вид четырехглавой стрелки.

18. С помощью правой кнопки мыши перетащите встречу на тот же день следующей недели в области Календарик. Отобразится всплывающее меню.

19. В появившемся меню выберите Копировать. Отобразится расписание на тот же день следующей недели с новой встречей «SBS Собрание по вопросам финансов».

20. Щелкните в области Календарик на дате следующего дня. Отобразится расписание на завтрашний день с первоначальной встречей «SBS Собрание по вопросам финансов».

Задание 4. Работа с несколькими календарями

1. Отобразите свой календарь.

2. Щелкните на кнопке списка справа от кнопки Создать и в ниспадающем списке выберите Папка. Появится диалоговое окно Новая папка.

3. В поле Имя введите тест календаря.

4. В ниспадающем списке Содержимое папки выберите Элементы типа Календарь.

5. В поле Поместить папку в щелкните на папке Календарь.

6. Нажмите ОК. В файле данных Календарь отобразится новый календарь.

7. В области Область переходов щелкните на значке Календарь.

8. В списке Мои календари отметьте опцию Календарь и Тест календаря. Outlook отобразит рядом друг с другом основной и учебный календари.

9. В области Календарик щелкните на выделенной жирным шрифтом дате, чтобы отобразить день с назначенным собранием или событием.

10. Перетащите событие из одного календаря в другой, чтобы переместить его. Щелкните правой кнопкой мыши на событии перетащите его, после чего в появившемся меню выберите Копировать.

Задание 5.

Откройте свой собственный календарь Тест календаря.

1. На панели инструментов нажмите кнопку Рабочая неделя. Календарь отобразит текущую рабочую неделю.

2. Прокрутите страницу календаря, чтобы просмотреть начало И конец рабочего дня. Обратите внимание на то, что рабочие часы затемнены относительно оставшейся части дня.

3. В меню Сервис выберите Параметры.

4. В области Календарь на вкладке Настройки нажмите кнопку Параметры календаря.

5. В области Календарь рабочей недели отметьте опции Bс и Сб и отключите опции Вт, Cp и Чт. Теперь рабочая неделя длится с пятницы по понедельник.

6. Щелкните на кнопке списка справа от поля Время начала и выберите 15:00. Затем щелкните на кнопке списка справа от поля Время окончания и выберите 23:00.

7. Нажмите ОК и в диалоговом окне Параметры нажмите ОК еще раз.

 

Календарь отобразит новую рабочую неделю, установленную по умолчанию.

Задание 6. Работа с несколькими часовыми поясами

Чтобы изменить текущий часовой пояс:

1. В меню Сервис выберите Параметры.

2. На вкладке Настройки нажмите кнопку Параметры календаря.

3. В диалоговом окне Параметры календаря нажмите кнопку Часовой пояс.

4. В диалоговом окне Часовой пояс нажмите кнопку списка справа от поля Часовой пояс, выберите нужный часовой пояс и нажмите ОК трижды, чтобы закрыть все диалоговые окна.

Задание 7. Обозначение встреч с применением цвета

Чтобы выделить важные встречи в календаре среди других встреч, можно обозначать цветом встречи и события, выбирая одну из десяти имеющихся меток, таких как Важно, Служебное, Личное, Отпуск, Требуется поездка и Телефонный звонок, либо настраивая параметры для соответствия предъявляемым требованиям.

1. В своем календаре перейдите к дате 24 июня 2012 года. Задайте какую-нибудь встречу.

2. Дважды щелкните на встрече. Появится форма Встреча. В поле Метка выберите параметр Личное.

3. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

4. Задайте еще одну встречу.

5. Дважды щелкните на встрече. Появится форма Встреча. В поле Метка выберите Обязательное посещение.

6. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

Если Outlook выдаст предупреждение о том, что оповещение не установлено, нажмите Да. Обновленная встреча будет сохранена в календаре, и ее цвет сменится на оранжевый для обозначения того, что данная встреча является очень важной.

7. На панели инструментов нажмите кнопку Цвета календаря и выберите Изменить метки.

8. Просмотрите предустановленные опции, после чего нажмите кнопку Отмена, чтобы закрыть диалоговое окно без внесения каких-либо изменений.