Документно-інформаційні інститути і їх призначення

Важливе місце в документно-інформаційній комунікаційній системі посідають інформаційно-комунікаційні інститути – елементи системи документно-інформаційних комунікацій, заклади, які мають певне соціальне призначення, пов’язане зі збором, зберіганням, розповсюдженням соціально значущих документів.

Документно-інформаційні комунікаційні інститути прийнято поділяти на комуляційні, які виконують соціально-часову (соціально-мнемічну) функцію: архівна справа, бібліотечно-бібліографічна справа, музейна справа, система науково-технічної інформації, телекомунікаційні мережі (наприклад, Інтернет).

Некомуляційні інститути, які не виконують соціально-мнемічної функції: газетно-журнальна справа, книговидавнича справа, книготорговельна справа; засоби зв’язку (пошта, телеграф) та ін.

Крім того, існують служби, які не досягли рівня інституалізації (агентства з реклами, фірмові маркетингові служби, довідкові міські служби й т.ін.).

Комунікаційні інститути, які орієнтовані на задоволення комунікаційних потреб суспільства в цілому, отримали назву загальних або публічних, масових, загальнодоступних. Але різні відомства й суспільні організації створюють свої комунікаційні служби: видавництва, редакції журналів, бібліотеки, архіви, які мають задовольняти інформаційні потреби певних категорій людей. Вони належать некомунікаційним закладам (армії, органам держуправління) і підпорядковуються їм.

За масштабами діяльності їх поділяють на міжнародні, національні, регіональні (обласні, крайові), міські, районні. За ознакою власності ті ж самі служби поділяють на державні, відомчі, муніципальні, суспільні, приватні, особисті.

У системі документно-інформаціних комунікацій кожний інститут виконує свою певну функцію, яка спрямована на надання користувачу відповідної інформації.

Призначення редакцій, видавництв, типографій і відповідних їм закладів полягає у співпраці з авторами та створенні документів таких форм, які можуть найбільш повно передати погляди авторів користувачам і відповідають економічним, технічним можливостям суспільства.

Заклади торгівлі, у першу чергу книгарні, розповсюджують документи у суспільстві, завдяки їм бібліотеки комплектують свої фонди.

Книжкові палати й інші бібліографічні заклади під час своєї діяльності створюють різні види бібліографічних посібників і баз даних перспективного, поточного й ретроспективного характеру. Їхне основне призначення – облік документів та інформування користувачів, у тому числі бібліотекарів, працівників торгівлі, видавців та інших спеціалістів про стан документного потоку за різними показниками.

Специфічні особливості збереження й використання різних документів є характерними для бібліотек, музеїв, архівів, картинних галерей, кінотеатрів, інформаційних центрів. Як правило, вони спеціалізуються на якомусь вузькому спектрі документів, використання й зберігання яких передбачає певні умови.

Провідне місце в системі документно-інформаційних комунікацій посідають бібліотеки, які з давніх часів збирають різні за формою і змістом документи.

Як соціальний інститут бібліотека надає членам суспільства можливість задовольняти свої інформаційні потреби через сукупність документів, накопичених у її фондах, а також використовувати для цих цілей інформаційні ресурси інших бібліотек і установ. При цьому інформаційні запити користувачів можуть носити найрізноманітніший характер і стосуватися як різних сфер професійної діяльності (промислового й сільськогосподарського виробництва, охорони здоров’я, мистецтва), так і повсякденного життя (кулінарії, виховання дітей, хобі, відпочинку й туризму та ін.).

Бібліотека є одним із елементів створення й поширення інформації у суспільстві та як посередник між документом і споживачем бере участь у процесі задоволення інформаційних потреб і створенні індивідом нової інформації. Бібліотека є колективним автором, що створює бібліографічну, аналітичну, реферативну та інші види інформації, які згодом оформлюються в такі види документів, як каталоги, картотеки, електронні бази даних, самостійні видання – журнали, збірки, монографії, що підтверджує уявлення про бібліотеки як про документно-інформаційні інститути.

Основним завданням бібліотеки є найбільш повне зібрання й найбільш тривале зберігання документів незалежно від їхнього змісту й форми, забезпечення вільного доступу користувачам до наявних документних ресурсів і задоволення їхніх інформаційних потреб. Зібрати всі документи в межах однієї бібліотеки є неможливим і недоцільним. З появою нових технічних засобів, що дають можливість створювати нові електронні документи, переводити (перетворювати) раніше створені документи на інших носіях в електронну форму й за допомогою електронних мереж поєднувати інформаційний потенціал багатьох бібліотек, забезпечуючи при цьому безперешкодний доступ до них користувачів з різних частин простору, проблема глобальної загальноосвітньої бібліотеки перестає бути фантастичною. Практична реалізація такої мети є перспективою майбутнього.

Основним критерієм добору документів у бібліотечний фонд є їхня соціальна значущість, що визначається як змістом, так і формою документа. Концентрація у бібліотеці інформаційних ресурсів з різних напрямків і видів діяльності дає можливість людині звертатися до її послуг протягом усього життя – під час навчання в школі й інших навчальних закладах, під час професійної діяльності, підвищення кваліфікації, одержання нової професії, виховання, навчання дітей, повсякденної діяльності й дозвілля.

Бібліотека формує у своїх відвідувачів нові інформаційні потреби, сприяє постійному духовному збагаченню і є передумовою для постійного збільшення попиту на свої послуги, зміцнення позицій на ринку інформації й дозвілля.

Важливе місце в наданні інформаційних послуг надається національним бібліотекам. Статус національної можуть мати одразу декілька бібліотек країни. У Росії функції національної виконують дві бібліотеки: Російська національна бібліотека (Державна публічна бібліотека ім. М.Є. Салтикова-Щедріна) у Петербурзі та Російська державна бібліотека (Державна публічна бібліотека ім. В.І. Леніна) у Москві.

Національна бібліотека – це бібліотека, що покликана отримувати й зберігати копії усіх документів країни. Вона виконує функції національного інформаційного бібліографічного центру. В ній укладається й видається національна бібліографія, зберігається і поповнюється достатньо велике зібрання іноземної літератури, видаються зведені каталоги, здійснюється контроль за роботою інших бібліотек, координується науково-дослідна діяльність.

Із впровадженням новітніх технологій більшість національних бібліотек перетворилися на сучасні інформаційні центри. Створення бібліотеками власних сайтів стало важливим чинником модернізації їхньої діяльності.

Національну бібліотеку ім. В.І. Вернадського засновано 2 (15) серпня 1918 року. Обсяг фондів – близько 15 млн одиниць зберігання. Це унікальне зібрання джерел інформації, що містить книги, журнали, ноти, образотворчі матеріали, рукописи, стародруки, газети, документи на нетрадиційних носіях інформації. Вона має найповніше зібрання пам’яток слов’янської писемності й культури. Складові фондів – Бібліотечно-архівна колекція “Фонд Президентів України”, архівний примірник творів друку України, які видавалися, починаючи з 1917 року, архівний фонд Національної академії наук України.

Щорічно до фондів надходять 160 – 180 тис. друкованих документів (книг, журналів, газет тощо). Бібліотека комплектується всіма українськими виданнями, отримує примірник дисертацій, які захищаються на території України, веде міжнародний книгообмін з понад 1500 науковими закладами й бібліотеками 80 країн світу. З 1998 року здійснюється цілеспрямоване комплектування електронними документами, з 2005 року – архівування науково-інформаційних ресурсів інтернет.

Завдання бібліотеки – формування найбільш повного зібрання вітчизняних наукових і суспільно значущих зарубіжних документів на всіх видах носіїв інформації; створення наукової електронної бібліотеки, державного депозитарію електронних видань та електронних версій друкованих видань; координація робіт з переведення бібліотечних фондів на паперових носіях в електронну форму; архівування публікацій про Україну, наявних у глобальних інформаційних мережах. У бібліотеці здійснюється наукове опрацювання національних інформаційних ресурсів, створюється науково-інформаційний портал, системи поширення зібрань електронних публікацій на компакт-дисках, формується національна бібліографія України, загальнодержавні реферативні ресурси, інформаційно-аналітичні продукти для органів державної влади, масиви української біографістики, інформаційний аналіз світових документних потоків для їх використання в Україні.

Портал “Габріель” є службою світової комп’ютерної мережі (WWW) європейських національних бібліотек. У “Габріелі” беруть участь 38 національних бібліотек країн-членів Ради Європи, у тому числі національні бібліотеки Росії, Латвії, Литви, Польщі, Естонії, а також України. Ця служба є внеском у створення загальноєвропейської віртуальної бібліотеки, вона зарекомендувала себе ефективним посередником між національними бібліотеками Європи.

Архіви здійснюють приймання й зберігання документів для використання ретроспективної документної інформації. Вони взяли на себе функції збору й збереження службової документації, яка не потрібна в повсякденній роботі тих закладів, з яких вона надходить. На архівне зберігання передаються документи, що виконали своє призначення й втратили актуальність, однак являють собою наукову, культурну, історичну цінність.

Архіви – це комуляційні інститути, які виконують соціально-мнемонічну функцію. Вони нарівні з бібліотеками, музеями, інформаційними центрами та іншими документно-інформаціними інститутами представляють документний фонд країни.

Функції архівів:

- комплектування документами відповідного профілю архіву (профілем архіву називають склад фондів та інших документів, які підлягають зберіганню в ньому);

- облік документів, які зберігаються в архіві, періодичне проведення перевірки наявності й стану документів, які знаходяться в установах комплектування;

- експертиза цінності документів, які зберігаються в архіві (цільова, тобто спеціально проведена для очищення фондів, позбавлення від малозначущих);

- забезпечення збереження документів; створення оптимальних умов зберігання, дезінфекція і дезінсекція вражених шкідниками справ, реставрація ушкоджених і старих справ тощо; сюди відносять порядок видачі й розміщення справ;

- створення страхового фонду (мікрофільмів) найцінніших документів, забезпечення збереження оригіналів.

Діяльність музеїв спрямована на роботу в основному з автентичними або псевдоавтентичними документами, культурними цінностями, якості або особливі ознаки яких роблять їх збереження необхідним для суспільства.

Інформаційні центри у своїй діяльності спираються на сучасні технології обробки інформації й намагаються надати користувачам аналітичну інформацію, внаслідок чого вони самі є авторами багатьох нових документів.

Таким чином, документно-інформаційні інститути відіграють важливу роль в поширенні, зберіганні документів.