Властивості, які впливають на цінність документів

Відомо, що цінність документів залежить від таланту, професійної компетентності, широти кругозору, моральних позицій та прагнень їх авторів. Однак ці положення більше стосуються творів літератури й мистецтва.

Цінність суспільно-політичної, економічної, медико-біологічної, сільськогосподарської літератури та неопублікованих документів визначається й іншими факторами, до яких відносять:

· актуальність тематики;

· оригінальність закріпленого знання;

· точність, повнота і достовірність передання даних;

· оперативність фіксування й розповсюдження даних;

· відповідність форми закріплення знань цілям створення документів.

Актуальність проявляється у відповідності тематики документів важливішим проблемам суспільного життя, їх необхідності для розвитку науки й практики. Ця властивість визначає кількість користувачів, для яких документ може бути цікавим. Актуальність повідомлення враховують при визначенні накладу видання.

Оригінальність – це наявність у документі нових даних, які раніше були невідомі суспільству. Залежно від ступеня новизни опису об’єкта розрізняють повну новизну, часткову новизну, нове поєднання вже відомих даних, які приводять до отримання нових функцій, дані про нове застосування.

Точність – це відповідність даних предметам реальності, прийнятим нормам поведінки й правилам. Точність визначається мінімумом у відхиленні від фактичного стану речей.

Достовірність характеризує обґрунтованість, перевіреність інформації життєвим досвідом.

Повнота передбачає відображення у документах усіх найбільш суттєвих даних, які характеризують предмет у всіх аспектах, максимальне охоплення й фіксацію даних, що є у розпорядженні автора або колективу. Документи, яким притаманна повнота, дають можливість отримати різнобічні уявлення про ступінь розвитку проблеми.

Оперативність фіксації даних і розповсюдження документів характеризується часовим інтервалом, тобто часом, який пройшов з моменту закінчення авторами роботи, що сприяла отриманню певного знання, до моменту передачі цих даних читачу. Часовий інтервал складається з періоду, який затрачено на процес документування, і часу, який необхідно для розповсюдження нової інформації у суспільстві.

Використання комп’ютерних технологій і телекомунікаційних зв’язків різко скоротило час, який необхідно для підготовки видання, тиражування й розповсюдження документів. Процеси документування як творчі, інтелектуальні процедури прискорити значно важче.

Відповідність форми закріплення знання цілям створення документа. Передбачається, що логіка побудови, зміст, ступінь докладності викладення, складність мови, приклади відповідають рівню підготовки потенційних користувачів.

Однак документів, яким притаманні всі ціннісні властивості, не існує. Це пояснюється кількома причинами.

По-перше, деякі властивості виключають одна одну. Так, достовірність, перевіреність інформації життєвою практикою суперечить оперативності як передачі інформації в момент її отримання. Оперативності суперечить і повнота опису факту, яка передбачає тривалу процедуру збирання, аналізування, зіставлення й узагальнення всіх даних з цього питання, які є в наявності у суспільстві.

По-друге, на цінність документів впливає цілий ряд соціально-економічних і соціально-психологічних умов, в яких вони створюються, розповсюджуються й використовуються.

Оригінальність змісту документів в момент їх створення залежить від рівня розвитку проблеми в тій або іншій країні, від наукового потенціалу творчого колективу або окремих авторів, їх забезпечення необхідними для дослідження приладами й матеріалами. Оригінальність документів залежить від кругозору, ерудиції й професійного досвіду користувачів. Бувають випадки, коли документи, яким не притаманна новизна, уважаються читачами оригінальними на тій підставі, що наведені в них дані не зустрічалися їм раніше. Мають місце й протилежні ситуації, коли добре відомі з історії відкриття відкидалися як помилкові або не мали наукового й практичного значення через непідготовленість людей до їх сприйняття.

Повнота документа залежить від обсягу реально накопиченого знання до моменту його фіксації, від мети створення повідомлення, занурення читача в проблему (монографія, історичний екскурс); передання інформації в обсязі, необхідному для практичної діяльності (практичні посібники), або тільки привернення уваги, інформування (замітка в газеті, рекламне повідомлення). На повноту змісту документа впливає професійний рівень автора, ступінь засвоєння ним усього запасу знань.

Повнота документа також залежить від ступеня засекречення тематики дослідження й розробки. Конкурентна боротьба й намагання отримати переваги приводять до того, що статті, рекламні повідомлення й навіть опис винаходу, які розповсюджуються від імені фірми, сигналізують про нові ідеї й розробки, але не дають можливості використовувати чужі рішення або відтворювати об’єкти.

Під час використання документа на його повноту впливає запас попередніх знань користувача. Якщо уявлення автора збігаються з дійсним рівнем підготовки читача, то останній оцінить документ як такий, що дає повне уявлення про проблему. Якщо ж читач буде більш ерудований, він вкаже на надлишок інформації. І навпаки, якщо читач менш ерудований, ніж його уявляв автор, документ буде для нього неповним і через це незрозумілим.

Документна інформація і її властивості

Документній інформації притаманні ті ж властивості, що й інформації взагалі: релевантність, повнота, корисність, своєчасність, новизна, доступність, захищеність, цінність, ергономічність. Однак нарівні із загальними властивостями їй притаманні також специфічні властивості, що відрізняють її від інших видів інформації. До них відносять фіксований характер інформації, що визначається існуванням документа.

Релевантність – здатність інформації відповідати запитам, потребам, вимогам споживача.

Цінність – значущість, відповідність інформації своєму цільовому призначенню. При цьому цінність інформації може бути реалізована тільки в рамках певної інформаційної системи як елемент цієї системи, який пов’язаний з іншими структурними елементами й блоками.

Повнота – оптимальне співвідношення між необхідною й отриманою інформаціями. Від повноти отриманої інформації залежить якісне прийняття на її основі управлінських та інших рішень.

Корисність інформації – це її цінність у певних конкретних умовах. Знову ж таки можна говорити про ступінь корисності інформації.

Вірогідність – відображає ступінь об’єктивності у процесі фіксації й передачі інформації. Зі збільшенням інформації вірогідність зростає.

З часом інформація, навіть найкорисніша, старіє. Тому найважливішою її властивістю є новизна. Поняття новизни відносне. З новизною пов’язана своєчасність інформації, тобто її здатність відповідати запитам споживача в потрібний проміжок часу.

Одна із властивостей документної інформації – її доступність, тобто можливість отримання споживачем.

Захищеність – властивість документної інформації, що характеризує неможливість несанкціонованого доступу й змінення, перекручування її з боку інших осіб.

Ергономічність – оптимальність форми й обсягу інформації для конкретного споживача.

Адекватність – відповідність відображених у документі фактів, подій самому об’єкту або явищу, а також завданню конкретного документа. Можна говорити про ступінь адекватності, оскільки будь-яка інформація містить елемент невизначеності, особливо це стосується інформації про майбутнє (плани, прогнози).

Крім зовнішніх існують внутрішні властивості документної інформації, які знаходять своє виявлення в обсязі інформації, її внутрішній організації, структурі.