Документно-інформаційні комунікації

ДОКУМЕНТНО-ІНФОРМАЦІЙНІ КОМУНІКАЦІЇ

Частина І

 

Навчальний посібник

 

Харків «ХАІ» 2010

 

Н. І. Парафійник

 

ДОКУМЕНТНО-ІНФОРМАЦІЙНІ КОМУНІКАЦІЇ

Частина І

 

 

УДК 002:004.9

 

Парафійник Н.І. Документно-інформаційні комунікації: навч. посіб. для студ. спец. «Документознавство та інформаційна діяльність» / Н.І. Парафійник. – Х.: Нац. аерокосм. ун-т «Харк. авіац. ін-т», 2010. – 57 с.

 

Розглянуто інформаційні властивості й комунікаційні можливості документа, суть, цільове призначення, основні напрямки діяльності й етапи становлення системи документно-інформаційних комунікацій, специфіку діяльності різних документно-інформаційних інститутів, інформаційні технології інформаційного суспільства.

 

Для студентів денної й заочної форм навчання за спеціальністю «Документознавство та інформаційна діяльність»

 

Бібліогр.: 28 назв

 

Рецензенти: канд. філос. наук, доц. І.Д. Загрійчук,

канд. філос. наук, доц. О.П. Зборовська

 

 

© Національний аерокосмічний університет ім. М.Є. Жуковського

«Харківський авіаційний інститут», 2010

© Н.І. Парафійник

ПЕРЕДМОВА

 

Сьогодні інформація стає рушійною силою розвитку суспільства. Розвинуті країни світу будують свій економічний достаток значною мірою використовуючи інформаційні ресурси. Для сучасної цивілізації, на думку американського вченого Е. Тоффлера, інформація стає сировиною, головною особливістю якої є її невичерпність. У XXI столітті документно-інформаційні комунікації не втрачають своєї актуальності.

Мета курсу “Документно-інформаційні комунікації” – ознайомити студентів із суттю, цільовим призначенням, основними напрямками діяльності й етапами становлення системи документно-інформаційних комунікацій; дати уявлення про інформаційні ресурси сучасного суспільства та українського зокрема; сформувати навички організації інформаційного забезпечення в документно-інформаційних інститутах; навчити студентів ефективно використовувати інформаційні технології під час пошуку інформації та наданні інформаційних послуг у закладах системи документно-інформаційних комунікацій.

Курс дає загальні відомості про таке:

- суть і цільове призначення документно-інформаційних комунікацій у суспільстві;

- співвідношення документної й недокументної комунікації;

- комунікаційні канали;

- інформаційні бар’єри;

- основні історичні етапи розвитку документно-інформаційних комунікацій (види ДІКС);

- підсистеми сучасної ДІКС, їхні організаційно-функціональні особливості, технологічні взаємозв’язки;

- особливості функціонування документно-інформаційних інститутів на різних етапах розвитку суспільства, їх призначення й функції;

- особливості функціонування інформаційних потреб та основні групи споживачів інформації;

- суть закономірності формування й функціонування документних потоків, масивів і фондів;

- суть документно-інформаційних ресурсів;

- довідково-пошуковий апарат як база інформаційної діяльності ДІКС;

- особливості пошуку інформації в інтернеті;

- основні технології надання інформаційних послуг;

- сучасний стан інформаційної сфери України;

- державна інформаційна політика України.

ПРЕДМЕТ І ЗАВДАННЯ КУРСУ

“ДОКУМЕНТНО-ІНФОРМАЦІЙНІ КОМУНІКАЦІЇ”

 

Предмет і завдання курсу

Курс «Документно-інформаційні комунікації» вивчає документно-інформаційну комунікаційну систему як підсистему соціальної комунікації, що забезпечує створення, оброблення, зберігання й розповсюдження документної інформації в суспільстві. Предметом вивчення є комунікаційні процеси, опосередковані документованою інформацією, особливостями її зберігання й використання.

Курс “Документно-інформаційні комунікації” вивчає інформаційні властивості й комунікаційні можливості документа, суть, цільове призначення, основні напрямки діяльності й етапи становлення системи документно-інформаційних комунікацій, документні потоки, масиви й фонди, інформаційні ресурси сучасного суспільства й українського зокрема, специфіку формування інформаційних ресурсів підприємства, види інформаційних продуктів і послуг, особливості їх створення та надання в різних документно-інформаційних інститутах, інформаційні послуги інтернету, використання інформаційних технологій при наданні інформаційних послуг в закладах системи документно-інформаційних комунікацій, довідково-пошукові системи, які використовуються в різних закладах ДІКС, в тому числі й інтернеті.

Зміст курсу тісно пов’язаний з такими дисциплінами суспільствознавчого циклу, як філософія, філологія, історія, соціологія, літературознавство; культурологічного – культурологія, історія культури, семіотика; технічного – інформатика, поліграфічна техніка, автоматика. Особливо тісний зв’язок існує з науками соціально-комунікаційного циклу – соціальною комунікацією, теорією масової комунікації, а також з дисциплінами документознавчого циклу – документознавством, патентознавством, книгознавством, архівознавством, музеєзнавством, бібліотекознавством, бібліографознавством, діловодством, практикою літературного редагування й книговиданням.

 

Поняття комунікації

Комунікація (від. лат. “communicatio” – повідомлення, передача і “communicara” – роблю загальним, зв’язую, повідомляю) – необхідний елемент взаємодії людей, груп, народів, держав під час передавання інформації.

Існує велика кількість визначень комунікації. Так, у словнику “Сучасна західна соціологія” подано такі тлумачення терміна “комунікація”:

1) засіб зв’язку будь-яких об’єктів матеріального й духовного світу;

2) спілкування, передача інформації від людини до людини;

3) спілкування й обмін інформацією у суспільстві.

У “Сучасному словнику іноземних слів” це поняття визначається так:

· шлях повідомлення (повітряна, водна й інші комунікації);

· форма зв’язку (телеграф, радіо, телефон);

· акт повідомлення, зв’язку між двома й більше індивідами, підстава для порозуміння;

· процес повідомлення інформації за допомогою технічних засобів – ЗМІ (преси, радіо, кіно, телебачення).

Отже, на сьогодні існує три підходи до розуміння цієї категорії:

- засіб зв’язку любих об’єктів матеріального світу; у рамках цього підходу виділяють транспортну, енергетичну та інші види комунікації;

- спілкування (передача інформації від людини до людини);

- передача інформації в суспільстві й обмін інформацією.

Суть другого й третього підходів полягає в передаванні знань, почуттів, вольових імпульсів, які мають смислову природу.

Спілкування – це соціально обумовлений процес обміну думками й почуттями між людьми у різних сферах їхньої пізнавальної, трудової й творчої діяльності, який реалізується головним чином за допомогою вербальних засобів комунікації.

Комунікація – це соціально обумовлений процес передавання й сприйняття інформації в умовах міжособистісного й масового спілкування за різними каналами за допомогою різних комунікаційних засобів.

Будь-яка комунікація здійснюється в певному просторі й часі. Тому виділяють комунікацію просторову й часову. З точки зору здійснення комунікації в часі виділяють два її види: діахронна, яка відбувається в різний для комуніканта й реципієнта час і забезпечує зв’язок у часі (з минулого в майбутнє), і синхронна, яка здійснюється майже рівночасно. Розрізняють комунікацію одночасну, яка відбувається в одному й тому ж місці, і різночасну, коли комунікант і реципієнт знаходяться в різних місцях.

Комунікації прийнято поділяти на вербальні, невербальні, синтетичні. Невербальна комунікація – це спілкування й обмін інформацією між людьми за допомогою жестів, міміки, емоцій, знаків, звуків тощо. Невербальна комунікація виникла задовго до появи людини і притаманна також тваринам, які використовують звукові сигнали, рухи, що нагадують жести.

Вербальна комунікація є характерною тільки для людей, тому що тільки їм притаманна мова. Тому вербальна комунікація – це спілкування між людьми за допомогою мови, передача інформації за допомогою слів або закріплених на матеріальному носії умовних знаків письма. Завдяки мовному кодуванню інформації забезпечується найбільш точна передача змісту. Синтетична комунікація – це поєднання невербальної й вербальної комунікацій.

Комунікація – необхідна передумова функціонування й розвитку всіх соціальних систем, оскільки дає можливість накопичувати й передавати соціальний досвід, забезпечує зв'язок між людьми, розподіл праці, організацію спільної діяльності, трансляцію культури. Важливе місце у суспільстві займає документна комунікація, яка використовує штучно створені документи, спочатку іконічні й символьні, а пізніше письмові й друковані. Документна комунікація – це комунікація, яка опосередкована документом, побудована на обміні документами між двома й більше людьми, нею передбачено передавання інформації за допомогою документа.

Документна комунікація існує паралельно з недокументною. Недокументна інформація – це комунікація, в якій інформація передається в незакріпленій на матеріальному носії формі – усною мовою, радіо або телебаченням і т. ін.

Залежно від каналу передачі повідомлення комунікацію поділяють на неформальну й формальну. Неформальні комунікації – це такі, що установлюються між відправником і користувачем шляхом особистих контактів, зустріч, бесід, а формальні здійснюються через спеціально створені суспільством організації та інститути: бібліотеки, інформаційні служби і т. ін.

Усна комунікація – це така, що не має фіксованої форми і здійснюється за допомогою усної мови. Письмова комунікація є фіксованою, але її не слід ототожнювати з вербальною в письмовій формі. Письмова комунікація охоплює зображальне, нотне, картографічне передавання інформації умовними математичними, хімічними, фізичними та іншими знаками. Письмові джерела можуть бути як рукописними, так і друкованими. Усна мова в багатьох випадках багатша за письмову. Відомо, що є п’ятдесят способів сказати “так” і “ні” і тільки один спосіб написати це.

Наприкінці XX ст. великого поширення набуває електронна комунікація, яку побудовано на космічному радіозв’язку, комп’ютерній техніці. У ній замість паперового носія використовується електронний. Однак безпаперове суспільство не означає бездокументне. Виникає новий вид документа – електронний, але при цьому паперова форма документа не зникає. Електронний документ можна легко перевести в паперовий.

Залежно від кількості учасників процесу виділяють внутрішню, міжособову, публічну, в малих групах і масову комунікації. Внутрішня комунікація – це спілкування людини самої з собою. Вона може бути усною, письмовою, електронною. Міжособова комунікація буває двосторонньою й груповою. Комунікація в малих групах – е комунікація, де кількість учасників не перевищує 10 чоловік. У публічній комунікації кількість учасників становить від 10 до 100 чоловік. Масова комунікація розрахована на велику аудиторію (кількість учасників перевищує 1000 чоловік), до неї відносять радіо, телебачення, пресу, кіно, звуко- і відеозаписи та інші канали передачі інформації.

 

1.4. Співвідношення понять “знання”, “інформація”, “документ”

Інформація як поняття (від лат. informo – зображаю, складаю поняття про щось) трактується представниками різних наук і шкіл по-різному. Вивченням її властивостей і особливостей займається цілий ряд наук: філософія, соціологія, біологія, фізіологія, генетика, психологія, інформатика, журналістика, документознавство, ділові комунікації, документно-інформаційні комунікації, масові комунікації.

Важливий внесок в розробку теоретичних аспектів інформації в системі дисциплін документно-інформаційного напряму зробили І.Є. Беренбаум, Є.К. Беспалова, Д.І. Блюменау, А.І. Борсук, Р.С. Гиляревський, Ю.С. Зубов, О.П. Коршунов, Ю.М. Лауфер, Є.А. Медведєва, А.В. Соколов, Ю.Н. Столяров, К.В. Тараканов, Г.М. Швецова-Водка та ін.

Найбільш загальне визначення інформації дають філософи. Вони трактують її як “відображення різноманітності в будь-яких об’єктах і процесах живої й неживої природи”. Отже, інформація як невід’ємний атрибут всіх матеріальних об’єктів передається від одного із них до іншого за допомогою певних сигналів, носіями яких є атоми й молекули структури, електромагнітні хвилі, генетичні коди й т.ін.

У Законі України “Про інформацію” інформація розуміється як документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі й навколишньому природному середовищі.

Виділяють такі види інформації:

- за формою руху матерії – біологічна й соціальна;

- за способом передачі – вербальна й невербальна;

- за призначенням – особиста, масова, довідкова, ділова (службова), офіційна, неофіційна, побутова;

- за якістю – цінна (достовірна, корисна, повна), своєчасна, оперативна, актуальна, зрозуміла, логічна, конкретна, однозначна;

- за дією на органи чуттів – зорова, слухова, смакова, тактильна, запахова, інтуїтивна;

- за сферами суспільного життя – економічна, політична, правова, культурна, філософська, соціологічна, управлінська, історична, психологічна, військова;

- за формами передачі – усна, письмова (рукописна, друкована), текстова, графічна, звукова, символьна, кодована;

- за функціями управління – статистична, звітна, аналітична, контрольна, нормативна, планова, підсумкова;

- за ступенем достовірності – відкрита й конфіденційна (для службового користування, секретна, повністю секретна);

- за рівнем обробки – первинна (отримана за фактом події) і вторинна (після оброблення первинної);

- за метричними властивостями – параметрична (результати вимірів), топологічна (мапи, малюнки, схеми), абстрактна (формули, поняття, образи).

Разом з тим слід мати на увазі відносність зарахування інформації до того або іншого виду. Класифікація інформації може бути здійснена й за іншими критеріями.

До розуміння суті інформації можна підходити з різних позицій. Семантичний підхід спирається на якісні параметри: зміст, значення; статистичний – на визначення кількості інформації як величини, яка має фізичний вимір, якісна сторона при цьому не враховується.

Г.М. Швецова-Водка виділяє якісні, кількісні й ціннісні властивості інформації. Якісні характеристики інформації – достовірність, об’єктивність, своєчасність, релевантність, пертинентність, актуальність, новизна, оптимальність. Кількісні характеристики – повнота, точність, достатність, доступність. Ціннісні характеристики – цінність для досягнення соціально-значущих цілей, вартість (витрати за отримання інформації), корисність (можливість використання для розв’язання конкретних завдань).

Поняття інформації співвідноситься з поняттям знання. Знання – це сукупність фактів, закономірностей, відносин, правил, що відбивають рівень ознайомлення з проблемами деяких предметних галузей; відображення того або іншого боку суб’єктивної діяльності у вигляді ідей, понять, уявлень про якийсь предмет або явище.

Існують різні точки на те, як співвідносяться поняття “знання” та “інформація”. Дослідники, які протиставляють поняття “знання” та “комунікація”, акцентують увагу на такому:

- знання – упорядковані, систематизовані дані; інформація – дані, яким такі властивості не притаманні;

- знання – це істинні, перевірені практикою дані; інформація – дані, які не пройшли перевірку на істинність;

- знання – це теорії, закони, положення та інші концепції; інформація – це фактичні дані;

- знання – це дані, які вже відомі суспільству; інформація – це данні, яким притаманна новизна;

- знання – це те чим володіє суб’єкт; інформація – усе те, що зафіксовано в знаковій формі та зберігається у вигляді документів.

Ряд дослідників розглядають знання як високоструктуровану інформацію, що має практичну значущість для діяльності людини.

У курсі “Документно-інформаційні комунікації” інформація розуміється як знання, яке включено безпосередньо в комунікаційний процес. Інформація – це дані, які є об’єктом зберігання, перетворення, розповсюдження в системі соціальних комунікацій.

Найпростіший спосіб забезпечення збереження накопиченої інформації з метою її подальшого використання – це передача її іншому індивіду під час безпосереднього спілкування. Однак його можливості є обмеженими. Усна традиція передачі інформації дає можливість існувати соціуму, в якому чисельність не перевищує 5 – 10 тис. чоловік. Під час передачі інформації від однієї людини до іншої вона перекручується, а внаслідок раптової смерті певної людини, якщо вона не встигла передати інформацію, може втратитися.

Необхідність надійного збереження великих обсягів інформації та забезпечення надійності зберігання сприяла створенню штучного засобу фіксації інформації, яким став документ, що є матеріальним носієм, на якому зафіксовано інформацію. Документ – це записана інформація, що може бути використана як одиниця інформаційного процесу. В Україні існують такі офіційні визначення документа:

- записана інформація, що може бути використана як одиниця під час здійснення інформаційної діяльності (ДСТУ 2392–94);

- матеріальний об’єкт з інформацією, яку закріплено створеним людиною способом, для передачі у часі та просторі (ДСТУ 3017–95);

- матеріальний об’єкт, що містить інформацію у зафіксованому вигляді, оформлений у заведеному порядку і має юридичну силу відповідно до чинного законодавства (ДСТУ 2732–94).

Обсяг інформації, який можна відобразити в документах, є практично необмеженим, а ступінь надійності розповсюдження в просторі й часі значно перевищує можливості пам’яті людини.

Отже, можна зробити такі висновки:

· поняття “інформація”, “знання”, “комунікація” тісно пов’язані між собою;

· призначення документів – це фіксація, збереження й передача інформації у просторі й часі.

 

 

Функції документа

Функції документа багатоаспектні. Їх прийнято розділяти на сутнісні й прикладні. Сутнісні функції – це такі функції, які обумовлюються властивостями предмета, прикладні – які не обов’язково притаманні предмету, є запозиченими ззовні.

Документам споконвічно властиве соціальне призначення, що випливає з авторського задуму. Соціальне призначення визначає ті сутнісні функції, які мають виконувати документи. З іншого боку, документи створюються для того, що їх зрозумів індивідуальний користувач, якщо людина не може прочитати документ, він втрачає свої сутнісні функції. Сутнісні й прикладні функції реалізуються на двох рівнях: суспільному й індивідуальному.

Сутнісні функції на суспільному рівні пов’язані з соціальним призначенням документів, а на індивідуальному визначаються споживацькими вимогами. Соціальне призначення виявляється в певних функціях.

Кумулятивно-мнемонічна – закріплення, зберігання інформації в просторі й часі.

Комунікативна – документ є засобом спілкування автора й читача, обміну думок, прийняття колективних рішень. Реалізація цієї функції забезпечує існування документної комунікації. Документ є першим одержувачем інформації, що передається, сховищем, відправником та джерелом інформації для реципієнта.

Ціннісно-орієнтаційна. Немає документів, створених авторами без глибинного задуму. Кожен документ створюється з метою впливу на ціннісні орієнтації реципієнтів, а в остаточному підсумку – на їхню поведінку.

Інформаційна – документ задовольняє потребу в інформації, тобто є джерелом знань.

Правова функція полягає в тому, що документи надають інформацію, необхідну для доказів, підтвердження будь-яких фактів, подій шляхом їх фіксації, документування. Документи закріплюють і встановлюють права автора на відкриття.

Сутнісні функції на індивідуальному рівні пов’язані зі споживчими вимогами. Використання документа індивідуальним користувачем обумовлює такі споживчі вимоги:

- змістовність – документ має бути осмисленим, тобто бути джерелом знань, оскільки безглуздий набір знаків не може вважатися документом;

- зрозумілість – якщо зміст тексту не може бути прочитаним, розшифрованим, такий текст не можна вважати документом;

- матеріальність – повідомлення, що не має стабільної речової форми, не сприймається як документ.

Соціальний прагматизм обумовлює прикладні функції, які виконують документи під час вирішення актуальних суспільних завдань. До прикладних відносять такі функції:

- освітня – поширення знань, етичних норм, ідеалів, переконань у суспільстві;

- ідеологічна (агітаційно-пропагандистська) – пропаганда політичних, релігійних поглядів;

- бюрократична – ґрунтується на використанні документів;

- художньо-естетична – обумовлена розвитком літератури, образотворчого мистецтва, які задовольняють художньо-естетичні потреби людини;

- товарна – обумовлена тим, що всі документи є результатом трудової діяльності людини і мають ринкову вартість, можуть функціонувати як товар;

- меморіальна – окремі документи одержують особливу цінність, прирівнюючись до музейних експонатів; ця функція має дуже велике значення.

Реальне використання – це фактичне функціонування документів у духовному житті окремих людей, виявляється у прикладних функціях на рівні особистості:

- пізнавальна – полягає в тому, що за допомогою інформації, яку користувач отримує з документів, він розширює свої знання про навколишній світ;

- гедоністична – властива художній літературі й образотворчому мистецтву, які є джерелом естетичної насолоди, позитивних емоцій;

- бібліофільська – книги можуть бути предметом колекціонування так само, як і предмети мистецтва;

- представницька – книжкові зібрання в квартирі або будинку є свідченням освіченості, культурності господаря;

- особистих реліквій – здійснюється документами, які певною мірою пов’язані з біографією індивіду (сімейні альбоми, дипломи й т.ін.).

- самовираження – твір стає актом творчого вираження особливих талантів, здібностей, переконань, емоцій автора;

- інструментальна – полягає у створенні документів відповідно до професійного обов’язку.

Значення документів і документної комунікації, таким чином, важко переоцінити. Хоча потрібно завжди пам’ятати, що документна комунікація не може замінити усне, недокументне спілкування. В особистому, професійному й навіть суспільному житті безпосередні контакти мають дуже велике значення. Повсякденна управлінська й виробнича діяльність та особисте життя людини в документах відображаються не повністю. Не всі сторони діяльності людини фіксуються в документах. Більш повно фіксуються результати наукової діяльності, але особисті знання вченого завжди багатші за ту їх частину, яка зафіксована в документах. Більша частина документів адресована не конкретним користувачам, а групі. Для одних він буде надто складним, для інших – навпаки.

В усіх сферах суспільного життя – науці, виробницві, освіті, художній творчості – є дані, які погано піддаються документуванню. Вони стосуються вмінь, навичок, які передаються безпосередньо. Ось чому підручник не завжди може замінити вчителя, а посібник з хірургії – тих знань, які є у лікаря. Документи не завжди здатні задовольнити інформаційні потреби людей. Існують випадки, коли потрібно звертатися безпосередньо до носіїв знання.

 

Суть і цільове призначення

Комунікаційної системи

У системі документно-інформаційних комунікацій Н.М. Кушнаренко виділяє три підсистеми: атрибутивну, функціональну й управлінську.

Атрибутивна підсистема – це сукупність відносно самостійних рівнів документної комунікації, утворених за тією або іншою ознакою документа:

- первинний – документний рівень, на якому наведено усі первинні документи з відповідними каналами; цей рівень є областю бібліотечної, архівної, музейної діяльності;

- вторинний – документний, або документографічний, рівень – це область інформаційної, бібліографічної й бібліотечної діяльності.

Функціональна підсистема – це сукупність відносно самостійних рівнів ДІКС, утворених відповідно до видів документної діяльності. Розрізняють два рівні функціональної підсистеми:

- усуспільнення або документування;

- оброблення, поширення, зберігання, використання й утилізація документів. Функціональна підсистема може бути подана таким чином: документування, оброблення, поширення, зберігання, використання й утилізація.

Документування – це створення якогось змістовного повідомлення. Цей процес містить дві частини: інтелектуальну (творчу) – складання документа і технічну – його виготовлення.

Створення документа, або документування, є складним процесом, у якому беруть участь автор, видавець, редактор, поліграфіст.

Документування складається з чотирьох етапів:

- підготовчого (авторського) – від складання моделі документа до передання рукопису на редагування;

- редакційний – від приймання рукопису редактором до здачі його у виробництво;

- виробничий – від технічного редагування (макетування) рукопису до підписання документу до виходу у світ;

- заключний – від отримання накладу до поширення документа.

Отже, спочатку автор має підготовити рукопис для публікації і за каналом неопублікованих документів направити у редакцію видавництва. Співробітники редакції, керуючись професійним кодексом і суспільними потребами, вирішують його долю. Якщо зміст рукопису визнається гідним усуспільнення, комунікант здобуває статус елемента документно-інформаційної комунікаційної системи (автор, відправник інформації). Якщо ж рукопис не публікують, він надходить до фонду архівних документів, але звідти його за необхідності можна повернути.

Служба усуспільнення має у своєму розпорядженні необхідні матеріально-технічні засоби для відповідного оформлення, тиражування й підготовки рукопису до загального використання. Наслідком роботи працівників служби і є документ загального користування, який являє собою будь-який вид видання (стаття, монографія, збірка, листівка й т.ін.).

Оброблення – змістовне і формальне оцінювання документа. На базі цього оцінювання здійснюється літературне, наукове й технічне оброблення авторського повідомлення – видавниче, технічне й аналітико-синтетичне оброблення документів, що надійшли до фонду бібліотеки, інформаційного центру, архіву, музею.

Розповсюдження – доведення документа до споживача. Розрізняють два види розповсюдження документів: за допомогою книжкової торгівлі, підписки та надання документів, що зберігаються у фондах служб оброблення, зберігання й розповсюдження документів (інформаційних центрах, бібліотеках, архівах).

Зберігання – тривалий фізичний схов й захист документа від передчасного руйнування. Воно містить державний й відомчий облік документів, створення й підтримку оптимальних умов зберігання, здійснення їх консервації, біохімічний захист, створення й поповнення фондів.

Використання – вивчення документа споживачем, отримання з нього необхідної інформації.

Утилізація передбачає виявлення документів, у яких закінчився термін дії і які не мають наукового й іншого суспільного значення, відправлення їх для перероблення на сировину.

Між атрибутивною й функціональною підсистемами існує тісний взаємозв’язок, і розглядати їх роздільно можна лише на теоретичному рівні.

Управлінська підсистема – це постійне, безперервне впорядкування атрибутивної й функціональної підсистем. Вона містить регулювання, змінення (зі збереженням якісної специфіки) знакової системи, способів запису, сприйняття й відтворення інформації, удосконалення матеріальної основи й форми документа, зведення їх відповідно до зростаючих документних потреб суспільства, а також регулювання усіх процесів, які пов’язані зі створенням і функціонуванням документа.

 

Мануфактурна ДІКС

Рукописна книга – представник першого покоління книжності, коли за книги були папірусні сувої, а з II ст. до н. е. – пергамент. Мануфактурна книга належить до другого покоління книжності. До появи друкованих книг за “книги” були манускрипти. Уважалось, що Арістотель – автор 400 книг і 1000 трактатів. Після винайдення друкарства під книгою почали розуміти паперовий документ, який пройшов редакційно-друкарське оброблення й був тиражований для загального користування. Манускрипт, який написано на папері, зброшуровано й переплетено, є рукописом, а не книгою. Тривалість мануфактурної ДІКС – 350 років.

1445 року німецький майстер Гутенберг із міста Майнца винайшов друкарський верстат. Поява книгодрукування мала велике значення. Тільки протягом перших 50 років було засновано понад 1100 типографій, надруковано 35 – 45 тис. назв книг загальним накладом близько 20 млн примірників. Збереглося з них близько 200 тисяч. Книги, які були надруковані до 1 січня 1501 року, називають інкунабулами, протягом 1501 – 1550 років – палеотипами.

Мануфактурні книги кількістю і якістю відрізнялися від манускриптів. За перші 50 років книгодрукування європейці отримали більше книг, ніж за дві тисячі років, коли створювалися рукописи. У XVI ст. було видано 242 тис. назв, у XVII ст. – 972 тис., у XVII ст. – близько 2 млн назв; наклади збільшилися з 200 – 300 примірників у XV ст. до 1000 – 1200 у XVII ст. Хоча поліграфічна техніка й залишалася мануфактурною до кінця XVIII ст., загальний вигляд книги змінився. Для оформлення книг залучали відомих художників, книги ставали справжніми витворами мистецтва. Удосконалювалися технологічні прийоми набору, якість ілюстрацій, титульних аркушів, обкладинок. Виникли книговидавничі фірми, що підтримували своєю продукцією високі художні й наукові стандарти. Світову славу здобули чотири фірми, які заснували італієць Альд Мануцій, французи Анрі Етьєн і Кристоф Плантен, голландець Лодевейк Ельзевір. Демократизація книжкової справи сприяла зменшенню вартості книги.

Манускрипти були призначені для читання вголос неграмотній аудиторії, друковані книги – для читання про себе. Зазнало змін оформлення тексту: виникла розбивка на глави й розділи, стали іншими літературна мова і стиль викладу, які пристосовувалися до сприйняття зором, а не слухом. Книгу стали розглядати не як посібник для усного читання, а як безпосереднє джерело знань, що привело до таких змін:

· виникло поняття оригінальності, цінності, новизни змісту;

· виникло поняття авторського права й плагіату;

· сформувалися літературні жанри й стилі викладення, норми літературної мови;

· утворилася читацька аудиторія, яка мала спільні погляди й смаки, частка освічених людей виросла з 10 % у XV ст. до 25 % у XVII ст.;

· книги, які видавалися великими накладами, почали жити своїм життям незалежно від автора, вони перетворилися на завершені й цілісні елементи уречевленої й довготривалої соціальної пям’яті.

Мануфактурна книжність сприяла становленню літературної мови, почали створюватися й штучні мови. Ідею створення штучної мови підтримували Ф. Бекон, Р. Декарт, І. Ньютон, Г.В. Лейбніц. Хоч ідея створення універсального філософського лексикону виявилася утопічною, вона сприяла уточненню наукової символіки (математичної, хімічної).

Книга стає джерелом розповсюдження знання. Тільки половина інкунабул відносилася до релігійної літератури, четверта частина – це художня література, 10 % – книги з юриспруденції, решта – з інших галузей знання. У XVIII ст. дві третини усіх книг мали світський зміст.

Королі почали використовувати друкарство для пропаганди своїх поглядів. Цензура, варварське знищення літератури та інші акти комунікаційного гноблення стають супутниками книжної культури. 1564 року Ватикан запровадив “Індекс заборонених книг”, який проіснував аж до XX ст.

Перехід від рукописання до книгодрукування поглибив і розширив диференціацію книжкової справи, виникли спеціальні інститути, у тому числі книговидавництво (редакційна підготовка й поліграфічне розмноження документів), книжна торгівля.

Відбуваються зміни у бібліотечній справі. Внаслідок релігійних війн постраждали монастирські бібліотеки, на основі конфіскованих у них фондів і приватних книжкових зібрань почали створюватися міські бібліотеки, які виконували функції публічних та університетських. У школах усіх країн, особливо в німецьких, почали створюватися шкільні бібліотеки, королівські зібрання книг стають доступними для простого народу. Поступово складається структура національних бібліотечних систем, яка властива західній цивілізації.

Якщо бібліотечна справа виникла в рамках рукописної СКС, то мануфактурна книжність визвала до життя бібліографію. Виникає книготоргова, галузева (юридична й медична), національна і, нарешті, універсальна міжнародна бібліографія, яка представлена таким видатним пам’ятником європейського відродження як “Загальна бібліотека” К. Геснера (1515 – 1565). До бібліотеки Геснера було включено понад 15 тисяч книг більш ніж п’яти тисяч авторів. Більшу частину описів оснащено анотаціями й уривками. Геснеру вдалося підвести підсумок розвитку писемної й мануфактурної книжності від античності до XVI ст. Нічого такого жоден бібліограф після Геснера зробити не зміг. Однак слід зазначити, що Геснер за літературні мови визнавав тільки грецьку, латинську, староєврейську та ігнорував варварські мови – французьку й італійську. У коротких нотатках про Данте й Боккаччо не наведено їхніх головних творів.

Крім бібліографії зароджується словниково-довідкова справа. Вищим досягненням епохи Просвітництва є видання “Енциклопедії, або Тлумачного словника наук, мистецтв і ремесел”, яка містила понад 60 тис. статей. Видання Енциклопедії було здійснено завдяки зусиллям Д. Дідро.

Бурхливий розвиток наукових знань сприяв появі “Журналу вчених”, перший номер якого вийшов 1665 року у Парижі, завданням його, як і подібним до нього виданням у Німеччині, Англії, Нідерландах, було повідомлення не про нові теорії, відкриття, а про книги, які розповідали про них, тобто бібліографічні, точніше, реферативні видання. Широкий розвиток книгодрукування спряв появі теорії книгознавства й бібліографії.

Отже, у складі мануфактурної ДІКС з’явилися нові служби: типографії, книговидавничі й книготорговельні заклади, бібліографічні служби, різні типи бібліотек.

Індустріальна ДІКС

Загальна тривалість індустріальної ДІКС становить 150 років, кількість каналів – 10.

У XIX ст. здійснюються такі важливі для соціальної комунікації події:

· різко зростає виробнича потужність і продуктивність праці;

· відбувається становлення націй;

· збільшується кількість освіченого міського населення, зростає попит на знання й інформацію.